摘要:貨幣資金管理屬于企業(yè)管理中風(fēng)險(xiǎn)較高的領(lǐng)域，由于集團(tuán)公司分支機(jī)構(gòu)多、工程項(xiàng)目分散、資金分布不均衡等特點(diǎn)，其貨幣資金控制的風(fēng)險(xiǎn)較大。本文主要是針對(duì)具有多分支機(jī)構(gòu)的集團(tuán)公司進(jìn)行研究，以其貨幣資金內(nèi)部控制為對(duì)象，結(jié)合工作實(shí)踐，分析研究的必要性，探究其存在的問題，并提出相關(guān)建議，包括提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)重視;職務(wù)分工控制;采用收支兩條線管理;全面預(yù)算管理與績(jī)效考核控制;建立財(cái)務(wù)人員崗位輪換制度;加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作。

關(guān)鍵詞:多分支機(jī)構(gòu);集團(tuán)公司;貨幣資金內(nèi)部控制

集團(tuán)公司工程項(xiàng)目具有分布廣、工作面分散、資金分布不均衡、施工周期較長(zhǎng)的特點(diǎn)，其貨幣資金在集團(tuán)公司工程項(xiàng)目中的流動(dòng)具有行業(yè)特點(diǎn)，難以進(jìn)行管理。如何加強(qiáng)集團(tuán)公司貨幣資金管理，確保貨幣資金的安全完整和有序流動(dòng)，提高其使用效率，是集團(tuán)公司內(nèi)部控制的重點(diǎn)。本文擬對(duì)集團(tuán)公司特別是其工程項(xiàng)目部的貨幣資金內(nèi)部控制的管理與建設(shè)談?wù)勛约旱囊恍┛捶ā?/p>

一、貨幣資金與貨幣資金內(nèi)部控制

貨幣資金是指單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和組織經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，處于貨幣形態(tài)的那一部分資產(chǎn)，它包括庫(kù)存現(xiàn)金、銀行結(jié)算戶存款、外埠存款、銀行匯票存款、銀行本票存款、信用卡存款和信用證保證金存款等。貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，其具有較強(qiáng)的流動(dòng)性。任何企業(yè)要進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都必須擁有貨幣資金，持有貨幣資金是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基本條件。

貨幣資金的內(nèi)部控制主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容:1.規(guī)定貨幣資金使用的職權(quán)和責(zé)任，保證權(quán)責(zé)密切結(jié)合。2.規(guī)定貨幣資金核算和管理的處理程序及手續(xù)制度，使貨幣資金運(yùn)轉(zhuǎn)正常。3.健全和完善內(nèi)部財(cái)務(wù)控制制度，使貨幣資金業(yè)務(wù)建立在相互聯(lián)系和相互制約的基礎(chǔ)上。貨幣資金內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理中的內(nèi)部控制的重點(diǎn)，也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)得以順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。貨幣資金內(nèi)部控制的有效實(shí)施， 能夠保證貨幣資金的安全、完整和合法使用以及提高貨幣資金的使用效率。

二、集團(tuán)公司貨幣資金內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析

(一)對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不足

集團(tuán)公司工程項(xiàng)目部的管理人員多以工程類專業(yè)出身，在財(cái)務(wù)管理方面可能不夠?qū)I(yè)，以致有些工程項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)在管理理念和思想認(rèn)識(shí)上就有所束縛。在管理理念上，以本工程項(xiàng)目部資金的使用與管理為主，很少站在影響公司生存的戰(zhàn)略高度上重視項(xiàng)目部貨幣資金內(nèi)部控制制度建設(shè)。在思想上，部分項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為加強(qiáng)貨幣資金內(nèi)部控制制度的建設(shè)是對(duì)自己權(quán)力的分解，不利于自身利益的維護(hù)，可謂是讓自己去改革自己，自然就難以將此項(xiàng)工作落到實(shí)處。

(二)職責(zé)分工和職權(quán)分離制度存在的問題

“堡壘最容易從內(nèi)部攻克”，內(nèi)部控制的疏忽帶來的危害性往往是致命的，不難發(fā)現(xiàn)大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)失敗的原因都與其內(nèi)部控制失效密切相關(guān)。集團(tuán)公司工程項(xiàng)目部的會(huì)計(jì)和出納在崗位分工時(shí)往往沒有嚴(yán)格按會(huì)計(jì)制度執(zhí)行，現(xiàn)金和銀行存款的收付，應(yīng)必須通過經(jīng)辦會(huì)計(jì)在審核原始憑證無誤后填制記賬憑證，然后由出納員檢查所附原始憑證是否完整后辦理收付款，并在原始憑證上加蓋“收訖”或“付訖”戳記。出納員沒有按制度而直接辦理收付，又將財(cái)務(wù)私章和個(gè)人名章、發(fā)票、收據(jù)、支票、信匯等重要空白憑證，都交出納一人保管，從而為企業(yè)的資產(chǎn)流失埋下隱患。如:公司分布在省外的各分支下屬單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員是老板的直系親屬，財(cái)務(wù)印章全由她一人保管，當(dāng)公司有大量工程款到賬后，利用內(nèi)控不嚴(yán)的漏洞，出納員可以隨意支取，完全沒有監(jiān)督。利用種種手段，套取公司現(xiàn)金，以致公司資金運(yùn)作困難，工程難以為繼……因此，建立與健全貨幣資金內(nèi)部控制對(duì)集團(tuán)公司的健康快速發(fā)展具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

(三)授權(quán)、批準(zhǔn)和核對(duì)制度存在的問題

公司各駐外辦事處及辦事機(jī)構(gòu)資金使用審批也是企業(yè)在發(fā)展過程中的一大難點(diǎn)，按照有關(guān)規(guī)定所有貨幣資金的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)必須按權(quán)限進(jìn)行調(diào)查審批，各級(jí)工作人員，必須經(jīng)過授權(quán)和批準(zhǔn)，才能對(duì)有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，然而在現(xiàn)實(shí)的工作中，因工程工期緊，工作人員已將有關(guān)資金計(jì)劃申報(bào)老板批準(zhǔn)但由于老板事務(wù)繁忙，沒有及時(shí)進(jìn)行審批，于是寶貴的時(shí)間便在等待中消耗殆盡，以致工期延誤，企業(yè)利益受損。這中等待中造成的集團(tuán)公司利益損失，實(shí)際上自己分析不難發(fā)現(xiàn)是其貨幣資金內(nèi)部控制方面出了問題，具體來說是其貨幣資金的授權(quán)、批準(zhǔn)和核對(duì)制度方面存在缺陷。

(四)資金監(jiān)控方面存在的問題

近些年來，因集團(tuán)公司的不斷發(fā)展壯大，不少集團(tuán)公司已在多個(gè)省市設(shè)立分支機(jī)構(gòu)，但同時(shí)也帶來一些新的問題。分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部門可能更多從自身利益角度的考慮，并不將其內(nèi)部存在的問題完全反應(yīng)給集團(tuán)總公司，容易出現(xiàn)信息不對(duì)稱的問題，加上地域因素，集團(tuán)總公司很難對(duì)分支機(jī)構(gòu)的方方面面進(jìn)行監(jiān)控與管理，另外，分支機(jī)構(gòu)工程項(xiàng)目部的資金使用與管理又有其自身的特點(diǎn)和局限，這給集團(tuán)公司的資金監(jiān)控帶來諸多困難。

(五)資金預(yù)算方面存在的問題

集團(tuán)公司往往都未建立預(yù)算管理和績(jī)效考核來提高分支機(jī)構(gòu)或者分公司的工作質(zhì)量，而是把很大的資金運(yùn)作權(quán)交給了分支機(jī)構(gòu)或分公司經(jīng)理，不少分支機(jī)構(gòu)的經(jīng)理具有絕對(duì)的資金使用權(quán)力，這不僅不符合財(cái)政部關(guān)于貨幣資金管理的相關(guān)規(guī)定，同時(shí)也會(huì)造成中層經(jīng)營(yíng)者與高層經(jīng)營(yíng)者之間固有的不完全契約關(guān)系更加突出。分支機(jī)構(gòu)管理者的權(quán)力過大，會(huì)造成其違約成本小于獲得的收益，這也就是為什么一些分支機(jī)構(gòu)經(jīng)理不愿放權(quán)的原因所在。這一不完全契約關(guān)系的存在，會(huì)對(duì)貨幣資金的內(nèi)部控制產(chǎn)生影響，特別是一旦資金控制失控，就會(huì)給企業(yè)帶來不利后果。

(六)審計(jì)與會(huì)計(jì)監(jiān)督力度不夠

集團(tuán)公司日常審計(jì)、財(cái)務(wù)監(jiān)察大都停留在公司一級(jí)，而未能把擔(dān)負(fù)貨幣資金核算重任的工程項(xiàng)目部作為重點(diǎn)。其主要原因主要包括:1.地域的因素。如前面所分析的，分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員可能并沒有將分支機(jī)構(gòu)的真實(shí)情況匯報(bào)給總公司，總公司往往只能看到其匯報(bào)的數(shù)據(jù)資料，只要這些資料表面上沒有問題，總公司也就不再長(zhǎng)途跋涉去追究。2.內(nèi)部控制制度不健全。分支機(jī)構(gòu)項(xiàng)目部的管理者與財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)人員，不少是總公司老板的親信和親戚，總公司給予其充分的信任?？偣就魂P(guān)注分支機(jī)構(gòu)的業(yè)績(jī)，只要完成規(guī)定的任務(wù)就可獲得免于內(nèi)部審查的權(quán)利。此外，部分集團(tuán)公司出于自身利益考慮，不愿讓稅務(wù)、會(huì)計(jì)師事務(wù)所等外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)去各項(xiàng)目部檢查，影響了監(jiān)督作用的有效發(fā)揮。

三、完善集團(tuán)公司貨幣資金內(nèi)部控制的建議

(一)提高工程項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識(shí)

事實(shí)表明，大部分項(xiàng)目部如果貨幣資金管理出問題，都與項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)不重視內(nèi)部控制制度建設(shè)有關(guān)。要強(qiáng)化項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)法規(guī)意識(shí)，使之自覺遵守法律規(guī)定要建立貨幣資金內(nèi)部控制制度領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將貨幣資金內(nèi)部控制制度執(zhí)行的好壞與項(xiàng)目部主要領(lǐng)導(dǎo)的政績(jī)業(yè)績(jī)考核結(jié)合起來，一級(jí)抓一級(jí)，層層負(fù)責(zé)，將貨幣資金內(nèi)部控制制度工作落到實(shí)處要結(jié)合《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范-貨幣資金(試行)》第五條規(guī)定，向項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)大力宣傳建設(shè)和實(shí)施貨幣資金內(nèi)部控制制度的意義以及他們應(yīng)負(fù)的責(zé)任要加強(qiáng)宣傳，使項(xiàng)目部人員特別是領(lǐng)導(dǎo)要明確貨幣資金內(nèi)部控制制度在保護(hù)貨幣資金的安全、完整及對(duì)其的有效使用和項(xiàng)目部管理方面的重要作用。

(二)職務(wù)分工控制

僅僅依靠會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)貨幣資金的內(nèi)部控制是不夠的。職務(wù)分工控制是基礎(chǔ)。按照不相容職務(wù)相互分離原則，合理設(shè)置會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。在實(shí)際操作中，應(yīng)將會(huì)計(jì)核算職能和財(cái)務(wù)管理職能分離開來。會(huì)計(jì)人員專門進(jìn)行會(huì)計(jì)核算處理，對(duì)收入、支出的形式合法性進(jìn)行審核。而財(cái)務(wù)管理人員有資金調(diào)度職能，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)資金的預(yù)算、資金收支結(jié)算這方面的管理控制。具體方法是根據(jù)企業(yè)的各自情況，在財(cái)務(wù)管理部門設(shè)置資金調(diào)度崗、資金管理處或資金結(jié)算中心。負(fù)責(zé)的工作主要有統(tǒng)一管理分支機(jī)構(gòu)或子公司的銀行賬戶、調(diào)劑各個(gè)會(huì)計(jì)主體之間的資金余缺、核定分支機(jī)構(gòu)或子公司備用金定額、對(duì)整個(gè)企業(yè)的流動(dòng)資金實(shí)施管理，提高企業(yè)資金的整體效益的發(fā)揮。

同時(shí)，財(cái)會(huì)人員實(shí)行委派制。財(cái)會(huì)人員委派制的核心是財(cái)務(wù)監(jiān)督權(quán)與中層單位經(jīng)理經(jīng)營(yíng)權(quán)的分權(quán)制衡，確保財(cái)務(wù)人員對(duì)中層經(jīng)營(yíng)者在使用貨幣資金中違紀(jì)違規(guī)行為進(jìn)行有效的制約。例如報(bào)銷審核，必須控制報(bào)銷比例和金額，對(duì)每一筆報(bào)銷款核實(shí)其真實(shí)性、必要性、合理性，杜絕私人購(gòu)置物品公款報(bào)銷。

(三)采用收支兩條線管理

資金收支結(jié)算實(shí)行收支兩條線管理，指各分支機(jī)構(gòu)的收入全部上劃到總部，開支全部由總部撥付。它能夠有效集中企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)的臨時(shí)閑置資金，調(diào)劑余缺，降低對(duì)外投資的規(guī)模和成本，同時(shí)，有效控制分支機(jī)構(gòu)的費(fèi)用開支，能夠較好地防范分支機(jī)構(gòu)的各種資金違規(guī)行為，降低資金風(fēng)險(xiǎn)。由于收支兩條線管理控制嚴(yán)格，防止了資金體外循環(huán)。

1.貨幣資金收入控制。企業(yè)的每一筆收入都上繳總部。禁止私開帳戶，轉(zhuǎn)移或藏匿資金。具體方法有:收款開票控制，對(duì)銷售的發(fā)票存根一一檢查;信息系統(tǒng)控制，建立網(wǎng)上銀行，對(duì)銷售和收款一體化管理。以應(yīng)收帳款為例，分支機(jī)構(gòu)或分公司將現(xiàn)金或支票存入所在地分帳戶，總部進(jìn)行網(wǎng)上劃款，根據(jù)分公司的銀行進(jìn)帳單和銀行劃款回單入帳，并同時(shí)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中做應(yīng)收帳款清帳處理;實(shí)物盤點(diǎn)控制，通過定期或不定期的盤點(diǎn)存活，核實(shí)銷售量，明確分支機(jī)構(gòu)是否有隱瞞應(yīng)上繳收入的行為。

2.貨幣資金支出控制。企業(yè)的每筆支出都應(yīng)有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批。主體企業(yè)統(tǒng)一撥付分支機(jī)構(gòu)或分公司所需的資金。分支機(jī)構(gòu)或分公司基本由三種支出:小額支出、大額支出和備用金支出。對(duì)于小額支出，即平時(shí)小額的費(fèi)用報(bào)銷，嚴(yán)格控制授權(quán)審批工作的同時(shí)輸入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。大額支出，必須向總部提出申請(qǐng)，說明用途、數(shù)額、時(shí)間，由總部批準(zhǔn)后撥出。備用金，主要靠總部實(shí)施預(yù)算管理來控制，根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃制定預(yù)算，并由專人保管。

(四)全面預(yù)算管理與績(jī)效考核控制

預(yù)算管理是企業(yè)進(jìn)行整合的有效途徑。企業(yè)采用上下結(jié)合式預(yù)算編制模式，堅(jiān)持以“以收定支，與成本費(fèi)用匹配”的原則，強(qiáng)化預(yù)算審批權(quán)，加強(qiáng)對(duì)各子公司預(yù)算執(zhí)行情況的評(píng)估與考核。

首先，加強(qiáng)對(duì)資金流水控制。實(shí)現(xiàn)整體的聯(lián)網(wǎng)，即企業(yè)在某銀行開設(shè)一個(gè)賬戶，所有分支機(jī)構(gòu)所在地都開設(shè)該賬戶的分賬戶。開通網(wǎng)上銀行，保證總部隨時(shí)可以掌握各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的銀行存款余額，如發(fā)現(xiàn)異常變動(dòng)，查找原因。檢查中，對(duì)分支機(jī)構(gòu)的開戶銀行對(duì)賬單要給予重視，查其是否有挪用資金的情況。

其次，設(shè)立資金結(jié)算中心，全局管控貨幣資金運(yùn)動(dòng)。實(shí)踐證明，在大中型施工企業(yè)設(shè)立資金結(jié)算中心，以結(jié)算中心為紐帶，使企業(yè)能夠全面把握貨幣資金的流動(dòng)情況，既保證了項(xiàng)目資金的安全，又能集中優(yōu)勢(shì)、減少資金淤積，促進(jìn)貨幣資金在企業(yè)內(nèi)部的活躍流動(dòng)，也保證了招投標(biāo)資金的需要量。

最后，建立考核指標(biāo)體系。如對(duì)分之機(jī)構(gòu)或分公司上劃資金計(jì)息，利息收入計(jì)入分支機(jī)構(gòu)或分公司利潤(rùn);將應(yīng)收賬款回收情況納入考核中等。結(jié)合激勵(lì)機(jī)制。一方面，調(diào)動(dòng)分支機(jī)構(gòu)或子公司積極性，有效完成企業(yè)考核目標(biāo);另一方面，對(duì)貨幣資金失控的違規(guī)行為，堅(jiān)決給以行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰，并與職務(wù)升降、職稱聘任掛鉤，解決資金內(nèi)控失效的問題。

(五)建立財(cái)務(wù)人員崗位輪換制度

不相容職務(wù)相分離反映了在組織上的控制要求，財(cái)政部《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范-貨幣資金(試行)》規(guī)定了辦理貨幣資金業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)配備合格人員并根據(jù)單位具體情況進(jìn)行崗位輪換。長(zhǎng)期在某一財(cái)務(wù)崗位上工作，會(huì)有意無意形成對(duì)貨幣資金的安全隱患。實(shí)踐中因長(zhǎng)期從事一項(xiàng)固定財(cái)務(wù)工作而出現(xiàn)的違法犯罪情況屢見不鮮，有的還屬于合伙犯罪。施工企業(yè)由于工程項(xiàng)目分散，工期長(zhǎng)，長(zhǎng)期不換崗，很容易滋生懶散氣息和小團(tuán)體勢(shì)力，通過輪崗，既能使財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，掌握新知識(shí)，經(jīng)驗(yàn)更多，閱歷更豐富，綜合能力進(jìn)一步提高，也使得一些長(zhǎng)期隱蔽的違法犯罪活動(dòng)因人事變動(dòng)、新任接手而暴露出來。當(dāng)然，人員輪崗也必須注意工作的連續(xù)性和相對(duì)的穩(wěn)定性。

(六)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作

很多案例表明，一些問題的發(fā)生，并不是因?yàn)闆]有制度，而是沒有嚴(yán)格執(zhí)行制度。在項(xiàng)目部貨幣資金內(nèi)部控制制度的運(yùn)行過程中，內(nèi)部審計(jì)發(fā)揮著越來越重要的作用，它既可以通過監(jiān)督制度的執(zhí)行，幫助項(xiàng)目部更有效的實(shí)現(xiàn)預(yù)期控制目標(biāo)，同時(shí)又可以發(fā)現(xiàn)控制的薄弱點(diǎn)，為改進(jìn)控制制度提供建設(shè)性建議。因此，應(yīng)定期或不定期地對(duì)項(xiàng)目部貨幣資金內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，且重點(diǎn)檢查貨幣資金收入與支出兩個(gè)方面，即一方面重點(diǎn)檢查票據(jù)的購(gòu)買、使用與保管制度是否健全，另一方面，重點(diǎn)檢查貨幣資金支出的授權(quán)批準(zhǔn)制度、業(yè)務(wù)辦理的內(nèi)部控制制度方面。另外總公司要配備專門內(nèi)部審計(jì)人員，對(duì)其相關(guān)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行警示、防范和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)和處理經(jīng)營(yíng)管理中存在的弊端和問題，提出薄弱環(huán)節(jié)的改進(jìn)措施，以達(dá)到貨幣資金內(nèi)部控制的作用，從而集團(tuán)公司的健康可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

具有多分支機(jī)構(gòu)的集團(tuán)公司，因地域等因素，對(duì)貨幣資金的內(nèi)部控制存在著難以監(jiān)控的問題，委托人與代理人之間容易產(chǎn)生不完全契約，如何加強(qiáng)對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的建設(shè)與管理顯得十分關(guān)鍵，加強(qiáng)相關(guān)人員的認(rèn)識(shí)，做好職務(wù)分工、采取全面預(yù)算、收支兩條線管理、財(cái)務(wù)輪崗制度、加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作等措施不失為有效解決這一問題的良策。

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(作者單位:甘肅省電力投資集團(tuán)公司)