摘要：本文根據(jù)目前檔案管理工作的發(fā)展趨勢，對檔案信息電子化過程進行了分析，提出了今后檔案電子化工作的幾點看法。

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化

計算機網(wǎng)絡(luò)化對于企業(yè)檔案管理，無疑是一次檔案管理的革命。我廠檔案管理從純手工的目錄檢索方式，發(fā)展到目前的計算機網(wǎng)上目錄檢索。這一轉(zhuǎn)變把檔案管理人員從繁重的查找工作中解脫出來，提高了檔案的查找速度和工作效率，使檔案工作不再費時費力。檔案電子化是對不同介質(zhì)的檔案進行數(shù)字化處理，建立網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上全文檢索。我廠檔案電子化工作的開展，特別是《廠電子檔案信息綜合應(yīng)用系統(tǒng)》的建立，為廠內(nèi)外檔案利用者查閱、利用檔案資料提供了一個現(xiàn)代化、高效率的管理平臺。

鑒于我廠的實際情況，根據(jù)本人的實踐和探索，認(rèn)為在檔案電子化建設(shè)的過程中要充分考慮到檔案信息的數(shù)據(jù)流程、數(shù)據(jù)存儲方式和安全性，盡可能利用計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以網(wǎng)站的形式來管理和利用檔案，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。以下主要從五個方面來談一談我廠檔案電子化的建設(shè)過程。

1．?dāng)?shù)據(jù)的流程和存儲

檔案信息電子化在企業(yè)開發(fā)中應(yīng)充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案信息管理和傳輸上的優(yōu)勢。避免“多渠道，多方式”傳輸檔案信息導(dǎo)致信息重復(fù)，一致性差、工作量大等弊端。檔案電子化數(shù)據(jù)流應(yīng)建立廠(二級單位)、礦(三級單位)兩級網(wǎng)絡(luò)體系，原則上二級單位保存的信息，各三級單位不再保存，保證檔案信息的唯一性。建立企業(yè)的檔案資源庫，保證了企業(yè)檔案信息的共享。需要強調(diào)的是要堅持“轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想，立足全廠、落實局部”的原則．規(guī)范檔案信息傳輸渠道，統(tǒng)一各門類檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。并嚴(yán)格遵守國家GB／T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。我廠的檔案數(shù)據(jù)資源是從Notes數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一提取，導(dǎo)人《檔案信息管理系統(tǒng)》，開展日常的檔案工作和檔案信息網(wǎng)上檢索查詢。

2．?dāng)?shù)據(jù)的安全性

由于檔案資料的特殊性，在檔案電子化過程中還要充分考慮到檔案資料的安全性，這種安全性應(yīng)包括以下兩個方面。一個是電子檔案資料存儲的安全性，另一個是電子檔案資料查閱的安全性。

2．1電子檔案資料存儲的安全性

檔案的電子化建設(shè)極大的方便了查閱，不僅提高了管理部門的工作效率和技術(shù)水平，而且可以有效的為科技人員提供科研服務(wù)，可以為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供有力的依據(jù)。檔案電子化管理后，檔案的管理部門已從過去的檔案的保管部門轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)內(nèi)部信息的管理中心，這樣電子檔案資料存儲的安全性就尤為重要了。

目前，雖然服務(wù)器的容錯技術(shù)極大地降低了各種不可預(yù)料災(zāi)難發(fā)生時的損失，但是理想的備份系統(tǒng)應(yīng)該是全方位、多層次的管理，系統(tǒng)管理員利用集中式管理工具對全網(wǎng)的備份策略進行統(tǒng)一管理，備份服務(wù)器可以監(jiān)控所有機器的備份作業(yè)，也可以修改備份策略，瀏覽所有的目錄，所有的數(shù)據(jù)可以備份到同備份服務(wù)器或與應(yīng)用服務(wù)器相連的任何一臺磁帶庫內(nèi)，保證數(shù)據(jù)存儲的安全可靠。

2．2電子檔案資料利用的安全性

為了保障電子資料的保密，應(yīng)該做好檔案信息的密級劃分。絕密檔案一律不上網(wǎng)，機密以下的檔案信息要設(shè)置登陸帳號和密碼，只有經(jīng)過管理員授權(quán)的用戶才能訪問。為了確保檔案信息的安全，還要采取以下措施：

2．2．1設(shè)置訪問日志：日志中詳細(xì)記錄了用戶訪問檔案原件的信息，在信息中包含用戶的MAc地址、IP地址等信息。管理員可以根據(jù)訪問用戶MAC、IP的變化情況來了解訪問的異常情況，還可以將授權(quán)用戶的計算機和MAC、IP進行綁定，即使出現(xiàn)了狀況，也很容易找到責(zé)任人。

2．2．2設(shè)置限時限制：為了防止合法用戶登陸了電子文檔后因忘記關(guān)閉網(wǎng)頁而泄密，可以對網(wǎng)頁設(shè)置限時限制，當(dāng)一個用戶在10分鐘內(nèi)沒有操作時，網(wǎng)頁將自動關(guān)閉，要查詢需要重新登陸。

2．2．3制定完善的信息安全制度，定期對系統(tǒng)管理員和信息管理員進行培訓(xùn)和考核，制定信息安全的應(yīng)急預(yù)案。

3．?dāng)?shù)據(jù)的原件真實性

檔案電子化工作，是將紙質(zhì)檔案和照片等資料進機，實現(xiàn)全文檢索。主要通過掃描儀的掃描和數(shù)碼相機拍攝將檔案信息輸入計算機，同時采用一些圖形圖像軟件進行處理加工。在輸入處理的過程中要注意保持紙質(zhì)檔案的原貌和文件尺寸的大小，使檔案原件最終以圖形文件的形式保存，以保證原件的真實、有效性。

4．檔案信息的高效性

利用網(wǎng)頁技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)為用戶高效利用電子檔案打下了良好的基礎(chǔ)。檔案查詢網(wǎng)站要使用統(tǒng)一、友好的瀏覽界面和操作方法，方便用戶的瀏覽操作，同時要采用模糊查詢技術(shù)，為用戶提供多種快速查詢方法，能夠使用戶在較短的時間內(nèi)找到所需的檔案資料。

檔案信息電子化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還，減少了檔案人員的催還檔案的諸多麻煩和不便。

5．檔案信息人才隊伍的建設(shè)

檔案電子化工作，除了需要大量的技術(shù)支持以外，關(guān)鍵的問題在于要加強人才隊伍建設(shè)。我廠要做好檔案電子化工作：一是，要加大檔案信息化宣傳教育力度，在全廠各級檔案部門普及檔案電子化知識，二是，我廠檔案系統(tǒng)的工作人員都要接受計算機專業(yè)知識培訓(xùn)，并獲得有關(guān)部門頒發(fā)的計算機等級考試證書，作為檔案人員任職資格的必備條件之一；三是，對檔案專業(yè)技術(shù)人員實施繼續(xù)教育．把電子化及其相關(guān)知識作為每年進修的內(nèi)容．努力提高全廠檔案工作者的檔案科技意識和科研水平；四是，加強檔案電子化專門人才的培養(yǎng)，掌握先進的現(xiàn)代化知識和技能．為我廠檔案信息化建設(shè)提供人才支撐和技術(shù)保障。

總之．檔案管理實現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理是時代發(fā)展的大方向。我廠主管檔案領(lǐng)導(dǎo)對此項工作中非常重視，投人人力、物力，最大限度開發(fā)檔案信息資源。目前，我廠已完成了前磁檔案、錄像帶檔案、紙質(zhì)紅頭文件和科研檔案的電子化工作，并建立了電子檔案綜合應(yīng)用系統(tǒng)。為我廠生產(chǎn)建設(shè)提供更多的可利用的信息資源。檔案管理只有實現(xiàn)了電子化管理，才能和企業(yè)的發(fā)展相協(xié)調(diào)，才能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境需求，為企業(yè)提高市場競爭力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻。

參考文獻：

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