摘要：本文從多個角度分析了高校院系資料室的現(xiàn)狀及其存在的必要性，就改變目前高校院系資料室發(fā)展緩慢的這一現(xiàn)象提出了一些有針對性、切實可行的辦法；從硬件建設(shè)和資料員自身業(yè)務(wù)水平的提高方面提出了加強(qiáng)院系資料室建設(shè)與發(fā)展的思路和對策。

關(guān)鍵詞：院（系）資料室；資料室建設(shè)；高等院校

高校二級院系資料室是高校圖書館的補(bǔ)充和延伸，是高校文獻(xiàn)保障體系的重要組成部分，在高校的教學(xué)科研和人才培養(yǎng)工作中發(fā)揮著巨大的作用。社會的快速發(fā)展、高校教育體制的改革以及計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的廣泛使用、讀者對信息的需求不斷加大等因素，使傳統(tǒng)的院系資料室的發(fā)展顯得滯后、老舊，在教學(xué)科研工作中的文獻(xiàn)信息保障作用不斷弱化。如何使高校院（系）資料室的發(fā)展與現(xiàn)代信息社會的發(fā)展相適應(yīng)，這是圖書資料管理人員應(yīng)該思考和探索的問題，在此就院系資料室的建設(shè)與發(fā)展談幾點自己的認(rèn)識。

一、高校院系資料室存在和發(fā)展的必要性

經(jīng)過數(shù)十年的建設(shè)和發(fā)展，院系資料室作為高校圖書館的延伸，以自己特有的館藏文獻(xiàn)資料為本院的師生服務(wù)，為學(xué)校的教學(xué)科研發(fā)揮著重要作用。圖書館的服務(wù)對象是面向全校的，因此館藏特色是廣而雜，也就是說圖書館無法滿足各學(xué)院、各專業(yè)的特色，而二級院系的資料室，管理人員比較熟悉本院系的教學(xué)安排、課程設(shè)置、科研情況等，在訂購資料時，有時可直接征求教師的意見，有時教師可根據(jù)書目劃出自己所需的專業(yè)書目錄，由資料室統(tǒng)一采購。資料室一般都設(shè)在系內(nèi)，師生使用起來很方便、很隨意、具有很強(qiáng)的靈活性；有的院系資料室收集的資料種類很多，有正式出版物和一些學(xué)術(shù)會議文獻(xiàn)、交流資料、學(xué)位論文、內(nèi)部資料、反應(yīng)前沿學(xué)科的資料、科研報告等非公開出版物，具有很強(qiáng)的資料性、實用性和前瞻性。資料室這些獨(dú)具特色的特點是圖書館無法代替的，同時院系資料室的設(shè)置還是高校教學(xué)評估、重點學(xué)科建設(shè)的需要，是重點學(xué)科建設(shè)的重要組成部分，院系資料室的建設(shè)能從一個側(cè)面反應(yīng)出一個學(xué)科的建設(shè)水平。國家教育部在對高等院校申請碩士、博士學(xué)位授權(quán)點的學(xué)科資格和軟硬件條件論證時，將資料室的建設(shè)水平納入重要內(nèi)容，這些都足以證明了二級院系資料室存在的實際意義及其建設(shè)和發(fā)展的必要性。

二、高校院系資料室管理的現(xiàn)狀

隨著我國高等教育的快速發(fā)展，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)科門類不斷齊全，高校師生對圖書資料的需求量越來越大，對與本專業(yè)相關(guān)的邊緣學(xué)科的信息需求量也日益增大。而院系資料室發(fā)展則比較緩慢，主要表現(xiàn)在功能弱化、經(jīng)費(fèi)困難、機(jī)制不活和利用率低等幾個方面。在新形勢的沖擊下，高校院系資料室管理的弊端日益凸顯出來，概括下來有以下幾點：

1.圖書資料重復(fù)購置現(xiàn)象嚴(yán)重、院系資料室建設(shè)不合理

由于圖書館與院系資料室自承管理體制，缺乏必要的協(xié)調(diào)和協(xié)作，使得在文獻(xiàn)資源建設(shè)上造成人力、物力、財力的較大浪費(fèi)。許多高校的院系資料室，他們所購的圖書、報刊都沒有與圖書館和其他資料室協(xié)調(diào)，重復(fù)訂購現(xiàn)象嚴(yán)重。這樣，既造成了經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，又使一些教學(xué)科研必須的、具有較高學(xué)術(shù)價值、有影響的文獻(xiàn)資料往往因經(jīng)費(fèi)不足不能訂購。院系資料室的文獻(xiàn)資料有的是按計劃進(jìn)行采購，有的是教師和科研人員為教學(xué)和科研需要臨時購買的，有的是重點學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)額外購買的，文獻(xiàn)資源建設(shè)缺乏系統(tǒng)性。再加之各院系經(jīng)濟(jì)狀況不同，有的院系資料室的文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)基本得不到保障，只能是量入為出，而有的院系經(jīng)費(fèi)充裕，藏書和資料自然就豐富。由此造成了各專業(yè)、各學(xué)科文獻(xiàn)分布的不均衡，院系資料室建設(shè)的不合理。

2.資料室管理人員服務(wù)質(zhì)量不高

由于二級院系資料員大多數(shù)沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏必要的圖書情報工作的基礎(chǔ)知識和技能，無法開展深層次的文獻(xiàn)服務(wù)，很難適應(yīng)當(dāng)前文獻(xiàn)信息資源現(xiàn)代化管理的發(fā)展需要。只有把被動服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動服務(wù)，把低層次借閱提高到高層次的知識信息服務(wù)，才能凸顯出院系資料室的特色。

3.資料室管理制度不健全

首先，由于資料室自身的管理沒有一套完善的管理制度，資料室的人員、設(shè)備的配置、經(jīng)費(fèi)等缺乏穩(wěn)定性，服務(wù)范圍、借閱期限等方面都沒有健全的制度約束，借閱管理存在問題，表現(xiàn)在有的新書和有價值的書，被老師借去，長期作為自己的資料使用，系里很難收回；其次，資料室管理方法比較原始，大部分還停留在手工操作階段，難以適應(yīng)數(shù)字化信息時代的要求。與此同時，資料室的文獻(xiàn)資源不能充分共享，大大降低了文獻(xiàn)資源的利用率。

三、關(guān)于加強(qiáng)高校院系資料室建設(shè)的幾點思考

1.改善院系資料室的基本條件

各高校應(yīng)對院系資料室的發(fā)展引起高度重視，對院系資料室的建設(shè)與運(yùn)行經(jīng)費(fèi)給予保證；同時對人員配備要到位。要配備具有本科學(xué)歷和一定專業(yè)知識、熱愛圖書資料工作的教師從事資料室的工作，真正為院系的教學(xué)、科研發(fā)揮積極地作用；三是必要的設(shè)施要到位，要配備專門的資料室用房，配置計算機(jī)設(shè)備、掃描儀等；四是要建立完善的管理規(guī)章制度。要建立資料室圖書采購制度、借閱管理制度、資料員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)制度等，以制度提升資料室的服務(wù)功能。

2.加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)和科學(xué)管理

社會信息化的迅速發(fā)展使網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校中得以廣泛的應(yīng)用，但由于大多數(shù)的高校資料室現(xiàn)代化基礎(chǔ)比較薄弱，還延續(xù)著傳統(tǒng)的工作管理模式，只有少數(shù)重點院校的資料室實現(xiàn)了系統(tǒng)化微機(jī)管理。鑒于此，就應(yīng)制定出切實可行的發(fā)展目標(biāo)，與校級圖書館實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，這樣，師生們就可通過電腦檢索，了解資料室的全部藏書情況，獲取更多更全面的信息，從而方便了借閱，使圖書資料的管理更加科學(xué)化。

3.提高院系資料室管理人員的素質(zhì)

圖書資料管理工作是一項繁雜而細(xì)致的工作，需要圖書管理人員牢固樹立為讀者服務(wù)的思想，具備較豐富的專業(yè)知識。近年來，網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、多媒體的應(yīng)用對從事文獻(xiàn)信息工作的管理和服務(wù)人員的知識結(jié)構(gòu)和服務(wù)方式提出了更高的要求，不僅要掌握圖書情報方面的基礎(chǔ)知識，而且要懂得計算機(jī)、外語和相關(guān)的專業(yè)知識。所以，應(yīng)該有針對性的進(jìn)行資料室工作人員的技能培訓(xùn)，使他們不斷地學(xué)習(xí)和借鑒一些先進(jìn)的方法和理念，提高自身素質(zhì)，主動熱情地為教學(xué)科研服務(wù)，發(fā)揮資料室應(yīng)有的作用。

總之，高校的發(fā)展與院系資料室的建設(shè)密切相關(guān)，只有不斷地思考和探索新方法、新路子，才能使高校資料室建設(shè)日臻完善，高校整體得以快速發(fā)展。

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[責(zé)任編輯：王建武]