王 麗

摘 要:財(cái)會(huì)電算化,是電子計(jì)算機(jī)在財(cái)會(huì)工作中應(yīng)用的簡稱,就是把以電子計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作中,以提高財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化和電子商務(wù)化。然而財(cái)會(huì)電算化的發(fā)展和安全性是辯證的,黑客的侵入,病毒的感染,系統(tǒng)癱瘓等問題也隨之而來。這些新問題的防范和完善也是隨著財(cái)會(huì)電算化發(fā)展而變化的。

關(guān)鍵詞:電算化 電子商務(wù) 數(shù)據(jù)交換 電子銀行

中圖分類號:F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)11-170-01

一、財(cái)會(huì)電算化的發(fā)展趨勢

1.財(cái)會(huì)電算化向電子商務(wù)的發(fā)展。建立在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之上的電子商務(wù)廣義上指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和各類電子工具進(jìn)行的一切商業(yè)貿(mào)易活動(dòng)。電子商務(wù)以其低成本、高效率等特征吸引著大多數(shù)企業(yè),企業(yè)紛紛通過建立自己的網(wǎng)站或網(wǎng)絡(luò)服務(wù)公司,進(jìn)行電子支付結(jié)算、電子銀行、網(wǎng)上業(yè)務(wù)等,以拓展商貿(mào)渠道,增加貿(mào)易機(jī)會(huì)。財(cái)會(huì)電算化就是要充分利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù),從不同的來源和渠道收集企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)資料,按照經(jīng)濟(jì)法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的要求予以存儲、加工,并生成會(huì)計(jì)信息,向企業(yè)內(nèi)外部各方面?zhèn)鬟f,以幫助信息使用者改進(jìn)經(jīng)營管理、加強(qiáng)財(cái)務(wù)決策和有效控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,為了適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展的要求,財(cái)會(huì)電算化在實(shí)現(xiàn)其基本目標(biāo)的基礎(chǔ)上,向著網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)信息化的總趨勢發(fā)展。在發(fā)展的過程中,財(cái)會(huì)電算化逐步完善其網(wǎng)絡(luò)功能,(1)建立會(huì)計(jì)系統(tǒng)中心數(shù)據(jù)庫,增強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的共享性。完善會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)接口技術(shù),實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交換。(2)建立與開戶銀行之間網(wǎng)絡(luò)的寬帶連接,使企業(yè)的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)與銀行的賬戶管理形成影射,推進(jìn)網(wǎng)上收支結(jié)算的安全性、可靠性,電子簽章的保密性。(3)建立財(cái)會(huì)電算化系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn),發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)監(jiān)督的隨時(shí)性、及時(shí)性、有效性。

2.財(cái)會(huì)電算化要向成本管理和管理會(huì)計(jì)發(fā)展。由于各不同模塊之間的數(shù)據(jù)傳遞而將整個(gè)系統(tǒng)連成了一個(gè)統(tǒng)一的整體,供應(yīng)鏈上各個(gè)環(huán)節(jié)的信息高度集成,實(shí)時(shí)反映企業(yè)的運(yùn)營狀況,為管理決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息,系統(tǒng)不僅反映貨幣計(jì)量信息,而且反映非貨幣信息;不僅強(qiáng)調(diào)信息的可靠性,而且強(qiáng)調(diào)信息的相關(guān)性和及時(shí)性。系統(tǒng)體現(xiàn)了先進(jìn)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)和成本管理思想,能夠滿足信息使用者的多樣化信息需求。成本管理涉及產(chǎn)品成本核算、成本中心會(huì)計(jì)、訂單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)、獲利能力分析、利潤中心會(huì)計(jì)以及輔助管理決策的執(zhí)行信息系統(tǒng)。體現(xiàn)了先進(jìn)的管理會(huì)計(jì)思想,反映了一套預(yù)測、計(jì)劃、決策、控制、分析。考核的管理模式,強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。這些計(jì)劃功能和控制功能已完全集成到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。一方面系統(tǒng)通過定義與事務(wù)處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目和核算方式,使系統(tǒng)在處理事務(wù)的同時(shí)自動(dòng)生成記賬憑證,保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。用戶可以根據(jù)資金狀況追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng),改變了資金信息滯后于物流信息的狀況,便于企業(yè)實(shí)行事中控制并實(shí)時(shí)作出決策;另一方面,計(jì)劃、事務(wù)處理、控制與決策功能都在整個(gè)供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現(xiàn)。

二、財(cái)會(huì)電算化中存在的問題

1.會(huì)計(jì)信息安全問題。電算化系統(tǒng)容易受黑客侵入,病毒感染而導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。內(nèi)部人員對原始數(shù)據(jù)的非法篡改或泄密造成會(huì)計(jì)信息虛假。

2.財(cái)務(wù)軟件使用混亂,硬件更新和軟件升級跟不上。由于財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)未能實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)不能共享,軟件兼容性差,不同軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法不一樣導(dǎo)致報(bào)表匯總,數(shù)據(jù)查詢,數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖恪?huì)計(jì)軟件不能及時(shí)升級換代,軟件安全性、保密性差。

3.電算化基礎(chǔ)管理工作薄弱,電算化管理制度與執(zhí)行脫離。為確保電算化系統(tǒng)正常運(yùn)行和會(huì)計(jì)信息的安全、準(zhǔn)確、合法、可靠,企業(yè)需研究制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化管理方法與制度。由于基礎(chǔ)工作薄弱,建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理有時(shí)出現(xiàn)有章不循,導(dǎo)致手工與計(jì)算機(jī)并行時(shí)間過長,增加了會(huì)計(jì)人員的工作量。

4.缺乏財(cái)會(huì)電算化專業(yè)人才。由于財(cái)會(huì)電算化涉及到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專業(yè)知識,在崗的會(huì)計(jì)人員雖經(jīng)過計(jì)算機(jī)等級培訓(xùn),但與實(shí)際要求水平還有較大的差距。

三、財(cái)會(huì)電算化環(huán)境下的企業(yè)對策

財(cái)會(huì)電算化普及和發(fā)展給企業(yè)帶來了巨大的效率,但同時(shí)也帶來了新的問題和挑戰(zhàn),因此建立一個(gè)健康良好的財(cái)會(huì)電算化系統(tǒng)是時(shí)代發(fā)展的趨勢。要解決其中的問題,應(yīng)主要采取以下對策。

1.加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件、軟件管理。對重要的操作日志進(jìn)行記載,并進(jìn)行必要的權(quán)限設(shè)置,使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)只有在解密的條件下才能使用,同時(shí)必須進(jìn)行必要的身份認(rèn)證和內(nèi)容檢查,控制一些軟件的安裝,尤其是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件,以防止利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)打開賬套數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行非法處理,拒絕一切無關(guān)人員使用計(jì)算機(jī)。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè),建立一套完善的操作環(huán)境和軟件系統(tǒng)是進(jìn)行財(cái)會(huì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部監(jiān)控的必要手段,使其在財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用,還需從以下方面加強(qiáng)電算化管理方面的控制。

首先應(yīng)制定上機(jī)操作規(guī)程,主要包括軟硬件操作規(guī)程,最后對系統(tǒng)操作的事件類型、用戶身份、操作時(shí)間、系統(tǒng)參數(shù)和狀態(tài)以及系統(tǒng)敏感資源進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄,進(jìn)行必要的權(quán)限設(shè)置,以便能夠?qū)Ω鞣N不同的權(quán)限進(jìn)行用戶識別和遠(yuǎn)程請求識別等。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),通過計(jì)算機(jī)的控制程序,對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。

其次要建立和完善一整套內(nèi)部控制制度,加強(qiáng)預(yù)算收支和憑證審核制度。保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。如果輸入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,處理結(jié)果就會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò),影響整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此,系統(tǒng)應(yīng)該對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán),并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查;同時(shí)應(yīng)采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗(yàn),如平衡校驗(yàn)、二次輸入校驗(yàn)等。另外為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯(cuò)誤、丟失、泄密等事故,企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠。

3.加快財(cái)務(wù)軟件由“核算型”向“管理型”的轉(zhuǎn)化。管理型的會(huì)計(jì)軟件除了具有完善的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算功能外,還應(yīng)大力加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析預(yù)測,輔助計(jì)劃的制定和控制,支持高、中、低各管理層次的管理決策。不但可以實(shí)現(xiàn)或輔助實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)中的主要功能,而且可以使它們和企業(yè)的日常管理工作有機(jī)地結(jié)合在一起。解決此問題的關(guān)鍵在于盡快開發(fā)出以管理為導(dǎo)向的會(huì)計(jì)軟件并推廣使用,有關(guān)部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)的管理特點(diǎn),制定全國統(tǒng)一的、具體的管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。如考核指標(biāo)體系,既要有數(shù)量指標(biāo),又要有質(zhì)量指標(biāo),還要有各種綜合指標(biāo)。有了可操作的管理規(guī)定和考核指標(biāo)體系,財(cái)會(huì)電算化從核算型向管理型轉(zhuǎn)化才有據(jù)可依,企業(yè)的管理才能走上規(guī)范化的軌道。

4.加大對“復(fù)合型”會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)力度。在吸納高校財(cái)會(huì)電算化畢業(yè)新生的同時(shí),對電算化管理人員的培訓(xùn)工作要經(jīng)常性地進(jìn)行,還應(yīng)選拔具有一定計(jì)算機(jī)知識的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)骨干到高校進(jìn)修計(jì)算機(jī)專業(yè),這樣新老結(jié)合,高、中、低結(jié)合的會(huì)計(jì)電算化人才隊(duì)伍就會(huì)形成,必將推動(dòng)財(cái)會(huì)電算化工作的進(jìn)一步提高。

綜上所述,財(cái)會(huì)電算化在我國企業(yè)的普及,在給會(huì)計(jì)人員帶來方便快捷高效的工作方式的同時(shí),無疑也增加了信息的安全隱患。當(dāng)然,任何事物都不是完美無缺的,我們只有順應(yīng)電算化發(fā)展的潮流,建立分工明確、權(quán)責(zé)落實(shí)、操作嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度并切實(shí)地加以執(zhí)行,這樣才能充分發(fā)揮財(cái)會(huì)電算化系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和高效性,才能為企業(yè)的管理層提供準(zhǔn)確及時(shí)的決策信息,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn):

袁樹民,張貴珍.會(huì)計(jì)電算化[M].上海財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社,2005

(作者單位:同煤集團(tuán)煤峪口礦財(cái)務(wù)科 山西大同 037041)

(責(zé)編:賈偉)