楊秀梅

摘 要:隨著高等教育體制改革的不斷深入,辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,高校經(jīng)費(fèi)不斷增加,高校會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展是高校管理現(xiàn)代化與高校會(huì)計(jì)自身改革和發(fā)展的客觀(guān)需要。文章針對(duì)高校會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中存在的問(wèn)題,提出了解決問(wèn)題的對(duì)策,以防止會(huì)計(jì)信息失真,避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào):F234 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)11-154-02

會(huì)計(jì)電算化是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的當(dāng)代電子信息技術(shù)在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作中的應(yīng)用。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施確實(shí)提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性,提升了會(huì)計(jì)核算的水平與質(zhì)量,減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,為管理者、投資者及相關(guān)權(quán)益人提供了較為準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)信息。但也存在一些不容忽視的問(wèn)題,如不加以防范,勢(shì)必影響會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量,加大財(cái)務(wù)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。為此,筆者結(jié)合會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)際,談一下自己的看法。

一、高校會(huì)計(jì)電算化管理中存在的主要問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)核算軟件開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)存在缺陷。會(huì)計(jì)軟件功能的設(shè)計(jì)有待于進(jìn)一步拓展。由于軟件研發(fā)人員考慮問(wèn)題不全面,不能夠完全符合各單位實(shí)際情況,很容易出現(xiàn)偏差,這樣就會(huì)給財(cái)務(wù)核算帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn),甚至給犯罪分子以可乘之機(jī)。近幾年來(lái),一些高科技犯罪頻繁發(fā)生,其中有的也正是利用了會(huì)計(jì)核算軟件的設(shè)計(jì)缺陷。

2.電算化制度不健全或執(zhí)行程序不嚴(yán)格。電算化基礎(chǔ)管理工作薄弱,在高校會(huì)計(jì)電算中,管理制度的充實(shí)和完善慢于會(huì)計(jì)電算化,特別是網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展進(jìn)程缺乏一定的預(yù)見(jiàn)性和前瞻性。個(gè)別單位未按規(guī)定建立、健全會(huì)計(jì)電算化的各項(xiàng)管理制度。認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化后就萬(wàn)無(wú)一失了,存在麻痹的思想。有的單位雖然有健全的制度,但嚴(yán)格的內(nèi)控管理制度和科學(xué)的規(guī)范程序往往只停留在紙面上,不能很好地落實(shí)。這樣就不可避免地出現(xiàn)一些違法違紀(jì)事件,如:盜用操作密碼進(jìn)行越權(quán)操作或違背不相容崗位設(shè)置電算化崗位,從而達(dá)到侵吞資產(chǎn)的目的。

3.計(jì)算機(jī)維護(hù)不當(dāng),操作人員計(jì)算機(jī)技能不高。會(huì)計(jì)電算化后,各種會(huì)計(jì)賬目等信息存儲(chǔ)、文件傳遞都以電子文件存在計(jì)算機(jī)內(nèi),由于操作人員技能不高、維護(hù)不當(dāng)或其它疏忽,存在丟失、篡改或刪除會(huì)計(jì)信息的危險(xiǎn)。

4.外界病毒侵入系統(tǒng)帶來(lái)的數(shù)據(jù)信息丟失等問(wèn)題。外來(lái)磁盤(pán)攜帶病毒進(jìn)入服務(wù)器或一些犯罪分子惡意制造病毒,攻擊計(jì)算機(jī)系統(tǒng),破壞正常執(zhí)行程序和數(shù)據(jù)完整等。

二、會(huì)計(jì)電算化問(wèn)題防范的對(duì)策

1.加強(qiáng)電算化軟件購(gòu)置及開(kāi)發(fā)管理。計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件及系統(tǒng)軟件的購(gòu)置應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)財(cái)政部門(mén)規(guī)定采購(gòu),所需軟件必須經(jīng)過(guò)實(shí)踐應(yīng)用并被證明是安全可靠的,必須經(jīng)過(guò)財(cái)政部門(mén)評(píng)審認(rèn)定通過(guò)并附詳細(xì)操作說(shuō)明。不僅如此,單位自行研發(fā)或購(gòu)置電算化應(yīng)用軟件,還要進(jìn)行全面深入的調(diào)查,科學(xué)系統(tǒng)地進(jìn)行分析、設(shè)計(jì)、比較、試運(yùn)行。在軟件正式使用前,應(yīng)經(jīng)過(guò)至少半年時(shí)間的試運(yùn)行,對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比驗(yàn)證,以防止研發(fā)人員考慮不周出現(xiàn)的偏差。

2.建立、健全會(huì)計(jì)電算化規(guī)章制度,從制度上約束、規(guī)范會(huì)計(jì)行為。根據(jù)財(cái)政部制定的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》要求,開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的單位,應(yīng)根據(jù)工作需要,建立、健全包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度等計(jì)電算化內(nèi)部管理制度。制度的健全可以從各個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)規(guī)范電算化操作程序,防范制度“缺位”造成的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(1)制定嚴(yán)密的計(jì)算機(jī)操作管理制度,包括會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限、操作密碼的嚴(yán)格管理、預(yù)防會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登入機(jī)內(nèi)賬簿、保存上機(jī)操作記錄、計(jì)算機(jī)病毒的防范措施等制度。與此同時(shí)加強(qiáng)日常使用管理,防止各種非法人員上機(jī)操作,為計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境,保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。

(2)建立數(shù)據(jù)管理制度和建立檢查管理制度。首先,應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)管理。確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密,防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。主要工作包括:經(jīng)常進(jìn)行備份工作,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)的丟失;每日必須對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)資料在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中進(jìn)行備份。對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。其次,應(yīng)制定會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的維護(hù)制度,以解決因發(fā)生意外事故,而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問(wèn)題。最后,應(yīng)制定數(shù)據(jù)錄入管理規(guī)定。隨著單位管理信息化的發(fā)展,會(huì)計(jì)核算中許多原始憑證資料除手工輸入外,還可能來(lái)源于供應(yīng)鏈系統(tǒng)等其他系統(tǒng),對(duì)需要處理的原始憑證的正確性和完整性的審核,使用具有智能化校驗(yàn)功能的設(shè)備,能夠及時(shí)有效地發(fā)現(xiàn)原始憑證的錯(cuò)誤,確保會(huì)計(jì)憑證的質(zhì)量,減少審核工作量。

(3)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。電算化會(huì)計(jì)的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報(bào)表、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤(pán)及其他存儲(chǔ)介質(zhì),系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案管理是實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證,是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全與完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用的保證。

(4)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制,強(qiáng)化授權(quán)操作控制。會(huì)計(jì)電算化崗位應(yīng)設(shè)置操作人員、維護(hù)人員、直接管理人員和會(huì)計(jì)軟件人員。其中操作人員之間不得兼任,研發(fā)人員、維護(hù)人員不能兼任操作人員。各個(gè)崗位人員相互牽制,科學(xué)分工,明確職責(zé)。各崗位要嚴(yán)格執(zhí)行授權(quán)限制管理,并用密碼防控,定期變更密碼,防止非法操作,越權(quán)操作。為此主管會(huì)計(jì)應(yīng)熟悉財(cái)務(wù)軟件,嚴(yán)格掌握操作人員的權(quán)限確定權(quán),從而達(dá)到保證操作權(quán)限控制的有效性,這樣各個(gè)崗位人員就能形成互相牽制、互相制約,能防止違法行為的發(fā)生,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正會(huì)計(jì)差錯(cuò),保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、合法性。各個(gè)崗位要嚴(yán)格遵循會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程,防范因違反操作規(guī)程而造成的錯(cuò)誤;購(gòu)買(mǎi)軟件系統(tǒng)時(shí)應(yīng)注意添加類(lèi)似防范、提示功能,計(jì)算機(jī)程序能及時(shí)提示、制止各類(lèi)越權(quán)操作、錯(cuò)誤操作等行為,確保授權(quán)控制有效實(shí)施。建立手工和計(jì)算機(jī)操作日志制度,為查證上機(jī)情況留下客觀(guān)、真實(shí)記錄,包括操作人員、操作時(shí)間、操作內(nèi)容等進(jìn)行手工和計(jì)算機(jī)雙重記錄。

3.加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)管理,提高會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。系統(tǒng)維護(hù)管理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。硬件維護(hù)主要是在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)硬件故障時(shí),及時(shí)進(jìn)行故障分析,并作檢查記錄,在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后,由系統(tǒng)維護(hù)人員安裝和調(diào)試。建議在硬件維護(hù)工作中,一般故障由本單位電算化維護(hù)人員負(fù)責(zé),較大的故障應(yīng)及時(shí)與硬件生產(chǎn)或銷(xiāo)售商聯(lián)系解決。系統(tǒng)軟件維護(hù)主要是檢查系統(tǒng)文件的完整性以及系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)人員只需輸入記賬憑證,登記各類(lèi)賬簿和編制報(bào)表工作即由計(jì)算機(jī)完成。這樣就要造成一大批既精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù),又鉆研財(cái)務(wù)管理知識(shí),熟練地進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工和分析,滿(mǎn)足各方對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求的“會(huì)計(jì)—計(jì)算機(jī)—管理型”的復(fù)合型人才。目前我國(guó)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)偏低,對(duì)電子計(jì)算機(jī)方面知識(shí)掌握不多,因此應(yīng)提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn),使會(huì)計(jì)人員能夠熟練地操作計(jì)算機(jī),掌握會(huì)計(jì)軟件的各種管理功能,推動(dòng)學(xué)校會(huì)計(jì)電算化事業(yè)由核算型向管理型智能型轉(zhuǎn)變,全面提升財(cái)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、道德修養(yǎng)、法制觀(guān)念。

4.加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)法制建設(shè),強(qiáng)化防病毒措施。近年來(lái),我國(guó)雖然已采用各種技術(shù)防止外部病毒侵入,但仍不能阻止其進(jìn)入。因此,必須通過(guò)嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)執(zhí)法,對(duì)犯罪分子的違法行為進(jìn)行嚴(yán)厲的打擊。同時(shí),還要配備正版的網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件,定期或不定期地“殺毒”,以保證計(jì)算機(jī)安全運(yùn)行,確保會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確完整。

會(huì)計(jì)電算化隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生,也必將隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高而逐步完善。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,大范圍的會(huì)計(jì)信息處理網(wǎng)絡(luò)也必將建立,對(duì)整個(gè)經(jīng)濟(jì)生活將產(chǎn)生越來(lái)越重要的影響。

參考文獻(xiàn):

1.閆妍.完善高校會(huì)計(jì)電算化的一些設(shè)想.現(xiàn)代商業(yè),2008(2)

2.丁海英.會(huì)計(jì)電算化存在的問(wèn)題及對(duì)策分析.承德民族師專(zhuān)學(xué)報(bào),2008(2)

3.會(huì)計(jì)電算化工作應(yīng)重視的幾個(gè)問(wèn)題.兵團(tuán)教育學(xué)院學(xué)報(bào),2006(1)

(作者單位:新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處 河南新鄉(xiāng) 453003)(責(zé)編:若佳)