閔曉麗

摘要：提出鐵路職工社會保險檔案管理工作目前存在的主要問題及加強(qiáng)鐵路職工社會保險檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)社會保險檔案建議

鐵路職工社會保險檔案管理工作是推進(jìn)鐵路社會保險事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，真實(shí)地記錄了社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)從事社會保險管理工作的過程，主要包括養(yǎng)老保險檔案、醫(yī)療保險檔案、失業(yè)保險檔案和工傷保險檔案，它在社會保險各項(xiàng)工作中起著至關(guān)重要的作用，是參保職工今后享受社會保險待遇時的有效依據(jù)，直接關(guān)系到參保職工的切身利益。

一、鐵路職工社會保險檔案管理工作中存在的問題

鐵路職工社會保險檔案管理工作是從2006年開展起來的，起步晚，不規(guī)范，管理亂，存在諸多問題：

1、沒有健全明晰的社會保險檔案管理工作機(jī)制。鐵路系統(tǒng)職工的社會保險檔案管理工作主要落實(shí)在最基層的站段，由于從鐵道部到鐵路局、再到站段沒有一個統(tǒng)一的社會保險檔案管理機(jī)制，在不同的鐵路局，一個鐵路局內(nèi)不同系統(tǒng)，甚至同一系統(tǒng)的不同站段，社會保險管理工作分工五花八門，各不相同，有的站段將社會保險工作中的養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、失業(yè)保險等分割成幾大塊由不同的人員進(jìn)行兼管。多個人員不僅要做好本崗位大量工作同時又兼管社會保險中的不同保險，以至于各自為政，保險信息不能共享，資源浪費(fèi)，工作重復(fù)，效率低下，最后是職工社會保險檔案工作這項(xiàng)最繁索、最重要的工作互相推諉、元人管理。有的站段社會保險工作由專門的人員進(jìn)行管理，這樣雖克服了多頭管理的缺點(diǎn)，但是在具體的工作中管理人員履職不到位，重視不夠，形成目前鐵路社會保險檔案管理流于形式，應(yīng)付檢查，管理混亂。

2，缺乏適合鐵路職工社會保險檔案管理特點(diǎn)的專業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。我專職從事社會保險工作。是從廣安工務(wù)段和涪陵工務(wù)段兩個段合并后開始的，當(dāng)時我的第一件工作就是全面清理兩個段職工的社會保險檔案，清理中我發(fā)現(xiàn)檔案室設(shè)備陳舊，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，職工的社會保險檔案有的集中裝在一起，該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，分類、編目、排列完全沒有科學(xué)性，隨意性很大，檔案袋內(nèi)資料陳舊，久不維護(hù)和補(bǔ)充，部份職工的社會保險檔案根本就沒建立。我決心認(rèn)真清理，規(guī)范管理，可是，當(dāng)我從上級發(fā)放的所有社會保險文件中查找檔案管理方面的文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時，只搜索到2006年社保處發(fā)的一份關(guān)于建立職工社會保險檔案的簡短通知，上面只簡單羅列了保險檔案里裝資料的內(nèi)容，我無法參照標(biāo)準(zhǔn)，只有借鑒職工人事檔案管理的模式和以往工作經(jīng)驗(yàn)，想當(dāng)然地對職工保險檔案進(jìn)行了簡單的清理、分類和完善，這不僅不科學(xué)規(guī)范，而且給以后檔案管理帶來很多隱患。鐵路是一個專業(yè)性很強(qiáng)的系統(tǒng)。隨著當(dāng)今社會保險改革的不斷深入，國家、省、市下發(fā)了許多文件，但至今鐵路尚無一份完整系統(tǒng)的適合鐵路行業(yè)特點(diǎn)的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成鐵路站段社會保險檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范、亂七八糟，雜亂無序，以至于檔案資料嚴(yán)重流失。

3、檔案管理手段完全不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。鐵路大部份站段社會保險檔案管理仍然采用的是手工操作、陳舊式管理，管理人員查找某個參保職工的檔案資料時，常常要翻閱很多檔案袋才能找到，費(fèi)時費(fèi)力，檔案里裝入的資料殘缺不全，不能連續(xù)動態(tài)地反映參保職工的各項(xiàng)保險繳費(fèi)和參保情況，尤其是缺少調(diào)進(jìn)職工調(diào)入時的保險轉(zhuǎn)入資料。另外管理人員檔案業(yè)務(wù)知識貧乏，沒進(jìn)行專門培訓(xùn)，難以切實(shí)履行監(jiān)督指導(dǎo)和管理職責(zé)，他們只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子就行了，在充分利用檔案資源，提高隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)社會保險檔案管理方面下功夫不夠，這種情況下檔案管理質(zhì)量自然上不去。更重要的是給奮斗在鐵路沿線上偏僻邊遠(yuǎn)、交通極不便利的小站上的職工查詢和了解自己社會保險繳費(fèi)、變更、待遇支付信息帶來極大的不便，引起部份職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產(chǎn)，完全不適應(yīng)鐵路社會保險事業(yè)日益發(fā)展的需要。

4、鐵路職工保險檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。鐵路系統(tǒng)對社會保險檔案信息的開發(fā)利用及其歷史價值缺乏足夠的認(rèn)識，檔案管理沒有真正納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。職工的社保檔案不象人事檔案在職工調(diào)進(jìn)調(diào)出，退休時起著很重要的查證作用，有些站段某些職工退休了，該職工的社保檔案還沒建立，這并不影響管理人員的工作業(yè)績和待遇，參保職工也沒什么反響。檔案管理知識宣傳不到位，部份職工根本不知道自己還有社保檔案，更不知道還可以利用社保檔案維護(hù)自已的利益。經(jīng)費(fèi)上不投入，有些單位甚至沒有專門的檔案柜。從上到下都不重視社會保險檔案管理，它的作用不大，可有可無，如果管理人員再身兼數(shù)職，工作又多，不斷更換，久而久之，職工社會保險檔案就成了一堆爛攤子無人問津了。

二、加強(qiáng)鐵路職工社會保險檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

針對上述情況，應(yīng)該根據(jù)鐵路職工社會保險檔案的特點(diǎn)和鐵路系統(tǒng)社會保險工作的發(fā)展，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷改進(jìn)和完善鐵路社會保險檔案工作。建議采取以下措施：

1、充分重視鐵路職工社會保險檔案管理工作。社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展過程中積累的文字、圖片、數(shù)據(jù)等資料的總和，它反映著社會保險事業(yè)的發(fā)展歷程，是研究社會保險工作的重要工具，管好社會保險檔案是社會保險事業(yè)健康、順利發(fā)展的必然要求。如果檔案管理不當(dāng)，勢必給社會保險工作造成影響，并直接損害職工切身利益，給今后工作帶來諸多困難。因此，各級社保部門應(yīng)本著對職工負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)、對歷史和未來負(fù)責(zé)，把管好用好檔案作為發(fā)展社會保險事業(yè)，取信于社會及公民的大事來抓。積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對社會保險檔案工作的重視與支持，加大人、財、物的投入，切實(shí)解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張、保管設(shè)備簡陋等實(shí)際問題，為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。同時加大宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，宣傳社會保險檔案工作的重要性和相關(guān)的檔案法律法規(guī)，提高每一位鐵路職工的社會保險檔案意識和檔案法制意識。

2、建立健全管理體制。根據(jù)鐵路社會保險工作的特點(diǎn)和管理機(jī)制，社會保險檔案工作必須堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，切實(shí)建立起有人管，有人抓的集中統(tǒng)一管理的社會保險檔案工作機(jī)制。具體說，一是鐵道部、鐵路局、站段落實(shí)組織機(jī)構(gòu)和人員，成立社會保險檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，督促、檢查、協(xié)調(diào)解決工作中人、財、物等方面的實(shí)際問題；二是建立目標(biāo)責(zé)任制，把社會保險檔案管理納入目標(biāo)責(zé)任，列入本單位工作規(guī)劃進(jìn)行管理和考核，獎懲嚴(yán)明。三是把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各部門、相關(guān)人員的崗位職責(zé)，嚴(yán)格檢查和考核。以徹底改變檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社會保險檔案管理體系，充分發(fā)揮社會保險檔案在構(gòu)建和諧社會中的作用，

3、制定適合鐵路職工社會保險檔案管理特點(diǎn)的業(yè)務(wù)規(guī)范和管理辦法。有關(guān)部門盡快制定檔案管理準(zhǔn)則，針對社會保險檔案

的收集、整理、保管和利用各工作環(huán)節(jié)制定出操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社會保險檔案管理規(guī)范。特別是社會保險檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)格統(tǒng)一。由于社會保險檔案的價值特征是以憑證價值，維護(hù)個人權(quán)益為主，其保管期限宜劃分為永久、長期和短期。參保登記管理方面的材料宜作為永久保管；參保人員信息管理、個人帳戶管理、醫(yī)療管理、審核認(rèn)定及待遇支出管理等方面的材料宜作為長期保管；個人帳戶稽核、清算及相關(guān)證明等材料宜作為短期保管。由于社會保險檔案的動態(tài)性特征，參保職工的檔案宜以一個人頭為保管單位進(jìn)行整理。每一個保管單位的檔案按歸檔范圍將材料收集齊全，按材料形成時間的先后順序排列并編號，填寫歸檔文件目錄，然后放在一個袋或夾(盒)內(nèi)，不用裝訂，開口管理，以便隨時補(bǔ)充新資料，檔號依參保登記號進(jìn)行排列編目。電子檔案應(yīng)于每年年底形成本年度參保單位、參保個人、繳費(fèi)、支付、變更、清算等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件，刻錄到光盤上，進(jìn)行歸檔管理。

4，加快鐵路職工社會保險檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。建設(shè)統(tǒng)一的鐵路社會保險業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)迫在眉睫。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，社保部門可以實(shí)現(xiàn)所有社會保險繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、保險費(fèi)用的網(wǎng)絡(luò)支付，可以利用社會保險業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)。實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率，用戶可以通過社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社會保障號就可以查詢到自己的社保繳費(fèi)、個人帳戶、待遇享受等情況，輕松完成繳費(fèi)、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過網(wǎng)絡(luò)，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進(jìn)行信息交互。實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此。鐵路社保部門要重視社會保險業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社會保險業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

5、定期開辦檔案管理知識培訓(xùn)班，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的鐵路社會保險檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理人員的系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)，是實(shí)現(xiàn)檔案微機(jī)化管理一個不容忽視的重要環(huán)節(jié)，它不僅可以提高檔案的管理層次，更重要的是便于信息開發(fā)與利用，有效推動社會保障事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮強(qiáng)《檔案管理》、中國農(nóng)業(yè)出版社，2006-6

[2]侯文若、孔涇源《社會保險》(第二版)、中國人民大學(xué)出版社