鄧　莉

摘要:本文首先闡明了文件在傳閱中的存在的問題,其次就是辦文人員要有一定的素養(yǎng)和豐富的工作經(jīng)驗,再次就是辦文人員要有一套自己的工作方法從八方面進行論征。

關(guān)鍵詞:政務(wù)工作 辦文 工作 方法

0 引言

在多年的辦文實踐中,我發(fā)現(xiàn)了辦文工作是一個非常細而且又容易出現(xiàn)紕漏,在這些年中我積累了一點工作心得和體會,歸納起來就是辦文要做到“八盯八防”:

1 盯住“登記環(huán)節(jié)”,防止文件“沒有戶口”

形象一點說,辦文登記就是給收到的文件在文件處理登記簿中上個“戶口”,把來文的發(fā)文字號、收文日期、文件標題、份數(shù)和密級等信息逐一登記,并在文件首頁右上角加蓋標有“收文日期、份數(shù)、密級”字樣的收文印章。登記是辦文的起始環(huán)節(jié),也是很容易被忽視的環(huán)節(jié)。在實踐中常常會有這樣的情況:有時為了文件,辦文的同志一看,是急件,來不及登記就趕緊處理,等處理完了,其它事情又來了,又去忙別的事。時間一長,就把文件沒有登記的事給忘了。一段時間之后,到了需要了解這個文件辦理的情況時,在文件處理登記簿上根本就查不到,給辦文工作帶來很大被動。因此,在辦文時要盯住“登記”環(huán)節(jié),即使收到的文件再多、時間再緊,也要堅決做到不登記就不辦理、不轉(zhuǎn)出。

2 盯住“篩選”環(huán)節(jié),防止辦文不分“輕重緩急”

篩選文件不是簡單地將收到的文件分為上、下級文件或正式、非正式文件,而是要在收到文件后通過快速通讀,了解文件的輕重緩急,確定哪些文件急辦,哪些文件緩辦。具體方法是:特急件和急件要優(yōu)先辦理,接到即辦,最大限度地縮短文件在手中的滯留時間。特急件、急件和絕密件在送領(lǐng)導(dǎo)閱處之前,辦文人員要在批單右上角加蓋標有“特急件”“急件”或“絕密件”字樣的印章以提醒領(lǐng)導(dǎo);一般文件在送領(lǐng)導(dǎo)閱處之前,辦文人員要將文件辦理要求等內(nèi)容以下劃線形式標出提醒領(lǐng)導(dǎo)。

3 盯住“擬辦”環(huán)節(jié),防止文件“效力不達”

擬辦環(huán)節(jié)是辦文工作的核心。這一環(huán)節(jié)的任務(wù)是確定文件的傳閱對象、分發(fā)范圍和擬辦意見。在這個環(huán)節(jié)我們要注意以下幾點:一要在對文件內(nèi)容充分理解和準確掌握的基礎(chǔ)上確定傳閱對象。這就要求辦文人員必須對領(lǐng)導(dǎo)工作分工熟記于心,對各部門和單位的工作性質(zhì)充分掌握。二要根據(jù)文件內(nèi)容和份數(shù)確定分發(fā)范圍。這里要著重強調(diào)文件分發(fā)的科學(xué)性和針對性,文件要首先保障主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、主要涉及部門和單位。三要在深刻理解和準確把握文件精神的基礎(chǔ)上,結(jié)合本地、本部門、本單位實際向領(lǐng)導(dǎo)提出有參考價值的擬辦意見。擬辦意見力求科學(xué)、合理、簡潔、準確和全面,要一語中的、簡單直白,不要含糊不清、冗長拖沓,切忌以“請XX領(lǐng)導(dǎo)閱示”或“請XX班子成員傳閱”等套話應(yīng)付差事。

4 盯住“傳閱”環(huán)節(jié),防止文件“漏傳誤傳”

一要按擬辦意見傳閱。一般來說,上級來文要按從職務(wù)高的領(lǐng)導(dǎo)到職務(wù)低的領(lǐng)導(dǎo)的順序傳閱,下級來文要按從職務(wù)低的領(lǐng)導(dǎo)到職務(wù)高的領(lǐng)導(dǎo)的順序傳閱,無特殊原因,不要越位傳閱。二要做好文件流轉(zhuǎn)登記。把每位領(lǐng)導(dǎo)的批示及時登記造冊,隨時掌握文件運行方位、辦理程度、已傳閱領(lǐng)導(dǎo)的批示意見等情況,以便領(lǐng)導(dǎo)在文件運行期間調(diào)閱。三要把擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)批示中涉及的領(lǐng)導(dǎo)、部門和單位一一傳閱到位,不能隨意簡化傳閱程序和傳閱范圍。四要做好領(lǐng)導(dǎo)批示的解釋工作。為方便受文領(lǐng)導(dǎo)、部門和單位閱知,應(yīng)將主要領(lǐng)導(dǎo)的批示打印出來附在文件批辦單上,隨件送達。受文領(lǐng)導(dǎo)、部門和單位一旦提出問題,辦文人員要及時、耐心地做好溝通和解釋工作。

5 盯住“催辦”環(huán)節(jié),防止文件“延誤漏辦”

催辦是督促領(lǐng)導(dǎo)批示文件按時限要求高標準落實的重要步驟。一般針對兩種情況:一是有些受文單位認為文件已經(jīng)按領(lǐng)導(dǎo)批示認真落實了,就算辦結(jié)了,不必再向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。二是有些單位因為疏忽文件的辦結(jié)時限,導(dǎo)致文件辦理周期過長。對此,辦文人員要按領(lǐng)導(dǎo)批示的時限要求及時催辦,可采取發(fā)催辦單或打電話詢問等形式進行催辦,對需要馬上的特急件、急件,可專人專件跟蹤催辦;對辦結(jié)時限已到但還沒有辦結(jié)的領(lǐng)導(dǎo)批示文件,可將辦理情況做階段性反饋,過一段時間后再行催辦,直至按領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦結(jié)為止。

6 盯住“注辦”環(huán)節(jié),防止文件“有花無果”

領(lǐng)導(dǎo)批示件傳到受文單位或受文領(lǐng)導(dǎo)之后,受文單位負責人或受文領(lǐng)導(dǎo)閱處后一般只在批辦單上圈閱,以示領(lǐng)會和落實。在這種情況下,如果辦文人員不在批辦單的辦理結(jié)果欄注明辦理結(jié)果,一段時間之后,文件變成檔案,再查該件時,就了解不到當時落實的相關(guān)情況,也就是找不到注辦的痕跡。所以,在辦理領(lǐng)導(dǎo)批示件時,辦文人員要站在為歷史負責的高度,辦畢歸卷前都要注明批示落實單位、落實人員、落實時間和落實形式,最后還要署上辦文人員的姓名和時間。做好“注辦”,辦文工作才能“有花有果”。

7 盯住“反饋”環(huán)節(jié),防止文件“沒有回音”

反饋,就業(yè)是將辦結(jié)文件的運轉(zhuǎn)情況和領(lǐng)導(dǎo)批示落實情況進行整理,形成書面材料送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知。領(lǐng)導(dǎo)批示反饋的主要內(nèi)容包括收文多少、領(lǐng)導(dǎo)批示多少、辦結(jié)多少、正在辦理的多少、每個領(lǐng)導(dǎo)批示多少、同往年比增加多少、減少多少,并附辦文登記表(包括序號、收文時間、發(fā)文字號、密級、標題、擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、分發(fā)意見和辦理程度等)。重要文件和領(lǐng)導(dǎo)批示根據(jù)具體情況,隨時向辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)通報辦理情況;一般文件每月或每季向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋以便領(lǐng)導(dǎo)掌握批示精神的落實過程和辦理結(jié)果,也為領(lǐng)導(dǎo)及時調(diào)整決策部署提供參考。

8 盯住“保密”環(huán)節(jié),防止文件“辦中泄密”

辦文的同志要有很強的保密意識,在辦文工作中要嚴防泄密。對密級文件以及涉及敏感問題的文件、資料、刊物的保存和傳閱,要格外小心謹慎,決不允許無關(guān)人員接觸密級文件;辦理絕密件,必須由辦文人員專人專車完成“送閱、待閱、閱畢取回”等傳閱工作,盡量減少中間環(huán)節(jié);不與同事、朋友或家人談?wù)撊魏紊婷苁虑?對辦結(jié)后的領(lǐng)導(dǎo)批示,除經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準的存檔份額外,其余馬上銷毀,徹底消除保密隱患。

隨著信息時代的變革,現(xiàn)代化的辦公效率已大提高了文件的傳閱速度,但電子文件和紙制文件在流程中這“八盯八防”同樣適用。