于彥杰

[摘要]結(jié)合筆者的工作實(shí)踐,就ERP系統(tǒng)在企業(yè)的財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞]ERP系統(tǒng) 財(cái)務(wù)管理 應(yīng)用

長期以來,企業(yè)財(cái)務(wù)在管理控制和決策支持方面功能薄弱,會(huì)計(jì)作業(yè)主要體現(xiàn)于事后收集和反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),當(dāng)企業(yè)危機(jī)發(fā)生時(shí),危機(jī)便首先表現(xiàn)為財(cái)務(wù)危機(jī),或缺少資金,或缺乏持續(xù)經(jīng)營所需的資本。隨著電腦的普及,企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在處理信息上也會(huì)應(yīng)用電腦作業(yè),ERP開始應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理,不僅反映并解決了上述缺陷,同時(shí)依托這一平臺(tái),集成各種經(jīng)營資源和信息,如客戶、供應(yīng)商、分銷商、代理網(wǎng)絡(luò)、各地制造工廠等,為企業(yè)科學(xué)決策提供了更好的依據(jù)和服務(wù)。

一、利用ERP系統(tǒng)提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平

ERP系統(tǒng)在運(yùn)行中需要大量的財(cái)務(wù)信息,所以在運(yùn)行ERP之前,必須做好有關(guān)方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作,促使財(cái)務(wù)人員制定相關(guān)的制度,提供所有的會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)資料,為日后財(cái)務(wù)管理流程化提供條件。大量的數(shù)據(jù)計(jì)算、分類、歸集、存儲(chǔ)、分析等工作,都可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,提高了會(huì)計(jì)工作效率,使會(huì)計(jì)信息的提供更加及時(shí),滿足了現(xiàn)代企業(yè)市場經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)、決策的需要;運(yùn)用了ERP系統(tǒng),財(cái)務(wù)人員也能從繁雜的記賬、算賬、報(bào)賬的工作中解放出來,其職能也從核算、監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)測(cè)、決策服務(wù)為主,使財(cái)務(wù)人員在經(jīng)濟(jì)管理、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中發(fā)揮更大的作用。

二、利用ERP提升企業(yè)資金管理水平

通過ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng),企業(yè)可進(jìn)行資金流動(dòng)性分析,了解資金的投向是否向效益高的產(chǎn)品和經(jīng)營領(lǐng)域流動(dòng),結(jié)構(gòu)是否合理。如:資金周轉(zhuǎn)率的高低可以看出資金的轉(zhuǎn)化是否順暢,周轉(zhuǎn)是否較快,通過預(yù)算的報(bào)警系統(tǒng)了解有沒有超過規(guī)定的資金定額,通過固定資產(chǎn)和流動(dòng)資產(chǎn)占總資產(chǎn)的比例了解資金占用比例是否合理;企業(yè)通過自有資金、長期負(fù)債和短期負(fù)債所占的比重是否恰當(dāng),已籌資金是否確保了生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)和企業(yè)未來一定時(shí)期內(nèi)發(fā)展的需要,資金籌措支付的成本是否合理等因素分析,確定資金的籌集與使用。

根據(jù)美國生產(chǎn)與庫存控制學(xué)會(huì)統(tǒng)計(jì),使用一個(gè)ERP系統(tǒng),可以為企業(yè)帶來庫存下降30%～50%;延期交貨減少80%;采購提前期縮短50%;停工待料減少60%;制造成本降低12%;管理水平提高,管理人員減少10%,生產(chǎn)能力提高10%～15%等直接經(jīng)濟(jì)效益。

三、利用ERP提升企業(yè)成本管理水平

現(xiàn)代成本管理需要一個(gè)能協(xié)調(diào)地計(jì)劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng),從而協(xié)助企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都面向市場來進(jìn)行運(yùn)作。在典型的ERR系統(tǒng)中,所有的成本管理應(yīng)用程序都共用同樣的數(shù)據(jù)源并且使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告系統(tǒng),用戶界面的同一結(jié)構(gòu)使這個(gè)系統(tǒng)具有容易操作的特點(diǎn),成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項(xiàng)目一旦出現(xiàn)就能被分離出來,并可采取措施去糾正。具體說來,典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個(gè)方面:成本中心會(huì)計(jì)、定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)、獲利能力分析等系統(tǒng)。

以定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)為例,它是一個(gè)全面網(wǎng)絡(luò)化的管理會(huì)計(jì)系統(tǒng),帶有定單成本結(jié)算的詳細(xì)操作規(guī)程。該系統(tǒng)收集成本,并用計(jì)劃與實(shí)際結(jié)果之間的對(duì)比來協(xié)助對(duì)定單與項(xiàng)目的監(jiān)控。系統(tǒng)提供了備選的成本核算及成本分析方案,從而有助于優(yōu)化一個(gè)企業(yè)對(duì)其業(yè)務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃與執(zhí)行。

再以獲利能力分析為例,哪一類產(chǎn)品或市場會(huì)產(chǎn)生最好的效益?一個(gè)特定的定單利潤是怎樣構(gòu)成的?這些都是獲利能力分析必須涉及的問題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。同時(shí),銷售、市場、產(chǎn)品管理、戰(zhàn)略經(jīng)營計(jì)劃等模塊也將根據(jù)從獲利能力分析所提供的第一手來自市場的信息來進(jìn)行進(jìn)一步的分析處理,公司因而能判斷它目前在現(xiàn)存市場中的位置,并對(duì)新市場的潛力進(jìn)行評(píng)估。

四、利用ERP提升企業(yè)財(cái)務(wù)決策與計(jì)劃能力

ERP系統(tǒng)實(shí)行的是三級(jí)計(jì)劃管理,即決策層、計(jì)劃層和執(zhí)行層,這是一種計(jì)劃主導(dǎo)型管理模式,計(jì)劃層次從宏觀到微觀、從戰(zhàn)略到技術(shù)逐層優(yōu)化,但始終保證與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)一致;ERP的財(cái)務(wù)子系統(tǒng)中包含了成本會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理功能,可以由生產(chǎn)活動(dòng)直接產(chǎn)生財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),把實(shí)物形態(tài)的物料流動(dòng)直接轉(zhuǎn)換為價(jià)值形態(tài)的資金流動(dòng),財(cái)務(wù)部門及時(shí)得到資金信息用于成本控制,通過資金流動(dòng)狀況反映經(jīng)營情況,隨時(shí)分析企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,參與決策,指導(dǎo)與控制經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng),形成物流與資金流的統(tǒng)一。

ERP應(yīng)用涵蓋了銷售、采購、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目、質(zhì)量、人力資源和設(shè)備的管理,采用現(xiàn)代技術(shù),將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個(gè)環(huán)節(jié)的信息資源進(jìn)行整合,達(dá)到信息資源共享的目的,減少內(nèi)部消耗,提升企業(yè)效率,其實(shí)質(zhì)為業(yè)務(wù)流程重組。重要特征為體現(xiàn)在財(cái)務(wù)賬面上的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息不僅是資金的收付,而且涵蓋了從供應(yīng)商供貨到產(chǎn)品銷售給用戶的全部信息。

五、ERP在具體的財(cái)務(wù)管理應(yīng)用中還要關(guān)注的問題

(一)人機(jī)應(yīng)用欠缺靈活性?由于ERP系統(tǒng)本身所具有的高度集成性,所以在人機(jī)應(yīng)用方面表現(xiàn)出較多的不靈活性。比如,在各個(gè)窗口打開過程中,必須按照順序一個(gè)一個(gè)打開,只要無意間關(guān)閉了哪一個(gè)系統(tǒng),其后面的操作都無法實(shí)現(xiàn),而不像我們平時(shí)使用的WORD、EXCEL等操作系統(tǒng),關(guān)閉前面的操作不會(huì)影響后面的操作。

(二)系統(tǒng)維護(hù)成本較高。由于ERP系統(tǒng)一般情況下都是由上而下進(jìn)行維護(hù),而基層的維護(hù)人員又無法真正了解ERP的運(yùn)作過程以及內(nèi)含的關(guān)鍵控制點(diǎn),加上系統(tǒng)又是本企業(yè)以外的單位開發(fā),一旦出現(xiàn)問題,往往需要層層匯報(bào),時(shí)間長、費(fèi)用大,影響了企業(yè)的效率。

(三)查找差錯(cuò)比較耗時(shí)?雖然ERP具有高度集成等特點(diǎn),對(duì)應(yīng)關(guān)系也比較明晰,但是在會(huì)計(jì)核算當(dāng)中,萬一哪個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò),財(cái)務(wù)人員復(fù)核時(shí)如沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn),事后需要查找要復(fù)雜得多,所消耗的時(shí)間也要長得多。

六、結(jié)束語

總之,ERP作為一種新的企業(yè)資源管理模式,具有很強(qiáng)的應(yīng)用潛力,但在我國實(shí)施時(shí)間并不很長,系統(tǒng)的完善還需要不斷積累經(jīng)驗(yàn);同時(shí)還需要將成功企業(yè)的成功系統(tǒng)ERP匯總,把ERP實(shí)施工程中存在的不足予以克服和改進(jìn),以使ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用有更加美好的前景,全面提高企業(yè)的管理水平,努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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