【摘要】本文通過分析傳統(tǒng)的材料采購成本管理中存在的不足,強調(diào)加強材料采購成本管理的必要性,并提出了材料采購成本管理的創(chuàng)新措施:1、建立健全采購管理制度;2、做好市場調(diào)查,制定采購預(yù)算;3、創(chuàng)新招標(biāo)工作,靈活進(jìn)行招標(biāo)采購;4、實行適當(dāng)崗位授權(quán),建立采購人員績效考核制度。

【關(guān)鍵詞】材料采購;成本管理;創(chuàng)新

隨著市場經(jīng)濟的進(jìn)一步發(fā)展,企業(yè)分工不斷細(xì)化,材料采購在企業(yè)經(jīng)營活動中的重要性日益凸顯。從廣度和深度上看,采購都已經(jīng)滲透到企業(yè)活動的方方面面,也使越來越多的企業(yè)意識到采購管理的重要性。對采購活動進(jìn)行有效的管理,可以有效降低企業(yè)生產(chǎn)成本,對提升企業(yè)競爭力有著十分重要的意義[1]。材料采購成本的高低,不僅體現(xiàn)了企業(yè)資金流出的大小,而且直接體現(xiàn)在企業(yè)產(chǎn)品的成本之中,對企業(yè)的當(dāng)期利潤產(chǎn)生重要影響。因此,嚴(yán)格控制好材料采購環(huán)節(jié)是關(guān)乎企業(yè)能否在日益激烈的市場競爭環(huán)境中立于不敗之地,關(guān)乎企業(yè)的生存發(fā)展。由此可見,搞好材料采購工作不僅對整個企業(yè)當(dāng)前的生產(chǎn)經(jīng)營活動有著十分重要的意義,而且在一定程度上

決定著企業(yè)能否在長期的市場競爭中持續(xù)發(fā)展。

一、傳統(tǒng)材料采購成本管理中存在不足

材料采購成本管理是項目采購管理的重中之重,也是耗用資金最多的一個環(huán)節(jié),對于生產(chǎn)型企業(yè)尤為重要,因為企業(yè)要生產(chǎn)產(chǎn)品必須采購原材料[2]。無論企業(yè)規(guī)模情況如何,大到央企,小到私企管理層都非常重視材料的采購成本管理,對于材料采購管理方面的制度也很多,但是盡管如此,采購這個環(huán)節(jié)也是目前企業(yè)成本管理中普遍失控的環(huán)節(jié),是參與人員損公肥私產(chǎn)生腐敗的環(huán)節(jié),在采購過程中出現(xiàn)的問題比比皆是,有案可查的屬于寥寥幾筆,實際中每筆采購都會或多或少存在一些問題。為什么會出現(xiàn)這樣的現(xiàn)狀呢?這是因為傳統(tǒng)材料采購存在諸多問題和弊端,主要存在以下幾個方面的問題:

1、管理混亂,各自為政

在企業(yè)組織管理方面和操作方式上材料采購呈現(xiàn)分散、零亂、重復(fù)和各自為政的特點,反映了企業(yè)在制度管理方面存在著重大問題。

2、多頭采購,采購市場不固定

材料的需求資源分散,采購面廣的特點,企業(yè)不能形成有效統(tǒng)一的采購活動或者維持穩(wěn)定的供應(yīng)商,多頭采購失去競價優(yōu)勢,進(jìn)貨渠道混亂不清造成產(chǎn)品產(chǎn)生質(zhì)量失控。

3、材料供應(yīng)不及時

由于供應(yīng)商信用等級不同,造成企業(yè)材料供應(yīng)情況也不同,有些供應(yīng)商供貨不及時,造成企業(yè)物資內(nèi)部停留時間較長,影響資金有效利用。

4、缺乏預(yù)算,無計劃采購

企業(yè)在采購過程中由于無計劃進(jìn)行采購一方面造成倉儲設(shè)施重復(fù)投資、庫存儲備過多,一方面造成材料供應(yīng)不及時,個別企業(yè)出現(xiàn)供應(yīng)不及時情況。

5、人員臃腫,缺乏管理

由于企業(yè)采購環(huán)節(jié)人員重復(fù)配置,造成企業(yè)的采購費用較高,同時由于個別企業(yè)缺乏專業(yè)管理,產(chǎn)生管理漏洞等,造成了物資供應(yīng)流通中的浪費,大大增加了企業(yè)成本。

由于企業(yè)采購過程中存在著以上的問題,因此企業(yè)的管理層逐漸重視起材料采購的成本管理。

二、加強材料采購成本管理的必要性

1、激烈的市場競爭環(huán)境,需要企業(yè)降低材料采購成本

由于材料成本的增加必然導(dǎo)致產(chǎn)品成本的增加,在產(chǎn)品銷售價格一定的情況下,必然造成利潤減少,毛利率下降。如果企業(yè)要保證現(xiàn)有的利潤不減少,只能增加產(chǎn)品的銷售價格。但是較高的產(chǎn)品價格對于消費者來說,可能會選擇替代產(chǎn)品,使得企業(yè)銷售出現(xiàn)問題,產(chǎn)品出現(xiàn)滯壓現(xiàn)象。所以企業(yè)要強化材料采購成本管理,控制好產(chǎn)品的進(jìn)貨成本,盡量選擇物美價廉的產(chǎn)品。較低的進(jìn)貨成本是企業(yè)競爭優(yōu)勢體現(xiàn)的一個方面。所以有人說,市場競爭中的價格競爭從表面上看是產(chǎn)品價格高低的競爭,而實際上是成本高低的較量。降低生產(chǎn)過程中材料的消耗和降低材料采購價格是企業(yè)降低成本的兩個基本途徑[3]。傳統(tǒng)的成本管理觀念認(rèn)為降低成本就是降低生產(chǎn)消耗。其實對于許多企業(yè)來講更重要的是降低材料采購成本,因為生產(chǎn)過程中一味的通過降低產(chǎn)品消耗方式來進(jìn)行成本挖潛是有限的,在材料采購過程中降低成本的潛力要大得多。

2、消費者對產(chǎn)品多樣化的要求,使得企業(yè)必須加強成本管理

市場經(jīng)濟條件下,消費者在購買商品時除了要考慮商品的質(zhì)量和價格外,產(chǎn)品的包裝也是非常重要的部分。在保證質(zhì)量的前提下,消費者往往更加追求一種美感,舊的產(chǎn)品造型和包裝往往競爭力較差,不會被消費者選購。長此以往,企業(yè)必然沒有生存空間。這就要求企業(yè)在市場供大于求,賣方市場競爭激烈的情況下,千方百計使得自己的產(chǎn)品種類、規(guī)格、性能、包裝等日益多樣化。這必然會增加采購工作的難度,企業(yè)必須在對采購材料的質(zhì)量、價格、供貨方式、信譽等多方面加以比較的基礎(chǔ)上進(jìn)行審慎的選擇。實際采購過程中,企業(yè)的采購材料活動是一種系統(tǒng)的組織行為,要比個人消費復(fù)雜得多,這就要求企業(yè)采購過程必須加強成本管理。

三、材料采購成本管理的創(chuàng)新措施

1、建立健全采購管理制度

(1)管理層要加強學(xué)習(xí),了解企業(yè)內(nèi)部控制制度。通過學(xué)習(xí),清楚的知道采購過程中容易出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為,并且有目的地改善管理的薄弱環(huán)節(jié)。

(2)定期對從事采購工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。通過形式多樣的培訓(xùn),使他們認(rèn)識到按照規(guī)定采購可以為企業(yè)節(jié)約資金,在此基礎(chǔ)上,還可以培養(yǎng)采購人員的主人翁意識。

(3)發(fā)揮制度本身的約束作用,對于違紀(jì)人員要嚴(yán)格處理,用制度去警示人、教育人。

2、做好市場調(diào)查,制定采購預(yù)算

企業(yè)的采購活動受市場的影響和制約,任何采購活動都不能離開市場的大平臺而獨立進(jìn)行,因而要想確保采購的效率和效益就必須做好市場調(diào)查工作,在此基礎(chǔ)上,制定合理的采購預(yù)算,從而確保采購工作順利、高效的開展。

(1)掌控供求變化,做好市場調(diào)查。影響材料價格的因素較多,價格波動較大,所以采購人員應(yīng)經(jīng)常了解并掌握材料的市場價格與價格信息以及行業(yè)政策的變化,在物價上漲之前以低價位購入適量材料,減少漲價帶來的成本上升損失。另外,在目前高度市場化的條件下,“零庫存”是不可能的,企業(yè)必須考慮季節(jié)性供求問題。因此,為了保證充足的貨源和實現(xiàn)采購成本目標(biāo),必須及時了解和掌握供求變動的規(guī)律。

(2)做好采購預(yù)算。材料采購預(yù)算是指預(yù)算執(zhí)行企業(yè)在預(yù)算期內(nèi)為完成生產(chǎn)預(yù)算而發(fā)生的各種材料采購成本的預(yù)算。主要是在生產(chǎn)預(yù)算的基礎(chǔ)上,根據(jù)各種材料的消耗定額和市場價格,結(jié)合期初庫存材料的數(shù)量和其他材料采購成本費用編制。作為材料采購企業(yè),應(yīng)該對需采購的物資,物資人員要依據(jù)審定的渠道,根據(jù)運輸距離、運輸方式,逐一測算采購總成本,以到達(dá)使用地的實際價格作為比價依據(jù),用采購成本比較法進(jìn)行核算,確定最佳方案。同時,價格會經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求等情況的變動而變動,因此,采購人員應(yīng)關(guān)注價格變動的規(guī)律,把握好采購時機。如果采購部門能把握好時機和采購數(shù)量,會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟效益。

3、創(chuàng)新招標(biāo)工作,靈活進(jìn)行招標(biāo)采購

作為市場經(jīng)濟條件下競爭采購的一種科學(xué)方式,招標(biāo)采購具有采購過程公開透明、程度規(guī)范的特點,在企業(yè)材料采購中同樣可以使用該種方法。但是企業(yè)的材料采購工作有其自身的特點,往往采購的材料種類規(guī)格繁多,技術(shù)質(zhì)量復(fù)雜,采購材料可變性強、采購批量零散、采購周期靈活,部分品種的可比性差等特點,所有品種全部實施規(guī)范的招標(biāo)采購難以做到。因此,在材料采購中還必須從實際出發(fā),結(jié)合材料的特點開展局部招標(biāo)工作。實際采購工作中,可以借鑒巴雷特分析法(ABC分析法)的基本原理,將材料采購對象分為A、B、C三類,將累計品目百分?jǐn)?shù)為5%-15%而平均資金占用額累計百分?jǐn)?shù)為60%-80%左右的前幾個物品,確定為A類,該類產(chǎn)品是必須進(jìn)行招標(biāo)的材料;將累計品目百分?jǐn)?shù)為20%-30%,而平均資金占用額累計百分?jǐn)?shù)也為20%-30%的物品,確定為B類,該類材料也作為采購招標(biāo)的次要部分;其余為C類,C類情況正和A類相反,其累計品目百分?jǐn)?shù)為60%-80%,而平均資金占用額累計百分?jǐn)?shù)僅為5%-15%,該類產(chǎn)品可以不進(jìn)行招標(biāo)。

4、實行適當(dāng)崗位授權(quán),建立采購人員績效考核制度

無論采購是以招標(biāo)的形式還是個人采購形式展開,其活動都必須置于企業(yè)授權(quán)體系的規(guī)范之下,對審批權(quán)和審核權(quán)做出說明,明確從企業(yè)到部門到個人的權(quán)限劃分和確保暢通的授權(quán)下行渠道。作為崗位職責(zé)的重要組成部分,在崗位描述中必須對崗位的權(quán)利和責(zé)任做出明確說明,規(guī)定部門、崗位的職能和職責(zé)。具體到采購流程中,必須對采購各環(huán)節(jié)、各控制點的部門、人員權(quán)利責(zé)任劃分和部門間、人員的交接要求做出明確的規(guī)定和要求。

建立采購人員績效考核制度是規(guī)范材料管理、降低采購成本的重要保障。采購渠道的多樣化和價格的浮動性,要求企業(yè)建立相應(yīng)的考核制度,這樣既有利于降低采購成本,又有利于采購工作的高效、健康開展?？己怂娇梢詤⒄找欢ǖ臉?biāo)準(zhǔn),例如去年的采購價格下降一定幅度或者結(jié)合國家的CPI和PPI指數(shù)作為幅度變化率,以體現(xiàn)成本的合理升降。

綜上所述,材料的采購成本管理工作是一項系統(tǒng)工程,它涉及到企業(yè)經(jīng)營活動的方方面面。傳統(tǒng)的材料采購工作存在著一系列的問題,因此我們必須建立起一套適合自己企業(yè)的材料采購成本管理新制度,只有適合自己企業(yè)的才是正確的、最好的制度。因此,要求我們的企業(yè)從管理層到每個采購員工,都要從內(nèi)心中重視采購工作的全流程管理,注重管理細(xì)節(jié),用制度的約束和管理的規(guī)范為采購工作的有效運行提供可靠的保證。也只有這樣,才能使企業(yè)在激烈的市場競爭中長期立于不敗之地。

【參考文獻(xiàn)】

[1]蘇金棟.采購管理內(nèi)涵及相關(guān)概念研究述評.商場現(xiàn)代化,2008.2(下旬刊).

[2]王立群.材料采購供應(yīng)管理創(chuàng)新探討.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2008.9.

[3]王繼宇.強化材料采購成本管理的措施.財會通訊,2007.9.

【作者簡介】

習(xí)恒山(1958-)男,陜西乾縣人,中國石油集團測井有限公司測井儀器廠物流管理中心任副主任,工程師.