王秋華

摘要:會(huì)計(jì)檔案作為國家檔案的重要組成部分,在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起著舉足輕重的作用,為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策和單位制定經(jīng)濟(jì)決策奠定了史料基礎(chǔ)。為更好的規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理,提高會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者和工作者的認(rèn)識(shí),總桔經(jīng)驗(yàn),更新觀念,大力協(xié)作,推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范化的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案管理工作 規(guī)范化

所謂會(huì)計(jì)檔案就是指記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)最基本、最完整、最真實(shí)的記錄,它具有重要的史料和證據(jù)作用。會(huì)計(jì)檔案管理是指單位對(duì)自身的會(huì)計(jì)專業(yè)核算資料整理成冊(cè),并按照相關(guān)的法律法規(guī)加以保管處理的規(guī)范行為。

為完善會(huì)計(jì)檔案管理制度,提高會(huì)計(jì)檔案管理水平,規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng),加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,財(cái)政部和國家檔案局于1998年8月發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,1999年新頒布的《會(huì)計(jì)法》也對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作作了進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)。如何更好地貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及《會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定,切實(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用,這需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視,及廣大會(huì)計(jì)工作者和檔案工作者進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí),使會(huì)計(jì)檔案真正成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展、規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要工具。

(一)會(huì)計(jì)檔案管理工作有關(guān)原則和要求

我國法律對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理有一些相關(guān)規(guī)定,如我國《刑法》有明確條款涉及到會(huì)計(jì)核算資料的造假、隱匿、故意銷毀、偽造和變?cè)煨袨?這些實(shí)質(zhì)上都與會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)。故我國會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)符合以下原則和要求:

1.合法性。會(huì)計(jì)檔案管理的合法性是指單位管理或委托管理的會(huì)計(jì)檔案由符合法律法規(guī)規(guī)定的會(huì)計(jì)核算資料構(gòu)成,會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔、保管處理符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

2.完整性。會(huì)計(jì)檔案管理的完整性是指任何獨(dú)立核算的單位都必須將其全部會(huì)計(jì)資料加以整理,入檔保管。完整性包括兩個(gè)方面:一是每個(gè)單位都應(yīng)該將會(huì)計(jì)核算資料加以保管。按照《會(huì)計(jì)法》的規(guī)定,每個(gè)單位應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或在有關(guān)機(jī)構(gòu)中設(shè)置會(huì)計(jì)人員:不具備條件的,應(yīng)委托具有資質(zhì)的會(huì)計(jì)中介代理機(jī)構(gòu)代理記賬。據(jù)此規(guī)定,每個(gè)單位都應(yīng)提供會(huì)計(jì)核算資料并形成會(huì)計(jì)檔案加以管理。二是每個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)包含所有的會(huì)計(jì)核算資料。

3.客觀性。會(huì)計(jì)檔案管理的客觀性是指各單位管理或委托管理的會(huì)計(jì)檔案必須是真實(shí)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所形成的會(huì)計(jì)核算資料,不能偽造、變?cè)旎螂[匿會(huì)計(jì)核算資料。

4.期限性。會(huì)計(jì)檔案管理的期限性是指會(huì)計(jì)檔案管理工作長期存在。為更好地維護(hù)國家經(jīng)濟(jì)秩序、維護(hù)法律的尊嚴(yán),對(duì)單位記錄和反映其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不同內(nèi)容會(huì)計(jì)核算資料必須按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的期限保管,以備查閱、使用。

《會(huì)計(jì)法》規(guī)定,對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不善,造成毀損、滅失的,應(yīng)承擔(dān)法律責(zé)任?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理作了比較全面細(xì)致的規(guī)定,主要有以下幾個(gè)方面:①會(huì)計(jì)檔案的保管期限規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。屬于永久保管的會(huì)計(jì)核算資料僅有8種,屬于定期保管的會(huì)計(jì)核算資料有31種,按最低保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。②會(huì)計(jì)檔案的銷毀制度規(guī)定。對(duì)銷毀的申報(bào)程序、參加人員、銷毀地點(diǎn)作了規(guī)定。③會(huì)計(jì)檔案保管的規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案由專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ吮９?以明確責(zé)任。⑤特殊情形下會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定。這里的特殊情形包括:單位撤消、解散、破產(chǎn)、合并、分立以及存在未結(jié)清會(huì)計(jì)事項(xiàng)等。

(二)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理有待加強(qiáng)的幾個(gè)方面

為確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄的完整與安全打擊和防范違法行為,促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展,必須從以下幾個(gè)方面完善會(huì)計(jì)檔案管理。

1.加強(qiáng)和完善有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的立法

目前我國有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的法律規(guī)定還不完善和缺乏強(qiáng)制效力?！稌?huì)計(jì)法》僅僅在第42條作出了規(guī)定,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》雖然對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理作出了詳細(xì)全面的規(guī)定,但其僅僅是一個(gè)部門規(guī)章,不具有法律上的強(qiáng)制效力。為達(dá)到會(huì)計(jì)檔案管理的強(qiáng)制效力,改進(jìn)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作,應(yīng)該將“會(huì)計(jì)檔案管理”專門作為一章規(guī)定于《會(huì)計(jì)法》中,同時(shí)廢止《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

2.會(huì)計(jì)檔案最低保管期限的修改

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,社會(huì)經(jīng)濟(jì)效率的提高,會(huì)計(jì)檔案包涵的信息資料巨增,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案最低保管期限對(duì)民事糾紛當(dāng)事人來說顯得太短。同時(shí)根據(jù)我國《刑法》規(guī)定,對(duì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的刑事犯罪嫌疑人進(jìn)行追訴的最長期限為20年。在司法實(shí)踐中,最低保管期限為10年和15年的會(huì)計(jì)檔案規(guī)定顯然限制了對(duì)犯罪的查證,因而為保證國家經(jīng)濟(jì)安全,保護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益,打擊經(jīng)濟(jì)犯罪與職務(wù)犯罪,應(yīng)將這兩類會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限延長為20年。

3.增加會(huì)計(jì)檔案管理檢查制度

由于沒有嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理檢查制度,現(xiàn)在有許多單位在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)往往查不到相關(guān)會(huì)計(jì)檔案。雖然《會(huì)計(jì)法》等法律法規(guī)規(guī)定了內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督與內(nèi)部審計(jì)制度,但內(nèi)部監(jiān)督不具備超然獨(dú)立性,一般的會(huì)計(jì)監(jiān)督可以做到,涉及高層主管的會(huì)計(jì)監(jiān)督往往效果不佳。為保證會(huì)計(jì)檔案的合法、完整、客觀,做到長期有效的管理,應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案管理檢查制度寫進(jìn)相關(guān)的法律法規(guī)中。

4.加快會(huì)計(jì)電子檔案管理的規(guī)定

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)在財(cái)務(wù)工作中的大范圍使用,磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)信息的現(xiàn)象將會(huì)越來越多。然而目前采用的會(huì)計(jì)檔案保管方法沒有多大改變,仍以紙質(zhì)檔案為主。電子檔案雖然保管但沒有相關(guān)規(guī)定,實(shí)踐中,僅僅是部分單位在保管紙質(zhì)檔案的同時(shí)將電子檔案備份,既浪費(fèi)人力、物力,又增加了管理成本,因此應(yīng)盡快立法規(guī)范會(huì)計(jì)電子檔案的管理,以達(dá)到法律的適用性。