趙 洋

21世紀(jì)是信息時(shí)代,企業(yè)檔案信息資源作為重要的社會(huì)資源,在現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程中舉足輕重,意義深遠(yuǎn),這已成為諸多有識(shí)之士的共識(shí)。在信息高速發(fā)展的新形勢(shì)下,研究、探討企業(yè)檔案信息中心建設(shè)與公共利用的新模式尤為重要。本文就此淺談一管之見,與同人們商榷。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案館(室)存在的問題

一是大部分企業(yè)檔案館(室)環(huán)境、設(shè)施不達(dá)標(biāo)。

二是信息結(jié)構(gòu)單一,利用率低。

三是管理手段落后,提供率低。

四是管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定,素質(zhì)偏低,人才培訓(xùn)滯后。

二、企業(yè)檔案信息中心建設(shè)的基礎(chǔ)思路

1.加大投入力度,建設(shè)現(xiàn)代化的企業(yè)檔案館(室)。企業(yè)檔案館(室)是企業(yè)保管永久性檔案的基地。加強(qiáng)企業(yè)檔案館(室)建設(shè),是當(dāng)今企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、與時(shí)俱進(jìn)的戰(zhàn)略性措施之一。建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)檔案信息服務(wù)中心的當(dāng)務(wù)之急是企業(yè)決策者站在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的高度,把發(fā)展檔案事業(yè)納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中,保證資金投入數(shù)額到位,逐步解決庫房、設(shè)施、設(shè)備、人員等具體問題,使之盡快實(shí)現(xiàn)功能齊全、管理手段先進(jìn)、具有企業(yè)特色的信息服務(wù)中心。

2.深化體制改革與管理創(chuàng)新。一方面是機(jī)構(gòu)改革,建立與時(shí)俱進(jìn)的企業(yè)信息服務(wù)中心,必須改革企業(yè)檔案管理部門非正式機(jī)構(gòu),兼職人員的傳統(tǒng)模式,設(shè)立獨(dú)立機(jī)構(gòu),納入編制,配備專職人員,并使之有職、有權(quán)、有位。另一方面要進(jìn)行機(jī)制改革。企業(yè)檔案部門,要隨企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制轉(zhuǎn)換而轉(zhuǎn)換,應(yīng)從單純的行政權(quán)力機(jī)構(gòu)(如隸屬于黨辦或行辦),向資源管理機(jī)制轉(zhuǎn)變,從激勵(lì)機(jī)制向競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制轉(zhuǎn)變。通過向社會(huì)開放,獲取經(jīng)濟(jì)效益,使之成為企業(yè)資產(chǎn)的一部分。再一方面是制度改革。

3.優(yōu)化結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)一體化建設(shè)。新形勢(shì)下企業(yè)檔案收藏結(jié)構(gòu)創(chuàng)新至關(guān)重要。隨著國(guó)企市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)、人才競(jìng)爭(zhēng)、信息競(jìng)爭(zhēng)的加劇,促進(jìn)企業(yè)檔案信息容量增加,單一的紙質(zhì)文件檔案收藏已滿足不了民生的對(duì)檔案載體的需求。因此,聲像、圖片、光盤、磁盤、實(shí)物等必備信息載體走進(jìn)企業(yè)檔案室是大勢(shì)所趨。它不僅可以豐富企業(yè)檔案的載體形式,而且也為企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)創(chuàng)新、調(diào)整實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)一體化建設(shè)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)和先決條件。

當(dāng)今信息已成為物質(zhì)、能源之外的又一經(jīng)濟(jì)、戰(zhàn)略資源。檔案、圖書、情報(bào)這些知識(shí)資源一體化建設(shè)與管理勢(shì)在必行。各級(jí)檔案館在對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行需求分析和價(jià)值鑒定的基礎(chǔ)上,本著“需求主導(dǎo)、資源共享”的原則,有計(jì)劃地開展檔案數(shù)字化工作。研究數(shù)字檔案館建設(shè)整體方案,啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目,也只有這樣,才能在未來各級(jí)檔案館聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)建成后最大化地發(fā)揮信息資源共建、共享的需要,充分發(fā)揮信息資源的整體功能。

三、企業(yè)檔案公共利用的新途徑

1.應(yīng)樹立企業(yè)檔案收藏為用的觀念,將檔案、資料、圖書、報(bào)刊、數(shù)據(jù)、情報(bào)等納入服務(wù)范圍,使企業(yè)檔案成為真正意義上的信息中心。應(yīng)向社會(huì)開放部門檔案資料,開展各種形式的咨詢服務(wù)活動(dòng),利用企業(yè)檔案解決工作的難題,處理事務(wù)糾紛,提高利用率。

2.發(fā)揮企業(yè)檔案館(室)“一切為企業(yè)”定位前提下的宣傳教育功能,讓“死”資料“活”起來。把企業(yè)檔案信息中心建設(shè)成為“五愛”教育基地,開展宣傳教育活動(dòng)。利用法定重大節(jié)日、紀(jì)念日、場(chǎng)慶等,舉辦創(chuàng)業(yè)史回顧、輝煌成果、專題講演等多種宣傳形式。在宣傳企業(yè)、開展教育、樹立企業(yè)形象的同時(shí),也宣傳了企業(yè)檔案信息中心自身,讓全社會(huì)認(rèn)識(shí)檔案信息中心的存在及價(jià)值。

3.為企業(yè)推廣、普及科學(xué)技術(shù)提供咨詢和服務(wù)。企業(yè)檔案管理人員要更新觀念、拓展視野,廣泛整理相關(guān)資料,下工夫擴(kuò)充、豐富室藏,結(jié)合企業(yè)實(shí)際需要,有針對(duì)性地開展公共利用調(diào)查、分析,然后開展多種形式的對(duì)口服務(wù),使企業(yè)檔案館(室)成為面向社會(huì)的科技咨詢和信息服務(wù)中心。

4.在促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)方面發(fā)揮主陣地作用。首先,管理人員應(yīng)積極參與企業(yè)文化創(chuàng)建活動(dòng);其次,應(yīng)積極主動(dòng)配合有關(guān)部門工作,提供翔實(shí)可靠的企業(yè)精神、經(jīng)營(yíng)理念等方面背景資料,促進(jìn)企業(yè)文化健康有序地發(fā)展,為繁榮企業(yè)文化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

5.今后一個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)是加強(qiáng)民生檔案建設(shè)。民生檔案已經(jīng)成為近年來檔案利用工作的一個(gè)新熱點(diǎn)。從根本上講,檔案之于社會(huì)的意義在于保障公眾的知情權(quán)。平常看似不起眼的檔案,往往能在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮令人意想不到的作用。從生老病死到衣食住行,民生檔案與百姓生活息息相關(guān)。在西方,檔案利用80%以上是普通百姓,在我國(guó),這也將是一個(gè)必然的發(fā)展趨勢(shì)。

6.搞好檔案資料編研工作,為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供資政依據(jù)。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)在提高自身理論素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上,結(jié)合企業(yè)實(shí)際,通過調(diào)研,掌握企業(yè)政治形勢(shì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展動(dòng)向,認(rèn)真搞好各類資料的系統(tǒng)編研或?qū)I(yè)編研,為企業(yè)決策者提供可借鑒的具體依據(jù),為企業(yè)發(fā)展當(dāng)好“內(nèi)參”。

7.健全企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理信息系統(tǒng),使檔案信息成為知識(shí)資產(chǎn)和知識(shí)產(chǎn)業(yè)。

總之,面對(duì)信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)浪潮的沖擊,企業(yè)檔案作為信息資源的寶庫和前沿陣地,只有建立全新的管理體系和服務(wù)體系,充分發(fā)揮收集信息構(gòu)建全新的知識(shí)庫作用,才能在挑戰(zhàn)面前抓住機(jī)遇,乘勢(shì)而上,快速發(fā)展,成為現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)有機(jī)整體的重要組成部分和重要的資源基地并確立其不可取代的社會(huì)地位?！?/p>

(編輯/穆楊)