郭 欣 楊德芬

隨著市場經(jīng)濟大潮的涌動,檔案基礎工作不斷提高和完善,由傳統(tǒng)的手工管理逐步向科學化、現(xiàn)代化管理邁進,并取得了顯著的成果。本文僅就現(xiàn)代化技術與檔案管理基礎工作作以初探。

一、在檔案管理基礎工作中引進現(xiàn)代化技術的必要性

隨著社會發(fā)展和科學技術的進步,檔案館藏量和利用量迅速增長,來自社會各方面的需求,給檔案部門造成了很大壓力,迫使檔案部門以新的觀念對舊的管理體制和方法進行調節(jié)和改進,并同時推動檔案管理基礎工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展;從中央到地方已形成多層次、多學科的檔案管理網(wǎng)點;隨著館藏量增加和技術的進步,檔案的載體形態(tài)也向多樣化發(fā)展,并給檔案的管理與利用手段帶來了深刻變化;檔案的信息屬性及社會作用和經(jīng)濟價值得到了人們的普遍重視;《檔案法》的頒布實施,檔案管理晉級達標,依法治檔效果顯著,知名度不斷提高,檔案工作被納入了生產計劃及經(jīng)濟責任制中;檔案標準化工作不斷地完善,向系統(tǒng)化方向發(fā)展;包括電子計算機在內的各種現(xiàn)代化設備和技術,在檔案基礎工作諸多環(huán)節(jié)中得到研究和應用。

二、現(xiàn)代化技術應用與檔案管理基礎工作的關系

現(xiàn)代化技術電子計算機的應用和檔案管理基礎工作,就其各自在檔案工作中的地位來說,檔案基礎工作是前提、是主體,基礎工作的完善程度,直接關系到計算機技術的應用。如果沒有良好的基礎工作,檔案殘缺不全,雜亂無章,現(xiàn)代化技術就不能產生高效率,而計算機技術缺少了基礎工作,就好似一座大廈沒有基石一樣。同時,應當注意到檔案管理基礎工作和以計算機為代表的現(xiàn)代化技術的關系十分密切,既不能離開基礎工作空談現(xiàn)代化技術,也不能只注意現(xiàn)化化技術工作而忽略基礎工作,兩者相輔相成,相互影響,是一個不可分割的有機整體。

三、現(xiàn)代化技術應用與檔案管理基礎工作過程中人的作用

計算機技術的應用與檔案管理基礎工作,相互轉化都不是自然產生的,是由人的作用促進兩者轉化的。不管未來的科學多么發(fā)達,檔案基礎工作最終還是靠人來完成的。檔案人員不僅要掌握現(xiàn)代化技術,也要具有先進的管理技能,如計算機操作技能,縮微、標準化管理等技能;還要有較高的文化素質,相應的文化水平,熟悉館藏內容,了解檔案的歷史淵源,并具備與現(xiàn)代化生產生活相適應的道德水準,要有社會使命感和為人民服務的工作態(tài)度,才能有效地完成檔案基礎建設和現(xiàn)代化技術的轉化工作。

四、標準化是實現(xiàn)檔案管理基礎現(xiàn)代化的前提

現(xiàn)代化技術十分重視規(guī)范管理,把標準化視為實現(xiàn)現(xiàn)代化技術的支柱。檔案管理基礎工作現(xiàn)代化是建設在先進技術、嚴密分工、廣泛協(xié)作的基礎上,各業(yè)務環(huán)節(jié)之間,既有嚴密分工,又有密切的合作。標準化從技術上把檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用等環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系起來,形成一個有機的整體,保證各項工作有條不紊地進行。假如沒有一個標準作為共同的依據(jù),檔案管理各自為政,各行其是,其結果必然會出現(xiàn)不統(tǒng)一、不協(xié)調、不銜接、不配套的混亂狀態(tài)。

現(xiàn)代化技術要求高,精度大,面對計算機這一高效率的檔案自動化系統(tǒng),除了要有先進的計算機系統(tǒng)外,還必須具備完整、準確的數(shù)據(jù)作基礎。而原始數(shù)據(jù)的采集、整理,必須執(zhí)行國家檔案分類編號規(guī)劃和四項標準,以確保檔案原始數(shù)據(jù)的質量、規(guī)格、符號代碼的準確無誤。如果檔案原始數(shù)據(jù)不準確規(guī)范,應用計算機也就是假數(shù)真算,今后全國計算機聯(lián)網(wǎng)就是一句空話。在這個問題上國外是有先例的,美國圖書情報檢索自動化技術在世界上具有領先地位,從上世紀80年代初就想聯(lián)網(wǎng),但至今未能實現(xiàn),原因不在于網(wǎng)絡技術,也不在于硬件。軟件和數(shù)據(jù)格式,而在于網(wǎng)絡內原始數(shù)據(jù)的標準不統(tǒng)一,文件規(guī)范不統(tǒng)一。由此可見,檔案工作標準化是關系到千秋萬代的事業(yè),必須從長計議,從起步就抓好基礎工作的標準化。一句話,現(xiàn)代化程度越高,就越需要標準化。

綜上所述,檔案管理基礎工作引進現(xiàn)代化技術電子計算機,加快了檔案管理基礎工作的速度,促進了檔案基礎工作建設水平的提高,同時檔案管理基礎建設也力n快了現(xiàn)代化技術的進步。電子計算機這一新技術的先導,自從把它應用于檔案基礎工作以來,已成為人們不可缺少的強有力工具,在檔案管理基礎現(xiàn)代化建設中呈現(xiàn)出廣闊的前景?！?/p>

(編輯/丹桔)