董舒雯

在各種信息資源中,檔案以其獨(dú)具的與人類社會(huì)各種活動(dòng)中所載信息的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì)而占據(jù)著獨(dú)特的地位,作為各行各業(yè)都離不開的檔案工作,用電子化管理檔案信息是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、檔案信息電子化的特點(diǎn)

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能,提高利用率。目前,大多數(shù)基層檔案館、室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一,開發(fā)功能簡(jiǎn)單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。

2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是:選題——選材——編輯——出版,這條“慢工出細(xì)活”的工作方式,即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng),造成信息失效,嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用加價(jià)值。檔案信息電化,編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3.檔案信息電子化,可一次投入,多次產(chǎn)出,可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi),但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi),期望國(guó)家給檔案部門撥較多經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的,依靠自身解決也不是件容易的事,解決不好,檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

4.檔案信息電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部們,就擴(kuò)大了社會(huì)影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5.檔案信息電子化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌?！靶畔⒏咚俟贰痹谖覈?guó)己經(jīng)進(jìn)入起步階段,但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向,超前拿出對(duì)策,使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求,使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化,為將來“信息高速公路”中完善檔案信息打下基礎(chǔ)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化存在的問題

1.軟件沒有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計(jì)算機(jī)軟件不能互用,沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2.在我國(guó)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)至今還沒有得到完善,檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是層次不一規(guī)范性開發(fā)性服務(wù)性共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3.標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化工作有待提高,檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,但由于歷史原因館室收藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差案卷質(zhì)量不高特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)系統(tǒng)軟件移植性差,檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系 統(tǒng)元法全面實(shí)施推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)這也制約了檔案信息工作電子化。

4.檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮,越來越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現(xiàn)行的檔案整理分類方法著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定所不能完全適應(yīng)。

5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中都會(huì)存在各種類型和各種層次的安全問題,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過程中存在的安全隱患問題表現(xiàn)在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化、應(yīng)用基礎(chǔ)環(huán)境、技術(shù)方案應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)備故障,這四方面無論哪一方面存在問題都會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有序的存貯狀態(tài),這樣所造成的危害和損失都是非常大的。

6.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高,實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù) 水平不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。

三、對(duì)檔案信息電子化存在問題的思考

1.實(shí)行檔案信息館藏傳遞網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)行檔案信息館藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)自動(dòng)化、信息共享化的巨大優(yōu)勢(shì),激發(fā)了檔案建設(shè)電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項(xiàng)龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程,而且需要巨額資金和高新技術(shù)作保證。在目前我國(guó)檔案界,許多人都覺得建設(shè)數(shù)字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足,其實(shí)數(shù)字檔案館建設(shè)還處在探索階段,除了存在資金不足的難題外還有許多難題,其中既有技術(shù)因素也有非技術(shù)因素,要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀逐步解決我國(guó)檔案信息管理工程的數(shù)據(jù)壓縮,數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢索、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配等技術(shù)和應(yīng)用軟件中存在的問題。

2.搞好電子文件的收集歸檔工作。電子檔案館的檔案信息資源設(shè)有兩個(gè)方面:一方面是對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理;另一方面是做好電子文件的收集歸檔,對(duì)于后者它是今后電子檔案館建設(shè)的基礎(chǔ),做好電子文件的收集歸檔工作就成為電子檔案館建設(shè)的重要前提和步驟。因此從現(xiàn)在起就要做好電子文件的歸檔管理工作,要對(duì)本地區(qū)各部門目前己經(jīng)形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件,進(jìn)行全面系統(tǒng)地調(diào)查和了解并進(jìn)行收集歸檔,還應(yīng)采取相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施,以保證歸檔文件的真實(shí)完整和有效,如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作,就很容易使這些電子文件丟失或失真,做好電子文件的收集歸檔工作,不僅為數(shù)字檔案館建設(shè)提供豐富的檔案信息資源,而且還可以減少檔案信息數(shù)字化的重復(fù)勞動(dòng)。

3.做好電子文件的應(yīng)急措施。要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施,數(shù)據(jù)的異地備份等硬備份管理策略,同時(shí)要在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè),升級(jí)人文策略系統(tǒng)權(quán)限等方面加強(qiáng)安全管理,保證檔案電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性穩(wěn)定性。

4.加強(qiáng)電子系統(tǒng)人員的培養(yǎng)。要有一批信息電子系統(tǒng)的骨干力量,他們的素質(zhì)水平直接影響電子信息化水平的提高,檔案人員要做好電子文件的管理,既要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù),又要懂得進(jìn)一步深化發(fā)展了的檔案學(xué)理論原則和經(jīng)過改革的檔案管理方法與技術(shù),只有這樣才能為加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供充足的技術(shù)支持,在管理上還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力,例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制對(duì)某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理,在保證完成檔案建設(shè)的前提下開展對(duì)社會(huì)有償服務(wù)等?！?編輯/丹桔)