婁亞平

檔案作為一種重要的信息資源,全面真實(shí)地載錄著社會(huì)實(shí)踐各個(gè)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)和成果,為生產(chǎn)、建設(shè)、科研等活動(dòng)提供憑證、依據(jù)和信息。在新形勢(shì)下檔案管理人員要不斷地提高自己的素養(yǎng),才能推動(dòng)檔案工作的順利開(kāi)展。

一、加強(qiáng)檔案工作人員素質(zhì)建設(shè)

檔案人員素質(zhì)的高低對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用工作的優(yōu)劣有著至關(guān)重要的影響。因此,提高檔案人員的素質(zhì),是搞好檔案開(kāi)發(fā)利用工作的關(guān)鍵。

(一)應(yīng)具務(wù)的基本素質(zhì)

1.堅(jiān)定的政治素質(zhì)。檔案人員必須有明確的政治信念和政治方向,要熱愛(ài)祖國(guó),熱愛(ài)社會(huì)主義,堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,立場(chǎng)堅(jiān)定,旗幟鮮明,必須有為檔案事業(yè)忠誠(chéng)獻(xiàn)身的精神,有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感,甘愿將個(gè)人的畢生精力獻(xiàn)給檔案事業(yè)。

2.優(yōu)良的思想品質(zhì)。要干一行愛(ài)一行,能全身心地投入到本職工作中,能忠于職守,嚴(yán)守秘密,無(wú)私無(wú)畏地維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)。

3.扎實(shí)的工作作風(fēng),工作中要做到積極主動(dòng),熱情周到,把能為利用者解決問(wèn)題看成是工作中最大的樂(lè)趣。

4.廣博的科學(xué)知識(shí)。作為一個(gè)稱職的檔案人員,既要學(xué)習(xí)本專業(yè)知識(shí),又要學(xué)習(xí)有關(guān)的科學(xué)文化知識(shí),有較為廣泛的知識(shí)涉獵和較高的文化水平。

5.過(guò)硬的技術(shù)本領(lǐng)。面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn),檔案人員必須很好地學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平,成為業(yè)務(wù)精通的行家里手。

6.良好的心理素質(zhì)。良好的心理素質(zhì)必須具備“四心”,即安心、熱心、耐心、信心?！鞍残摹本褪前残臋n案工作,干一行,愛(ài)一行,專一行,不能心猿意馬、這山看著那山高?！盁嵝摹本褪菨M腔熱忱,誠(chéng)心誠(chéng)意地為他人服務(wù),為社會(huì)服務(wù),積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

(二)應(yīng)具備的六種意識(shí)

1.超前意識(shí)。檔案信息開(kāi)發(fā)工作必須具有超前意識(shí),領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和工作需求,及時(shí)調(diào)整視角,找準(zhǔn)檔案工作與服務(wù)對(duì)象的結(jié)合點(diǎn),有針對(duì)性地進(jìn)行收集、征集和整理,為利用者提供有效服務(wù)。

2.計(jì)劃意識(shí)。檔案工作者要充分掌握本地區(qū)、本單位的長(zhǎng)、短期王作計(jì)劃和工作重點(diǎn),圍繞中心工作確定檔案工作的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目。

3.參與意識(shí)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)打破了檔案部門因循守舊的工作模式,將檔案工作從與經(jīng)濟(jì)工作涇渭分明的思維中解脫出來(lái),為檔案部門參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了有利的契機(jī)。檔案工作者要積極主動(dòng)投入到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng),增進(jìn)與其他工作部門的了解和聯(lián)系,以保證檔案信息開(kāi)發(fā)項(xiàng)目服務(wù)到位。

4.跟蹤意識(shí)。檔案部門要為領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)工作部門服務(wù),因此,要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)工作部門的工作進(jìn)行跟蹤,及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)工作意圖、各部門的工作安排及進(jìn)展,選出適合工作需要的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目,以便及時(shí)提供檔案信息服務(wù)。

5.效益意識(shí)。檔案工作者要克服“坐、等、靠”思想,樹(shù)立起檔案開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益并舉的新觀念,把檔案信息開(kāi)發(fā)工作真正提高到以創(chuàng)效益為中心的軌道上來(lái)。

6.公關(guān)意識(shí)。樹(shù)立良好的職業(yè)形象是公關(guān)活動(dòng)的核心,在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,檔案事業(yè)的好壞,在很大程度上取決于我們?cè)诶谜咝哪恐械牡匚?檔案人的良好形象也是贏得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各部門以及社會(huì)公眾對(duì)檔案工作的理解與支持。確立自身應(yīng)有地位的基礎(chǔ)。是拓寬和鞏固利用者市場(chǎng),增強(qiáng)凝聚力,提高工作效益的重要保證。公關(guān)形象應(yīng)該是美好的公眾形象,端莊秀美的形象能給自身帶來(lái)自信,清純標(biāo)準(zhǔn)的語(yǔ)音會(huì)給利用者帶來(lái)方便,提高檔案工作的吸引力,凝聚力。

二、做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供有力的保障

開(kāi)發(fā)檔案信息資源是一個(gè)系統(tǒng)的工程,檔案的接收、征集是存貯信息;檔案的鑒定是篩選信息;檔案的保管是維護(hù)信息;檔案的利用是傳遞信息。因此,要進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,必須加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

1.首先要存貯檔案信息,增加檔案信息的存貯量。要使室藏檔案的內(nèi)容不斷豐富,一是要搞好正常的檔案收集工作,努力做到嘴勤、腳勤、手勤,認(rèn)真負(fù)責(zé),積極主動(dòng),及時(shí)將各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的有關(guān)文件材料、圖表等收集齊全完整,如文書(shū)檔案、科技檔案、報(bào)紙、雜志等應(yīng)盡力收集完整。二是搞好外部檔案的征集工作,也就是將散失在個(gè)人手里和社會(huì)上與本單位有關(guān),在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)有一定潛在利用價(jià)值和參考價(jià)值的文件材料、經(jīng)濟(jì)資料等,去粗取精,去偽存真,有針對(duì)性地征集。

2.篩選有價(jià)值的信息,悼念來(lái)的材料往往是零散的、無(wú)序的、不利于開(kāi)發(fā)利用。檔案工作就要從浩瀚的信息中選出有保存價(jià)值的信息,依據(jù)一定的原則和方法,進(jìn)行科學(xué)的分類,系統(tǒng)的組合排列,以保持文件的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律,使其有序化,成為條理進(jìn)然的有序信息,經(jīng)過(guò)鑒定,用科學(xué)的方法加以妥善保管,為檔案信息的開(kāi)發(fā)利用提供可靠的保證。

3.檔案信息資源要通過(guò)利用才能實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。信息資源在利用同時(shí),我們必須注意保護(hù)檔案資源的完整與安全,避免流失。因此,要建立健全檔案管理制度,如檔案員崗位責(zé)任制、檔案借閱制度、利用保管制度、銷毀制度等來(lái)加強(qiáng)檔案管理,以利于長(zhǎng)遠(yuǎn)利用。同時(shí)制訂科學(xué)的檢索體系,可以加快檔案的查找速度和準(zhǔn)確度,為利用者提供快速、準(zhǔn)確的服務(wù)。我們要下工夫編制完備適用,成龍配套的檢索工具,為檔案的開(kāi)發(fā)利用提供必要的條件。

三、建立檔案系統(tǒng)部門計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)信息共享

近年來(lái),隨著電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用,各種檔案管理軟件也相繼問(wèn)世,極大地簡(jiǎn)化了檔案管理程度,加快了檔案檢索查詢速度,為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供了有利契機(jī)。但是,單位信息資源畢竟有限,因此,建立檔案信息網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)信息共享,必將大大促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)與利用,促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

四、加強(qiáng)檔案的編研工作

檔案編研工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、精練化的加工過(guò)程,它把龐雜的、零散的檔案信息進(jìn)行有機(jī)的組合和必要的考訂、加工,使其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、專業(yè)、它是檔案管理,尤其是提供利用,從形成到內(nèi)容、從檔案實(shí)體到檔案信息的深化,是系統(tǒng)地發(fā)掘檔案的信息資源,主動(dòng)有效地服務(wù)各項(xiàng)工作的重要手段。因此,檔案人員應(yīng)重視檔案編研工作,搞好檔案編研工作,主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門提供編研材料,促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用?！?/p>

(編輯/劉佳)