摘要:文章分別論述了以索賠為基點、完善企業(yè)索賠機構(gòu)和獎勵制度,對索賠人員培訓(xùn)和精選,提高索賠人員素質(zhì),提高索賠管理意識,做好前期準備工作,為索賠打下基礎(chǔ),把握好施工過程做好索賠資料的收集、簽證,抓住竣工階段的機會,獲取索賠成功。
關(guān)鍵詞:索賠管理;監(jiān)理單位;企業(yè)效益
中圖分類號:F284文獻標識碼:A
文章編號:1674-1145(2009)14-0020-02
建筑產(chǎn)品計價方式的改革,給施工企業(yè)“自主報價”創(chuàng)造良好條件的同時也使建筑市場的競爭更加激烈,施工企業(yè)面臨的機遇與壓力同在;承包方為了中標,往往放棄部分應(yīng)得的利益而低價中標,為此,施工企業(yè)增收創(chuàng)利的任務(wù)全部落在了索賠上,因此,索賠管理工作的地位和意義更加舉足輕重,加強施工企業(yè)的索賠管理工作,提高企業(yè)經(jīng)濟效益已經(jīng)迫在眉睫。
一、以索賠工作為基點,完善企業(yè)管理體系
索賠是企業(yè)獲取額外的經(jīng)濟效益的重要途徑。隨著建筑市場的不斷完善,施工企業(yè)的盈利空間越來越小,這就對索賠工作提出了更高的要求,為此,只有把索賠管理工作作為企業(yè)經(jīng)濟活動的管理基點,才能使索賠工作有條不紊地進行,從根本上提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
1.完善索賠機構(gòu):施工企業(yè)應(yīng)形成以經(jīng)營部門為核心、以項目經(jīng)理為第一責(zé)任人、各部門由專職人員負責(zé)的管理網(wǎng),并將責(zé)任到人,以點、線、面的形式覆蓋項目部的索賠管理工作。
2.完善索賠獎勵制度:獎勵制度是施工企業(yè)調(diào)動索賠人員積極性的重要手段,公司要不斷地修改和完善索賠獎勵制度,對索賠工作做出貢獻的有關(guān)人員要加大獎勵力度。
二、加強素質(zhì)教育,精選索賠工作人員
施工索賠工作是融技術(shù)、經(jīng)濟、法律、管理、財會、公共關(guān)系為一體的邊緣學(xué)科,索賠人員不但要了解上述知識,而且還必須具有靈活運用索賠技巧的素質(zhì)。為此,加強索賠管理將對索賠工作者提出更高的要求。
1.索賠人員的培訓(xùn):企業(yè)要根據(jù)建筑市場的要求,不定期舉辦索賠人員培訓(xùn)班,培養(yǎng)他們的責(zé)任心,隨時接受新知識,使他們具備挑戰(zhàn)市場的能力。
2.索賠人員的選擇:索賠人員的責(zé)任心及素質(zhì)的高低直接影響著索賠效果。要做好索賠工作,合理運用人力資源,采用崗位競爭制,優(yōu)選索賠工作者,是索賠成功的關(guān)鍵。
三、提高索賠管理意識,做好索賠具體工作
索賠工作的業(yè)務(wù)性很強、基礎(chǔ)工作很細,不是工程完工時的突擊性工作,也不是技術(shù)人員獨立完成的工作,
而是從工程招投標至工程竣工決算貫穿于施工全過程、全員參與的綜合性工作,要使索賠工作有效開展,必須在全員索賠意識上進行拓展和提高,樹立索賠管理的新理念,做好每個階段、每項內(nèi)容的具體工作。
1.做好施工準備的工作,為索賠打下基礎(chǔ)。前期準備工作是索賠工作的基礎(chǔ):索賠工作的基礎(chǔ)是資料的積累,要使索賠資料具有較強的依據(jù)性、有效性,就必須從頭做起、有備而做。我們常說的埋伏索賠就是在投標報價、施工組織設(shè)計和簽訂合同階段,為以后的索賠所做的一些隱蔽性工作。投標報價時反復(fù)研究招標文件等資料是盡可能挖掘招標文件的缺陷,探索索賠的機會;簽訂合同時對甲方責(zé)任、有關(guān)索賠條款的研究,為索賠工作提供了法律性依據(jù);對現(xiàn)場施工條件的勘察與投標條件做對比等都是尋找索賠點的工作。
2.把握施工過程,獲取索賠證據(jù)。施工過程是索賠事項多發(fā)階段,本階段的收集簽證工作尤為重要,為了趕進度而忽略簽證工作,竣工時突擊性的補充簽證是不可取的,忽視施工過程的索賠工作就錯過了索賠的最佳時間。
(1)全員參與,做好資料的收集、簽證。施工過程的索賠工作涉及面廣,資料的收集、簽證工作(甲供料進場時間,施工圖紙的延遲送達、材料購買票據(jù)的收集管理等資料)需要各部門的積極配合,因此增加全員參與意識是索賠工作的必要保障。做好本階段的簽認工作,索賠工作等于事半功倍了,尤其要做好設(shè)計變更的簽認,把握大額度索賠的機會,為工程項目盈利創(chuàng)造條件。
(2)利用好合同有利條款。施工過程中,重視合同有利條款并善于利用就能擴大索賠空間。例如:襄渝II線工程,合同條款約定“鐵道部批準的費用”是可調(diào)整合同費用的。針對該條款我們及時整理了材料差價、運費差價、油燃料差價等資料,根據(jù)實際情況,給予了補償,為單位帶來了一定的經(jīng)濟效益。
(3)對于初設(shè)投標的工程索賠工作。有些應(yīng)急項目工程是在初設(shè)階段投標的,施工企業(yè)要及時向設(shè)計單位提供初設(shè)與施工圖階段的項差、量差,減少后期的索賠壓力。例如:襄渝II線工程,其投標報價是在初設(shè)階段確定的,由于工期緊、現(xiàn)場施工條件復(fù)雜、施工干擾多,初設(shè)圖與實際施工情況相差很大,整個施工過程需邊設(shè)計邊施工,為此,在施工前我們做了大量的工作,將現(xiàn)場實際情況和初設(shè)進行對比,將施工圖工程量與初設(shè)量差、方案對比等資料及時提供給設(shè)計單位,在索賠中順利增加投資。
3.抓住竣工階段的機會,獲取索賠成功。工程竣工階段是索賠工作的巔峰階段,也是為施工企業(yè)創(chuàng)造利潤的機會階段。
(1)索賠文件的編整:匯總整理所有積累資料,做好分析、篩選工作。將施工資料與招標文件、竣工結(jié)算與投標預(yù)算分別對比分析并分類匯總,甲方原因造成的項目、工程量的增加、單項工程指標的提高、工程變更等,其費用的增加或經(jīng)濟損失均為索賠項目,應(yīng)根據(jù)工程施工合同、建設(shè)單位的有關(guān)要求及有關(guān)法規(guī)、政策依據(jù),編整索賠文件。例如:在延塞高速公路施工中因甲方原因路基不能施工,路基填筑材料是利用隧道的洞碴進行填筑,隧道已施工,洞碴則棄在未處理的路基上,增加了洞碴的二次倒運費,并在施工過程中及時完善了變更手續(xù),并據(jù)理力爭及時向建設(shè)單位提交,在竣工決算時增加此部分費用。
(2)合同調(diào)整工作:調(diào)整后的合同價款是工程能否盈利的最終裁決,其調(diào)整方法涉及施工單位的利潤,有關(guān)人員應(yīng)認真領(lǐng)會建設(shè)單位的意圖,準確計算調(diào)整數(shù)據(jù),防止因計算錯誤、漏項等導(dǎo)致合同價款的減少?!扒貛X隧道”,在竣工結(jié)算階段,精心編制了索賠文件,經(jīng)過了建設(shè)單位的審核、答辯,其費用計算方法及合同調(diào)整形式都得到甲方的好評,Ⅰ類變更費用、材料差價等全部調(diào)進合同價,為項目創(chuàng)造了收益。
4.重視綜合單價、總承包合同,尋找索賠機會
(1)綜合單價合同的索賠工作:綜合單價中標并不意味著不能索賠,只要高度重視索賠工作,善于把握機會,從不同的角度尋找索賠點,特別是尋找甲方、使用單位的原因,索賠是有空間的。例如在石黃線滄州段舊路改造工程中,清單項目中有利用土填方,只有碾壓的費用,經(jīng)過多方協(xié)調(diào)工作,施工方案由利用土變更為填筑灰土,把利用土變更為灰土,單價增加了十倍,并把原來虧損的清單項目轉(zhuǎn)化為盈利的清單項目,并在施工過程中及時完善了變更手續(xù)并據(jù)理力爭,使工程增加款按時計價。對此我們充分利用這個機會索賠獲得成功。
(2)總承包合同的索賠工作;總承包合同可以充分利用合同的有利條款,尋找索賠點。如:國家發(fā)文批準調(diào)的有關(guān)費用,業(yè)主對建設(shè)方案、建設(shè)標準、建設(shè)規(guī)模、工程工期的重點調(diào)整等。例如:我單位施工的“襄渝II線工程”,長大隧道因設(shè)計圖紙晚到及地質(zhì)差建設(shè)工期不能滿足合同工期,從而增加斜井工程,建設(shè)單位及時辦理了Ⅰ類變更,根據(jù)I類變更要達到300萬元的要求,在隧道圍巖變更中,把幾段大的II類變更通過各種工作把他們?nèi)窟B接起來做成一個大的I類變更,達到增加總承包費用。
四、協(xié)調(diào)各種關(guān)系達到索賠目的
1.處理好設(shè)計、監(jiān)理和建設(shè)單位的關(guān)系:索賠要經(jīng)過索賠申請、監(jiān)理工程師審核、業(yè)主批準等程序后,才能從業(yè)主那里得到補償,承包商永遠是處于較被動的地位。運用公共心理學(xué)處理好設(shè)計、監(jiān)理、業(yè)主之間的關(guān)系是索賠工作的突破點。在業(yè)務(wù)交談中要給對方信任感,在索賠談判中,一定要強調(diào)我們已為避免事件的擴大和挽回損失做了大量的工作,以博取設(shè)計、監(jiān)理工程師和業(yè)主的同感,使談判的氣氛和諧化。
2.處理好索賠人員酬與勞的關(guān)系。由于索賠工作是一項很難用量化來考核的工作,索賠工作的成敗主要決定因素就是索賠人員的責(zé)任心和綜合素質(zhì),所以利用激勵機制調(diào)動索賠人員的積極性,處理好索賠人員的酬與勞的關(guān)系是成功索賠的關(guān)鍵。
五、熟練業(yè)務(wù),掌握索賠技巧
索賠工作不僅是長期而細致的工作,而且是技巧性較強的工作,企業(yè)應(yīng)加強業(yè)務(wù)培訓(xùn),每個索賠工作者,必須以提高企業(yè)經(jīng)濟效益為重,努力培養(yǎng)自己的業(yè)務(wù)能力,熟練掌握索賠技巧。
1.注意談判的技巧。索賠事件一般要經(jīng)過多次談判,這就要求談判人員必須講究策略,首先掌握一定的證據(jù),其次,態(tài)度要剛?cè)峤Y(jié)合,既有原則性又有靈活性,在談判過程中隨時掌握對方的心態(tài),靈活運用語言藝術(shù),巧妙地把自己的意圖表達清楚,以達到預(yù)期的索賠目標。
2.索賠證據(jù)的運用技巧:任何索賠事項都要注重證據(jù),證據(jù)的運用正確與否決定了索賠的成功與失敗,為此,應(yīng)注意先取得證據(jù)后遞交索賠意向通知,否則,建設(shè)方有可能拒簽或拒收函件,施工方再也不能取到有效證據(jù);在索賠函件中,應(yīng)注明保留索賠權(quán)字樣,但可以不體現(xiàn)索賠金額,最后在決算中體現(xiàn)。
3.索賠計算方法和款額要適當:索賠計算時采用“附加成本法”容易被對方接受,因為這種方法只計算索賠事件引起的計劃外的附加開支,其計價項目具體,經(jīng)濟索賠能較快解決;另外索賠費用不能過高,要價過高會讓對方反感,可能長期得不到解決,使索賠工作僵化。
工程索賠是一門涉及面廣、融技術(shù)、經(jīng)濟、法律為一體的邊緣科學(xué),索賠工作關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)濟利益,施工企業(yè)應(yīng)加強索賠管理,提高企業(yè)效益,使索賠管理工作成為企業(yè)利潤最大化的最佳途徑。
作者簡介:宋榮琴(1974- ),女,河北晉州人,中鐵十八局集團第五工程有限公司經(jīng)濟師,研究方向:工程索賠。