榮麗春

[摘要] 科學(xué)發(fā)展觀理論對高校二級學(xué)院辦公室工作具有重要的指導(dǎo)意義。隨著高等教育體制改革的深入,校院二級管理制度將為高校二級學(xué)院辦公室工作帶來新的機遇與挑戰(zhàn)。要以科學(xué)發(fā)展觀理論指導(dǎo)高校二級學(xué)院辦公室工作,加強辦公室管理隊伍建設(shè),努力建設(shè)學(xué)習(xí)型和創(chuàng)新型管理團隊,為新時期高等教育改革服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 科學(xué)發(fā)展觀 二級學(xué)院辦公室 管理改革

隨著我國高等教育的發(fā)展,高校實行校院二級管理制度后,二級學(xué)院辦公室作為學(xué)院的“窗口”,其管理工作不斷加強,如何以科學(xué)的理論來指導(dǎo)和提高二級學(xué)院的辦公室工作尤為重要?？茖W(xué)發(fā)展觀是我黨在新時期,全面建設(shè)小康社會實踐經(jīng)驗的總結(jié)和理論的深化?？茖W(xué)發(fā)展觀,第一要義是發(fā)展,核心是以人為本,基本要求是全面協(xié)調(diào)可持續(xù),根本方法是統(tǒng)籌兼顧。這四句話是對科學(xué)發(fā)展觀的科學(xué)內(nèi)涵、精神實質(zhì)、根本要求的集中概括。學(xué)院辦公室工作要以科學(xué)發(fā)展觀為理論指導(dǎo),積極探索辦公室工作的新思路和方法,切實提高管理工作,盡快適應(yīng)新時期高等教育改革的趨勢,積極探索行之有效的管理策略和方法,加強辦公室建設(shè)。

一、以發(fā)展為目標(biāo),凸顯發(fā)展理念,加強理論修養(yǎng),強化管理職能

科學(xué)發(fā)展觀的第一要義是發(fā)展。教育改革離不開發(fā)展理念,新時期高校二級學(xué)院院辦要與時俱進(jìn),要有發(fā)展的理念,這個發(fā)展不僅包括學(xué)校的發(fā)展,也包括學(xué)院的發(fā)展和個人的發(fā)展。

首先,辦公室人員要明確學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)。掌握學(xué)校的近期和遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃,了解學(xué)校的教學(xué)、科研、人事、財務(wù)等相關(guān)政策,熟知學(xué)校各部門的規(guī)章制度,只有明確學(xué)校的整體發(fā)展目標(biāo),才能在規(guī)范二級學(xué)院的各項規(guī)章制度時做到有法可依、高屋建瓴,才能為學(xué)院制訂師資建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)建設(shè)規(guī)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃等提供更好的意見和建議,才能更好地貫徹執(zhí)行學(xué)校的各項規(guī)章制度,完成學(xué)校下達(dá)的各項工作任務(wù)。

其次,辦公室人員要明確學(xué)院的發(fā)展目標(biāo)。辦公室要熟知學(xué)院的近期和遠(yuǎn)期工作目標(biāo),要在工作中抓好學(xué)院發(fā)展的中心工作,要以中心工作來帶動日常工作,一個優(yōu)秀的辦公室工作團隊一定是一個對學(xué)院發(fā)展目標(biāo)十分明確的團隊,只有對學(xué)院的發(fā)展和定位十分清楚,才能在工作中有條不紊,游刃有余,妥善處理好各項瑣碎的日常工作,為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,為教師排憂解難,為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

再次,辦公室人員要明確個人的發(fā)展目標(biāo)。辦公室工作包括人事工作,這就要求辦公室對學(xué)院的每個人都要充分了解,對學(xué)院每個教師的學(xué)科、專業(yè)、個性特征都十分了解,要把先進(jìn)的人力資源管理理念運用到工作中。人力資源管理是依據(jù)組織和個人發(fā)展的需要,對組織中的人力這一特殊資源進(jìn)行有效開發(fā)、合理利用與科學(xué)管理的機制、制度、流程、技術(shù)和方法的總和。辦公室要掌握基本的人力資源管理的方法,有效協(xié)調(diào)人的體力勞動、腦力勞動和情感勞動,認(rèn)為每一個人都是一個可開發(fā)的資源,創(chuàng)造人的價值,掌握了這個規(guī)律,辦公室在工作中就會事半功倍,更好地落實工作任務(wù),更好地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,知人善用,盡可能開發(fā)好每個人的資源,發(fā)揮人的最大潛能,激發(fā)人的最大熱情,做好學(xué)院的各項工作。同時,辦公室人員也要互相了解和熟悉,通過個性差異、能力差異、學(xué)科專業(yè)差異有效協(xié)調(diào)工作,做好個人發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃,學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也可以給辦公室人員提供更多的發(fā)展平臺和機會,激發(fā)辦公室人員工作的熱情和動力,促進(jìn)學(xué)院的快速發(fā)展。

新時期高校二級學(xué)院辦公室工作要堅持發(fā)展的理念,在宏觀上要高瞻遠(yuǎn)矚了解學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo),微觀上要熟悉學(xué)院的詳細(xì)情況,了解教師需求、學(xué)生需求,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)制訂學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)和幫助。這就要求辦公室人員要加強和提高思想理論水平,要有全局觀念和大局意識,一切以發(fā)展為目標(biāo),以發(fā)展為根本,明確工作性質(zhì)和工作職能,改變以往辦事即稱職的舊觀念,不斷調(diào)整工作思路與方法,以適應(yīng)新時期高校二級學(xué)院辦公室的工作形勢。

二、以人為本,換位思考,改善工作方法,提高服務(wù)水平

高校二級學(xué)院辦公室要深刻理解以人為本的理念,以人為本是高校發(fā)展的理念之基。將以人為本的理念運用到辦公室工作中是有其必要性的。

首先,辦公室工作的對象決定了在工作中要以人為本。辦公室要面對的是來自方方面面的人,有學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生、校內(nèi)各管理部門的工作人員、校外與學(xué)院聯(lián)系的人員等等,這就要求辦公室在工作中要深入理解以人為本的理念,一切從服務(wù)于人的角度出發(fā),尊重人,關(guān)心人,理解人,幫助人,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)善用人,在管理工作中做好橋梁和樞紐作用,起到溝通人的作用,既要能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問題,為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,又要從教師的角度出發(fā),切實考慮教師的發(fā)展和利益,反映教師的合理化建議,關(guān)心教職工的生活,正確協(xié)調(diào)處理好上下級之間的關(guān)系。

其次,辦公室工作的性質(zhì)決定了在工作中要以人為本。辦公室工作是服務(wù)性工作,為教師和學(xué)生服務(wù)是辦公室工作的宗旨,為了更好地為教師和學(xué)生服務(wù),在工作中要時刻牢記以人為本的服務(wù)理念,經(jīng)常進(jìn)行換位思考,調(diào)整心態(tài)處理種種繁瑣的日常教學(xué)和行政工作,耐心解答教師和學(xué)生遇到的各種疑問,不斷提高管理水平和能力,正確處理突發(fā)事件和應(yīng)急事件。

再次,辦公室工作的職責(zé)決定了在工作中要以人為本,辦公室不僅要處理日常的教學(xué)、行政和科研工作等,還要做好參謀、協(xié)調(diào)、督辦工作,這就決定了辦公室工作不能簡單地以事論事、公事公辦,要在工作中協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理制度,抓好過程管理和細(xì)節(jié)管理,做好各項日常工作的記錄工作,做好教學(xué)、行政管理的督促、督辦工作,要在廣泛征求教師意見的基礎(chǔ)上以人為本完善學(xué)院的各項管理制度,促使學(xué)院各項工作做到公開、公平、公正,做到人盡其才、人盡其用,給教師提供和諧的發(fā)展氛圍,集思廣益,科學(xué)規(guī)劃各項工作,依靠每一個人的力量,匯聚每一個人的力量形成學(xué)院發(fā)展的合力。

只有正確理解了以人為本的深刻內(nèi)涵并將其貫徹到日常工作中,辦公室在工作中才能改變以往機械落后的管理方法,辦公室不是“臉難看、門難進(jìn)、事難辦”的官僚機構(gòu),辦公室是綜合性和服務(wù)性的機構(gòu),辦公室要掌握先進(jìn)的管理方法,牢記以人為本的服務(wù)宗旨,培養(yǎng)科學(xué)思維,經(jīng)常進(jìn)行換位思考,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好調(diào)查研究工作,以人為本制訂和完善學(xué)院的各項規(guī)章制度和管理制度;以人為本加強學(xué)院的民主和法制建設(shè),增強政策、制度的透明性,公開、公平、公正處理問題。以人為本要求辦公室要用實事求是的方法工作,實事求是是馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論的精髓,是黨貫徹倡導(dǎo)的優(yōu)良作風(fēng)。辦公室工作要求實、求是、求真,按照客觀實際,關(guān)注人的本質(zhì)力量,提升人的自覺自為全面發(fā)展的主體地位,要多辦實事,少說空話,樹立全心全意為人民服務(wù)的思想,正確認(rèn)識本職工作,潛心鉆研工作方法,以人為本對待工作,以人為本處理工作,協(xié)調(diào)處理好學(xué)院科學(xué)發(fā)展和人本發(fā)展的關(guān)系。

三、全面協(xié)調(diào),建設(shè)學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型辦公室管理隊伍

科學(xué)發(fā)展觀的基本要求是全面協(xié)調(diào)可持續(xù),學(xué)院辦公室要了解校院發(fā)展的目標(biāo),全面協(xié)調(diào)各項工作,為學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。這就要求建設(shè)一支學(xué)習(xí)型和創(chuàng)新型的辦公室管理隊伍,培養(yǎng)一支精干的辦公室工作隊伍不但需要領(lǐng)導(dǎo)的激勵和支持,同時也需要辦公室人員通過自我修煉提高工作能力。

第一,采取有效的激勵機制。激勵是指激發(fā)人的內(nèi)在動機,鼓勵人朝著所期望的目標(biāo)采取行動的過程。[3]激勵理論是管理心理學(xué)研究的核心問題之一,辦公室是學(xué)院的傳令兵、執(zhí)行官、督導(dǎo)者,學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要重視辦公室工作,注重加強和提高辦公室工作能力,采取有效的激勵機制調(diào)動人的積極性,結(jié)合辦公室成員的個性差異和業(yè)務(wù)能力,采取不同的激勵方法,科學(xué)規(guī)劃辦公室人員的發(fā)展方向和目標(biāo),采取有效的激勵手段,促進(jìn)辦公室人員業(yè)務(wù)能力的加強和提高,激發(fā)辦公室人員的工作熱情,要善于把人們的潛在需要轉(zhuǎn)化成被意識到的動機。通過思想教育、改善辦公條件、科研激勵等方式,促使辦公室人員熱愛本職工作,對所從事的工作產(chǎn)生強烈的興趣,來滿足每個人的求知欲、探索欲、成就感,長此以往,樹立愿意為辦公室工作獻(xiàn)身的堅強信念,達(dá)到提高工作人員積極性的目的。

第二,加強思想教育和學(xué)習(xí)。在辦公室管理中要運用思想教育的方法,通過組織學(xué)習(xí)、黨員活動、聽報告、座談、討論、參觀考察、調(diào)查訪問、個別談話等方式提高辦公室人員的思想認(rèn)識,使辦公室全體成員形成正確的政治思想、良好的道德情操和強烈的工作責(zé)任感,使其懂得在管理中應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么;應(yīng)該如何做,不應(yīng)該如何做,由此來強化學(xué)院的科學(xué)管理,思想教育還有助于辦公室人員正確認(rèn)識辦公室工作在組織中所處的地位和作用,能夠自覺地把本職工作和組織利益聯(lián)系起來,充分發(fā)揮內(nèi)在潛力,發(fā)揮辦公室的地位和作用,產(chǎn)生克服工作困難的勇氣和毅力。

辦公室人員需要通過自我學(xué)習(xí)強化工作能力,努力建設(shè)創(chuàng)新型工作團隊。辦公室成員在工作中要加強分工合作,充分利用不同成員的個性特征、專業(yè)特征、能力特征協(xié)同作戰(zhàn),形成團結(jié)、合作的工作作風(fēng),通過實踐鍛煉強化基本業(yè)務(wù)能力,做到分工不分家,創(chuàng)新工作思路,發(fā)揮好參謀、協(xié)調(diào)和督辦能力。

第一,發(fā)揮參謀作用。辦公室工作不是簡單地上傳下達(dá),做好辦公室工作,要有創(chuàng)新思維,要敢于直言善諫,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手,充分發(fā)揮參謀作用,要提高參謀的意識和能力,掌握調(diào)查研究的方式方法,工作有主見,敢于表達(dá)自己的意見和建議,講究工作方法和技巧,注重參謀的時間、場合和地點,提高參謀的有效性。

第二,掌握協(xié)調(diào)技巧。辦公室是綜合部門,各項工作首先都要匯聚到辦公室,辦公室要發(fā)揮其上下左右聯(lián)系溝通的作用。辦公室要掌握協(xié)調(diào)技巧,循章辦事,懂得各項工作的輕重緩急,消解各方面的誤會和矛盾,做好當(dāng)前利益和長遠(yuǎn)利益、個人利益和集體利益的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

第三,加強督辦工作。辦公室把各項工作任務(wù)分解下去之后,并不是完成了工作任務(wù),要對各項工作做好督促和督辦,要有詳細(xì)的工作日程表,做好領(lǐng)導(dǎo)、各系部、教師的督促督辦工作,講究工作方法,做好各項工作任務(wù)的相關(guān)政策的解釋,要有學(xué)習(xí)和接受新知識的熱情和能力,做到督辦不代辦,抓好過程管理和細(xì)節(jié)管理。

四、統(tǒng)籌兼顧,全面發(fā)展,加強辦公室管理隊伍的素養(yǎng)建設(shè)

一支高效率的學(xué)習(xí)型和創(chuàng)新型辦公室工作團隊一定是整體素養(yǎng)十分高的團隊,這就要求辦公室要善于把握學(xué)院發(fā)展的全局,統(tǒng)籌兼顧處理好一般工作和中心工作的關(guān)系;統(tǒng)籌兼顧處理好學(xué)院發(fā)展和學(xué)校發(fā)展之間的關(guān)系;統(tǒng)籌兼顧處理好領(lǐng)導(dǎo)和教師之間的關(guān)系;統(tǒng)籌兼顧處理好教學(xué)、科研和管理之間的關(guān)系;統(tǒng)籌兼顧處理好學(xué)院發(fā)展與各系部利益之間的關(guān)系,充分調(diào)動各方面的積極性,掌握統(tǒng)籌兼顧的科學(xué)思想方法,處理好各方面的重大關(guān)系,并從以下幾個方面全面提升辦公室管理隊伍的素養(yǎng):

1.行政素養(yǎng)

指作為辦公室的行政工作人員,首先要清醒地認(rèn)識到自己的本職工作就是要做好行政服務(wù)工作,做事要快、準(zhǔn)、穩(wěn),服務(wù)要勤、全、好,辦文要及時、簡潔,辦會要有序、有效。掌握科學(xué)思維,創(chuàng)造性地完成各項工作任務(wù)。注重著裝,語言得體,不聽不傳小道消息,能適時體貼他人的感情、給予別人真誠的關(guān)注,在辦公室中不輕易許諾,而答應(yīng)的事一定能做到。妥善處理好人際關(guān)系,擁有融洽的工作關(guān)系。工作態(tài)度積極熱情,有創(chuàng)造欲望、有責(zé)任心、勤快、禮貌和善。

2.知識素養(yǎng)

是指辦公室不僅要掌握業(yè)務(wù)知識,還要掌握各學(xué)科、各領(lǐng)域的相關(guān)知識,辦公室人員既是“專家”又是“雜家”,在本職工作上要當(dāng)專家,要掌握教育學(xué)、秘書學(xué)、應(yīng)用寫作、行政管理、檔案學(xué)等相關(guān)業(yè)務(wù)知識,了解基本政治理論和政策法規(guī)基礎(chǔ)知識,了解學(xué)院相關(guān)專業(yè)的業(yè)務(wù)知識,學(xué)習(xí)校院各方面的規(guī)章制度和政策措施,具有飽滿的工作熱情和學(xué)習(xí)熱情,遇到不會的要立刻通過自我學(xué)習(xí)掌握新知識。在處理其他各類工作時又要當(dāng)雜家,這就需要掌握公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)等不同領(lǐng)域的知識,這樣才能在遇到新情況、新任務(wù)時做到有條不紊、處變不驚,更好地完成工作。

3.道德素養(yǎng)

是指辦公室人員在工作中要有人格魅力,要有高尚的道德情操,時刻以集體利益為主,在工作中廉潔自律,不謀私利,正確處理個人發(fā)展和集體發(fā)展的關(guān)系,心懷坦蕩,能屈能伸,戒驕戒躁,以科學(xué)的理論指導(dǎo)人,以高尚的情操鼓舞人,以誠實的人格魅力感染人,參謀不決策,工作踏實,任勞任怨,做事公道正派,不隨意泄漏機密,甘心為他人做嫁衣裳,甘心為教師、為學(xué)生服務(wù)。

4.心理素養(yǎng)

是指辦公室人員在工作中一方面要加強自己的心理條件的鍛煉,另一方面也要加強自身的心理素質(zhì)的鍛煉。辦公室每天處理的都是瑣碎的日常事務(wù),要加強記憶的準(zhǔn)確性,思維的敏捷性,興趣的廣泛性,同時要在碰壁、遇到困難和受到委屈時,克服情緒心理、浮躁心理、悲觀心理,要學(xué)會理智面對現(xiàn)實的態(tài)度,學(xué)會在困難中磨練自己的意志和能力,堅持正確的工作方法,取得成績不驕傲,遇到挫折不氣餒,保持一顆平常心,踏踏實實做好工作。辦公室的工作素養(yǎng)提升了,才能在工作中協(xié)調(diào)處理好幾項重大的關(guān)系,掌握工作的主旋律,更好的為學(xué)院的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

五、結(jié)語

科學(xué)發(fā)展觀不僅是在新的歷史時期全面建設(shè)小康社會的指導(dǎo)綱領(lǐng),也是推動科學(xué)、教育、文化等各項事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)綱領(lǐng)。新時期高校二級學(xué)院的辦公室工作要以科學(xué)發(fā)展觀為理論指導(dǎo),辦公室作為學(xué)院的中樞系統(tǒng),要在工作中以校院發(fā)展為主線,以以人為本的服務(wù)為宗旨,以全面協(xié)調(diào)可持續(xù)為目標(biāo),以統(tǒng)籌兼顧為任務(wù),加強辦公室管理隊伍各方面的建設(shè),努力建設(shè)學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型辦公室管理團隊,適應(yīng)校院改革發(fā)展趨勢,為校院發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

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