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        淺談會計電算化下的會計控制

        2009-05-25 03:32:52劉妍伶任麗娟
        中國新技術(shù)新產(chǎn)品 2009年6期
        關(guān)鍵詞:電算化會計信息企業(yè)

        劉妍伶 任麗娟

        摘要:隨著世界工業(yè)化革命的飛速發(fā)展,傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化,會計電算化已經(jīng)為廣大的現(xiàn)代企業(yè)所普遍采用。本文探討了會計電算化體系的建立和控制方法,以求使現(xiàn)代化管理手段更高效地為企業(yè)服務(wù)。

        關(guān)鍵詞:會計電算化;會計控制

        引言

        20世紀中葉,隨著社會生產(chǎn)集約化程度的不斷提高,世界工業(yè)革命的飛速發(fā)展,引發(fā)了全球性的信息革命,信息時代的到來為企業(yè)進一步解放生產(chǎn)力,提高勞動生產(chǎn)率帶來了極大的便利。由此,傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化,尤其在企業(yè)會計信息管理領(lǐng)域更是以嶄新的電腦帳務(wù)系統(tǒng)取代了舊式的手工“日清月結(jié)”,便捷的企業(yè)管理電算化漸為廣大的現(xiàn)代企業(yè)所普遍采用。

        會計電算化不僅為實施會計控制提供了眾多機遇,同時也對會計控制提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。一方面,是電算化會計的實施給會計控制帶來了新的難題。實施電算化會計以后,為一些人利用計算機進行舞弊提供了條件。由于利用計算機進行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難,加強電算化會計的控制和自控能力就十分必要。另一方面,也是更為重要的,是要在電算化會計程序中增加會計控制功能,并按此思路來進行設(shè)計和開發(fā),從而使會計反映和控制兩大職能平衡發(fā)展。多年來,由于會計以反映為主,電算化會計的控制功能實際上處于“先天不足、后天失調(diào)”的境地。為此,需要大力開發(fā)會計控制的功能,擴展數(shù)據(jù)庫,建立以多種數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型為主的方法庫和數(shù)據(jù)庫。在進行會計控制功能的開發(fā)時,會計人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù),對市場和國家政策了如指掌,清楚控制點,系統(tǒng)掌握以數(shù)學(xué)為主的管理會計方法。此外,還要與系統(tǒng)開發(fā)人員密切配合,集中精力研究控制什么、用什么會計方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認為,就企業(yè)會計而言,會計控制具有兩方面的內(nèi)容,一方面是對會計信息質(zhì)量和會計工作本身的控制;另一方面是對企業(yè)生產(chǎn)過程的控制。

        1 信息質(zhì)量控制

        在電算化會計中,由于工具、載體、賬務(wù)處理、會計組織等發(fā)生了根本的變化,會計控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C共同控制,使會計控制更為復(fù)雜,要求更加嚴密。在實施這一控制時,所設(shè)計的控制方法、措施和程序,應(yīng)具有防護性功能和自動補償性功能。即會計信息在輸入、處理、輸出過程中,均有相應(yīng)的事先控制予以檢查。同時,一旦發(fā)現(xiàn)某一處理環(huán)節(jié)有誤,就應(yīng)有相應(yīng)的補救措施予以糾正。為此,應(yīng)制訂標(biāo)準(zhǔn)化憑證格式,建立科目參照文件,設(shè)立科目代碼校驗位,有條件的可進行二次輸入;每一位參與電算化會計的人員都應(yīng)實施授權(quán)控制,通過設(shè)置操作員口令和上機日志等控制手段,防止差錯和舞弊行為;還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié),未經(jīng)檢查,應(yīng)無法進行下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制,基本上是通過計算機程序自動進行的,主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力,系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)具有識別信息失誤的能力。同時,要防止無關(guān)人員進入計算機程序操作。

        由此可見,電算化會計控制的關(guān)鍵,一是研究會計控制的要求,即確定會計信息系統(tǒng)的控制點;二是確定計算機硬件設(shè)備、開發(fā)工具及應(yīng)用程序是否能達到會計控制的要求。計算機和網(wǎng)絡(luò)越發(fā)展,會計控制自動化的程度就會越高??梢韵胂?,當(dāng)全社會都用計算機網(wǎng)絡(luò)連接起來以后,就可將規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原始憑證掃描進入計算機進行自動識別,甚至完全可以采用電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸,以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強。

        2 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程控制

        現(xiàn)代企業(yè)可以看作是各種職能、各種業(yè)務(wù)處理過程相互聯(lián)系、相互作用的集合體,是一個具有特定功能和目標(biāo)的系統(tǒng)。為保證系統(tǒng)的配合和協(xié)調(diào)、保證企業(yè)經(jīng)營方針和系統(tǒng)最優(yōu)化目標(biāo)的實現(xiàn),需要采用一系列會計方法,通過計劃、預(yù)算、內(nèi)部控制、分析、稽核、報告等手段,利用會計信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程進行控制。會計電算化為企業(yè)利用會計信息進行管理創(chuàng)造了條件,這種會計控制通常有以下特征:①充分利用電算化會計信息。借助計算機對會計數(shù)據(jù)進行重新分類和整理。通過系統(tǒng)接口或集成方式做到數(shù)據(jù)共享,一次輸入,多次使用。②需要進行電算化會計信息系統(tǒng)的再開發(fā)或二次開發(fā)。增加輔助核算,把以運籌為主的數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型開發(fā)成方法庫和模型庫,并同會計信息系統(tǒng)有機結(jié)合,利用計算機先進快速的處理和計算優(yōu)勢實施會計控制。③會計人員可以專注地進行會計分析、制定控制標(biāo)準(zhǔn)和參與政策。④計算機自動報警和實時控制。即將控制標(biāo)準(zhǔn)事先輸入會計系統(tǒng)作為“控制線”,執(zhí)行中一旦出現(xiàn)差異就激活計算機自動報警,以及時調(diào)節(jié)或改正作業(yè)。一般對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制,包括效益控制、資產(chǎn)控制和風(fēng)險控制等。

        2.1 效益控制

        效益控制的目標(biāo)是以最小的資金占用和耗費,最優(yōu)的資金投入組合,獲得最大的產(chǎn)出效益,簡單的說就是使成本最小化而利潤最大化。包括制定計劃、編制預(yù)算等事前控制和跟蹤計劃實施,進行成本、費用指標(biāo)分解,采用限額開支和責(zé)任會計等事中控制。利用計算機的輔助核算,生成適合管理和控制要求的企業(yè)內(nèi)部效益控制報告,如成本費用報告、合同執(zhí)行報告、責(zé)任中心報告等。會計人員應(yīng)集中精力利用計算機的計算和處理結(jié)果進行會計分析,并應(yīng)對影響企業(yè)效益的主要因素進行分析、研究。

        2.2 資產(chǎn)控制

        資產(chǎn)控制的目標(biāo)是保持資產(chǎn)實物的安全、完整并使其保值、增值,以實現(xiàn)企業(yè)長遠發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。這種控制可以分為實物控制和價值控制兩類。對資產(chǎn)實物的控制,主要包括不相容職務(wù)分離控制和授權(quán)審批控制,運用計算機進行實物資產(chǎn)管理,對資產(chǎn)的購買、保管、領(lǐng)用、處置應(yīng)有完整記錄并定期清查和核對,還應(yīng)經(jīng)常對內(nèi)部控制程序和控制執(zhí)行情況實施審計控制。資產(chǎn)的價值控制,主要包括按資產(chǎn)保值、增值的要求實施財產(chǎn)保全控制,根據(jù)需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產(chǎn)折舊,及時進行固定資產(chǎn)大修理等,保證企業(yè)再生產(chǎn)順利進行。

        2.3 風(fēng)險控制

        現(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中,隨時面臨著風(fēng)險的困擾。風(fēng)險控制的目標(biāo)是,在實現(xiàn)經(jīng)營獲利目標(biāo)的前提下,使企業(yè)風(fēng)險達到最小。企業(yè)風(fēng)險分經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險,具體又可分為決策失誤風(fēng)險、市場變化風(fēng)險、投資風(fēng)險、籌資風(fēng)險等。這些風(fēng)險會使企業(yè)偏離其經(jīng)營目標(biāo)。運用恰當(dāng)?shù)臅嬁刂瓶蓽p低或消除這些風(fēng)險。在具備及時、準(zhǔn)確、充分的管理會計信息和報告的基礎(chǔ)上,利用含納市場、產(chǎn)品、客戶、競爭和環(huán)境因素等多重變量的各種科學(xué)的決策模型,通過計算機反復(fù)進行模擬實驗以控制決策失誤風(fēng)險。對于影響收入實現(xiàn),或者造成成本、費用超支等市場變化風(fēng)險,通過敏感的會計信息及時進行調(diào)節(jié)控制, 可在很大程度上減少此類風(fēng)險給企業(yè)造成的損失。通過對投資項目事前進行評價、事中密切跟蹤以及對投資效果的適時分析和調(diào)節(jié),運用投資評價模型和投資管理模塊??捎行У乜刂仆顿Y風(fēng)險?;I資風(fēng)險一方面包括籌資成本對企業(yè)經(jīng)濟效益的影響,另一方面也是更重要的方面,是指由于企業(yè)融資而引起的財務(wù)狀況惡化直至破產(chǎn)的風(fēng)險。對于財務(wù)風(fēng)險的控制,主要是通過對會計系統(tǒng)的實時控制和分析,控制和調(diào)節(jié)負債資本結(jié)構(gòu),適當(dāng)減低企業(yè)還本付息壓力,避免支付危機,以維持企業(yè)正常的能持續(xù)經(jīng)營的財務(wù)狀況。

        由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程復(fù)雜,管理層次多樣,會計控制也無法絕對保證企業(yè)業(yè)務(wù)運行、管理及會計信息處理不出一點差錯。會計控制系統(tǒng)存在著人為的、非價值因素的影響,無法實現(xiàn)全過程的“絕對自動化”。而且,由于計算機會計系統(tǒng)的采用增加了計算機舞弊這一不安全因素,大大增加了企業(yè)會計控制的成本。對于會計控制系統(tǒng)優(yōu)劣的判斷,不能認為其可靠性越高越好,而要遵循成本效益原則,使控制成本小于不采用控制手段造成的損失。

        參考文獻

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        作者簡介:劉妍伶(1974-11):黑龍江省齊齊哈爾人,工作單位:齊翔建工集團有限公司,哈爾濱工程大學(xué)碩士研究生。

        任麗娟(1971-9):黑龍江省齊齊哈爾人,工作單位:齊翔建工集團有限公司,黑龍江省委黨校本科。

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