許可立
銷售貨款管理作為公司管理的重點之一,管理水平的高低直接影響公司防止壞賬風(fēng)險和資金統(tǒng)籌運作的能力。由于大型裝備制造企業(yè)的產(chǎn)品具有訂單式生產(chǎn),生產(chǎn)周期長,成本高,資金占用大的特點,合同中通常都是約定按生產(chǎn)進度分次付款,加強銷售貨款的管理顯得尤其重要。
傳統(tǒng)會計記賬的應(yīng)收賬款是在產(chǎn)品銷售并開具發(fā)票后按合同全額計入應(yīng)收賬款,但實際工作中卻需要由項目負責(zé)人根據(jù)項目進度按合同約定分多回收貨款。
因為大型裝備制造企業(yè)訂單穩(wěn)定,企業(yè)通常對排產(chǎn)品都有詳細的生產(chǎn)作業(yè)計劃,完全可以根據(jù)這些作業(yè)計劃確定每個項目的各筆款項的收款時間,并測算未來一段時間有哪些項目的貨款可以回籠,為安排預(yù)算期的資金收支計劃和籌資預(yù)案做好準(zhǔn)備。
東方鍋爐(集團)股份有限公司是國內(nèi)主要的大型電站鍋爐制造基地,通過自主創(chuàng)新,開發(fā)了以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫軟件作為平臺,把銷售貨款管理與產(chǎn)品項目計劃管理融合為一種全新的產(chǎn)品項目管理方式。這一成果的實施,徹底改變了企業(yè)銷售貨款的原始管理方式,實現(xiàn)了銷售貨款管理與產(chǎn)品項目計劃管理相互聯(lián)動一一根據(jù)產(chǎn)品項目計劃實施情況分析銷售貨款收款情況,根據(jù)銷售貨款收款情況及時與客戶協(xié)調(diào)產(chǎn)品項目實施計劃。
四年多的實踐證明,該成果具有很強的實用性,為防范產(chǎn)品項目壞賬風(fēng)險及編制未來年度資金預(yù)算提供了解決方案,值得大型裝備制造企業(yè)參考。
一、目前國內(nèi)企業(yè)普遍存在的問題
1.缺少公司銷售貨款資源臺賬
公司的財會部門通常是針對用戶進行銷售貨款管理,收款責(zé)任部門則是針對每個產(chǎn)品項目進行收款管理。理論上財務(wù)和收款部門在收款總額上一致,并且保持經(jīng)常對賬。但是實際上由于收款職能往往由幾個部門分別承擔(dān),例如營銷部門收預(yù)付款,項目部門收進度款和完工款,法律部門負責(zé)起訴催收有爭議的尾款,各部門對催收的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作口徑不統(tǒng)一,往往沒有一個部門能對財務(wù)收到的款項進行完整的解釋。很難說清楚各用戶究竟欠公司多少錢,究竟欠公司哪些錢,欠款時間等信息。
2.缺少銷售貨款收款預(yù)算的測算依據(jù)
雖然公司對每個產(chǎn)品項目執(zhí)行都編制生產(chǎn)計劃進行管理,但對未投產(chǎn)項目的銷售貨款一般都沒有進行必要的計劃和責(zé)任管理,這就造成了在編制年度銷售貨款回籠預(yù)算和月度貨款回籠計劃時都只是靠相關(guān)人員的主觀判斷來估計,無法提供詳細的應(yīng)收貨款資源明細并落實考核。
3.存在不必要的壞賬風(fēng)險
由于沒有系統(tǒng)地對各個項目貨款進行計劃管理,公司可能出現(xiàn)不必要的壞賬風(fēng)險。有的產(chǎn)品在沒有收到完工款的情況下就貿(mào)然發(fā)貨,使得貨款難以收回;有的項目交貨后由于缺乏管理或責(zé)任人調(diào)離,應(yīng)收的款項超過法律訴訟期而無人過問,造成壞賬損失,時間長了甚至連對方是誰、在哪、我們提供的是什么產(chǎn)品也不清楚。
4.未對全公司銷售貨款集中管理
各子公司的可收貨款一直由子公司自己管理,母公司不能隨時掌握他們的銷售貨款質(zhì)量和資金周轉(zhuǎn)情況,不了解他們的產(chǎn)品執(zhí)行進度,缺乏對子公司的指導(dǎo)和監(jiān)督。
5.缺乏對公司貨款資源的全面掌握
由于公司部門業(yè)務(wù)的職能劃分,公司很難對全部貨款資源進行系統(tǒng)掌握,缺乏動態(tài)的全面了解和分析。
二、系統(tǒng)主要內(nèi)容
1.采用編碼管理,設(shè)計并規(guī)范公司銷售貨款編碼編碼制度。
采用編碼管理的目的是為了統(tǒng)一公司銷售貨款的分類,并對每一筆銷售貨款用編碼實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和唯一標(biāo)識,為實現(xiàn)信息化管理做好準(zhǔn)備。
根據(jù)銷售貨款編碼制度,項目管理員從新接到一個產(chǎn)品項目時,就必須根據(jù)合同約定制定項目投產(chǎn)和出產(chǎn)計劃,并根據(jù)投產(chǎn)計劃與合同中付款條件的約定對該項目的各筆付款設(shè)計編碼并確定金額、應(yīng)收款時間、責(zé)任部門及責(zé)任人,錄入員在接到項目管理員書面提供的標(biāo)準(zhǔn)表格后及時錄入系統(tǒng),納入銷售貨款資源管理;項目管理員根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要進行調(diào)整項目投產(chǎn)(生產(chǎn))計劃的同時,必須及時調(diào)整該項目銷售貨款的收款時間或金額,錄入員接到項目管理員書面提供的標(biāo)準(zhǔn)表格后及時錄入系統(tǒng)。
2.利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫軟件技術(shù),設(shè)計搭建數(shù)據(jù)交互平臺。
銷售貨款管理系統(tǒng)的開發(fā)和實施,核心載體是開發(fā)一套網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理軟件,在此軟件系統(tǒng)設(shè)計時,把全新的銷售貨款分類、收集、計劃管理方法用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)表格式和結(jié)構(gòu)進行規(guī)范,把全新的貨款管理操作流程用程序的標(biāo)準(zhǔn)錄入格式和校驗程序給予唯一確定。有了成功開發(fā)的這套程序,以及圍繞此項工作設(shè)計下發(fā)的產(chǎn)品貨款編碼制度、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)操作細則和相關(guān)附表,各收款部門就有了標(biāo)準(zhǔn)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)介質(zhì)。
三、實現(xiàn)的主要功能
1.利用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)公司銷售貨款臺賬的統(tǒng)一管理
2.查詢預(yù)算期可收貨款資源,據(jù)以編制預(yù)算期貨款回籠預(yù)算,結(jié)合預(yù)算期用款預(yù)算編制籌資預(yù)算。
3.項目管理員根據(jù)項目生產(chǎn)計劃調(diào)整及時對項目收款計劃進行調(diào)整,保證項目收款計劃的及時和準(zhǔn)確。
4.項目管理員在執(zhí)行和分析項目生產(chǎn)計劃的同時對項目收款情況進行對比分析,及時催收到期貨款。
5.產(chǎn)品最終發(fā)運前須確認已收款情況,減少壞賬風(fēng)險。
6.對已到期欠款定期分析,制定專項方案,經(jīng)常檢查,減少壞賬風(fēng)險。
7.查詢和分析項目收款歷史記錄,分析客戶信譽。
8.進行收款計劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計分析,納入產(chǎn)品項目管理考核。
9.公司領(lǐng)導(dǎo)和綜合管理部門隨時查詢和監(jiān)督。
四、項目開發(fā)和實施的意義
這一項目的開發(fā)與實施對正在探索管理創(chuàng)新思路的人們提供了真實實用的借鑒模式:科學(xué)的數(shù)據(jù)資料收集和維護,加上先進的軟件查詢和報表設(shè)計,徹底改變了公司銷售貨款管理的技術(shù)手段和管理水平,輕松實現(xiàn)公司進一步強化公司管理的全部要求;把銷售貨款管理與產(chǎn)品項目計劃管理融合為一種全新的產(chǎn)品項目管理模式。也徹底解決了銷售貨款管理工作的基礎(chǔ)和功能。
依靠儲存在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的收款工作的相關(guān)數(shù)據(jù)作為開展收款工作的唯一依據(jù),徹底拋棄了以前一人一個小筆記本,一人一套工作方法,人走資料就丟的管理方式,數(shù)據(jù)不再因為個人工作方法的差異和人員變動情況而受影響:按照操作細則科學(xué)而嚴格的規(guī)定,也為所有收款責(zé)任部門和責(zé)任人員提供了標(biāo)準(zhǔn)的工作方法、格式和時間要求,培養(yǎng)了項目管理員一個好的工作習(xí)慣;由于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理軟件實現(xiàn)了信息共享,公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門可以隨時方便地查詢到所需要的數(shù)據(jù)資料,對各收款責(zé)任部門工作的情況進行檢查和考核,通過公開和監(jiān)督的功能加強相關(guān)部門和人員的責(zé)任壓力和提供考評依據(jù);通過各收款責(zé)任部門維護的數(shù)據(jù)資料以及軟件設(shè)計的查詢功能,輕松查詢預(yù)算期內(nèi)可收貨的資源明細和匯總,作為預(yù)算期收款預(yù)算和考核的科學(xué)依據(jù);通過軟件設(shè)計的查詢功能,定期查詢快到法律訴訟時效的老欠款,并及時安排催收計劃,避免超法律訴訟時效而造成壞賬損失。