孫軍洲

摘要:隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)會計也逐步形成。人們在網(wǎng)上交易,資金劃轉(zhuǎn)在網(wǎng)絡(luò)中進行,網(wǎng)絡(luò)會計雖然給人們帶來了較大、快速經(jīng)濟效益,然而在網(wǎng)絡(luò)這個虛幻的世界中,人們很難控制網(wǎng)絡(luò)的經(jīng)濟犯罪,尤其是貨幣資金具有流動性大的特點,因而會計核算中經(jīng)常會出現(xiàn)假賬、錯賬等現(xiàn)象。所以怎樣在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強貨幣資金的管理與安全,已成為當(dāng)今經(jīng)濟界重要的課題。

關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 貨幣資金 風(fēng)險管理

貨幣資金是指在生產(chǎn)過程中暫時停留在貨幣形態(tài)的資產(chǎn),是流動性最強的資產(chǎn)。在企業(yè)的各項經(jīng)濟活動中,貨幣資金起著非常重要的作用。貨幣資金按存放地點和用途不同,可以分為庫存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下貨幣資金流動的特點

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化集成管理。所謂網(wǎng)絡(luò)化集成管理是指用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息集成方法改造傳統(tǒng)工藝流程和職能部門、實現(xiàn)縮短生產(chǎn)前置時間、提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量、提高企業(yè)整體柔性、減少庫存、壓縮管理層等戰(zhàn)略利益。網(wǎng)絡(luò)化集成管理將企業(yè)整個生產(chǎn)活動的每個信息采集點納入企業(yè)信息系統(tǒng)中,通過必要的應(yīng)用軟件工具將企業(yè)管理子系統(tǒng),如生產(chǎn)管理子系統(tǒng)、財務(wù)管理子系統(tǒng)、人事管理子系統(tǒng)等,提供的數(shù)字化信息實時反映到企業(yè)公共信息平臺上,使各部門在數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)工作,相互監(jiān)督,并最終將企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)與EDI端口相連接,使企業(yè)工作形成一個有機整體。

網(wǎng)絡(luò)化集成管理是生產(chǎn)組織由多級階梯的塔形結(jié)構(gòu)向扁平化、分散化、網(wǎng)絡(luò)化、小型化轉(zhuǎn)變。企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)條件下對電子合同、電子單據(jù)實行在線輸入,業(yè)務(wù)信息可以實現(xiàn)轉(zhuǎn)化為會計信息,企業(yè)資金可以實行在網(wǎng)上結(jié)算,不僅極大的提高了工作效率,而且加快了資金周轉(zhuǎn)速度,降低了企業(yè)的資金成本。

資金短缺是我國企業(yè)面臨的一大問題,其主要原因就在于原材料的采購沒有按照生產(chǎn)計劃的需求來執(zhí)行而導(dǎo)致原料的積壓,生產(chǎn)計劃沒有按照市場的需求來制訂而導(dǎo)致產(chǎn)品的積壓。而基于信息技術(shù)的管理信息系統(tǒng)則恰恰強調(diào)計劃的重要性,它可以幫助企業(yè)實現(xiàn)按需生產(chǎn)、按產(chǎn)定購,幫助企業(yè)大大改善庫存管理。另外信息技術(shù)的運用,企業(yè)可以動態(tài)的掌握企業(yè)與市場、企業(yè)與供應(yīng)商的供求關(guān)系,從而提高企業(yè)管理水平,加快流動資金的周轉(zhuǎn)。

事實證明,信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用確實對企業(yè)具有巨大的誘惑力。根據(jù)美國生產(chǎn)與庫存控制學(xué)會統(tǒng)計,使用一個ERP系統(tǒng),平均可以為企業(yè)帶來如下經(jīng)濟效益:

1.庫存下降30%-50%,它可以使企業(yè)的庫存投資減少1.4-1.5倍,庫存周轉(zhuǎn)提高50%。

2.延期交貨減少80%,誤期率平均降低35%,銷售部門的信譽大大提高。

3.采購提前期縮短50%,采購人員能及時進行價值分析和貨源選擇,節(jié)省采購費用。

4.停工待料減少60%。

5.制造成本降低12%,管理人員減少10%,生產(chǎn)能力提高10%-15%。

由此可見,基于信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理信息系統(tǒng)可以有效的促進現(xiàn)代企業(yè)管理的科學(xué)化,控制企業(yè)的資金流向,適應(yīng)競爭日益激烈的市場要求,網(wǎng)絡(luò)的導(dǎo)入,己成為大勢所趨。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下貨幣資金管理的問題

(一)數(shù)據(jù)輸入和輸出等不相容職務(wù)沒有相分離,加大了錯弊風(fēng)險

貨幣資金內(nèi)部控制的核心是人,控制操作人員的職能,也是會計電算化對貨幣資金內(nèi)部控制提出的新要求。在手下會計系統(tǒng)中,對于一項貨幣資金,收付業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后,職能劃分發(fā)生了巨大的變化,因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主,電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中,某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可負責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此,如果不加強內(nèi)部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行個人操縱處理結(jié)果,從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。

(二)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下貨幣資金內(nèi)部控制缺乏相應(yīng)計算機技術(shù)和手段,使得計算機舞弊和犯罪的可能性更大

電子數(shù)據(jù)如會計報表、會計帳簿等的輸出均靠的是會計軟件對原始數(shù)據(jù)的加工處理,并將結(jié)果存儲在磁盤或者軟盤中。所有的記賬、會計報表的生成等工作都是由電腦完成。直接記錄在電腦磁盤或光盤上的電子數(shù)據(jù)取代了手工會計環(huán)境下的紙質(zhì)數(shù)據(jù)。電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)的不同是很明顯而且是多方面的,計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,在電算化環(huán)境下通過計算機舞弊和犯罪的可能更大,計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失甚至更大,因此,電算化會計要求提高貨幣資金內(nèi)部控制的計算機技術(shù)和手段。

(三)“網(wǎng)上支付”由一人操作完成,既不科學(xué)也不安全

三、加強資金安全的措施

(一)加強內(nèi)部控制,堵塞漏洞

1.建立嚴格授權(quán)審批制度。授權(quán)控制是指各企業(yè)或崗位在處理貨幣資金收付及保管業(yè)務(wù)時,必須得到相應(yīng)授權(quán),經(jīng)過批準才能進行。授權(quán)包括一般授權(quán)和特別授權(quán),前者指授權(quán)處理貨幣資金一般性經(jīng)濟業(yè)務(wù),如現(xiàn)金的收付、費用的報銷等;后者指授權(quán)處理特殊性業(yè)務(wù),如大額資金的支付、應(yīng)收帳款信用度的制定等,企業(yè)在明確了各管理層次一般授權(quán)和特殊授權(quán)的責(zé)任、內(nèi)容標準和限度后,即為貨幣資金業(yè)務(wù)的安全性奠定了基礎(chǔ)。

2.實行不相容職務(wù)的相互分離制度。即崗位分工和職位分離制度,指的是對于組織內(nèi)部的不相容職務(wù)必須進行分工負責(zé),不能由一個人同時兼任。這一控制原則能使有關(guān)人員在處理業(yè)務(wù)時職責(zé)分明、相互制約。會計法明確規(guī)定,記賬人員與經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項和會計事項的審批人員、經(jīng)辦人員、財產(chǎn)保管人員的職責(zé)應(yīng)當(dāng)明確并相互分離,相互制約,不得由一人辦理貨幣資金流通的全部過程。會計出納不能相互兼職,出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。建立職務(wù)分工控制制度,能從組織機構(gòu)設(shè)置上確保資金流通安全。

3.實行定期輪崗制度。即對涉及貨幣資金內(nèi)部控制的業(yè)務(wù)人員定期輪換崗位。企業(yè)辦理貨幣資金業(yè)務(wù)在配備了合格的人員后,應(yīng)根據(jù)企業(yè)具體情況進行崗位輪換,以便于及時發(fā)現(xiàn)有關(guān)人員的貪污、舞弊行為,減少貨幣資金管理中產(chǎn)生上述行為的可能性。

4.加強銀行對賬單的管理。在出納人員之外要設(shè)置稽核崗,負責(zé)對銀行對賬單的審查、管理,每月終了將銀行對賬單余額與賬務(wù)科目銀行賬余額進行核對。如果不符要及時查明原因,并編制銀行余額調(diào)節(jié)表;銀行余額調(diào)節(jié)表應(yīng)由會計人員完成,而不能由銀行出納人員編制;各月的銀行對賬單及銀行余額調(diào)節(jié)表要經(jīng)過出納科負責(zé)人、會計科負責(zé)人、稽核人員、財務(wù)處處長等簽字后作為會計資料交檔案管理人員保管。

(二)改善信息系統(tǒng)操作和維護控制制度

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下系統(tǒng)操作和維護控制主要是通過制定一套完整而嚴格的操作和維護規(guī)程來實現(xiàn)的。規(guī)程應(yīng)包括操作的具體流程,各環(huán)節(jié)的主要分工和職責(zé),注意事項,維護的時間和方面,維護的程序等內(nèi)容。會計電算化系統(tǒng)操作和維護控制主要是為了保證財務(wù)軟件操作的規(guī)范化,保證財務(wù)軟件正確安全的運轉(zhuǎn),防止軟件被非法修改、刪除。信息系統(tǒng)的操作包括信息的輸入控制、處理控制和輸出控制。

會計信息系統(tǒng)輸入控制的重點在于建立適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批機制,并對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行校驗。通過設(shè)立專門的審核人員對系統(tǒng)每筆業(yè)務(wù)進行合法性和準確性的審核,從源頭上防止錯誤和舞弊行為的發(fā)生,避免因錯誤或舞弊導(dǎo)致的連環(huán)性、重復(fù)性錯誤。

會計信息系統(tǒng)處理控制的重點在于處理過程的適應(yīng)性控制、數(shù)據(jù)溢出性檢測、重大錯誤糾正控制。建立系統(tǒng)處理的適應(yīng)性控制,允許軟件用戶在一定限度內(nèi)自由制定或改變會計政策,適應(yīng)企業(yè)自身的規(guī)模和環(huán)境;建立數(shù)據(jù)溢出性檢測以保證數(shù)據(jù)超出計算機容量而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)損失,避免因數(shù)據(jù)溢出所造成的數(shù)據(jù)信息失真;操作過程中的失誤是在所難免的,因此,系統(tǒng)應(yīng)對用戶的某些操作做出再判斷和再確認設(shè)計,以防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)被執(zhí)行重大錯誤操作。

會計信息系統(tǒng)輸出控制的重點在于輸出檢查控制和輸出文件的使用權(quán)限控制。定期或不定期的核對輸入信息與輸出信息的一致性。通過對憑證、賬簿、報表數(shù)據(jù)的查詢、打印,并進一步的核對、檢查可以有效的預(yù)防利用計算機犯罪。

(三)“網(wǎng)上支付”操作機要嚴格管理

操作機要設(shè)置開機密碼及支付密碼,并且要不斷更換;只有具有操作權(quán)限人員才可以進行操作該機,一般人員不能對該機器進行操作,任何人都不能進行網(wǎng)上支付以外的其他操作;同時要強化防火墻和網(wǎng)絡(luò)安全檢測措施,防范外來隱患對網(wǎng)上銀行的入侵,避免黑客侵入而造成的財務(wù)風(fēng)險。

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