張蓉霞

摘 要：隨著企業(yè)計算機運用、辦公自動化的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，檔案管理信息化已經(jīng)成為很多企業(yè)檔案管理工作必須面對的新課題，也是必須解決的一個現(xiàn)實問題。檔案管理能否跟上整個企業(yè)管理信息化的步伐，使之真正成為企業(yè)信息化不可分割的一部分，已經(jīng)成為衡量企業(yè)檔案工作成敗與否的重要標志。本文通過闡述企業(yè)檔案管理信息化的必然性，針對檔案管理信息化建設(shè)中的問題，提出企業(yè)該如何進行管理信息化建設(shè)的建議。

關(guān)鍵詞：新形式 企業(yè)檔案管理 信息化

隨著計算機技術(shù)的的飛速發(fā)展以及辦公自動化進一步擴展和深化，信息化已滲透到了日常上作的許多領(lǐng)域，檔案管理工作也迎來了極好的發(fā)展機遇。經(jīng)濟全球化的趨勢已成為一種潮流不可阻擋，全面提高核心競爭力已是企業(yè)管理的當務(wù)之急。企業(yè)是經(jīng)濟運行的主體，為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，應(yīng)對新形勢下檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，企業(yè)必須加快實施檔案管理信息化建設(shè)，促進檔案信息的共享與利用，提高企業(yè)運作效率，向技術(shù)進步、管理科學的現(xiàn)代企業(yè)管理模式方向轉(zhuǎn)變。

1.企業(yè)檔案管理信息化的必然性

企業(yè)信息化是現(xiàn)代企業(yè)生存和發(fā)展的必由之路。在信息時代，企業(yè)要生存和發(fā)展非搞信息化不可。從企業(yè)外部看，經(jīng)濟全球化與信息化呈加速趨勢，市場范圍不斷擴大，競爭對手層出不窮，科技競爭、營銷競爭、市場和人才的競爭日益激烈，這對企業(yè)形成了強大的壓力。從企業(yè)內(nèi)部看，為適應(yīng)外部競爭環(huán)境，內(nèi)部結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理方式都需不斷調(diào)整、改革，以提高企業(yè)的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力和競爭能力。我國企業(yè)要適應(yīng)從粗放型管理向集約型管理轉(zhuǎn)變的需要，必然要求企業(yè)重視和加強信息資源的開發(fā)和管理，在業(yè)務(wù)活動和各管理環(huán)節(jié)廣泛應(yīng)用信

息技術(shù)，規(guī)范企業(yè)內(nèi)外聯(lián)系中的信息流程和更充分發(fā)揮信息技術(shù)及其網(wǎng)絡(luò)的作用。

2.企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容形式

檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體數(shù)字化信息的主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化建設(shè)主要體現(xiàn)在四個方面：一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是檔案信息高度共享；四是將引發(fā)檔案管理模式的變革。

今后的檔案，基本是在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化條件下產(chǎn)生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化。今后，檔案依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識型等不同類型。據(jù)型主要產(chǎn)生于生產(chǎn)物流系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)，信息型主要產(chǎn)生于情報系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。知識型的產(chǎn)生面最廣，將關(guān)鍵準確的數(shù)據(jù)及時傳輸給相應(yīng)的決策人手中，為企業(yè)的運作決策提供數(shù)據(jù)。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵點在于信息的集成和共享，是一個人機合一的有層次的系統(tǒng)工程，包括企業(yè)領(lǐng)導和員工理念的信息化；企業(yè)決策、組織管理信息化；企業(yè)經(jīng)營手段信息化；設(shè)計、加工應(yīng)用信息化。

3.信息化管理對企業(yè)檔案工作的意義

3.1 有利于企業(yè)提高效率，降低管理成本

信息化企業(yè)成本的下降，其實質(zhì)是通過提高信息資源開發(fā)利用效率和擴大信息資源開發(fā)利用范圍，使企業(yè)能以低信息成本實現(xiàn)共享管理成本，充分利用成員企業(yè)現(xiàn)有的資金、技術(shù)、設(shè)備、人力及信息資源，節(jié)約產(chǎn)品開發(fā)費用，降低生產(chǎn)成本，促進企業(yè)快速發(fā)展。

3.2 促進了信息資源的流通利用和共享，增強企業(yè)核心競爭力

企業(yè)為實現(xiàn)與下屬各企業(yè)、部門之間信息資源的流通利用與共享，建立了各個部門的局域網(wǎng)，各部門通過網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)進行了檔案信息微機標準化著錄工作，建立了目錄級數(shù)據(jù)庫，對部分檔案進行了檔案原件的計算機掃描，形成了比較豐富的數(shù)字化信息資源。網(wǎng)絡(luò)中各成員發(fā)揮各自的核心優(yōu)勢，共享技術(shù)，分攤費用，迅速將共同開發(fā)與制造的產(chǎn)品推向市場。不同企業(yè)之間通過公共檔案信息共享改變了過去的輸贏競爭關(guān)系，代之以競爭合作式的雙贏關(guān)系，拓展了企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低了風險，極大地提高了企業(yè)競爭力。

3.3 促進組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，業(yè)務(wù)流程更加先進

檔案信息管理中大多采用電子文件，企業(yè)按照各種業(yè)務(wù)流程、各個管理層次的權(quán)限予以信息支持。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)被精良、敏捷、具有創(chuàng)新精神的扁平化“動態(tài)網(wǎng)絡(luò)”結(jié)構(gòu)所取代。計算機系統(tǒng)將取代中層監(jiān)督和控制部門的大量職能，加強決策層與執(zhí)行層的直接溝通，從而減少了管理層次，削減了機構(gòu)規(guī)模。通過水平、對等的信息傳遞來協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各部門、各小組之間的活動，實現(xiàn)了動態(tài)管理，使信息溝通暢通及時，降低監(jiān)督協(xié)凋成本，使市場和周圍的信息同決策中心間的反饋更加迅速，極大地調(diào)動了組織成員的潛能和積極性，促進了相互間知識和經(jīng)驗的交流，發(fā)揮出了流程化管理的最佳效率。

4.企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

4.1 對檔案管理信息化思想認識上相對匱乏

當提到檔案管理時，不少企業(yè)認為把檔案資料輸入電腦中就標志著企業(yè)進入信息化管理了，所以在實施信息化的過程中，會遇到人為觀念的影響。而信息化的結(jié)果是使企業(yè)管理環(huán)節(jié)更透明，將為企業(yè)打造一個全新的管理體制，重建企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)和組織結(jié)構(gòu)。出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術(shù)、新流程不去主動學習接受，從而產(chǎn)生抵觸情緒。

4.2 缺乏檔案管理信息化建設(shè)長遠規(guī)劃，理論實踐結(jié)合不夠

由于我國多數(shù)企業(yè)正處在工業(yè)化進程中，尚未掌握完善的現(xiàn)代企業(yè)管理方法，企業(yè)對自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏考慮，因此很難在推進本企業(yè)信息化建設(shè)方面做好總體規(guī)劃，這就直接影響到企業(yè)信息化建設(shè)的成功實施。

4.3 檔案管理信息化建設(shè)不能與企業(yè)基礎(chǔ)信息資源建設(shè)同步進行

在推進檔案管理信息化建設(shè)過程中，很重要的是有效整合和充分利用企業(yè)各種信息資源為經(jīng)營管理服務(wù)。一些企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、核心生產(chǎn)系統(tǒng)由多個設(shè)計單位完成，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉(zhuǎn)換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運作，必然會造成有些企業(yè)在信息系統(tǒng)軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。

4.4 部分企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在盲目性

由于部分企業(yè)缺乏專業(yè)的研究信息化技術(shù)、流程建設(shè)隊伍，尤其在中小企業(yè)中問題更加突出。在推進企業(yè)信息化建設(shè)進程中，軟件公司對企業(yè)特點、業(yè)務(wù)流程、管理特色、個性化需求缺少專業(yè)的了解，有些企業(yè)采用拿來主義，照搬套用，方案論證過程中缺乏系統(tǒng)的需求分析，實施過程中又缺乏量身定制的二次開發(fā)能力，使得所建的信息化系統(tǒng)沒有因企業(yè)的個性而異，缺乏針對性和實用性，實施后效果不理想。

5.企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的方向

5.1 把握我國經(jīng)濟發(fā)展轉(zhuǎn)型特征，做好信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作

企業(yè)領(lǐng)導決策層必須首先實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，充分認識檔案管理信息化建設(shè)的作用，明確檔案管理信息化建設(shè)的目標，認真抓好企業(yè)管理信息化建設(shè)。作為一種實現(xiàn)管理決策科學化的有效手段，企業(yè)最高決策者親自領(lǐng)導，從全局上權(quán)衡、協(xié)調(diào)、審定、決策及組織實施。將檔案管理信息化建設(shè)納入企業(yè)整體信息化建設(shè)的規(guī)劃和方案，檔案管理信息化建設(shè)要適應(yīng)企業(yè)信息化的要求，建立科學、適用的文件歸檔、保管和利用管理系統(tǒng)，正確處理循序漸進與整體提升的關(guān)系，保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)健康有序發(fā)展。

5.2 著眼于企業(yè)長遠發(fā)展，建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)工程

企業(yè)必須站在經(jīng)營管理整體規(guī)劃高度，以全面和長遠發(fā)展的觀點來制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，規(guī)劃應(yīng)遠近結(jié)合。在企業(yè)管理信息化建設(shè)過程中，因為企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)管理的進步，會使需求不斷發(fā)生變化，所以分階段地逐步推進管理信息化，可以減少投資風險，提高成功率，從而使得管理信息化建設(shè)和企業(yè)的發(fā)展相輔相成，相互促進。企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)的信息化、管理決策的信息化、辦公自動化等信息系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接，實現(xiàn)信息資源共享，最大限度地支持企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。

5.3 檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)根據(jù)不同企業(yè)的實際情況，循序漸進地進行

每個企業(yè)都應(yīng)根據(jù)自身特點，科學、合理地進行檔案管理信息化建設(shè)決策，安排工作進程。企業(yè)建立起信息化的管理系統(tǒng)要符合自己的日常業(yè)務(wù)需要，對其他企業(yè)已有的系統(tǒng)不能原封不動拿來套用，對檔案管理信息化要進行深入的可行性研究。將有限的資金合理應(yīng)用，挑選符合企業(yè)所處行業(yè)中經(jīng)驗比較豐富的軟件公司協(xié)助開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，盡量不走彎路。企業(yè)檔案管理信息化應(yīng)當是一個漸進的增效過程，企業(yè)不應(yīng)只想一步到位，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營短、中、長期戰(zhàn)略目標，實施相應(yīng)的檔案管理信息化分步走策略，在系統(tǒng)開發(fā)資金方面滾動式投入，逐步積累逐步提升應(yīng)用水平。檔案管理信息化本著為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的原則，充分發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，為企業(yè)發(fā)展提供真實、準確、快捷的檔案信息服務(wù)。

5.4 加強各項管理規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案信息管理工作質(zhì)量

企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須制定特定、完善、符合實際需要的管理規(guī)章制度，從而有效保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全有序地開展。檔案管理的相關(guān)部門應(yīng)制定出操作性強的檔案信息資源管理的原則和具體要求，應(yīng)當設(shè)立專業(yè)人員負責管理。針對電子檔案存在不安全、易修改等特性，可采取以電子介質(zhì)歸檔為主，紙質(zhì)歸檔為輔的做法，將電子檔案和紙質(zhì)檔案共同存儲，在保存時效上予以分別規(guī)定，將二者有機結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息管理工作的高質(zhì)量。同時，要加強檔案信息的安全管理工作，不給蓄意竊密者有機可乘，這就要求檔案工作者時刻提高警惕，對企業(yè)運行的各項信息系統(tǒng)設(shè)定防護措施和應(yīng)急方案。

6.結(jié)束語

企業(yè)檔案信息化建設(shè)要以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理水平為總目標。企業(yè)應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)整體信息化建設(shè)的規(guī)劃和方案中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)企業(yè)信息化的要求，建立科學適用的文件歸檔、保管和利用管理系統(tǒng)，正確處理循序漸進與整體提升的關(guān)系，保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)健康有序地發(fā)展?！?/p>

參考文獻：

[1]張曙光主編 《市場化與宏觀穩(wěn)定》．社會科學文獻出版社．2002年。

[2](美)羅沙貝絲．莫斯．坎特．走在企業(yè)管理前沿[M]．黃宜思，歐小琪譯．海南：海南出版社，三環(huán)出版社，2007．

作者單位：湖南省建筑工程集團總公司