摘 要 建設(shè)工程檔案是記錄工程建設(shè)過(guò)程活動(dòng)及反映工程質(zhì)量情況的記錄。真實(shí)記錄，及時(shí)做好工程資料是檔案工作的核心，其編制與管理應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定要求。

關(guān)鍵詞 工程檔案編制要求 管理規(guī)定

中圖分類號(hào):G271.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

檔案資料是記錄歷史或某事件發(fā)生過(guò)程和結(jié)果的文字等記錄資料，具有長(zhǎng)期保存性。不至于因時(shí)間流逝或當(dāng)事人遺忘、消失， 而使之無(wú)法追塑或還原事件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。是其它文學(xué)作品所無(wú)法替代的記錄資料。

建設(shè)工程檔案資料是工程建設(shè)的專項(xiàng)記錄資料。工程檔案資料的管理，決不僅是針對(duì)已形成資料登記保管，而應(yīng)是整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、規(guī)劃、審批、設(shè)計(jì)、建筑過(guò)程施工、質(zhì)量檢驗(yàn)、竣工等驗(yàn)收整個(gè)建設(shè)活動(dòng)過(guò)程文件及工程資料的管理。因此建設(shè)工程資料有其明確的針對(duì)性和特定性。

一項(xiàng)工程可使用年限一般是幾十年至上百年，也可能是幾百、上千年。其間可能歷經(jīng)自然災(zāi)害、人類活動(dòng)等損害，對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量鑒定維修、改建等活動(dòng)，工程資料檔案就猶顯重要。因此工程建設(shè)活動(dòng)記錄，真實(shí)性是其最重要核心。只有真實(shí)地記錄反映整個(gè)建設(shè)過(guò)程實(shí)際情況，才能為后人提供有價(jià)值可利用的檔案資料。檔案資料的真實(shí)性是檔案工作第一管理要素?，F(xiàn)代大型工程建筑施工是一項(xiàng)多項(xiàng)性的工程實(shí)踐活動(dòng)，涉及多方面的工程管理、材料、施工技術(shù)、質(zhì)量檢測(cè)，安全及使用功能檢定，工程總體質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)定等等，是一個(gè)較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。要真實(shí)地記錄主要建筑活動(dòng)的過(guò)程情況，必須要及時(shí)地采集和編錄相關(guān)資料、活動(dòng)結(jié)果。一旦活動(dòng)過(guò)后，憑回憶編寫(xiě)記錄，往往無(wú)法反映活動(dòng)過(guò)程的真實(shí)情況。因此保持與工程施工同步、及時(shí)地編制和記錄工程資料，是工程資料管理的重要環(huán)節(jié)。

及時(shí)地做好工程資料編制記錄，還反映在對(duì)施工資料各有關(guān)方人員對(duì)施工過(guò)程、結(jié)果檢查認(rèn)定的簽字確認(rèn)，特別是工程采用“四新”技術(shù)、重大設(shè)計(jì)修改或出現(xiàn)質(zhì)量事故的處理資料等。這不僅體現(xiàn)施工過(guò)程各方面的職責(zé)，也是對(duì)工程質(zhì)量的負(fù)責(zé)，是工程資料完整、有效性的要求。

工程資料的編制匯總有其特征性和具體要求。首先資料的歸類匯編，應(yīng)符合國(guó)家《建筑工程放質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》(GB50300-2001)中單位工程質(zhì)量控制資料、安全和功能檢驗(yàn)資料等的資料項(xiàng)目要求，以便于資料的自查、核查和完整性認(rèn)定。一個(gè)資料項(xiàng)目中往往涉及多個(gè)分部工程，尚應(yīng)以各分部工程資料分冊(cè)匯編歸類，對(duì)于較多資料內(nèi)容的主要項(xiàng)目，如“原材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢(試)驗(yàn)報(bào)告”等，尚應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)匯總表，以便于資料的核查和今后查閱。

當(dāng)一個(gè)分部工程涉及多項(xiàng)專業(yè)施工時(shí)，如主體結(jié)構(gòu)的混凝土、磚砌體、鋼構(gòu)等子分部工;，給排水分部的給水、消防等子分部工程等等，其工程資料的匯總宜先按相關(guān)專業(yè)(子分部)匯編，再匯入分部工程，這樣才能做好各專業(yè)資料明確有序和完整。

一項(xiàng)完整的工程檔案資料，應(yīng)包括工程建設(shè)前期文件，工程施工過(guò)程文件及竣工驗(yàn)收文件。工程建設(shè)前期文件如工程立項(xiàng)、規(guī)劃、施工許可等各專項(xiàng)審查、審批相關(guān)文件。工程前期文件資料反映了本工程建設(shè)的需要和 主要功能用途、用地及城市規(guī)劃建設(shè)許可等重要信息，涉及我國(guó)多項(xiàng)法律法規(guī)，是不可缺失的重要資料。建設(shè)工程檔案資料尚應(yīng)符合當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)工程檔案館的規(guī)定，包括資料原件等要求。

竣工驗(yàn)收資料是證明建設(shè)工程已完成設(shè)計(jì)內(nèi)容，建筑物符合設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范要求，滿足其使用功能，可交付業(yè)主使用的證明類文件。必要時(shí)尚應(yīng)有工程全景、主要功能、特殊隱蔽工程部位等證明性圖象資料。

工程檔案資料的編制、匯總、存檔保管是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，應(yīng)由具有專業(yè)知識(shí)的人員負(fù)責(zé)管理。從建設(shè)工程開(kāi)始即著手收集、編制、匯總相關(guān)資料，再按規(guī)定和要求整理、組卷造冊(cè)，形成檔案資料。

工程檔案資料的保管是檔案管理的重要工作。特別是施工過(guò)程資料的保管是重要環(huán)節(jié)。工程施工資料形成于施工現(xiàn)場(chǎng)，也保存于施工現(xiàn)場(chǎng)，而施工現(xiàn)場(chǎng)往往保存條件較差，且工程工期又較長(zhǎng)，因此確?，F(xiàn)場(chǎng)資料保存條件和加強(qiáng)管理十分重要。采取防水、防潮、防火、防蟲(chóng)蝕、防丟失等措施是保證工程資料免招損毀的重要條件。必要時(shí)應(yīng)采用重要文件、資料原件及時(shí)分類造冊(cè)，以便于相關(guān)方對(duì)工程檢查和查閱，避免人為損壞資料。

當(dāng)工程竣工交付后的工程檔案資料保管，主要是按有關(guān)規(guī)定和要求移交城市建設(shè)檔案館和公司檔案室。做為長(zhǎng)期保存資料，檔案室應(yīng)滿足保存條件。對(duì)入庫(kù)資料的管理應(yīng)檢查資料立卷造冊(cè)的符合性、內(nèi)容的完整性和資料書(shū)寫(xiě)裝訂等方面要求的適合性。同時(shí)應(yīng)保持檔案資料名稱、目錄、內(nèi)容的統(tǒng)一性，以便于核查。

做好工程檔案資料的各項(xiàng)管理，并使之符合要求，應(yīng)有明確的管理制度規(guī)定和要求。我國(guó)《檔案法》是檔案管理方面的主要法律依據(jù)，地方行政主管部門及各地檔案館對(duì)工程檔案資料的歸檔工作，也做出了明確的行政規(guī)定。因此參與工程建設(shè)的各方，特別是施工單位，應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)要求，在工程的建設(shè)過(guò)程，做好工程資料編制管理;在工程竣工后立卷造冊(cè)，形成完整的檔案資料報(bào)送當(dāng)?shù)貦n案館，并做好建設(shè)工程檔案登記、入庫(kù)和長(zhǎng)期保管工作，以確保工程檔案應(yīng)有的功能作用。

(作者單位:福建地礦建設(shè)集團(tuán)公司)