摘要中國古代秘書工作在其漫長的歷史演進(jìn)過程中，形成了一套完整而頗具特色的制度，以現(xiàn)代管理的眼光去分析，無論是其宏觀設(shè)計還是微觀掌控，其中都滲透著強烈的效率意識，從而為國家行政工作的效率實現(xiàn)提供了強有力的保證。這種將效率意識滲透于制度設(shè)計以保證組織效率的做法，很值得現(xiàn)代各類組織學(xué)習(xí)和借鑒。

關(guān)鍵詞古代秘書制度 設(shè)計 效率意識

中圖分類號:K207文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

效率，作為組織存在與發(fā)展的一個重要因素，自改革開放以來，就受到各式各樣尤其是經(jīng)濟類組織的重視，有些企業(yè)甚至喊出了“時間就是金錢，效率就是生命”的口號，將效率問題提到了一個很高的位置上。

隨著對效率的重視，效率從何而來就成為了各類組織極為關(guān)注的問題。由于中國近代工商業(yè)的不發(fā)達(dá)，不能提供很多這方面的經(jīng)驗，于是從歐美乃至日本等發(fā)達(dá)國家取經(jīng)學(xué)習(xí)，就成為了改革開放以來向外學(xué)習(xí)的一個重要方面，而中國各類現(xiàn)代組織也確實從中獲得了很多寶貴的經(jīng)驗，從而促進(jìn)了組織效率的提升，為組織的生存與發(fā)展提供了重要保證。

在效率問題上，難道中國本土真的沒有可資借鑒的經(jīng)驗嗎?當(dāng)我們把目光放得更遠(yuǎn)些，回溯歷史，就會發(fā)現(xiàn)在有著五千年文明延續(xù)的國家管理中，在效率問題上積累了非常多的寶貴經(jīng)驗，在這里我們將重點探討作為其重要組成部分的秘書工作中所表現(xiàn)出來的效率經(jīng)驗。

作為國家管理重要組成部分的秘書工作，與中華民族的文明史一樣，也有近五千年的發(fā)展歷史。它萌生于原始社會后期，經(jīng)夏商周而確立，秦漢時更獲得長足發(fā)展，魏晉南北朝時又頗多演進(jìn)變化，至唐宋臻于成熟，明清時代則更為健全和完善，從而形成了獨具特色的中國古代秘書工作體制。

在其漫長的歷史發(fā)展過程中，作為國家行政管理體系中重要組成部分的秘書工作，為了實現(xiàn)組織的效率，十分注意在制度設(shè)計中完成對效率的保證和提升，這種予效率保證于制度設(shè)計的思想非常值得現(xiàn)代組織思考和學(xué)習(xí)。

要想很好地認(rèn)識中國古代秘書工作制度中的效率意識，我們需要首先界定效率的概念，在本文中，效率指的是“人或機器在單位時間內(nèi)完成的工作量的大小”。通過對于這個概念的分析，我們不難發(fā)現(xiàn)，效率實現(xiàn)的關(guān)鍵是時間的節(jié)約;就一件事情的處理，越是能夠節(jié)約時間，組織的工作效率就越高。

為了實現(xiàn)時間節(jié)約，以獲得效率的保證和提升，統(tǒng)治者即組織的管理者——國家在組織機構(gòu)的設(shè)置上，從設(shè)計的角度體現(xiàn)了一種大效率觀，即不斷追求人與事的有效對接，讓人與事歸入合理的秩序中，從而為效率的實現(xiàn)奠定了堅實基礎(chǔ)。

在原始社會，由于需要輔助管理的事物相對較少，秘書的分工不是很細(xì)，基本是一人兼多事。隨著國家的確立，秘書的分工也開始了，至西周時，王室設(shè)立了以太史為首的秘書工作機構(gòu)——太史寮，其下設(shè)五史，各有職掌，分工很細(xì)，并且各級政府中也都設(shè)立了相應(yīng)的秘書機構(gòu)。

秦朝統(tǒng)一后，在朝廷設(shè)立御史大夫府，其主官御史大夫“受公卿奏章，掌天下文書”，是國家行政體系內(nèi)的秘書機構(gòu)，同時皇帝還身邊還有尚書、博士等專門秘書，負(fù)責(zé)有關(guān)事宜。漢朝基本沿襲秦制。

至魏晉南北朝時，逐漸形成了中書、門下、尚書并列的“三省制”并一直延續(xù)到宋代。三省之間的關(guān)系是“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”，這樣的分工使得中書省作為中央的秘書機關(guān)，可以更專業(yè)地負(fù)責(zé)政令的起草、擬制，而其他二省的存在則有利于避免偏差和失誤。

至宋代，在沿襲前代三省之設(shè)外，又另設(shè)樞密院專掌軍國機務(wù)，出納密令，從而使得專業(yè)分工在國家層面上更加細(xì)密，專業(yè)人士處理專項事物的特點也更加明顯，從保證國家的行政效率上又有了進(jìn)一步的發(fā)展。

元、明、清三代，在秘書機構(gòu)的設(shè)置上，雖各有變化，但總體上是朝著分工更加細(xì)密的方向發(fā)展的。

以上秘書機構(gòu)設(shè)置的變遷，其間雖然揉雜了統(tǒng)治者對于王權(quán)和皇權(quán)控制的考慮，但總體上是表現(xiàn)出了追求組織效率的傾向。作為一個龐大的組織，國家所要處理的事物極其繁雜，如果效率不高，對于各級主政者來說，無疑意味著巨大的麻煩甚至災(zāi)難，因此，如何以高效率來應(yīng)對繁雜的事物，就成為主政者必須用心考慮和設(shè)計的問題。

要實現(xiàn)組織工作的高效率，從大處著眼，就在于人與事的有效對接，以及在這個對接過程中所獲得的優(yōu)化秩序，這也是組織效率的根本所在;而實現(xiàn)的手段，在于細(xì)分，即事物分類更細(xì)，而人員更加專業(yè)。我們看到秘書機構(gòu)設(shè)置變化的引線恰恰在此，于是本來繁雜的大量事物得以各歸其所，而處理事物的人員也變得越來越專業(yè)，于是，宏觀的機構(gòu)設(shè)置愈趨專業(yè)化，與微觀的各機構(gòu)內(nèi)有關(guān)秘書人員的專業(yè)化，實現(xiàn)了有力的對接，這種秩序優(yōu)化使組織效率從根本上獲得了保證。

在實現(xiàn)人與事的有效對接，以及宏觀的秩序優(yōu)化方面，我們雖然不能直接地看到時間的節(jié)約，但正如“大象無形，大音希聲”，其實是體現(xiàn)了最大的時間節(jié)約。因為不專業(yè)的人員與混亂的秩序，是效率的最大“殺手”，優(yōu)秀的組織設(shè)計恰恰是克服這個殺手的最有效武器。

接下來，我們看到的是在文書方面的標(biāo)準(zhǔn)化。從效率的角度而言，組織規(guī)模越是龐大，標(biāo)準(zhǔn)化在其中所起的作用也就越大，對于組織效率的提升與幫助也就越大。

在秘書工作中，文書作為最重要的處理事務(wù)的依據(jù)和載體，占據(jù)了秘書事務(wù)一個相當(dāng)大的比例，如秦代曾以法律的形式規(guī)定“有事請者，必以書，毋口請”，漢代更“以文書御天下”，以后各代，雖程度有所不同，但基本宗旨不變。因而，要實現(xiàn)組織效率，圍繞文書來做文章，就成為一個必由之選。而在文書方面，最顯著的以效率為目標(biāo)的做法就是標(biāo)準(zhǔn)化。具體如下:

(1)統(tǒng)一行文標(biāo)準(zhǔn)文字。文字作為文書的載體，如果不統(tǒng)一，必然會極大影響文書的閱讀、理解速度，從而影響其處理的效率，因此，歷代統(tǒng)治者都非常重視文字的標(biāo)準(zhǔn)制定。秦朝統(tǒng)一天下后，下令廢除他國異文，規(guī)定以加工整理的秦“小篆”為通用標(biāo)準(zhǔn)文字，后又整理出書寫較為簡便的“隸書”、“草篆”輔助行文;兩漢時期，隸書、草篆成為標(biāo)準(zhǔn)文字。以后，各朝代也有各自的嚴(yán)格規(guī)定。統(tǒng)一的文字，大大減輕了文書書寫、閱讀和處理時的負(fù)擔(dān)，對于效率的實現(xiàn)起到了很大的作用。

(2)統(tǒng)一文書體制。文書體制對于公文處理的效率有著更大的影響，如果文書沒有標(biāo)準(zhǔn)，則本來應(yīng)該上行的文書卻發(fā)向下級，本來該皇帝專用的文書，大臣卻使用了，勢必造成整個行政體系的混亂，大大降低行政工作的效率。因此，制定出明確的文書體制就顯得極其重要。

秦代規(guī)定了策書、制書、詔書、戒書為御用文書(下行文)，章、表、奏、議為官僚奏疏(上行文)，此外，對于官府移行文書(如檄、蝶、符書等)也做了統(tǒng)一規(guī)定。后來，歷朝歷代，雖依據(jù)當(dāng)時情況，而增減文書種類，乃至變化用途，但無不對其有著嚴(yán)格規(guī)定，目的就是為了避免混亂，提高效率。

(3)規(guī)范公文特殊用語和書寫格式。秦代規(guī)定，皇帝自稱“朕”，臣民稱皇帝為“陛下”，還規(guī)定了“避諱”“抬頭”、批復(fù)與結(jié)尾用語等書寫規(guī)范，以后歷代，雖有變化，但大體沿用。這些規(guī)定雖然細(xì)微，但在公文寫作和處理上，卻可以避免很多無謂的時間浪費，從而實現(xiàn)效率的提升。

(4)在公文書寫材料方面，也在逐漸地標(biāo)準(zhǔn)化。秦漢時期，多以簡牘為書寫材料，隨著造紙技術(shù)的發(fā)明和普及，在東晉末年，桓玄以江州刺史督八州軍事時，下令革除竹、木、帛、紙混用舊習(xí)，規(guī)定公文一律用毛筆在紙上書寫，從此，使用紙張制作文書遂成風(fēng)氣。

以上文書制作方面的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，以文書制作所涉要素為著眼點，分別從不同程度上實現(xiàn)了時間的節(jié)約，僅從這個過程本身即已意味著效率的提升，更重要的是，文書體制方面的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，為組織機構(gòu)的合理設(shè)置、人員配備提供了有力支持，為整體效率的實現(xiàn)做出了更多貢獻(xiàn)。

在文書的處理流程中，無論是在運轉(zhuǎn)過程中，還是在具體處理的過程中，都有著強烈的時間意識，目的當(dāng)然也是為了提高效率。

一個組織的效率高低，在相當(dāng)程度上，取決于其事務(wù)處理的流程是否合理、科學(xué)。為了獲得高效率，中國古代秘書工作中極其重視文書的流轉(zhuǎn)過程的優(yōu)化。秦漢時期，即已確立公文運行傳遞制度，主要包括逐級行文制度、主發(fā)與簽署制度、郵傳制度(以郵、亭、驛傳送文書)、行書記錄與回文制度(記錄公文傳送行程、時間及收發(fā)文登記)等。

以后的歷朝歷代，在流程的管理上也下了很多功夫，以保證組織效率的實現(xiàn)。以宋代為例，一般文書傳遞時只須“通封”，貼黃便可，而事關(guān)機密、災(zāi)異等，則必須“實封”，即密封，封面不貼黃，只貼“系機密”或“急速”字樣，從而保證了重要文書的傳遞效率。朝廷還規(guī)定，各官府抄錄樞密院的一般札子不得超過兩天，皇帝的制敕，一般限當(dāng)日抄完，如果制敕文字超過一百張紙者可寬限一天，超過兩百張紙者可寬限兩天，即每一百張紙加一天，但最多不超過五天。其他的文書依此類推，但最多不超過十天。軍事急件，不以紙數(shù)，皆限當(dāng)日錄畢發(fā)出。明清時期，更加健全京師到地方的驛傳系統(tǒng)，設(shè)“急傳鋪”專遞緊急文書，設(shè)“捷報處”負(fù)責(zé)速呈奏折及交發(fā)諭旨與折批等，這些規(guī)定都是為了提高時間的利用率，從而提高了工作的效率。

以制度化的方式，來約定文書流動過程，充分地考慮了各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，最大程度上避免了時間的浪費，從而實現(xiàn)了效率的保證。

在文書的處理過程中，其有關(guān)的制度規(guī)定，也滲透著強烈的效率意識。如宋代，主要依據(jù)事情的大小緩急而定，其行遣小事限五日，中事十日，大事二十日，并且無論小事、中事、大事，文書收發(fā)之日都不算在內(nèi)。在規(guī)定時限內(nèi)無法處理完畢的必須事先向上級機關(guān)報告原因。這樣的規(guī)定，自然使得各級官吏不得不努力提高辦事效率，以免被責(zé)怪和處分，于是組織的效率得以保證。

在文書的具體辦理制度中，我們也可發(fā)現(xiàn)通過節(jié)約時間，以提升效率的影子。

如一文一事制度，請示類公文要求在一份公文中只能寫一件事情。這一制度始于魏晉南北朝，通用于唐代，在宋代則見諸典籍記載，并且一直沿用到今天。該制度規(guī)定，即有著明顯的效率方面的考慮:假設(shè)幾件事情同時列于一份公文之中，如果不能同時批準(zhǔn)，則必然影響其他已經(jīng)獲批事務(wù)的處理，這樣就使得已經(jīng)獲準(zhǔn)事務(wù)的處理效率大大降低。通過一文一事的規(guī)定，可以使每件事情都能獲得到與其內(nèi)容相宜的處理速度，從而提高了整個組織的辦事效率。

貼黃引黃制度，是唐宋時期在公文辦理方面的創(chuàng)新舉措。貼黃，即在公文有錯誤的地方，貼黃紙予以改寫;引黃，則是將來文摘要寫在黃紙上貼于來文之前，是現(xiàn)在公文摘要的開始。貼黃引黃制度的出現(xiàn)，也有著明顯的效率方面的考慮。假設(shè)一頁公文有400字，如果其中有一個錯字，可是又不能涂改，如果重新抄寫，所需時間，與貼一小塊黃紙，然后在上面把正確的字寫上，其效率簡直有天壤之別。引黃，對于篇幅較長的公文來而言，可以使閱辦者重點閱讀，甚至只憑引黃即可做出有關(guān)處理，從而大大節(jié)約時間，這樣就實現(xiàn)了效率的提高。

票擬制度，形成于明代，清代依然承襲，即題奏文書先由內(nèi)閣學(xué)士閱讀，并在專用紙簽上擬出初步處理意見，然后再轉(zhuǎn)呈皇帝定奪。這也是現(xiàn)代公文“擬辦”程序的發(fā)端。對于日理萬機的皇帝來說，票擬的出現(xiàn)，可以使他不用每個問題都要自己去做初級的思考，而以大臣給出的建議為基礎(chǔ)做出自己的決定，甚至直接利用大臣的意見，從而大大提高其處理國家事務(wù)的效率，隨著處于總攬國家事務(wù)的地位皇帝的效率的提高，自然連帶整個國家的行政效率都會大幅提升。(下轉(zhuǎn)第141頁)(上接第137頁)

綜上所述，為了保證和提高國家和地方行政的效率，中國古代秘書工作制度的設(shè)計者，以大效率觀為基本的出發(fā)點，以時間的節(jié)約為立足點，從環(huán)節(jié)和要素兩個方面，以制度的形式進(jìn)行了諸多科學(xué)、合理的規(guī)定，并且不斷地尋求優(yōu)化，從而實現(xiàn)了組織高效率運作的目的。

今天，大到國家，小到各式各樣的組織，效率問題依然是一個關(guān)乎其得失成敗的大問題。希望中國古代秘書制度設(shè)計中追求效率的意識和做法，能為其提供切實的借鑒，以幫助其實現(xiàn)高效率地做事的目的，從而在競爭中立于不敗之地。

本文為保定學(xué)院社科基金資助項目

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