邱燕娜

飛速發(fā)展的華大電子的信息化建設(shè)幾乎從零開始。讓人詫異的是,華大電子放棄了購買成熟的軟件產(chǎn)品,而是選擇一個平臺產(chǎn)品來作為其信息化建設(shè)的基礎(chǔ)平臺。華大電子的信息化團隊能很好應(yīng)對這些挑戰(zhàn)嗎?借助平臺而非成熟的套裝軟件來進行企業(yè)信息化建設(shè)又有什么利弊,需要怎樣的經(jīng)驗?zāi)?

2006年,北京中電華大電子設(shè)計有限責任公司(簡稱華大電子)的信息化建設(shè)才剛剛開始,但是經(jīng)過短短的兩三年時間,華大電子已經(jīng)基于起步軟件的X3平臺開發(fā)了辦公自動化、客戶關(guān)系管理、人力資源管理、績效管理等系統(tǒng),以及幾個專用的查詢系統(tǒng)。雖然這些系統(tǒng)的功能并不非常完善,但是已經(jīng)能夠逐漸改善和提高公司的日常管理效率。值得一提的是,這些功能模塊很多都是華大電子自行開發(fā)的,而華大電子真正負責信息化建設(shè)的團隊卻只有三個人。

躊躇:成熟套裝軟件還是平臺

華大電子成立于2002年6月,是專業(yè)從事智能卡和WLAN芯片設(shè)計的綜合性IC(集成電路)設(shè)計企業(yè)。經(jīng)過多年的經(jīng)驗和技術(shù)積累,目前華大電子的多種產(chǎn)品都在國內(nèi)市場占有較高份額,得到了用戶的肯定和支持,并且是我國二代身份證芯片模塊的供應(yīng)商之一。

華大電子被評為第三屆和第四屆智能卡十強企業(yè)、2004年度中國最具成長力的IC設(shè)計企業(yè),并且在2005~2007年連續(xù)三年進入中國十大集成電路設(shè)計企業(yè)行列。但是信息化建設(shè)卻一直是公司的薄弱環(huán)節(jié),因為作為一個研發(fā)型的企業(yè),華大電子管理的重心毫無疑問是研發(fā)。

為了進一步提升研發(fā)水平,華大電子在2006年邀請咨詢公司來進行集成產(chǎn)品開發(fā)流程的變革。集成產(chǎn)品開發(fā)是一套產(chǎn)品開發(fā)的模式、理念與方法,其框架集成了代表業(yè)界最佳實踐的諸多要素,包括異步開發(fā)與共用基礎(chǔ)模塊、跨部門團隊、項目和管道管理、結(jié)構(gòu)化流程、客戶需求分析、優(yōu)化投資組合和衡量標準等7方面。涉及到如此多的因素,如果不借助信息化手段,華大電子很難將咨詢結(jié)果落地。

與此同時,記者了解到,集成電路設(shè)計行業(yè)的管理主要有兩個特點:一是成本壓力大,很多產(chǎn)品出現(xiàn)問題,并不是因為設(shè)計難度大,而是溝通過程中信息不對稱造成的;二是研發(fā)實力非常重要,研發(fā)人員的水平對公司的發(fā)展具有很大的影響?？梢?在該行業(yè)中借助信息化手段,減少甚至消滅信息溝通的不對稱現(xiàn)象非常重要。此外,信息化還能激發(fā)研發(fā)人員的積極性,并且提供更多的有用信息,從而在一定程度上提高研發(fā)團隊的整體水平。

因此在2006年下半年,華大電子開始進行信息化建設(shè)規(guī)劃,初步確定了公司的信息化發(fā)展方向和策略。為了配合這個行動,華大電子調(diào)整設(shè)立了資源管理部,并從公司內(nèi)部挖掘那些具有軟件專業(yè)背景、對公司的流程比較了解,并且能夠較好地處理人際關(guān)系的員工到該部門來負責信息化建設(shè)工作。資源管理部張經(jīng)理和信息系統(tǒng)工程師王工都是在此時來到資源管理部的。

他們來到資源管理部后,開始和各個知名的管理軟件廠商進行溝通,并對他們的產(chǎn)品進行比較。但是軟件廠商到華大電子的業(yè)務(wù)部門調(diào)研時,由于業(yè)務(wù)部門的需求還不甚明確,雙方溝通起來比較困難。他們分析說,成熟的套裝軟件功能與華大電子的實際需求有較大的差異。就拿CRM來說,套裝軟件的功能都比較完善,而當時華大電子的需求卻比較簡單。再比如說績效考核系統(tǒng),作為一個研發(fā)型的企業(yè),華大電子的績效考核采用的是比較特別的矩陣式管理,即研發(fā)人員在自己所在的部門考核,而他們的工作卻在各個不同項目中,這與一般的績效考核軟件所設(shè)置的考核方式差別很大。

與此同時,記者了解到,華大電子希望軟件能夠覆蓋每個業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù),以此來減少系統(tǒng)之間的信息孤島,而這樣軟件卻幾乎不存在。而且,華大電子正處于高速發(fā)展中,因此管理存在較大的變化,采用成熟的軟件產(chǎn)品對華大電子來說自主性不夠。

就在此時,華大電子想到了平臺,他們通過對平臺軟件進行調(diào)研后想到使用起步軟件的X3協(xié)同運營平臺。因為應(yīng)用X3協(xié)同運營平臺來作為公司信息化建設(shè)的基礎(chǔ)平臺雖然能夠給華大電子在信息化建設(shè)過程中更多的自主性,而且能夠更好地吻合企業(yè)的管理現(xiàn)狀。但是,這也給他們帶來了很大的挑戰(zhàn):首先,很多功能模塊都要自行開發(fā),這要求公司的IT團隊要具有一定的開發(fā)能力,而剛剛成立的資源管理部負責信息化建設(shè)的團隊成員雖然都有軟件專業(yè)背景,但是要開發(fā)諸多的功能,還是很有難度;其次,平臺具有更多的自主性,也意味著信息化建設(shè)團隊要對業(yè)務(wù)進行調(diào)研,并且要深刻理解業(yè)務(wù),才能真正開發(fā)出適合業(yè)務(wù)管理的功能來。不過,起步X3協(xié)同運營平臺的成熟度和穩(wěn)定性都很高,而且開發(fā)工具也很好用,又讓信息化團隊非常心動。

探索:一切從頭開始

綜合考慮各種因素,華大電子在2007年初引入起步軟件的X3系統(tǒng)作為信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺,他們的信息化團隊也開始了不斷探索的征程。

華大電子首先開發(fā)、實施的是辦公自動化和客戶關(guān)系管理模塊,其中的客戶關(guān)系管理模塊只有比較簡單的客戶信息維護功能。之所以選擇先上這兩個模塊,他們介紹說,是因為這兩個模塊是企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ),只有這兩個模塊建設(shè)好了,才能基于這些模塊不斷完善整個平臺的功能。為了盡可能地減少風險,華大電子的這兩個模塊的開發(fā)、實施是在起步軟件的技術(shù)人員的幫助下完成的。2007年7月,辦公自動化和客戶關(guān)系管理模塊成功開發(fā)并實施。

之后,華大電子開始開發(fā)、實施人力資源管理和請假模塊。華大電子把請假模塊從人力資源管理模塊中獨立出來,是因為請假管理是華大電子作為研發(fā)型企業(yè)比較特殊的管理。他們需要對研發(fā)人員的休假時間進行調(diào)配,避免在某個時間段出現(xiàn)休假員工過多而影響研發(fā)進度的情況。2007年9月,這兩個模塊也開發(fā)、實施成功。此時,華大電子的信息化團隊已經(jīng)基本上掌握了如何利用平臺來開發(fā)系統(tǒng)的技術(shù)。從這個時候開始,他們就開始自行開發(fā)其他的功能模塊。

2007年12月,績效管理模塊開發(fā)實施完成;2008年3月,任職資格管理模塊開發(fā)實施完成;2008年7月,設(shè)計查詢系統(tǒng)和部分流程管理模塊開發(fā)實施完成;2008年10月,合同管理開發(fā)實施完成。

此外,信息化團隊還開發(fā)了幾個專用的查詢系統(tǒng)。在短短的兩年時間里,華大電子已經(jīng)布局了比較完善的模塊。表面上看來,在如此短的時間內(nèi)開發(fā)那么多模塊,開發(fā)的工作量應(yīng)該非常大,但是他們透露,他們更多的時間不是在開發(fā),而是在調(diào)研業(yè)務(wù)。但是讓信息化團隊去熟悉并理解每個業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)談何容易!為了解決好這個問題,華大電子的信息化團隊摸索出了一套自己的辦法,就是到業(yè)務(wù)部門去找合作伙伴。比如說,在開發(fā)績效管理模塊的時候,就把人力資源管理部門作為合作伙伴,借助他們的力量來明確需求。那么多的模塊,哪個先實現(xiàn)哪個后實現(xiàn),也是有講究的。除了辦公自動化和客戶關(guān)系管理這兩個基礎(chǔ)模塊要先實現(xiàn)以外,其他模塊則根據(jù)需求的緊迫性和業(yè)務(wù)部門對系統(tǒng)的依賴性,以及員工的接受度來確定開發(fā)的先后順序。

由于華大電子本來就是一個高科技企業(yè),員工對IT的接受度比較高,這些模塊實施起來相對比較順利,但是整個過程并非一帆風順。和大多數(shù)IT系統(tǒng)的實施一樣,在員工工作方式改變時,都會遭遇不同程度的阻礙。比如說,要求員工填寫工作日志,或者填寫與客戶溝通的記錄,都會增加員工的工作量,員工會產(chǎn)生抵觸心理。碰到這種情況,信息化建設(shè)團隊主要從兩方面來解決:一方面,盡量提高系統(tǒng)的易用性,減少由于系統(tǒng)實施、應(yīng)用帶來的工作量的增加;另一方面,讓公司領(lǐng)導(dǎo)和各個部門的負責人看到由系統(tǒng)展現(xiàn)出來的信息,讓他們看到系統(tǒng)帶來的價值,從而使得各個部門都為支持系統(tǒng)應(yīng)用提出自己的指標。比如說,公司領(lǐng)導(dǎo)會要求銷售部門每個月提交的客戶溝通信息不少于多少條。

新挑戰(zhàn):從新起點上起跑

在系統(tǒng)運行的初始階段,華大電子的信息化平臺運行速度還有點不盡如人意,但是隨著信息化團隊的不斷調(diào)試,目前系統(tǒng)運行良好。

經(jīng)過一段時間的應(yīng)用,華大電子的信息化建設(shè)經(jīng)歷了從無到有,再到功能逐漸完備的狀態(tài),業(yè)務(wù)部門對信息化也有了一定的認識,并且體會到了系統(tǒng)帶來的好處。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

首先,提高了公司的運營效率。原來華大電子的數(shù)據(jù)整理工作都通過手工來完成,這難免會帶來很多重復(fù)的工作,現(xiàn)在借助系統(tǒng),可以大大減少這種重復(fù)工作。此外,系統(tǒng)上線前要梳理流程,各個業(yè)務(wù)部門因此優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程,減少了一些不必要的流程,從而提高了業(yè)務(wù)效率。

其次,管理變得更加規(guī)范。之前因為缺乏有效的管理手段,華大電子的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)很不規(guī)范,同一產(chǎn)品在不同業(yè)務(wù)部門的編碼可能不一樣。通過信息化建設(shè),信息化團隊對這些數(shù)據(jù)進行了統(tǒng)一,同時還規(guī)范、梳理了公司的業(yè)務(wù)。

最后,業(yè)務(wù)得以傳承。華大電子將重要信息都記錄在系統(tǒng)上,從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)的傳承。

但是,信息化建設(shè)沒有終點,隨著管理的不斷提升,不斷會有新的需求提出來,系統(tǒng)需要依此不斷完善,華大電子只是站在了一條新的起跑線上。張經(jīng)理透露,現(xiàn)在他們遇到的較大的問題是功能模塊的實現(xiàn)速度跟不上業(yè)務(wù)部門的需求。在嘗到了平臺對業(yè)務(wù)帶來的好處以后,很多業(yè)務(wù)部門都主動提出了新的信息化需求,而信息化團隊的人員、精力有限,不能很快滿足他們的需求。

值得一提的是,考慮到實際情況,華大電子的IT系統(tǒng)也并不全部基于起步X3來開發(fā),有些比較特殊、復(fù)雜的系統(tǒng)還是采用了成熟的軟件產(chǎn)品,如剛剛引入的項目管理軟件,但是他們希望這些軟件產(chǎn)品最終能夠與X3平臺進行整合。