摘 要:高等院校學(xué)生的學(xué)籍檔案是教學(xué)管理的重要組成部分。它是學(xué)生思想道德、文化素質(zhì)、社會工作能力等綜合素質(zhì)的集中反映。完善高校學(xué)籍檔案管理，對于改革教學(xué)工作，提高教育質(zhì)量和增進(jìn)辦學(xué)效益都有著重要的意義。

關(guān)鍵詞:教務(wù)管理人員;素質(zhì);學(xué)籍檔案;管理

一、當(dāng)前院系教學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問題

(一)對教學(xué)檔案的重視不夠，各院系缺乏教學(xué)檔案管理的意識

隨著我校發(fā)展的步伐不斷加快，不少領(lǐng)導(dǎo)的興奮點(diǎn)在發(fā)展上，而對發(fā)展的基礎(chǔ)之一教學(xué)檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置，還是現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的完善，人員的培訓(xùn)，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。各機(jī)關(guān)單位和院系，尤其是教學(xué)單位不重視教學(xué)檔案的積累和管理，有些重要的文件和材料因自身利用方便而不轉(zhuǎn)交至檔案館，在無現(xiàn)代化庫房保管和微機(jī)檢索的條件下自行保管，材料丟失過多而無法查找時(shí)才想到去檔案館查詢以致無法找到。

(二)院系教學(xué)檔案管理混亂

根據(jù)高校實(shí)行分類法對教學(xué)檔案的分類管理，院系級檔案室保管包括課堂教學(xué)、教學(xué)實(shí)習(xí)、任課安排等比較基層性的檔案材料，而實(shí)際工作中院系級檔案室的管理受不到重視。教學(xué)檔案管理是一種容易被其他教學(xué)任務(wù)所取代的常規(guī)性工作，是一種容易被人們所忽視的事后行為。教學(xué)檔案管理涉及教學(xué)、科研、學(xué)生等多種文獻(xiàn)資料。由于機(jī)構(gòu)設(shè)置方面的原因，教學(xué)院系機(jī)構(gòu)一般都沒有把教學(xué)工作和檔案管理工作分開來，有的系、部，雖然有專職資料員，但由于同在一個辦公室系統(tǒng)工作，其職責(zé)也經(jīng)常混淆，常常被其他行政事務(wù)所取代，難以全心投入檔案管理工作。因此，系、部檔案管理經(jīng)常處于不規(guī)范的無序狀態(tài)。

(三)教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低

目前我校計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低。檔案管理的數(shù)字信息化主要反映在兩個方面:一是紙質(zhì)文檔的數(shù)字化處理形成電子文檔;二是檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，以解決檔案的組卷、查找和利用問題。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將長期共存互動，并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔，但教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化將大大改善其管理和利用的效率。

二、教務(wù)管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

(一)高尚的職業(yè)道德素質(zhì)

職業(yè)道德素質(zhì)是教務(wù)管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)的核心。因?yàn)樗鳛橐环N深層次的思想，引導(dǎo)著一切教務(wù)管理工作。職業(yè)道德素質(zhì)主要包括強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感、認(rèn)真務(wù)實(shí)的品質(zhì)和立足長遠(yuǎn)的意識。一個人只有具備了強(qiáng)烈的事業(yè)心，才會嚴(yán)格要求自己出色的完成任務(wù)，在平凡的崗位上做出不平凡的業(yè)績。教務(wù)人員工作繁瑣且復(fù)雜，因此，必須盡職盡責(zé)，具有高度的責(zé)任心。把本職工作與學(xué)校的發(fā)展融為一體。這就要求教務(wù)管理人員忠誠于黨的教育事業(yè)，踏實(shí)肯干，具有認(rèn)真務(wù)實(shí)的品質(zhì)。

(二)增強(qiáng)科研和改革創(chuàng)新意識

高校是人才、科技的搖籃，它所產(chǎn)生的思想、教育和科技成果，是促進(jìn)科技進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源，但是高校學(xué)籍檔案信息資源開發(fā)乏力，導(dǎo)致學(xué)籍檔案學(xué)術(shù)研究成果較少。學(xué)籍檔案管理人員大多屬兼職，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識，工作起來往往力不從心，知識更新緩慢，導(dǎo)致了科研能力偏低。面對新形勢下學(xué)籍檔案工作的挑戰(zhàn)，教務(wù)管理人員一定要增強(qiáng)科研意識，針對工作中出現(xiàn)的問題，積極開展學(xué)籍檔案工作的研究。

(三)具備良好的專業(yè)技術(shù)能力

隨著計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展和校園網(wǎng)在各高校的普遍建設(shè)，高校學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是大勢所趨。但一直以來使用傳統(tǒng)的方式來管理學(xué)籍檔案，這種方式存在著很多缺點(diǎn)，如儲存，保管中的數(shù)據(jù)備份不夠及時(shí)，使大量的數(shù)據(jù)容易丟失，這就給查找、更新和絡(luò)知識，隨著計(jì)算機(jī)的不斷更新和數(shù)據(jù)的不斷增多，我校的教務(wù)管理軟件系統(tǒng)也在不斷升級和換代。這就要求教務(wù)管理人員必須盡快掌握軟件的應(yīng)用程序，使教學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)可靠、準(zhǔn)確，增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性。所以，教務(wù)管理人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高利用計(jì)算機(jī)軟件為學(xué)籍檔案管理工作服務(wù)的能力。

三、建立完善的學(xué)籍檔案管理制度

學(xué)籍檔案在高等院校檔案中占有重要的地位，它不僅反映了每一個學(xué)生不同階段的在校情況，同時(shí)也對高校整個教育、教學(xué)、科研工作和學(xué)生管理工作有著重要的參考價(jià)值。它是在學(xué)籍管理過程中形成的，在其形成發(fā)展中逐漸形成了自己的特點(diǎn)。學(xué)籍檔案是提高教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)，它一方面是學(xué)籍管理工作的記錄，另一方面作為記錄又為教學(xué)管理工作服務(wù);學(xué)籍檔案是進(jìn)行教學(xué)研究的資料寶庫。高校進(jìn)行教學(xué)研究活動，都要遵循客觀規(guī)律，要想搞好教學(xué)研究，必須占有大量充分可靠的資料;學(xué)籍檔案是重要的資料信息源，管理者掌握了這些基本情況，有第一手的準(zhǔn)確資料，就能更好地做好學(xué)籍檔案管理工作。建立完善的學(xué)籍檔案管理制度，實(shí)行科學(xué)化管理是十分必要的。應(yīng)做好以下幾方面的工作

(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識，增強(qiáng)檔案意識

主管領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)籍檔案管理人員，應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》，認(rèn)識學(xué)籍檔案在教學(xué)檔案中的地位與作用，提高學(xué)籍檔案管理重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)檔案意識。相關(guān)人員要大力支持，更好地及時(shí)溝通情況，相互配合，使學(xué)籍檔案更加完整、準(zhǔn)確、及時(shí)的歸檔。要進(jìn)一步加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳，使廣大師生樹立正確的檔案意識，使大家能夠自覺地及時(shí)提供各種資料。

(二)實(shí)行檔案管理人員崗位責(zé)任制

明確檔案管理人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎勵措施。檔案管理人員應(yīng)時(shí)刻銘記自己的崗位職責(zé)，樹立高度的責(zé)任感;熟悉所藏檔案情況，及時(shí)了解各項(xiàng)工作對利用檔案的需要，開發(fā)檔案的信息資源，做好提供利用工作;做好文件借閱登記工作，并督促借閱者按時(shí)歸還文件，防止重要文件的流失;做好檔案庫房、設(shè)備的安全保護(hù)工作。以學(xué)籍檔案為例，教師對學(xué)生考核一定要做到 公開、公正，嚴(yán)格按考試大綱出題考核學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，嚴(yán)格考試紀(jì)律，成績一旦上報(bào)，非正常理由任何人無權(quán)更改，管理人員應(yīng)按時(shí)統(tǒng)計(jì)分類歸檔，嚴(yán)格按規(guī)定辦事，確保學(xué)籍管理材料真實(shí)、準(zhǔn)確，切忌因?yàn)樽约汗ぷ魃鲜韬龌蛲饨绺蓴_影響教學(xué)檔案的質(zhì)量，甚至造成不良后果和惡劣影響。

(三)力求做到學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化、制度化

學(xué)籍檔案要有專人管理，力求做到嚴(yán)格、嚴(yán)密、嚴(yán)肅。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，使學(xué)籍檔案工作走出古老封閉模式。同時(shí)，還要注意利用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理是學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化的必然趨勢，有利于學(xué)籍檔案在全校范圍內(nèi)的“資源共享”和開發(fā)利用。

(四)堅(jiān)持學(xué)籍檔案管理的完整性、連續(xù)性、真實(shí)性和科學(xué)性原則

所謂嚴(yán)肅性就是學(xué)籍管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行上級有關(guān)規(guī)定，對學(xué)生的入學(xué)注冊，學(xué)生成績考核，獎勵與處分等方面作完整的記載;所謂連續(xù)性，就是指對學(xué)生入學(xué)、在校學(xué)習(xí)到畢業(yè)離校等方面情況作連續(xù)的記載;所謂真實(shí)性，就是對學(xué)籍管理方面的內(nèi)容必須實(shí)事求是地、客觀地記載，不能弄虛作假，偽造涂改;所謂科學(xué)性，就是指學(xué)籍管理工作中的程序應(yīng)符合客觀實(shí)際，具有條理性、規(guī)范化。

(五)完善學(xué)籍檔案巡查管理工作體制

這主要涉及以下內(nèi)容:(1)要確定專職或兼職人員，形成學(xué)籍檔案巡查管理體系，及時(shí)收集整理檔案資料;(2)要不斷提高學(xué)籍檔案管理人員的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)籍管理人員不僅要熟練掌握學(xué)籍管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識;(3)要保持學(xué)籍檔案管理人員的相對穩(wěn)定，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任心。(4)逐步實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，以減輕學(xué)籍管理人員的勞動強(qiáng)度。

學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)責(zé)任重大而又具體細(xì)致的工作，從事這項(xiàng)工作不僅要有極大的耐心、熱心和責(zé)任心，還要有較強(qiáng)的綜合能力。面對教育改革的新形勢。學(xué)籍檔案管理人員要樹立良好的服務(wù)意識，以與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新的精神，積極拓展學(xué)籍檔案管理工作的廣度和深度，解決學(xué)籍檔案管理中所存在的問題，不斷提升業(yè)務(wù)水平和能力，把學(xué)籍檔案工作做好。

參考文獻(xiàn):

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