劉昌宏

[摘要]“業(yè)務流程再造”(BPR)是ERP系統(tǒng)有效實施的保障，是指基于信息技術的、為更好地滿足顧客需要，而進行地系統(tǒng)化地組織企業(yè)工作流程的相關活動，為企業(yè)經(jīng)營管理提出全新的思路。流程設計是ERP系統(tǒng)實施的重要的工作。梳理現(xiàn)有的業(yè)務流程，推進業(yè)務流程再造，并對流程進行簡化、優(yōu)化和規(guī)范化，做到業(yè)務流程系統(tǒng)化和集成化，確保這些業(yè)務流程在ERP系統(tǒng)中予以實現(xiàn)，達到信息集成、準確的目的。

[關鍵詞]管理信息化流程再造

中圖分類號：C94文獻標識碼：A文章編號：1671－7597(2009)0210074－01

企業(yè)要想走上現(xiàn)代化管理之路，最關鍵的是實行科學管理，在市場營銷、產(chǎn)品設計、采購供應、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、銷售服務等一系列的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，采取先進的管理模式和先進的計劃及控制手段，使企業(yè)的人力、物力、財力、信息、能源等資源得到最佳配置和利用。因此，利用計算機技術手段和引進先進的管理模式是企業(yè)必經(jīng)之路，通過實施EPP系統(tǒng)，進一步挖掘企業(yè)內(nèi)部資源的潛力，推進企業(yè)業(yè)務流程再造，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，增強企業(yè)對需求變化和激烈市場競爭的適應能力與應變能力。筆者自本公司2001年10月開始實施ERP系統(tǒng)以來，對業(yè)務流程的再造進行卓有成效的探索。

一、業(yè)務流程再造的主要原則

1．以顧客為中心：全體員工建立以顧客而不是“上司”為服務中心的原則。

2．以“流程”為中心，而不以一個專業(yè)職能部門為中心進行。一個流程是一系列相關職能部門配合完成的，體現(xiàn)在為顧客創(chuàng)造有益的服務。對“流程”運行不利的障礙將被鏟除，職能部門的意義將被減弱，多余的部門及重疊的“流程”將被合并。

3．“流程”改進后具有顯效性。改進后的流程提高了效率，減少了浪費，縮短了時間，提高了顧客滿意度和企業(yè)競爭力，降低了整個流程成本。

二、推進流程再造

流程再造項目不但是一個技術性項目，更是一個管理性項目，涉及生產(chǎn)過程和流通領域的管理，包括供應、生產(chǎn)、銷售各個環(huán)節(jié)。通過流程再造，對傳統(tǒng)的管理組織與管理模式作出變革。對企業(yè)產(chǎn)生更深刻的影響，直接關系到ERP系統(tǒng)是否能有效地實施。因此，推進流程再造必須按照ERP系統(tǒng)實施工作要求相結(jié)合開展，才能保證系統(tǒng)的有效實施。

根據(jù)BPR的主要原則，煙草行業(yè)業(yè)務流程再造主要包括煙葉輔料等有關物資業(yè)務流程、辦公業(yè)務流程和資金業(yè)務流程3個部分。

(一)物資流程再造

1．輔料流程再造

根據(jù)分析，對輔料流程提出以下改造措施(如下圖)：

(1)統(tǒng)一輔料的計數(shù)口徑，流程主線中均以理論數(shù)量計算，財務結(jié)賬按供應商根據(jù)實際數(shù)量開具的發(fā)票金額進行。

(2)制定輔料各類信息傳遞的程序、時限，保障接口暢通。

(3)車間的成品、半成品和機臺結(jié)存，月底計算中必須還原成輔料并辦理假退手續(xù)，月初辦理假領手續(xù)。

(4)為了便于系統(tǒng)流程的規(guī)范，統(tǒng)一將物資大庫和車間平衡庫視為物資倉庫的不同庫房，統(tǒng)一由物資部門負責管理，同時通過系統(tǒng)中功能來區(qū)分不同倉庫的數(shù)量，從而有效區(qū)分責任，保證系統(tǒng)正常運行。

(5)為了便于管理，對于計量差只在末端成本核算時計入(主要是考慮數(shù)量消耗，金額已經(jīng)在入庫中給予體現(xiàn))。

(6)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，上一個流程的數(shù)據(jù)在下一個流程中得到共享和監(jiān)督，所有的庫房業(yè)務數(shù)據(jù)通過財務接口系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)到賬務系統(tǒng)中，減少了重復勞動，保證了數(shù)據(jù)的真實性、一致性。

(7)名稱、代碼和價格等物料屬性由企業(yè)制定企業(yè)標準，各部門統(tǒng)一執(zhí)行。

(8)規(guī)范了輔料檢驗的流程點和時間。

2．原料流程再造

根據(jù)現(xiàn)狀分析，對原料流程提出以下改造措施：

(1)將煙的屬性歸類、規(guī)范、統(tǒng)一稱謂，分為年別、等級、狀態(tài)、品種、規(guī)格、類別、產(chǎn)地七大屬性，并對各屬性的含義做出定義，并結(jié)合國標制定企業(yè)標準。各部門按七大屬性統(tǒng)一規(guī)范進行填寫，便于追蹤管理。

(2)規(guī)范了煙葉計量、質(zhì)檢的流程點和時間。

(3)對委托加工、在途煙葉進行分類規(guī)定。

(4)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享，上一個流程的數(shù)據(jù)在下一個流程中得到共享和監(jiān)督，所有的庫房業(yè)務數(shù)據(jù)通過財務接口系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)到賬務系統(tǒng)中，減少了重復勞動，保證了數(shù)據(jù)的真實性、一致性。

(二)資金流程再造

根據(jù)現(xiàn)狀的分析，對資金流程提出以下改造措施：

1．對于原料、輔料、備件的入庫時，對財務擬定的價格同步錄入ERP系統(tǒng)，使物資在流動過程中，其物資資金也在一同流動，使資金流和物資流達到統(tǒng)一、同步。

2．規(guī)范業(yè)務接口點的辦理程序和時間，保證數(shù)據(jù)的及時性和準確性并形成企業(yè)標準。

(三)辦公信息流程再造

根據(jù)現(xiàn)狀的分析，對信息流程提出以下改造措施：

1．通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳遞、共享和業(yè)務前后銜接的方式來檢驗各種信息質(zhì)量，特別是各子系統(tǒng)的運行質(zhì)量，將分散的子系統(tǒng)關聯(lián)起來，使得各個子系統(tǒng)之間相互制約又相互聯(lián)系，實現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)監(jiān)督。

2．實施對網(wǎng)絡的關鍵點的控制，制定各個工作點和子系統(tǒng)的工作標準和運行規(guī)范，并嚴格檢查，保證系統(tǒng)的有效運行。

3．實行交叉檢查、多層次檢查等措施，保證網(wǎng)絡信息質(zhì)量和信息時效性。

4．對公文處理流程，結(jié)合公文要求和企業(yè)情況進行規(guī)范。

5．對報表的填報分類進行了規(guī)范，明確了痕跡管理報表的種類與操作方法。

三、如何克服和化解ERP系統(tǒng)實施中業(yè)務流程再造的難點和風險

在整個ERP項目的實施過程中難點和重點是業(yè)務流程的重組、再造。因此，要成功地應用ERP系統(tǒng)，就必須對工作流程進行重新設計和優(yōu)化，而國有企業(yè)的傳統(tǒng)流程，恰恰是國有企業(yè)致命的弱點，必須把企業(yè)自身的經(jīng)營機制、管理體制真正按市場要求來加以再造，與此同時按照電子商務基礎要求加以再造，沒有這兩方面的再造或者這兩方面的力量的推動是難以成功的，因此堅持改革與ERP系統(tǒng)實施同步進行，整體推進。除去重疊多余和無效的且耗費人力、物力、財力的機構(gòu)、崗位，減少不必要的環(huán)節(jié)、層次，并重新進行整合、分工。

實施ERP系統(tǒng)是有很大風險的，如果涉及到業(yè)務流程的再造有可能產(chǎn)生更大風險。本身ERP系統(tǒng)的應用是一項高風險，高投入項目，它實施的成功與否是受企業(yè)內(nèi)外環(huán)境條件諸多的制約和影響。最大制約就是企業(yè)內(nèi)部制約，而企業(yè)內(nèi)部最大制約就是業(yè)務流程的再造。流程再造需要制度的創(chuàng)新來加以鞏固，沒有制度的創(chuàng)新純粹只是做一般流程的再造，只是趕時髦，此外，在人力資本的開發(fā)、在團隊意識的培育、在產(chǎn)權制度以及組織機構(gòu)的調(diào)整等方面對整個企業(yè)制度加以根本的改造創(chuàng)新，才能與企業(yè)的業(yè)務流程再造相得益彰。

四、ERP系統(tǒng)實施的成效

通過對物流、資金流、信息流三大重點業(yè)務流程的改造，確保ERP的實時、準確、快捷的理念在流程中得以運用，實現(xiàn)了各流程之間數(shù)據(jù)的共享，提高了工作效率；對各個業(yè)務點責任時間、責任部門、責任人分別進行詳細約定，為此，形成企業(yè)標準21個。加大了數(shù)據(jù)的過程監(jiān)控，保證了數(shù)據(jù)的準確性和及時性。

1、理順了業(yè)務流程關系，部門職能職責清晰，保障了接口暢通、程序規(guī)范、標準統(tǒng)一，確保了ERP系統(tǒng)的實施；規(guī)范了內(nèi)部管理，提升了企業(yè)管理水平；降低物資消耗，加速資金運轉(zhuǎn)、降低庫存、節(jié)約財務費用和管理費用。

2、提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，實現(xiàn)人、財、物、產(chǎn)、供、銷等全過程實時監(jiān)控管理，使物資流、資金流、信息流的調(diào)度和管理形成全過程的監(jiān)控。

3、提高管理效率、管理時效和降低管理成本，增強企業(yè)的市場應變能力、提高市場競爭力。同時為數(shù)據(jù)、信息深加工創(chuàng)造條件，確保企業(yè)管理標準化和規(guī)范化。