葛愛英

[摘 要]辦公自動化的秘書工作是新時期高校發(fā)展的需要，是秘書工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的基本要求。本文從辦公自動化在秘書工作的重要作用和辦公自動化給秘書工作帶來的負(fù)面影響兩方面進(jìn)行淺議，力求對辦公自動化在秘書工作中的利與弊有一個清醒的了解和認(rèn)識。

[關(guān)鍵詞]辦公自動化 秘書工作 利弊

辦公自動化是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的成果之一，它的出現(xiàn)使秘書工作發(fā)生了前所未有的變化。對高校秘書工作而言，辦公自動化的內(nèi)涵是辦公室秘書人員利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)技術(shù)，通過各種辦公設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)和職能部門與教學(xué)部門之間的聯(lián)系工作。它的實現(xiàn)不僅使高校辦公室秘書人員的工作流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高了工作效率，而且要求秘書人員必須具有現(xiàn)代化科學(xué)管理方面的知識和相應(yīng)的辦公室業(yè)務(wù)知識，這就促使秘書人員在工作的同時要不斷積累經(jīng)驗，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

一、辦公自動化有利于提高秘書人員擬辦公文的效率

擬辦公文是辦公室秘書最基礎(chǔ)的一項工作。通常，高校辦公室要收到來自上級不同單位的發(fā)文，這些文件需要秘書及時、準(zhǔn)確無誤地傳給領(lǐng)導(dǎo)批閱，并立即遵照領(lǐng)導(dǎo)指示向?qū)W校各部門傳達(dá)文件精神。在傳統(tǒng)的方法中，秘書人員要通過擬辦單，登記收文時間、收文流水號和擬辦時間后，再傳到領(lǐng)導(dǎo)手中，這樣文件在“路上”逗留的時間就顯得長一些，還有一些文件到了領(lǐng)導(dǎo)手中已經(jīng)過期。而采用辦公自動化，秘書人員可以在掃描上網(wǎng)后，利用特定的辦公軟件發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)。這樣，即使領(lǐng)導(dǎo)離開辦公室，也可以在異地對文件進(jìn)行瀏覽、批示，不會造成時間的延誤，極大地提高了工作效率，并且最大的優(yōu)點是不會因為文件過多而造成丟失情況，同時秘書人員可以對文件進(jìn)行規(guī)范化的管理，方便查閱和最終的電子歸檔，提高了秘書人員的工作質(zhì)量。

二、辦公自動化有利于秘書人員收集資料的及時性、準(zhǔn)確性和廣泛性

通常，領(lǐng)導(dǎo)會交代辦公室秘書人員寫調(diào)查報告或講話稿，這就需要秘書人員廣泛收集相關(guān)內(nèi)容的資料并對其進(jìn)行篩選。傳統(tǒng)的信息收集工作費時費力，收集的信息還少而不全，但是辦公自動化系統(tǒng)可使秘書人員快捷方便地獲取大量相關(guān)資料，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為秘書人員提供了一個更加快捷有效的渠道和廣闊的空間，秘書人員只需要在互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)中輸入要查資料的關(guān)鍵詞，與之相關(guān)的信息就會顯示在屏幕上，秘書人員把這些資料存儲到計算機(jī)中就可在寫報告時，隨時調(diào)出來進(jìn)行使用和參考。辦公室也要向上級部門呈上請示或者報告之類的公文，這些公文的格式要求統(tǒng)一而且精確，雖然一些書本上也有這些公文的統(tǒng)一格式，但需要秘書人員去花大量的時間和功夫去查閱，查閱到后，再輸入到計算機(jī)中進(jìn)行模版的設(shè)置，直到達(dá)到要求為止，而如果秘書人員利用計算機(jī)直接獲取所需公文的模板文件，輸入公文的要素，如發(fā)文字號，簽發(fā)單位等，再根據(jù)需要輸入正文內(nèi)容，這樣即節(jié)省了時間，又保證了公文的規(guī)范性和正確性，為秘書人員減少了大量不必要的繁雜事務(wù)。

三、辦公自動化是秘書人員溝通信息的重要渠道

辦公自動化是一種綜合性的多功能技術(shù)，它不僅可以收集資料，傳遞文件，還可以建立內(nèi)部郵箱，學(xué)校因業(yè)務(wù)需要往往要在部門與部門之間進(jìn)行信息傳遞，例如一些緊急通知能在幾秒鐘之內(nèi)就能讓對方收到，這就體現(xiàn)了辦公自動化傳遞信息的方便，為秘書工作的及時性提供了保證。

四、辦公自動化有利于提高秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公自動化是知識經(jīng)濟(jì)、現(xiàn)代化辦公室工作和較高素養(yǎng)辦公室工作人員的綜合效應(yīng)，是高校辦公室進(jìn)行一場思想、工作、技巧三大結(jié)合的革命，它對辦公室秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了嚴(yán)格的要求，時刻要求秘書人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，否則就會應(yīng)為不能適應(yīng)辦公自動化的要求而被淘汰。作為高校辦公室的一個秘書人員，不僅要具備所在部門和行業(yè)的專業(yè)知識和秘書工作知識，而且還必須具備現(xiàn)代化科學(xué)管理方面的知識，并熟練掌握自動化的辦公設(shè)備和技術(shù)。因此，為了更好地完成工作，秘書人員要經(jīng)常參加一些相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動化的需要。

但是，從另一方面考慮，辦公自動化對秘書工作起積極作用的同時，也不可避免地產(chǎn)生一些消極作用。

五、辦公自動化有害于秘書的身體健康和生理健康

辦公自動化是借助各種不同的先進(jìn)設(shè)備來實現(xiàn)的。比如計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等自動化設(shè)備，雖然操作方便，速度較快，但是帶給秘書人員的負(fù)面影響也是不容忽視的，這些先進(jìn)的辦公設(shè)備都帶有很強(qiáng)的輻射性，秘書人員長時間接觸這些輻射性的設(shè)備會產(chǎn)生各種疾病，造成身體上的危害。另一方面，秘書人員因工作的特殊性會長時間保持做姿，也難免會產(chǎn)生頸椎病等職業(yè)病情。

六、辦公自動化給秘書工作的安全性和保密性帶來隱患

辦公自動化系統(tǒng)作為一個用現(xiàn)代化設(shè)備裝備起來的復(fù)雜系統(tǒng)，主要通過網(wǎng)絡(luò)和軟件來實現(xiàn)信息的傳遞，這使保密工作的對象和范圍發(fā)生了極大的變化。比如電磁波輻射、網(wǎng)絡(luò)泄密信息存儲媒體、軟件技術(shù)方面缺乏保密措施或措施不嚴(yán)、秘書人員素質(zhì)不高或管理觀念和方法的滯后均有可能造成泄密。

此外，秘書人員的一些疏忽也會造成泄密。例如廢棄的打印紙和用過的磁盤上，可能留有秘密信息；在技術(shù)交流中，向無關(guān)者展示不該公開的數(shù)據(jù)；計算機(jī)送去修理時沒有及時清除掉硬盤中的數(shù)據(jù)；公用機(jī)器不加密碼等等，都可能造成泄密，這些都同工作人員的責(zé)任心和管理有著密切關(guān)系。因此，加強(qiáng)計算機(jī)保密工作，是辦公自動化中的一項不可忽視的工作。

七、辦公自動化會使秘書人員養(yǎng)成不踏實的工作作風(fēng)

有些秘書人員寫各類報告時，借用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方便操作，通過互聯(lián)網(wǎng)隨便下載一些相關(guān)內(nèi)容的資料來應(yīng)付完成。而對于調(diào)查報告，沒有調(diào)查就沒有可信的資料，只有通過調(diào)查，才能使資料具有真實性。如果秘書過分依賴互聯(lián)網(wǎng)或相關(guān)自動化設(shè)備，會逐漸泯滅其工作的主動性和積極性，這樣日積月累形成不踏實的工作作風(fēng)。

綜上所述，辦公自動化在秘書工作中的運用是新形勢和高校發(fā)展的需求，正確理解辦公自動化在秘書工作中的意義是充分發(fā)揮其重要作用的基本前提，合理運用辦公自動化是保證秘書人員身心健康的必然要求，秘書人員既要充分利用辦公自動化給工作帶來的便利，也要避免辦公自動化給秘書人員帶來的負(fù)面危害。

參考文獻(xiàn)

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