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        現(xiàn)代公司合同管理之初探

        2009-03-02 09:33:14余先玲
        新媒體研究 2009年2期
        關(guān)鍵詞:合同管理

        [摘要]市場經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì),合同是商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物,是商品交換的法律表現(xiàn)形式。在日常經(jīng)濟(jì)活動中,人們經(jīng)常要面對形形色色的合同,而現(xiàn)代公司的經(jīng)濟(jì)往來也主要是通過合同形式進(jìn)行的。所以說,能否實(shí)施有效的合同管理、把好合同關(guān),是現(xiàn)代公司經(jīng)營管理成敗的一個(gè)重要因素。就現(xiàn)代公司中的合同管理,提出一些見解,以供相關(guān)人士參考。

        [關(guān)鍵詞]公司管理 合同管理 權(quán)利義務(wù)

        中圖分類號:F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0120178-02

        現(xiàn)代公司經(jīng)濟(jì)往來中的合同已成為當(dāng)前信用經(jīng)濟(jì)的一部分,在法制的保障下逐漸成為市場行為的重要表現(xiàn)形式。而合同管理作為現(xiàn)代公司法律顧問事務(wù)的一項(xiàng)重要工作,已不再是簡單的要約、承諾、簽約等行為的總和,它是一種全過程、全方位、科學(xué)的綜合管理事務(wù)。現(xiàn)代公司若能對本企業(yè)的合同實(shí)施有效管理,將會為公司管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。

        一、合同在現(xiàn)代公司內(nèi)部管理中的作用

        (一)明確公司與員工之間的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系

        首先作為公司來說,如果沒有合同某些條款的保護(hù),在進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)就可能缺少了一些有力的制約措施,比如說,跳槽問題、侵犯商業(yè)秘密問題?,F(xiàn)在有不少獵頭公司,專門挖別人的核心人才。你自己好不容易物色、培養(yǎng)了公司的頂梁柱,委以重任,但他突然第二天不辭而別,給你個(gè)措手不及,使公司陷入困境。每個(gè)公司都有自己的商業(yè)秘密,不管是經(jīng)營信息,還是技術(shù)信息,都是你這個(gè)公司保持競爭優(yōu)勢的資本。雖然你采取了種種防范措施,但是卻永遠(yuǎn)無法杜絕你身邊的員工有意或無意將其泄漏出去。如果你的公司出現(xiàn)了上述問題,怎么辦?這就必須以嚴(yán)格的規(guī)章制度去約束員工,而由員工簽字的合同是對其最好的約束。一方面,合同對某些想違約的員工來說是一種震懾,另一方面,對已經(jīng)違約的員工,已經(jīng)簽訂的合同為追究他們的法律責(zé)任提供了依據(jù)。

        現(xiàn)在一些公司經(jīng)理們存有一種誤解,認(rèn)為公司一旦與員工簽訂了勞動合同,就應(yīng)當(dāng)?shù)絼趧颖U喜块T辦理備案、合同鑒證手續(xù),還要繳納社會保險(xiǎn),等等,諸多的手續(xù)繁雜,且所繳費(fèi)用多,因此不愿意與員工簽合同。實(shí)際上這和掩耳盜鈴沒什么兩樣。從另一方面講,由于有勞動法律法規(guī)的保護(hù),作為用人單位的公司,即使你不簽勞動聘用合同,你的員工照樣可以通過勞動法律維護(hù)自己的權(quán)益。因?yàn)楣九c員工之間的勞動雇傭關(guān)系的存在并不完全依賴于勞動合同的訂立,它是一種法律事實(shí),只要雙方一方提供勞務(wù),一方支付報(bào)酬,雙方就建立了一種事實(shí)勞動關(guān)系,無論有沒有簽訂合同。相反,作為公司來說,由于沒有合同某些條款的保護(hù),在進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)就可能缺少了一些有力的制約措施。

        (二)明確投資者之間的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系

        興辦公司,除個(gè)人獨(dú)立出資之外,只要是與他人一起出資興辦公司,不管是哪種形態(tài)的公司,出資人之間都要簽訂一份出資協(xié)議,以對各方的出資份額、比例、管理權(quán)限、盈虧分擔(dān)、公司終止后財(cái)產(chǎn)分割和債務(wù)分擔(dān)等內(nèi)容做出明確的約定。這些協(xié)議的內(nèi)容是公司章程的重要構(gòu)成部分,而公司章程相當(dāng)于公司的內(nèi)部憲法,經(jīng)過公司登記機(jī)關(guān)登記注冊后,就會產(chǎn)生高于其他私訂協(xié)議的效力。這個(gè)協(xié)議如果簽的不好,一旦發(fā)生糾紛,就難以解決。

        現(xiàn)在有一部分出資人為了通過注冊登記審查,想方設(shè)法地找?guī)讉€(gè)人冒充股東,或者搞假合資,而實(shí)際出資人只有一個(gè)或是少數(shù)幾個(gè)人。他們事先擬定一個(gè)假協(xié)議,假借不同人的名義將出資總額分散,你出幾十萬,我出幾十萬,又?jǐn)M好了章程,幾個(gè)假股東也在章程上簽了字,公司如期成立了。公司經(jīng)營一段時(shí)間之后賺錢了,過去很好的假股東卻突然跳出來,要求分紅、分財(cái)產(chǎn),而實(shí)際出資人不愿意給,雙方無法達(dá)成一致,最后不得不鬧上法庭。法院在案件審理過程中,到公司登記機(jī)關(guān)一調(diào)檔,股東們的出資比例和權(quán)利義務(wù)在檔案里規(guī)定得清清楚楚,無法證明股東是假的。

        二、合同在現(xiàn)代公司外部交往中的作用

        公司在對外經(jīng)濟(jì)交往過程中,離不開合同。合同在這里既作為證據(jù)起到證明雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系存在的作用,又起到了約束雙方的作用。合同在現(xiàn)代公司外部交往中的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

        1.追究違約賠償權(quán)。依合同法律法規(guī)的規(guī)定,合同當(dāng)事人一方違約,另一方有權(quán)追究其違約責(zé)任,遭受損失的,有權(quán)要求對方賠償?,F(xiàn)代公司在對外經(jīng)營活動交往中,如發(fā)現(xiàn)對方違約,有權(quán)要求對方承擔(dān)違約責(zé)任。

        2.撤銷或變更合同權(quán)。公司在簽訂合同過程中存在重大誤解、顯失公平、等情形時(shí),可以行使合同的撤銷權(quán)或變更權(quán),以維護(hù)自身的合法利益。

        3.代位權(quán)。在合同履行中,因債務(wù)人怠于行使其到期債權(quán),對作為債權(quán)人的公司造成損害的,公司可以向人民法院請求以自己的名義代位行使債務(wù)人的債權(quán),但該債權(quán)專屬于債務(wù)人自身的除外。代位權(quán)的行使范圍以公司的債權(quán)為限。公司行使代位權(quán)的必要費(fèi)用,由債務(wù)人負(fù)擔(dān)。

        4.抗辯權(quán)。公司在進(jìn)行外部交易時(shí),作為合同當(dāng)事人一方,在《合同法》第66、67、68條規(guī)定的情形出現(xiàn)時(shí),享有同時(shí)履行抗辯權(quán)、后履行抗辯權(quán)和先履行抗辯權(quán),以減少自身的經(jīng)濟(jì)損失。

        三、現(xiàn)代公司在合同管理中存在的問題

        現(xiàn)代公司在合同管理中存在的問題主要體現(xiàn)在一些中小規(guī)模的公司法定代表人或相關(guān)負(fù)責(zé)人,不熟悉合同法律法規(guī)的一般規(guī)定,基本上沒有把合同管理納入經(jīng)營管理之中,合同法律意識普遍不高。其中較為突出的一個(gè)表現(xiàn)就是公司的公章、介紹信和空白合同等重要的法律文書被人非法盜用、不合理借用,另外對聯(lián)系業(yè)務(wù)的公司員工的相關(guān)授權(quán)不明也是容易引發(fā)糾紛的原因之一。有些公司沒有制定明確的授權(quán)規(guī)范和制度,導(dǎo)致有些部門超出自身權(quán)限范圍越權(quán)對外簽訂合同,也有些一般員工在未經(jīng)授權(quán)的情形下對外簽訂合同。因此明確公司合同簽訂中的授權(quán)制度是依法規(guī)范合同管理的一個(gè)起始點(diǎn),并且明確普通授權(quán)、特別授權(quán)、轉(zhuǎn)授權(quán)代理、授權(quán)委托書的管理和使用等,對企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)、物資采購等集中有效管理也提供了明確的法律依據(jù)。

        再者,有些公司在合同簽訂行為上存在不規(guī)范、約定不明確的情況。這些公司在日常經(jīng)濟(jì)交往中,雖然注意到簽訂合同的必要性,但卻不重視合同內(nèi)容的規(guī)范,這樣的結(jié)果往往是對合同標(biāo)的約定不明確,合同條款不完善,責(zé)權(quán)利表述不明確,意思表達(dá)模糊,這樣的合同極容易陷入欺詐圈套,引發(fā)大量合同糾紛。鑒于此,筆者認(rèn)為格式合同的采用有助于部分公司規(guī)避此類問題。因?yàn)?,格式合同一般是在總結(jié)了大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上起草的,對雙方的權(quán)利義務(wù)約定比較平衡和均勻,因此建議盡可能選用規(guī)范的格式合同來處理雙方的經(jīng)濟(jì)往來。在合同中對雙方權(quán)利義務(wù)和相關(guān)條款作出明確的約定,無論對方的誠信如何,使自己風(fēng)險(xiǎn)降低到最低限度,這也是經(jīng)濟(jì)活動中必要的一種風(fēng)險(xiǎn)防范意識。

        還有部分公司不注重簽書面合同,盲目輕信“口頭承諾”。一些公司在與熟人、朋友以及老客戶進(jìn)行交易過程中,為圖省事,一般就按照慣例和約定俗成進(jìn)行合作,一些重要的書面文本被幾句話一帶而過,但,一旦一方失信,便糾纏不清,引發(fā)合同糾紛。據(jù)統(tǒng)計(jì),70%的企業(yè)簽訂合同的金額不足實(shí)際經(jīng)濟(jì)往來總額的40%。有的公司僅憑對方只言片語的電報(bào)、電話、發(fā)貨通知單就進(jìn)行交易,給合同履行帶來隱患。分析雙方不簽訂合同的原因既有出于信任對方的可能,也有圖省事的可能。但恰恰就是因?yàn)檫@些合同簽訂過程中出現(xiàn)的不必要的過錯(cuò),致使當(dāng)事人事后需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間來彌補(bǔ)和處理這些當(dāng)初圖省事的一時(shí)舉動。

        四、對現(xiàn)代公司合同管理的幾點(diǎn)建議

        鑒于現(xiàn)代公司中合同管理方面存在的上述問題,筆者提出如下改善建議:

        (一)建立健全的公司合同管理規(guī)章制度

        要使現(xiàn)代公司的合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化,首先要從完善制度入手,制定切實(shí)可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括:合同的歸口管理,合同的資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案,法人授權(quán)委托辦法,合同示范文本管理,合同專用章管理,合同履行與糾紛處理,合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查,合同管理人員培訓(xùn),合同管理獎懲與掛鉤考核等。公司通過建立合理有效的合同管理制度,做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

        (二)加強(qiáng)公司合同管理人員的培訓(xùn)教育

        合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,直接影響著整個(gè)公司的合同管理質(zhì)量。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn),使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧,堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度,這不但有助于增強(qiáng)合同管理人員的工作責(zé)任感,也利于提高其自身的合同法律意識。

        (三)加強(qiáng)重大合同的審查管理

        一般地,現(xiàn)代公司的重大合同主要有:中外合資合作合同、公司購并合同、聯(lián)營合同,獨(dú)家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進(jìn)或技術(shù)引進(jìn)合同、標(biāo)的額巨大的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同等。把這些對公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同挑出來,作為合同的重點(diǎn)管理對象,從合同的項(xiàng)目論證、對方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判到文本的起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理等一系列的工作,都由專業(yè)的法律顧問部門參與,以嚴(yán)格控制合同管理的整個(gè)過程,預(yù)防合同糾紛的發(fā)生,有效維護(hù)公司合法權(quán)益。

        (四)實(shí)施有效的監(jiān)督和結(jié)算

        簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行,防止違約行為的發(fā)生,所以,對合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以知道公司各類合同的履行情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因,以便隨時(shí)向各部門反饋,排除阻礙,防止違約的發(fā)生。另外,合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要,這既是對合同簽訂的審查,也是對合同履行的監(jiān)督,具體可采取或制定貸款支付復(fù)核程序,以實(shí)施有效的管理。

        (五)正確、及時(shí)地處理違約糾紛

        合同違約糾紛發(fā)生后,為挽回經(jīng)濟(jì)損失、避免情勢惡化,公司法律部門應(yīng)區(qū)別具體情況,選擇合適的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款,及時(shí)采用協(xié)商,仲裁或訴訟等方式,追究違約方的違約責(zé)任,積極維護(hù)公司的合法權(quán)益。

        五、結(jié)語

        強(qiáng)化現(xiàn)代公司的合同管理,可以使我們在業(yè)務(wù)工作中由“事后救火”變?yōu)椤笆虑胺阑稹?,牢牢樹立“亡羊補(bǔ)牢已晚,防患未然為先”的觀念??偠灾?,現(xiàn)代公司的合同管理,是一個(gè)值得深入研究和探討的大課題,除上述一些管理思路之外,一個(gè)現(xiàn)代公司的全面合同管理,還需要注重組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、人才引進(jìn)和培養(yǎng)、法律知識培訓(xùn)以及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件管理等各方各面的相互配合支撐,使得現(xiàn)代公司的合同管理更加趨向完美,相得益彰。

        參考文獻(xiàn):

        [1]常宗禹,論合同解釋制度[J].華東政法大學(xué),2007.

        [2]汪浩競,合同在公司外部交往中的作用[J].《浙江工人日報(bào)》,2005.12.

        [3]楊桂華,論合同的解釋[J].法制與社會,2007.01.

        [4]張燕玲,合同法中的預(yù)期違約制度及其缺陷[J].法學(xué)論壇,2002.01.

        [5]張友連,論合同格式條款的識別與解釋[J].濟(jì)南大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版),2005.06.

        作者簡介:

        余先玲,女,經(jīng)濟(jì)法學(xué)專業(yè)碩士,長期關(guān)注和從事經(jīng)濟(jì)法學(xué)理論和實(shí)踐研究,現(xiàn)為廣州華立科技職業(yè)學(xué)院教師。

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