茅燕萍

摘要:財(cái)務(wù)管理工作是學(xué)校整個(gè)管理工作的重要組成部分。涉及到投資決策、預(yù)算調(diào)控、風(fēng)險(xiǎn)防范、資產(chǎn)管理、成本控制等諸多方面,為學(xué)校的教學(xué)、教育、科研提供有力的財(cái)務(wù)保障。相對企業(yè)而言,學(xué)校的收入來源相對單一及固定,因此降本增效尤其顯得重要。本文著重從有效控制成本出發(fā),結(jié)合學(xué)校實(shí)際,列舉案例分析數(shù)據(jù)闡明觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞:學(xué)校管理;降本增效;財(cái)務(wù)砍刀

每個(gè)企業(yè)的運(yùn)作都要遵循這樣一個(gè)公式,那就是:收入-成本=利潤。

追求利潤的方法不外乎增加收入和降低成本。作為學(xué)校來說,除固定的上級撥款以外,收入主要來源于學(xué)生的學(xué)費(fèi)收入,而學(xué)費(fèi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)有明文規(guī)定,招生規(guī)模受人口資源等綜合因素限制,因此在一定時(shí)期內(nèi)我們的收入很難有大的突破,基本穩(wěn)定在一定范圍內(nèi)。因而用增加收入的方法來增加利潤對學(xué)校來說顯然不是個(gè)很合適的辦法?？刂瞥杀静攀俏覀兪种姓嬲睦?。從下表來看,原方案的收入是10,成本是9,利潤=10-9=1,利潤率為10%,而當(dāng)成本下降到8時(shí),利潤為2,利潤率為20%,是原方案的2倍。可以說在這個(gè)時(shí)代,拼的就是節(jié)儉。

在森林里,獅子不想餓死就必須跑得比最慢的羚羊快,羚羊不想被獅子吃掉就必須比跑得最快的獅子更快。這就是森林法則。而在商場上,并不是在與競爭對手賽跑,而是自己與自己的成本在賽跑。要做那只跑得最快的羚羊,就必須把成本降到最低。

要降低學(xué)校經(jīng)營的成本,首先要了解學(xué)校經(jīng)營成本的構(gòu)成。學(xué)校的成本主要有人力成本和公用經(jīng)費(fèi)兩個(gè)部分。人力成本主要由工資、課時(shí)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、加班費(fèi)、績效獎金、四金等組成。公用經(jīng)費(fèi)主要由水電煤費(fèi)、電話費(fèi)、招待費(fèi)、辦公經(jīng)費(fèi)、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)費(fèi)等組成。要降低學(xué)校的辦學(xué)成本就要針對這些產(chǎn)生成本的各個(gè)方面進(jìn)行有效的控制,找到適合的那把“刀”砍掉成本,以下是適合在學(xué)校使用的降低成本的7招。

第一招:砍價(jià)

在進(jìn)行采購時(shí),我們要自問一下,我們有沒有競價(jià)?我們的價(jià)格還能再低嗎?我們是不是供應(yīng)商心中的“壞孩子”?使采購價(jià)格降到最低。同時(shí)需要時(shí)刻進(jìn)行反思,有沒有質(zhì)次價(jià)高的商品進(jìn)來?有沒有不按流程操作的項(xiàng)目?有沒有不實(shí)行集中采購?有沒有讓采購員與供應(yīng)商保持獨(dú)立?

針對采購流程需采取以下三種對策:

1、建立專業(yè)財(cái)務(wù)制度及流程。制定采購制度、比價(jià)制度、資產(chǎn)購置審批制度,必須填寫物品采購單。切實(shí)做到除了制度與流程,不要相信任何人。

2、建立數(shù)據(jù)庫。建立價(jià)格數(shù)據(jù)庫、成本數(shù)據(jù)庫、供應(yīng)商目錄、供應(yīng)商特點(diǎn)等。

3、培養(yǎng)職業(yè)殺手。也就是砍價(jià)人員需要對成本控制進(jìn)行精確計(jì)算和審核。成本是組織經(jīng)營過程中最大的魔鬼,殺得越多越好。

第二招:砍人員

一般企業(yè)中有兩種人,一種是營銷人員,為企業(yè)增加收入,另一種是創(chuàng)造產(chǎn)品的人,是控制著企業(yè)成本的人。對于學(xué)校來說,學(xué)校的員工都是創(chuàng)造產(chǎn)品的人,學(xué)校的產(chǎn)品即學(xué)生,因此學(xué)校的經(jīng)營重點(diǎn)在于控制成本。

一個(gè)員工的成本是他工資的五倍,包括直接工資、繳納“四金”以及占用的各類資源。人力成本占著學(xué)校辦學(xué)成本的大頭。對于現(xiàn)有的人員要發(fā)揮出最大的價(jià)值,對于將要招聘的人員要確定其工作職責(zé)是否不可替代。必須堅(jiān)定的使扯皮現(xiàn)象、內(nèi)耗現(xiàn)象在我們的單位里消失!

需要我們反思的是:有沒有存在斤斤計(jì)較的員工?有沒有加份工作就加個(gè)人現(xiàn)象?有沒有加項(xiàng)內(nèi)容就加點(diǎn)錢現(xiàn)象?有沒有沒有錢就推不動工作現(xiàn)象?我們需要改變這種不利于組織發(fā)展的思想。讓每個(gè)人的頭上都懸著一把刀,在組織內(nèi)設(shè)立一張電網(wǎng),每個(gè)人都有一個(gè)最低標(biāo)準(zhǔn),如果沒有達(dá)到那么就會失去在組織中生存的條件?；蛘卟扇∧┪惶蕴?、績效評估等方式增加員工的憂患意識,提高學(xué)校的工作效率和辦學(xué)質(zhì)量。

第三招:砍機(jī)構(gòu)

新木桶理論認(rèn)為,木桶板塊越多,木板接縫越多,水流失空間越大。對于一個(gè)組織來說,機(jī)構(gòu)越多,成本就越大。合理的設(shè)置機(jī)構(gòu),有利于學(xué)校的經(jīng)營管理。我們需要反思:我們機(jī)構(gòu)的設(shè)置是否合理?我們機(jī)構(gòu)設(shè)置流程是否合理?我們對部門的考核是否有效?

機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)提倡扁平化,走動式和周游式管理,均有助于提高執(zhí)行力。要從根本上消除“上級不安排工作,下級就坐著等;上級不檢查,下級就拖著辦,多干事多吃虧,出了問題找借口,聽從指揮沒有錯(cuò),再大責(zé)任可分擔(dān)”的現(xiàn)象。

第四招:砍預(yù)算

凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制,事前控制關(guān)鍵在于預(yù)算。根據(jù)學(xué)校戰(zhàn)略制定預(yù)算目標(biāo),再經(jīng)過預(yù)算編制、預(yù)算確定、預(yù)算審核、預(yù)算調(diào)整等過程,最后下達(dá)預(yù)算。整個(gè)過程中需要反思的是,有否拋高預(yù)算的可能?有否不嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算的可能?有否例外事項(xiàng)過多的可能?

預(yù)算是逼出來的,對于預(yù)算初稿需要首砍20%。形成預(yù)算負(fù)責(zé)制、超預(yù)算項(xiàng)目嚴(yán)格的審批制的財(cái)務(wù)制度,對例外事項(xiàng)設(shè)定警戒線。做到預(yù)算在組織內(nèi)具有法律效力。

第五招:砍庫存

庫存和固定資產(chǎn)達(dá)到一定量的時(shí)候就會影響現(xiàn)金流的運(yùn)作?？车魩齑婢褪且宫F(xiàn)金流更加流暢。對于學(xué)校來說,不僅在財(cái)務(wù)需要的方面來砍掉庫存,盤活資金。在學(xué)校辦學(xué)上同樣應(yīng)先做市場,后做產(chǎn)品,為學(xué)生先找到用人單位,再根據(jù)用人單位的需要培養(yǎng)人才,使學(xué)校的進(jìn)出口暢通。

針對庫存應(yīng)采取一些相應(yīng)對策,如建立預(yù)報(bào)精算制度,由要貨部門遵照執(zhí)行;由供貨部門負(fù)責(zé)確定最短供貨期和最短訂貨期。

第六招:砍日常開支

先來反思一下,以下這些現(xiàn)象在你身邊有嗎?辦公室空無一人,空調(diào)電燈都開著。下班了,電腦飲水機(jī)還開著。打印機(jī)出來的都是無關(guān)緊要的東西。衛(wèi)生間的水龍頭總流著水。電話里講的都是空話?？梢哉f浪費(fèi)無處不在!

讓我們用數(shù)字來說明問題,以下是一張電耗表,可以看到:假如在冬季,電器設(shè)備在全部使用狀態(tài)下我們學(xué)校平均每天的電費(fèi)大概在9000元左右,其中最大的支出是空調(diào)。只要能夠少開一半的空調(diào),就能夠減少40%左右的支出,大大降低了成本。

再來看一組數(shù)據(jù),計(jì)算一下一張A4紙打印所消耗的成本。紙張成本0.38元,耗材損耗0.10元,機(jī)器損耗0.03元。也就是每打印一張紙的成本為0.51元。每浪費(fèi)10張就等于扔掉了5.1元,每浪費(fèi)100張就等于扔掉了51元,而我們的打印機(jī)每天都在不斷地吐出無用的東西來。

還有一組數(shù)據(jù)同樣可以讓我們看到應(yīng)該如何來節(jié)省成本支出。以下是一張電話資費(fèi)優(yōu)惠表,在撥打國內(nèi)外長途時(shí),使用IP電話,能夠大大降低通信費(fèi)用。如國內(nèi)長途,使用IP電話后,降價(jià)幅度達(dá)到133%。

筆者認(rèn)為,每一個(gè)員工都應(yīng)該自問:有沒有冷到或熱到非要開空調(diào)嗎?白天是否要開燈?下班電器關(guān)了嗎?電話是否一定要打,用了IP電話嗎?能否發(fā)Email?公務(wù)重要或緊急的非要乘出租嗎?這次招待能否減去?人員能否精簡?標(biāo)準(zhǔn)能否降低?這次出差能否不去?能否減少人員?能否乘火車?需要那么多打印機(jī)嗎?能否網(wǎng)絡(luò)共享?能否不用打印稿?打印時(shí)是否處于草稿狀態(tài)?有否雙面打印?等等問題,以提醒自己節(jié)約從我做起,形成良好的氛圍。

古人有云:“勿以善小而不為!”日常辦公中的一點(diǎn)一滴都不應(yīng)該浪費(fèi),這不僅僅是學(xué)校的資源,是國家的資源,同時(shí)這種節(jié)約也是可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略不可或缺的部分,是在為了我們的后世子孫節(jié)約。

杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象的產(chǎn)生與發(fā)展必須從兩方面入手。第一,制定相關(guān)制度規(guī)范日常行為,如用電管理制度、公務(wù)出差制度、員工加班制度、交通費(fèi)、通訊費(fèi)使用規(guī)定、公務(wù)用車規(guī)定、公文、文稿流轉(zhuǎn)規(guī)定以及包括獎罰制度。第二,增強(qiáng)節(jié)約意識,在全體師生中培養(yǎng)“創(chuàng)建節(jié)約型校園,從我做起”的觀念。

第七招:砍會議

雖然人力成本是辦學(xué)成本中最主要的部分,但實(shí)際上最大成本的成本是時(shí)間!千金散盡還復(fù)來,時(shí)間一去不復(fù)返。而會議是時(shí)間成本最大的敵人。會議成本的計(jì)算公式如下:

會議成本=每小時(shí)平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×開會時(shí)間(小時(shí))

例如,學(xué)校每小時(shí)平均工資為37元,某個(gè)會議,共8人參加會議,會議時(shí)間為2個(gè)小時(shí),那么此次會議成本=37元×3倍×2×8人×2小時(shí)=3552元。如果我們每天所開的會不能解決實(shí)際問題,那么將浪費(fèi)學(xué)校多少會議成本!因此,在開會前必須達(dá)成一定的共識,即開會必須達(dá)成決議,不必要參會的盡量不要陪會,對于發(fā)言一定要進(jìn)行限時(shí)。

為了更好地發(fā)揮作用,我們還可以在管理方法和手段上有所革新,比如建立信息化管理平臺,利用現(xiàn)代信息化管理大幅度地降低成本。第一,建立數(shù)據(jù)庫,構(gòu)建公共平臺,整合資源,共享信息,使各部門的人通過不同的權(quán)限獲取相應(yīng)的學(xué)生信息、師資信息、課程信息、就業(yè)信息、招生信息等。第二,建立電子辦公流程,加快節(jié)奏,節(jié)約資源,電子辦公有利于節(jié)省電話費(fèi)、辦公耗材、辦公家具,提高工作效率。第三,充分利用網(wǎng)絡(luò)資源,通過網(wǎng)上購物、網(wǎng)上招聘減低成本。

方法和手段上的革新是降低成本的途徑之一,而思想觀念上的創(chuàng)新則是降低成本的根本。我們要將描述性的“有增長”、“有提高”、“發(fā)展良好”、“滿意”、“一定損失”、“采取措施”轉(zhuǎn)變?yōu)榫珳?zhǔn)性的詞匯,比如“增長率”、“同比(環(huán)比)增長”、“利潤率”、“盈利”、“虧損”、“減虧”,讓我們用精確的數(shù)字說話,用數(shù)字將成本逼下去。

(作者單位:上海市醫(yī)藥學(xué)校)