文燕平

摘要:協(xié)同商務從理論到應用,已走過了10年時間,研究我國企業(yè)在應用協(xié)同商務的過程中處于什么樣的狀態(tài)、存在哪些問題、未來將如何發(fā)展,對于更好地推進企業(yè)協(xié)同商務具有重要的意義。文章分析了協(xié)同商務在我國企業(yè)中的應用層次、存在的問題,并提出了相應的對策。

關鍵詞:協(xié)同商務;企業(yè)應用;對策研究

協(xié)同商務是基于現(xiàn)代管理技術、信息網絡和共贏理念的一種商務模式。其基本思想最早由Gartner Group在1999年提出的,Gartner Group對協(xié)同商務的定義是:將具有共同商業(yè)利益的合作伙伴整合起來,通過對與整個商業(yè)周期中信息進行共享,通過對各個合作伙伴的競爭優(yōu)勢的整合,共同創(chuàng)造和獲取最大的商業(yè)價值以及提供獲利能力。隨著企業(yè)信息化建設的不斷推進,企業(yè)內部與外部信息交流逐漸達到了無障礙的境界,各種資源可以在全球的范圍內被優(yōu)化組合。協(xié)同商務逐漸從理念、愿景這些理論上的追求向具體實施、應用的實踐上的推進,協(xié)同商務已成為各企業(yè)在電子商務后的又一種商業(yè)目標。在協(xié)同商務提出10年后的今天,了解我國企業(yè)在應用協(xié)同商務的過程中處于什么樣的狀態(tài)、存在哪些問題、未來將如何發(fā)展,對于更好地推進企業(yè)協(xié)同商務具有重要的意義。本文就企業(yè)協(xié)同商務的應用現(xiàn)狀、存在的問題及對策進行分析。

一、協(xié)同商務應用層次分析

就協(xié)同商務的涵義而言,其目的不僅是管理企業(yè)內部的資源,還需要建立一個統(tǒng)一平臺,將客戶、供應商、代理分銷商和其他合作伙伴也納入企業(yè)信息化管理系統(tǒng)中,實行信息和資源的高效共享及業(yè)務的一系列鏈接。從現(xiàn)階段來看,我國企業(yè)應用協(xié)同商務的層次主要有:企業(yè)內部協(xié)同、企業(yè)間協(xié)同、企業(yè)與客戶協(xié)同以及企業(yè)與社會各部門的協(xié)同。

(一)企業(yè)內部協(xié)同

企業(yè)內部協(xié)同可以劃分為流程式協(xié)同、任務式協(xié)同、項目式協(xié)同等主要模式。流程式協(xié)同關注規(guī)范、明確的工作程序,例如,需要定期性的月報、季度提交流程、年度經營計劃和預算流程等,需要通過規(guī)范化的流程E化手段來支撐。而任務式協(xié)同通常工作內容隨機性大,通常表現(xiàn)為工作任務安排、任務協(xié)商以及執(zhí)行跟蹤的過程。項目式協(xié)同也是很多企業(yè)通常采取的工作模式,針對一個較大的特定主題,需要組建跨單位、跨部門的聯(lián)合項目團隊來共同解決問題。

為了提高各個部門的有效溝通,降低工作成本,企業(yè)各部門通常是通過建立內部信息系統(tǒng)來實現(xiàn),但隨著系統(tǒng)越來越多,信息收集和發(fā)布的管理變得復雜,各個系統(tǒng)的整合兼容變得困難重重。企業(yè)內部協(xié)同的一個最大目標,即要解決這些問題,進行徹底的整合,以達到理想的應用效果。

(二)企業(yè)間協(xié)同

經濟的全球化,競爭的激烈化,使企業(yè)逐漸走向雙贏的合作。一個企業(yè)依靠自己的能力很難在各個方面與競爭對手抗衡。從宏觀上來看,競爭已不僅簡單存在于企業(yè)之間,而是擴展到供應鏈與供應鏈,甚至是價值鏈與價值鏈之間。在網絡和協(xié)同技術迅速發(fā)展的時代,企業(yè)的合作需要通過互聯(lián)網來完成協(xié)同式的商務。因此,如何協(xié)同企業(yè)之間復雜的業(yè)務往來關系,成為企業(yè)間協(xié)同商務的重要內容。

根據(jù)企業(yè)規(guī)模的不同,我國企業(yè)間的協(xié)同主要分為兩大類型:一是針對于大型企業(yè)的基于供應鏈的協(xié)同;二是針對于中小企業(yè)的商務平臺的協(xié)同。前者的實現(xiàn)方式主要是企業(yè)間信息系統(tǒng)協(xié)同。企業(yè)間信息系統(tǒng)(Inter organizational information systems, IOIS)是以信息和通信技術為基礎,嵌入在兩個或者兩個以上企業(yè)之內,能夠支持或者賦能企業(yè)間關系、交易和合作的信息系統(tǒng)。IOIS可以跨國界、跨地區(qū)、跨企業(yè)對企業(yè)提供信息技術支持,同時它又能利用其獨特的功能創(chuàng)造新的經營模式(Business Model)、新的組織形式和新的企業(yè)間合作、協(xié)調方式,甚至改變競爭規(guī)則。IOIS己經成為企業(yè)間電子商務和電子化企業(yè)中最重要的要素,正快速成為企業(yè)競爭成功的基本資源。后者則是在我國中小企業(yè)電子商務的發(fā)展過程中隨著電子商務應用的推進而形成的。我國企業(yè)在電子商務發(fā)展過程中,形成了大企業(yè)自建網站、中小企業(yè)借助平臺兩種形式。近年來,借助電子商務服務平臺從事商務活動的中小企業(yè)越來越多。絕大多數(shù)中小企業(yè)成為電子商務服務平臺的會員的初始目的是尋求商機,即期望運用電子商務方式拓展市場、獲取訂單。在這個階段,中小企業(yè)在電子商務服務平臺上的關系是圍繞訂單形成的單純的、短暫的關系,總體上是離散的。而隨著平臺上企業(yè)數(shù)量的增加,平臺的服務功能的增強,企業(yè)與企業(yè)間的交流變得越來越容易,相互之間的合作則成為一種提升各自市場競爭力的策略。如此一來,一種以“自組織”方式形成的相對穩(wěn)定的聯(lián)系則在平臺上建立起來。企業(yè)間深化分工、網上協(xié)作乃至網絡化組織逐漸出現(xiàn)。這種基于網絡商務服務平臺的企業(yè)間組織聯(lián)系,弱于企業(yè)間并購,但強于單純的、短暫的企業(yè)間交易,這種企業(yè)與企業(yè)間的協(xié)同我們也稱之為商務平臺協(xié)同。

(三)企業(yè)與用戶間的協(xié)同

Web2.0的出現(xiàn),為企業(yè)了解客戶的特點與需求提供了一個機遇。以實時的客戶信息為基礎,企業(yè)除了可以更好地了解客戶需求、降低自己的經營風險之外,還促進了企業(yè)經營方式的變革:一方面,由于企業(yè)可以直接地獲得關于客戶的信息,實時知曉“客戶在哪里”,企業(yè)完全可以繞開以前不得不依賴的各種中間環(huán)節(jié)部門——包括批發(fā)商、零售商、廣告商、各類中介代理等,直接將其生產的產品和服務交付到客戶手中,從而減少市場周轉環(huán)節(jié)、縮短產品價值鏈、降低市場成本,如企業(yè)電子商務即屬于這種形式;另一方面,由于企業(yè)實時知曉最終客戶需求信息,企業(yè)可以根據(jù)不同客戶進行定制生產,生產更符合客戶個性化需求的產品,從而產生了“多規(guī)格、少批量、快速度”的精細生產和敏捷制造等新模式,改變了傳統(tǒng)經濟中“大規(guī)模、少規(guī)格”的工業(yè)化生產模式。

(四)企業(yè)與社會各部門間的協(xié)同

協(xié)同電子商務并非只是企業(yè)內部以及企業(yè)與企業(yè)之間的事,它還涉及到社會上的很多部門和機構,包括企業(yè)與銀行金融部門的網上結算、與政府部門的網上審批、網上審計、網上稅收等。

二、協(xié)同商務發(fā)展中存在的主要問題

(一)解決方案過于復雜

為了提升企業(yè)的協(xié)同效率,僅僅依靠部門內部或部門之間人們相互之間的良好合作已遠遠不夠,要高效地實現(xiàn)任務分派、項目協(xié)作、流程審批、及時溝通以及通過整合獲取EPR、CRM等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與應用,實現(xiàn)跨系統(tǒng)的信息、流程整合,離不開IT手段的有效支撐。20世紀末,由于信息技術的飛速發(fā)展,企業(yè)內部建立的信息系統(tǒng)越來越多,越來越多的應用系統(tǒng)服務于企業(yè),用于解決企業(yè)的某些業(yè)務問題。但它們之間大多不能相互通信,橫亙于應用之間的是眾多不同的硬件環(huán)境、網絡環(huán)境、軟件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式定義不同,使得信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互無法順利實現(xiàn)。企業(yè)內部的信息資源無法有效共享,阻礙了整個企業(yè)的信息流轉,企業(yè)無法有效整合已有資源。許多IT軟件服務提供商紛紛開發(fā)了相應的協(xié)同商務軟件。而對于實施協(xié)同商務的企業(yè)來說,不能成功地推進協(xié)同商務的重要原因卻是由于目前市場上所提供的解決方案過于復雜,因此無法以明晰的方式使企業(yè)順利導入協(xié)同商務,這是目前企業(yè)在導入協(xié)同商務時所面臨的最主要問題。另外提供解決方案的廠商太多,也使企業(yè)有無所適從之感。自1999年Gartner提出協(xié)同商務的概念以后,協(xié)同商務迅速成為歐美發(fā)達國家研究的熱點。許多協(xié)同商務的解決方案陸續(xù)推出,知名廠商如IBM的lotus sametime、quickplace結合IB,的websphere Suite提出的解決方案。SAP提出的協(xié)同、集成的、功能強大的Mysap.com協(xié)同電子商務平臺。Oracle公司的基于門戶的協(xié)同商務系統(tǒng)將與SAP進行比拼。JDE公司提出的Freedom to choose Power to share的ONEWord XE系統(tǒng)。國內用友公司推出的以財務管理為特色的協(xié)同商務軟件,泛微軟件公司推出的e-cology協(xié)同商務系統(tǒng)等。

(二)成本高、風險大

實施協(xié)同商務,需要企業(yè)有一定的經濟實力,從軟件的購買、硬件的更新、人員的培訓都將是一筆不小的投資。而成本是企業(yè)在導入協(xié)同商務時主要考慮的因素之一,據(jù)調查,有三成多的企業(yè)認為協(xié)同商務的成本太高,使企業(yè)多導入協(xié)同商務猶豫不決。此外,由于協(xié)同商務系統(tǒng)牽涉到的部門多、人員多、流程多,而導致其比其他的信息系統(tǒng)的實施風險更大。具體來說,在產品的選擇上面存在著風險,是自己開發(fā)還是購買軟件、是使用國內的軟件還是國外的軟件;在流程的設計上面,因為流程設計不當也會帶來損失;在系統(tǒng)的使用上,因為運用或控制不當可能帶來的損失;在實施過程中,因為人員的流動所帶來的人員風險。由此可以發(fā)現(xiàn),協(xié)同商務的成功運作仍處于在摸索中前進的發(fā)展階段中,雖然有很多的廠商宣稱有良好的解決方案,但是因為提供的系統(tǒng)太過復雜,而且建設成本也偏高,導致企業(yè)認為發(fā)展協(xié)同商務困難重重。

(三)協(xié)同的目標需求不強烈

不管是企業(yè)也好,軟件開發(fā)商也好,對于協(xié)同商務的理解還是處在初級階段,很多人對協(xié)同商務含意還不明確,對于自身的需求也不是很明確,國內很多的企業(yè)存在協(xié)同商務的需求,卻希望通過OA軟件來解決。認識不清,是目前企業(yè)的較大的弊病。因此,當前還需要進一步深化對協(xié)同商務的理解,從觀念、組織和技術上進行必要的準備——中國企業(yè)必須對人員、流程和產品進行全面的轉變,重視對知識的管理和智力資本的累積,重視企業(yè)內外活動的敏捷和靈活性,重視顧客的體驗和滿意;只有這樣,企業(yè)才能從舊經濟圍墻的束縛中解放出來。

(四)觀念上的沖突

受傳統(tǒng)的企業(yè)經營觀念的影響,當前企業(yè)對于如何實現(xiàn)企業(yè)內部的協(xié)同具有較高的興趣和動力,協(xié)同商務在企業(yè)內部各部門的協(xié)同的實施取得了比較大的進展,而對于企業(yè)間的協(xié)同,則還是一種競爭第一、合作第二的格局,而造成這種局面的原因,主要是由于協(xié)同商務的出現(xiàn)代表著一種新的產權關系在虛擬組織中的確定以及一種協(xié)作的文化。所謂新的產權關系,是指對于企業(yè)來說,可以不必花費大量的成本與資源去獲取某些不必要資源的所有權,而僅僅具有使用權即可。協(xié)作的文化,是指通過技術的合理應用和建立真正的伙伴關系實現(xiàn)協(xié)作。正是由于這種新型的產權關系與協(xié)作文化與我國已有的傳統(tǒng)經營管理理念產生了一些沖突。最大的沖突來自于利益上的分配。例如,在基于供應鏈的協(xié)同商務中,一方面共享的信息主要來源于下游企業(yè),而利潤的增加主要體現(xiàn)在上游企業(yè),如果整體利潤的增加不能合理分配到各成員企業(yè),必然造成部分企業(yè)的抵制,甚至由此破壞合作關系。另一方面下游企業(yè)向上游企業(yè)提供私有信息會增強上游企業(yè)在供應鏈內部的權威,使下游企業(yè)在談判中處于不利地位,這會損害信息共享企業(yè)的利益。因此信息共享中不平衡的利益分配會阻礙信息共享。協(xié)同商務只有建立在相互信任的基礎之上才能實現(xiàn)信息共享、收益的公平分配。而要在短時間內,在企業(yè)間解決這些利益上的分配、實現(xiàn)相互之間的信任仍比較困難。

至今,我們國家的電子商務法還不夠完善。所以在實行協(xié)同商務的操作環(huán)節(jié)中還有許多問題。協(xié)同伙伴可能出于對自身利益而有所保留,這就在很大程度上影響到了協(xié)同商務實施的效率。

三、發(fā)展協(xié)同商務的對策與建議

(一)推動企業(yè)間的互利和發(fā)展

在推動企業(yè)間的互利和發(fā)展方面,可以多管齊下。第一,協(xié)同商務軟件提供商方面,在系統(tǒng)功能中,將客戶、合作伙伴融入到內部的業(yè)務運作中,將業(yè)務集成起來,從技術上為企業(yè)間的協(xié)同提供保障。由于目前我國企業(yè)之間存在著不集成的狀況,企業(yè)之間的業(yè)務往來還沒有在一個集成的平臺上進行,有的還需運用傳統(tǒng)的手段,如傳真、電話、信件等進行傳輸,即使使用電子郵件的方式,也存在著不連續(xù)性,仍然需要對業(yè)務進行重復維護。這種分離的處理過程和復雜的更改,由于業(yè)務處理不集成和過多重復的步驟,既容易出錯,又無法實現(xiàn)對緊急業(yè)務的快速響應。這種分隔的、不集成的業(yè)務處理方式是協(xié)同商務實施中必須首先解決的問題。第二,政府盡快制定建設標準。目前協(xié)同商務正處在市場初級階段,確認一定的參考標準,企業(yè)對于如何建設,建設后的評估,目前還沒有依據(jù)或參考。因此,建立相應的建設標準,為協(xié)同商務的開發(fā)與應用提供依據(jù),將很好地推動企業(yè)間的協(xié)同商務。

(二)培育協(xié)同商務軟件市場

目前在我國能夠真正提供協(xié)同商務系統(tǒng)的供應商不是很多,大部分是集中在國外廠商。國內的泛微軟件公司的e-cology比較有代表性,目前也有很多的企業(yè)實施了e-cology協(xié)同商務系統(tǒng)。國內眾多協(xié)同商務軟件系統(tǒng)是從協(xié)同辦公中發(fā)展起來的,從協(xié)同辦公這個層面區(qū)看,國內有很多供應商。主要是分為兩個方面:第一,基于IBM的lotus的OA,這也是由于歷史的原因,國內的OA大部分就是從政府機關的需求繁衍出來,大部分的OA廠商都是以收發(fā)文為主,加入了部分的知識管理功能。第二,基于微軟的.NET或Exchange的OA系統(tǒng)。以上兩類產品由于缺乏一定的深度,目前在企業(yè)中發(fā)揮的效益還很有限。因此,從功能、協(xié)同層次等方面開發(fā)出越來越多的適合我國企業(yè)實際情況的協(xié)同商務軟件系統(tǒng),這是決定我國企業(yè)順利推進協(xié)同商務的關鍵因素。

(三)加強協(xié)同商務的宣傳

協(xié)同商務在我國還處于起步階段,不管是客戶也好,軟件開發(fā)商也好,對于協(xié)同商務的理解還是處在初級階段,很多人對協(xié)同商務的認識還不明確,因此,提高企業(yè)對協(xié)同商務的認識是目前不可忽視的工作內容,光是靠軟件供應商是完全不夠的,還需要政府部門在企業(yè)大力的加強宣傳,讓企業(yè)認識到協(xié)同商務對企業(yè)的重要性。

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(作者單位:上海師范大學商學院)