許海嵐 肖同亮

摘要:隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,高校教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。高校應(yīng)注重對教學(xué)秘書的培養(yǎng),建設(shè)高素質(zhì)、高水平的教學(xué)秘書隊伍;同時,教學(xué)秘書也要不斷提升自身的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞:教學(xué)秘書;教學(xué)秘書職能;教學(xué)秘書素質(zhì);培養(yǎng)

作為教學(xué)管理的最基層人員,教學(xué)秘書肩負著維持高校正常教學(xué)秩序、促進教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提升的重要使命。當前,高校加強教學(xué)秘書隊伍建設(shè)、提高教學(xué)秘書人員素質(zhì),對提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平具有重大意義。

一、高校教學(xué)秘書的職能與作用

(一)教學(xué)秘書的職能

1.統(tǒng)籌管理職能。作為基層教學(xué)管理者,教學(xué)秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理著教學(xué)方面的常規(guī)事務(wù)。高校教學(xué)事務(wù)頭緒繁多,教學(xué)秘書要對各時段經(jīng)常性的事務(wù)做到心中有數(shù),對突發(fā)事件采取的相應(yīng)處理措施和制定的方案應(yīng)合乎情理并具有可行性與可操作性,還要考慮到學(xué)校各職能部門與院系教學(xué)部門的關(guān)系,做到統(tǒng)籌安排。

2.組織協(xié)調(diào)職能。教學(xué)任務(wù)經(jīng)常是由多個部門共同完成的,教學(xué)秘書協(xié)調(diào)著教務(wù)處、各院系、教研室、師生之間的關(guān)系,充分發(fā)揮著上傳下達的作用。同時,教學(xué)秘書要協(xié)助院系做好各項教學(xué)管理工作,如教學(xué)計劃和人才培養(yǎng)方案的落實、教材的征訂、學(xué)籍檔案的管理等。

3.檢查監(jiān)督職能。教學(xué)秘書承擔著對教師的教學(xué)情況、學(xué)生的學(xué)習情況定期檢查的任務(wù)。其不僅要監(jiān)督教學(xué)環(huán)節(jié)及相關(guān)科研項目等的落實情況,而且發(fā)現(xiàn)問題后要及時反饋、及時處理。

(二)教學(xué)秘書的作用

1.橋梁與紐帶作用。教學(xué)秘書在工作中既與領(lǐng)導(dǎo)接觸又與教師、學(xué)生接觸,既要把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳達又要把師生的建議和意見向上反饋。因此,其在院系各部門、領(lǐng)導(dǎo)與師生間起著上傳下達的橋梁與紐帶作用。

2.參謀與助手作用。在工作中,教學(xué)秘書有義務(wù)當好院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手,并要根據(jù)自身的實際工作經(jīng)驗,積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)提出合理的意見與建議。

3.全方位服務(wù)作用。教學(xué)秘書的工作是將統(tǒng)籌管理與服務(wù)融為一體的工作。在日常教學(xué)管理中,教學(xué)秘書既要為教學(xué)、科研服務(wù),又要為師生服務(wù),而教學(xué)運行管理、教務(wù)工作管理、課程評估管理、科研立項管理等工作中均體現(xiàn)了教學(xué)秘書的服務(wù)性。

二、高校教學(xué)秘書隊伍存在的問題

(一)工作受重視程度不夠

高等教育的發(fā)展和教學(xué)改革的深入使得教學(xué)秘書的工作量不斷加大,而教學(xué)秘書的編制卻沒有相應(yīng)增加,他們大多是一個人干幾個人的工作。而不少人卻對教學(xué)秘書的工作缺乏正確的認識和評價,認為教學(xué)秘書是打雜人員。教學(xué)秘書在基層的作用得不到足夠的重視,導(dǎo)致其精神壓力大、思想負擔重、工作積極性不高。

(二)教學(xué)秘書整體素質(zhì)難以提高

由于教學(xué)秘書的工作是從屬性、服務(wù)性的,因此教學(xué)秘書缺乏光榮感和責任心,能勝任高校教學(xué)秘書工作又在該崗位上努力奉獻的人不多。加之工作量大,為避免教學(xué)事故的發(fā)生,他們多是疲于應(yīng)付各項工作,導(dǎo)致其個人管理水平停滯不前、難以突破,因此教學(xué)秘書整體素質(zhì)難以提高。

(三)工作程序不規(guī)范

規(guī)范的工作程序是提高工作效率的前提。教學(xué)秘書屬于院系的辦公室人員,但業(yè)務(wù)上卻受教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)。加之大部分教學(xué)秘書所學(xué)非本院系的專業(yè),專業(yè)知識的匱乏和教學(xué)管理研究意識的淡薄,也在一定程度上影響了工作程序的規(guī)范性。

(四)研究方向不明確

目前,高校教學(xué)人員可以讀研讀博,輔導(dǎo)員也可以攻讀思政或者公共管理專業(yè)的碩士學(xué)位,而屬于教學(xué)秘書的相關(guān)進修、培訓(xùn)卻少之又少。教學(xué)秘書的工作性質(zhì)決定了其工作量大、經(jīng)常超負荷工作,而在業(yè)績評比上他們卻處于劣勢,既無法同教學(xué)人員一樣以工作量化來權(quán)衡,又無法同機關(guān)人員站在同一起跑線上類比。因此,教學(xué)秘書的專業(yè)研究方向不明確,取得相應(yīng)科研成果的機會不多。

三、高校教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

(一)思想政治素質(zhì)與修養(yǎng)

如果沒有良好的思想政治素質(zhì)與修養(yǎng),教學(xué)秘書就難以準確把握黨和國家的教育方針和相關(guān)政策。因此,教學(xué)秘書必須樹立正確的人生觀、價值觀和道德觀,忠誠黨的教育事業(yè);以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),加強思想作風建設(shè),以黨和國家的方針、政策為前提開展工作;樹立服務(wù)、協(xié)調(diào)、管理、改革的思想意識和不計名利得失的獻身精神。工作中難免會遇到一些困難和挫折,教學(xué)秘書不能因此而喪失對本職工作的信心和激情,要有強烈的光榮感和自豪感,對工作盡職盡責。

(二)綜合素質(zhì)

教學(xué)秘書應(yīng)具備良好的文字表達能力、口頭表達能力、組織協(xié)調(diào)能力等。教學(xué)秘書是整個教學(xué)管理活動的參與者與組織者,要落實每一項工作要求,在實踐中更要努力培養(yǎng)自己分析問題的能力和獨立工作的能力。同時,教學(xué)秘書要注重提高自身的創(chuàng)新能力,不斷探討教學(xué)管理工作的規(guī)律和拓展教育教學(xué)管理工作的新途徑,尋找新的管理措施與方法,善于發(fā)現(xiàn)和吸收新知識、新信息,積極開展教學(xué)研究、學(xué)術(shù)研究。

(三)科學(xué)管理水平

學(xué)習科學(xué)管理知識特別是教育行政管理和教學(xué)管理方面的專業(yè)知識,能提高教學(xué)秘書管理工作的科學(xué)性。教學(xué)秘書要堅持管理育人、服務(wù)育人的原則,使管理工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展,計算機在教學(xué)管理中的應(yīng)用越來越廣泛,教學(xué)秘書應(yīng)具備熟練使用文字表格處理、數(shù)據(jù)庫、教務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)等現(xiàn)代管理軟件的技能,不斷提高管理工作的效率。

四、高校教學(xué)秘書隊伍的培養(yǎng)

(一)學(xué)校重視

學(xué)校要充分肯定和評價教學(xué)秘書的工作業(yè)績,提高教學(xué)秘書的工作待遇和地位。學(xué)校有關(guān)職能部門應(yīng)重視教學(xué)秘書的選聘工作,充分考慮人才的專業(yè)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu),引進優(yōu)秀人才,提高教學(xué)秘書的檔次,以建設(shè)高素質(zhì)、高水平的教學(xué)管理隊伍。

(二)有計劃地交流與培訓(xùn)

要注重對教學(xué)秘書進行在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育,讓其系統(tǒng)地學(xué)習相關(guān)教育管理知識,提高其理論研究的能力和理論指導(dǎo)實踐的能力。院系可舉辦各種形式的短期培訓(xùn)班、教學(xué)管理專題講座,組織教學(xué)秘書參加一些重創(chuàng)新、重實效的學(xué)術(shù)交流活動。這些都能促使教學(xué)秘書在各自的崗位上多鉆研、多學(xué)習,不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

(三)完善管理制度,建立競爭機制

要明確教學(xué)秘書的職、責、權(quán),賦予他們相應(yīng)的管理權(quán),提高教學(xué)秘書的地位,增強他們的主人翁意識,充分調(diào)動他們的工作積極性,推動教學(xué)管理事業(yè)的發(fā)展。要制定行之有效的教學(xué)管理工作規(guī)章制度,使教學(xué)管理工作有章可循、有法可依。要建立目標競爭機制,促進教學(xué)秘書綜合素質(zhì)與管理水平的提高。如開展崗位爭優(yōu)活動:對工作懶散、不負責任、管理能力差的堅決按章處分;對工作認真負責、業(yè)績突出、業(yè)務(wù)水平高的給予嘉獎,在職稱評定時給予優(yōu)先考慮;對管理能力突出的提供晉升機會,增強其工作的成就感。

(四)增強創(chuàng)新意識

隨著教學(xué)改革的深化,高校不僅要注重學(xué)術(shù)和科研上的創(chuàng)新,也要注重教學(xué)管理方面的創(chuàng)新。教學(xué)秘書要在做好服務(wù)、協(xié)調(diào)和輔助工作的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮自己的主觀能動性,善于發(fā)現(xiàn)新情況、思考新問題、提出新方法。在遵從教學(xué)管理規(guī)律的基礎(chǔ)上,教學(xué)秘書應(yīng)主動從工作觀念、工作方法、工作手段上尋求創(chuàng)新,創(chuàng)造性地開展工作,協(xié)助院系制定完善的教學(xué)管理方案。

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責編:曉嵐