李維玲

一、基層單位檔案交接工作存在的問題

《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定:“機關(guān)檔案人員調(diào)動工作時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯嶋H工作中,尤其是在基層單位中,有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié),存在如下問題:

(一)檔案交接不及時

一些基層單位對檔案交接工作不夠重視,領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗,新檔案人員進了崗,而檔案交接手續(xù)還未辦妥,以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接,從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

(二)檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密

按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求,檔案人員交接應(yīng)是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密,責(zé)任重大的工作,而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時,移交不按程序辦事,手續(xù)不按程序辦理,該檢查的不檢查,該清理的不清理,該簽的字也不簽,從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象,忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容,忽視了檔案交接工作的基本要求。

(三)檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格

一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作,看成是檔案人員之間的事情,從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問,就連檔案監(jiān)交之時也懶得光臨,使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格,工作程序不完整。

二、對策和措施

做好檔案交接工作,不僅是明確檔案人員責(zé)任,維護檔案安全完整,確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要,而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作,筆者認(rèn)為應(yīng)做好下列工作,采取如下措施:

(一)檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中

檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié),應(yīng)引起基層單位的重視,尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程,在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān),做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù),然后再辦理調(diào)動手續(xù),對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員,不得簽發(fā)調(diào)動工作通知,不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù),不得離開原工作崗位,并要把檔案交接工作納入單位工作制度,列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查,對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥,仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員,要查明原因,分清責(zé)任,依法進行處理。

(二)檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作

檔案交接分為移交和接收兩個方面,而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作,是確保檔案交接工作順利進行的前提。

對于移交方來說,在正式移交之前主要做好五項工作:一是對所保管的檔案進行一次全面清理,做到帳物相符、心中有數(shù);二是對借出的檔案要及時催還,一時歸還不了的要問明原因,整理好借據(jù),并在借據(jù)上注明原因及催還情況;三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序,做到系統(tǒng)有序;四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格;五是撰寫檔案移交說明。

對于接收方來說,在接收之前要做好三項工作:一是了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況;二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況;三是必要時要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分,才能保證交接工作順利進行。

(三)認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作

檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用,因此無論是檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人交接,還是一般檔案人員,特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接,都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé),堅持原則,按程序辦理。一般檔案人員交接,可由檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交;檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人交接,可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作,做到帳物相符,手續(xù)齊全,并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式三份,移交人、接收人各執(zhí)一份,單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后,移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章,以示對交接工作負(fù)責(zé)。

(四)加強檔案交接中的思想教育工作

檔案交接工作中出現(xiàn)的問題,不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題,其中一個十分重要的原因就是近幾年來,一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作,使得一些基層單位檔案人員工作責(zé)任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課,教育交接雙方端正思想、提高認(rèn)識、明確責(zé)任,增強事業(yè)心和責(zé)任感,從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理,使基層檔案工作前后銜接起來。

(作者單位:黑龍江省佳木斯大學(xué)附屬第一醫(yī)院人事科)