朱曉穎

摘要:時間管理能力是每一個管理者都必須具備的一種重要素質,中學校長作為一所學校的管理者也不例外。從某種意義上可以說,如果一位校長不能科學有效地管理好自己的時間,那么,他也無法真正有效地管理好那所學校。我們通過問卷調查,總結出校長在時間管理方面的具體特點。并針對這些特點,為校長提高時間管理能力提出了一些建議。

關鍵詞:時間管理;中學校長;調查報告

中圖分類號:C93 文獻標志碼:A文章編號:1002—2589(2009)31—0118—02

一、前言

社會的變革與發(fā)展使今天的學校與以往有了很大不同,校長的角色與職能也發(fā)生了巨大的變化。校長們需要花更多的時間和精力去管理學校事務、去領導課程與教學、去關注教師的專業(yè)發(fā)展、去充分挖掘社區(qū)資源……,在這種情勢下,校長要想成為一個高效能的領導者、一個充滿熱情的領導者繼而成為一個完美生活的擁有者,就成為了一個遙遠但卻富有吸引力的目標。要實現(xiàn)這些目標,不同境遇的校長所面臨的困難多有不同,但在眾多不同的困難中,有一個是共同的難題,那就是時間。很多校長都感到自己的時間不夠用,校內要處理的事很多,校外要開的會也有很多,還要應付各種沒完沒了的檢查、評比,校長們的個人時間就像交通高峰期堵得一團糟的公路,應該做的和不應該做的事情占滿了校長的全部時間,而那些真正緊急而且重要的事情卻抽不出時間去做。

二、調查的工具、方法與程序

通過收集資料并參照企業(yè)時間培訓課程的相關內容,我們自行編制了《中學校長時間管理調查問卷》。本問卷采用開放式和封閉式相結合的形式, 共設計問題38個。其中,開放式問題5個,由參與調查的校長根據自己的實際情況自主回答;封閉式問題33個,由校長根據自己的實際情況在提供的選項中進行選擇。問卷共涉及了三大類問題。第一類是背景題,對校長的是否為正職以及主要分管工作等方面的情況做了調查;第二類是認知題,對校長的時間價值感進行了調查;第三類是客觀題,對校長們使用、分配時間的具體情況進行了調查,目的是考察校長們在時間監(jiān)控、時間規(guī)劃以及時間評估等方面能力。

我們以江西省某期高(完)中任職資格培訓班的參訓校長為對象,對他們的時間管理情況進行了調查。共有60位校長參與了我們的調查,回收有效問卷55份,回收率91.67%。

三、調查結果分析

通過對調查結果的統(tǒng)計和分析,我們發(fā)現(xiàn),這55位校長時間管理的現(xiàn)狀可以歸納為:忙、盲、茫。

(一)忙

1.在參與調查的校長中,有74.5%的校長有時候會覺得自己想做的事情沒有時間去做,而有22%的校長經常會覺得自己想做的事情沒有時間去做。

2.一天工作結束時,92.7%的校長都覺得疲倦;只有5位校長的睡眠時間可以保證在8小時以上,有4位校長的睡眠時間在5小時以下,還有4位校長經常失眠。

3.16.36%的校長經常會把工作帶回家,74.54%的校長偶爾會把工作帶回家。

4.有15位校長每天在校內的時間在6～8小時之間,33位校長每天在校內的時間在9～12小時之間,有4位校長每天在校內的時間在12小時以上,只有3位校長的在校時間低于6小時。

5.有20位校長每天可以自由支配的時間在1～2小時之間,22位校長每天可以自由支配的時間在2～3小時之間,有8位校長的可支配時間在4小時以上,還有5位校長幾乎沒有自由時間。

(二)盲

1.在55位校長中,有3位校長很少對自己的工作做計劃;有41位校長一般只是在大腦中設想一下工作安排;只有11位校長有經常做出書面計劃的習慣,而在這11位校長中,只有4位是既有短期安排又有長期計劃的,而其余9位則只有短期安排。

2. 90.9%的校長選擇先做緊急的事而不是重要的事,不知道時間的四象限法則。

3.只有23位校長經常會把最重要的工作安排在活動效率最高的時間段里去做,以提高工作的效率。

(三)茫

1. 78.18%的校長認為管理時間需要一定的方法,但自己并沒有掌握這樣的方法。

2.在參與調查的55位校長中,只有7%的校長會經常學習有關如何有效利用時間的知識。

四、思考與討論

從調查的結果可以看出,校長們的時間管理水平是比較低的,這對于做好學校的管理工作將十分不利。學校是一個組織,管理一所學校,就是要管理人力、財力、時間等方方面面的資源,管理學泰斗彼得·杜拉克說過:“時間是最稀有的資源,除非能有效地管理它,否則其它的資源就更無法管理?！边@也就是說,“時間管理”是一切管理的根源,惟有成功的時間管理,才是有效管理的基礎。因此,“校長時間管理”的實質并不僅僅是校長們怎樣去管理、利用好自己的時間,而是在時間流逝的過程中校長應怎樣進行有效的自我管理。校長,作為學校發(fā)展的規(guī)劃者和各項重大事務的決策者,必須努力用科學的原則和有效的策略去提高時間的利用率和有效性。那么校長應怎樣對自己的時間進行有效管理,以提高工作、學習、生活的效率和品質,促進學校的快速發(fā)展呢?我們提出如下建議:

1.強調學校制度建設。在學校管理中應大力加強制度建設,做到“用制度管人”,而不是“用人去管人”。這樣做,不僅可以規(guī)范學校的各項管理工作,還可以節(jié)約大量的時間,因為學校管理工作有其特殊的周期性。如學校每天的作息制度、每周的教學、教研活動、每學年的新生招收、畢業(yè)生工作等,都是以不同時間為單位所進行的周期性循環(huán)。在這種情況下,如果有詳細規(guī)范的制度,就可以為學校的管理工作節(jié)省大量的時間。需要特別指出的是,學校在制訂的規(guī)章制度時應特別注意:制度應盡量完善,使師生員工的各項工作都有章可循、有制可依。

2.善于制定工作計劃。訂好學校工作計劃是學校管理中非常重要的一環(huán)。因為管理是有計劃、有目的過程,如果管理工作缺乏計劃,或是沒有按計劃辦事,或是計劃不周,就會產生忙亂現(xiàn)象。時間管理的計劃原則也指出,如果在制訂有效的計劃時花費1個小時,在執(zhí)行時就會節(jié)省3～4個小時,而且確保能取得更好的效果。但是,很多校長喜歡行動而不愿意思考,總是不顧一切地“苦干加蠻干”。據我們了解,校長們不愿做計劃的原因主要有兩個:一是在實際工作中,制定好的計劃往往被許多意想不到的事件打斷,很難完整地實施,久而久之,校長們就對制定計劃喪失了信心,不愿再指定計劃了。校長們所說的這種情況固然是存在的,但若過分地強調這一點,則有可能養(yǎng)成一種遇事做事的僥幸心理。試問:房子燃燒的緊要關頭,消防隊員是應該立刻拿起水龍頭或滅火槍盲目施救,還是應該花費少許時間先判別一下風向然后再進行針對性的施救呢?顯然應該是后者。事前制定好計劃,看似花費了一些時間,然而正是依靠花費的這點時間才可以在事中節(jié)省更多的時間,并收到更好的效果,而校長們也可以免于充當救火隊員的角色。校長們不愿做計劃的第二個原因是不知如何做計劃。

那么校長們究竟應該怎樣做計劃呢?一般來說,可以遵循以下步驟:1)確立目標;2)設計完成目標的各種方法和途徑;3)選定最佳的完成方案;4)將最佳方案具體為成月/周/日的工作事項;5)按事件的輕重緩急編排月/周/日的工作次序,并留出足夠的機動時間;6)定期檢查計劃的完成情況。當然,制定計劃只是第一步,關鍵還是要有行動。尤其值得注意的是,在實踐計劃的時候,校長們的心理要保持平靜,能正確和理性地估計困難、做好及時調整準備計劃的準備。

3.勇于并且善于說“不”。1)勇于對自己的內心說“不”。時間管理需要一個與個人的價值觀相吻合的目標追求。如果價值觀不明確,人們往往就很難知道什么對自己最重要,時間的分配也就會不恰當。因為只有具有明確的價值觀,人們才可以對自己要做的事情作價值排序,然后才能分出輕重緩急。面對紛擾的外部世界,校長們必須明白那些事是自己應該做的,而還有一些事是應該拒絕的,這就是所謂的“有所棄才能有所取,有所不為才能大有作為?！?2)善于對他人的請求說“不”。校長由于手中擁有一些權利,因而難免要面對一些人的訴求。訴求的人和事多了,難免就會占用掉大量的時間。校長們能夠擁有的時間總是有限的,他永遠沒有時間去做每件事。當校長能夠克服“不好意思拒絕”的心理,并具備一些“拒絕他人”的技巧,那么他由于善于對他人的請求說“不”而節(jié)省的時間將極為可觀。

4.善于分權巧于授權。1)善于分權。面對教育、教學、行政事務等頭緒眾多的復雜管理,即使是一個智慧超群的校長,也不能事事親躬,包攬一切。這時就要實行“分而治之”,也就是分權。將權力分散,是校長加強時間管理的重要手段,也是校長避免陷于日?，嵤露鵁o暇顧及大事的有效方法。學校管理理論認為,越是集權的校長,其管理水平越是處在一種低層面的忙碌狀態(tài),他很少能有時間和精力從教育教學理念以及學校發(fā)展目標的層面上去考慮學校的發(fā)展問題。分權是分工,校長和副校長之間要有明確的分工、主管某項工作的副校長與教研組長、教務主任也要分工。2)巧于授權。通常情況下,分權的效果有賴于授權的技巧。有效的授權才能最終節(jié)省時間。有效的授權就是要在授權的最初階段花費時間,制訂周密而詳細的授權計劃,選擇和培訓能夠勝任此項工作的人員,對他們提出要求和希望,指導并和他們一起商討應如何改進工作,讓他們參與對其工作有影響的決策,衡量和獎罰完成的結果。

5.留出個人學習時間。學習是校長的另一個重要責任。這不僅是關系到校長個人成長的大事,也是關系到學校發(fā)展的大事。在某種程度上說,一個學校的發(fā)展和飛越,就是校長思想的發(fā)展和飛越;一個學校的發(fā)展危機,就是校長思想的枯竭。校長的思想從哪里來,就是從辦學實踐和學習中來,所以校長必須給自己留下學習時間,讀書、看雜志、聽報告和參觀名校,跟蹤前沿的學校管理思想和教育思想。校長們應該制定讀書計劃,就像教師的教學計劃每周要完成多少任務一樣,做到每周學習有內容,每周學習有收獲。校長還要為自己安排好寫教育隨筆的時間,及時記錄自己學習和思考所得,理清思緒,明晰思路,升華思想。校長只有不斷地學習,才能不斷地超越自己,學校也才能不斷地更新和超越。

總之,校長要管理好時間,要取得支配時間的主動權,就必須做到工作上有計劃、制度上有規(guī)定、常規(guī)上有分工。講方法、講規(guī)律、講效率。這樣,才能對學校進行有效的管理。

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(責任編輯/ 姜超)