柏 梅

摘要 :檔案是時代進步的腳印, 是社會發(fā)展的記錄儀, 是人類社會信息的儲存庫。隨著科學(xué)技術(shù)的進步, 尤其是計算機技術(shù)在社會生活各領(lǐng)域的普遍應(yīng)用, 檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)出了新的發(fā)展趨向。本文探討了檔案管理發(fā)展的新趨勢以及檔案管理人員應(yīng)當具備怎樣的素質(zhì)才能適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞 :檔案;管理;啟示

中圖分類號:C42文獻標識碼:A文章編號:1003-2851(2009)12-0184-01

檔案是時代進步的腳印, 是社會發(fā)展的記錄儀, 是人類社會信息的儲存庫。隨著科學(xué)技術(shù)的進步, 尤其是計算機技術(shù)在社會生活各領(lǐng)域的普遍應(yīng)用, 檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)出了新的發(fā)展趨向。

一、檔案管理發(fā)展趨勢

(一)檔案管理將實現(xiàn)無紙化

隨著計算機技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸,無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實, 傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。雖然, 人類從甲骨文、竹簡記事到近代的紙張載文, 經(jīng)歷了幾千年。但無紙化辦公和自動化已成為當今的發(fā)展趨勢, 并逐步改變檔案工作的實際操作。豐富檔案資源,不僅占地小, 容量大、投入少, 而且管理簡便, 查閱方便。

(二)檔案管理將實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化

當今社會是一個信息社會, 計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用, 為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。電子文件簽署與紙質(zhì)文件不同, 它是簽署人在電子文件上面留下的“印記”。不僅表示對該電子文件的責(zé)任, 證實簽署人特點的身份, 而且只有防篡改、防利用、防抵賴等功能。收文部門和單位據(jù)此可以認定文件簽署人及文件內(nèi)容的真實性。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性一是傳播速度快, 二是傳播范圍廣, 三是傳播不走樣, 四是傳播成本低, 這已被全世界廣泛認同。隨著電子文件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐步完善,人們信息共存共享, 資源充分利用的局面將形成,檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。

(三)檔案管理將實現(xiàn)縮微化、數(shù)字化

縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化, 就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館臧檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案代碼, 變成電子文件, 實行檔案信總數(shù)字化后, 可以通過計算機進行智能化檢索, 檢索速度快、范圍廣。縮微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件, 數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉(zhuǎn)換實現(xiàn)對影像的高清晰處理, 其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件, 形成數(shù)據(jù)庫。這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力, 克服了檔案管理過程中的諸多矛盾?？s微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用,有利于影像的長期保存和準確復(fù)制, 便于計算機查閱照片案卷?？s微技術(shù)和數(shù)碼技術(shù)的進一步發(fā)展, 為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了廣闊的空間。電子文件具有快捷性與可塑性。它具有紙質(zhì)文件和其他文件無可比擬的優(yōu)越性。電子文件改變了我們傳統(tǒng)的收發(fā)文件流程。利用計算機進行文件登記, 可以達到一次錄入, 多次、多種形式的輸出, 方便文件的隨時查找利用, 同時也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。

二、管理工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)

(一)高尚的職業(yè)道德素質(zhì)

檔案管理人員要有較強的事業(yè)心和開拓進取精神。檔案管理人員不僅要熱愛檔案事業(yè),還應(yīng)有強烈的事業(yè)心、責(zé)任感,不圖名利,不畏困難,為檔案事業(yè)的發(fā)展努力工作、獻計獻策,為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí),刻苦鉆研業(yè)務(wù),愿將自己畢生的精力投入到檔案事業(yè)中。同時檔案管理人員還應(yīng)具有開拓進取的精神,這樣才能不斷完善檔案管理方法,適應(yīng)新形勢。近年來,在改革開放的新形勢下,對檔案管理人員的素質(zhì)也提出了新的要求,是否具有創(chuàng)新、開拓的精神已成為衡量檔案人員是否合格的一個重要尺度。

(二)要勇于創(chuàng)新

創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。近年來,隨著科技的發(fā)展,各種門類、各種載體的檔案呈現(xiàn)多樣化的趨勢。檔案工作者要勇于探索,敢于創(chuàng)新,善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題,銳意進取,在務(wù)實的基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新,以提高工作效率和質(zhì)量。

(三)努力練就過硬的業(yè)務(wù)技能

1.有良好扎實的專業(yè)知識。高校檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟,而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。

2.多元化的知識結(jié)構(gòu)。在高校檔案管理中,檔案工作者必須具備四種能力,即現(xiàn)代化管理與服務(wù)能力、信息開發(fā)能力、多種相關(guān)知識綜合利用能力與公共協(xié)作能力。因此,就要學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)等主干課程知識,學(xué)習(xí)檔案管理自動化、檔案檢索語言、檔案復(fù)制技術(shù)、特種載體檔案管理等新興的、亟待發(fā)展的輔助課程知識。增強辦公自動化系統(tǒng)有關(guān)設(shè)備的實施操作等技能知識訓(xùn)練,優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)。

3.具備扎實的語言知識。語言文字是檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的基本工具,沒有一定的語言文字功夫和寫作知識是很難完成的。

總之, 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進步, 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢, 這是檔案管理的一次革命, 也是時代對檔案管理提出的客觀要求因此, 每一位檔案工作者都要有緊迫感, 要進一步解放思想, 更新觀念, 努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識, 跟上時代的步伐, 適應(yīng)形勢的要求,積極推動檔案管理現(xiàn)代化的進程, 把檔案管理提升到一個全新的水平。