【摘要】 會計(jì)電算化的普及應(yīng)用，對會計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求，它推動了會計(jì)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。財(cái)務(wù)管理和會計(jì)電算化應(yīng)用軟件也不斷升級，這些都促使會計(jì)檔案向技術(shù)化、知識化和信息化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 電算化；會計(jì)檔案；管理

【中圖分類號】 G271【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A【文章編號】 1005-1074(2009)04-0166-02

1 會計(jì)電算化檔案的內(nèi)容

根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局財(cái)會字(1998)32號文件，1999年1月1日起施行的《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，不僅要保存電子會計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案，這在制度上確立了電算化會計(jì)檔案是雙重的會計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案與包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤以及其他磁性介質(zhì)內(nèi)的會計(jì)數(shù)據(jù)等形式的電子會計(jì)檔案。這說明，電算化會計(jì)檔案比傳統(tǒng)會計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵，具體內(nèi)容如下:

1.1 機(jī)制會計(jì)檔案 包括從會計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會計(jì)憑證、會計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)會計(jì)報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

1.2 機(jī)讀會計(jì)檔案 包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計(jì)數(shù)據(jù)，包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表(包括報表格式與計(jì)算公式)等數(shù)據(jù)和會計(jì)數(shù)據(jù)庫。1.3 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案 包括下列內(nèi)容:①計(jì)算機(jī)硬件型號、存貯空間大小、外部設(shè)備類型;②計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)(或網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng))型號;③會計(jì)軟件系統(tǒng)的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;④軟件系統(tǒng)名稱、版本號;⑤與軟件系統(tǒng)相配套的各說明書與使用手冊。

2 會計(jì)電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報表等會計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級企、事業(yè)單位實(shí)行會計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之而使會計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。我根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會計(jì)電算化會計(jì)檔案具有以下一些顯著特點(diǎn):

第一，會計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

第二，會計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

第三，實(shí)行電算化的時間越長，會計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理。

第四，會計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案，而且還包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)。即會計(jì)電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。

3 電算化會計(jì)檔案管理存在的問題

基于電算化會計(jì)內(nèi)涵的變化，載體的變革以及共享性等特點(diǎn)，由此引發(fā)會計(jì)檔案管理中新的問題，

3.1 會計(jì)電子檔案尚未真正納入檔案管理范疇 會計(jì)電子檔案的管理缺乏明確的規(guī)章制度。檔案部門目前所執(zhí)行的仍是《會計(jì)檔案管理辦法》和2003年5月開始實(shí)施的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，缺乏針對電算化會計(jì)檔案管理的制度規(guī)范。由于企業(yè)各部門之間的分工不同，相互交流、協(xié)調(diào)不夠，會計(jì)電子方案往往都是由財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)管理員自行保存，由于財(cái)務(wù)人員不是專業(yè)的檔案管理人員，在保管過程中易使電子檔案處于一種無序的、不連貫的管理狀態(tài)。由于財(cái)務(wù)人員實(shí)行輪崗制，在頻繁的更換中更易造成電算化會計(jì)檔案的丟失。

3.2 會計(jì)電算化檔案管理制度落后 會計(jì)電算化已經(jīng)步入網(wǎng)絡(luò)時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的拓寬使電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征，過去的電算化檔案在管理內(nèi)容、方法及管理目標(biāo)上都顯得較為狹隘，影響了會計(jì)電子文檔的收集、管理和利用，導(dǎo)致電算化檔案管理出現(xiàn)簡單化、形式化的現(xiàn)象。

3.3 會計(jì)人員的電子檔案管理意識較弱，計(jì)算機(jī)操作能力較低 會計(jì)電子檔案從收集到歸檔的過程，離不開計(jì)算機(jī)操作。由于會計(jì)人員的電算化操作能力較低，對電算化檔案的重視不足，

及操作人員的時間觀念不強(qiáng)等原因出現(xiàn)的問題，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

4 電算化會計(jì)檔案管理的措施

4.1 采取安全保密措施，防止存儲在硬盤中的會計(jì)檔案被修改 常用的安全保密措施有:①用戶識別控制:防止非法用戶接觸會計(jì)檔案。②操作日志管理:由系統(tǒng)自動進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索。③數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制:對于安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)賦予不同的使用人員以不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。

4.2 應(yīng)對計(jì)算機(jī)環(huán)境中形成的會計(jì)檔案實(shí)行多重備份 ①在專用計(jì)算機(jī)上進(jìn)行電子檔案備份。②在磁盤、光盤上進(jìn)行電子檔案備份。③對電子檔案進(jìn)行異地備份，以防止因事故而使電算化會計(jì)檔案遭受損失。④必須用優(yōu)質(zhì)光盤刻錄備份所有的電子檔案數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)的實(shí)體和信息安全。年終要將當(dāng)年形成的所有財(cái)務(wù)檔案信息整理歸類，并標(biāo)明日期、內(nèi)容目錄、備份人姓名等內(nèi)容，用于存檔的盤片由系統(tǒng)管理員和財(cái)務(wù)處長簽名。

4.3 建立電算化會計(jì)檔案的歸檔制度 會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案加以保管;電算化會計(jì)數(shù)據(jù)在打印之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等應(yīng)打印輸出，并按照稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。①現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。如果每天業(yè)務(wù)較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。②一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、季或年打印;如果業(yè)務(wù)較少，可滿頁打印。③如果所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。④在保證賬簿清晰的條件下，打印輸出的賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

4.4 嚴(yán)格按照財(cái)政部和國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，管理和保存電算化會計(jì)檔案 對電算化會計(jì)檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作;對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案丟失，造成無法挽回的損失。電算化會計(jì)檔案必須與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本一致，因?yàn)椴煌陌姹究赡軙箷?jì)檔案不能被調(diào)閱，或產(chǎn)生某些預(yù)料之外的錯誤。除了備份之外，還應(yīng)收集和保存以下相關(guān)信息:計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人，以及與會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

4.5 加大對電算化會計(jì)檔案管理的投入

第一，注重硬件配置、軟件購買環(huán)節(jié)。各單位在購買財(cái)務(wù)軟件時應(yīng)重點(diǎn)注意:所購軟件必須通過財(cái)政部的評審，軟件的技術(shù)指標(biāo)應(yīng)滿足本單位需求，符合特殊核算的要求和行業(yè)特性以及發(fā)展的需要;軟件功能具有前瞻性，且能保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全可靠，不易被破壞和泄密;操作方便，通俗易懂，簡單好學(xué)，售后服務(wù)好，能及時提供日常維護(hù)、版本升級和軟件再開發(fā)。此外，配備高清晰度的激光或噴墨打印機(jī)，用以輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案。

第二，存放電算化會計(jì)檔案的場所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的電算化會計(jì)檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內(nèi)。強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，并就信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權(quán)批準(zhǔn)制度。為保證電算化會計(jì)檔案信息的安全，要制定防范計(jì)算機(jī)病毒的措施，防止計(jì)算機(jī)病毒損壞電算化信息。定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦或網(wǎng)絡(luò)安全隱患導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，一般操作人員的計(jì)算機(jī)不應(yīng)安裝軟驅(qū)和光驅(qū)，所有需安裝的軟件都必須由系統(tǒng)管理員執(zhí)行，從根本上消除病毒的威脅。

參考文獻(xiàn)

[1] 董瑞芬.地方性高校電算化下會計(jì)檔案管理研究[J]蘭臺世界，2009，（2）

[2] 王俊慧.淺談電算化會計(jì)檔案的綜合利用[J].甘肅科技縱橫，2008(，6)

[3] 陳曉靜.對加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理工作的思考[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊)，2008，(8)

[4] 鄧麗平.高校電算化會計(jì)檔案管理的問題與對策分析[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報，2008，(4)

[5] 鄭捷菲.高校電算化會計(jì)檔案管理之我見[J].錫林郭勒職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2007，(1)

[6] 張彥芳.電算化條件下的會計(jì)檔案管理[J].科技檔案，2008，(1)