【摘要】 圖書館檔案作為圖書館各種活動的原始記錄，記載了圖書館事業(yè)發(fā)展的各種史實，對圖書館的管理和服務(wù)工作有著極其重要的作用。本文主要按照時間上先后順序，記敘東莞圖書館檔案室建設(shè)歷程，以及關(guān)于如果做好圖書館檔案管理工作的一些建議。

【關(guān)鍵詞】 檔案工作；晉級；規(guī)章制度；歸檔；立卷

【中圖分類號】 G251【文獻標識碼】 A【文章編號】 1005-1074(2009)04-0141-01

圖書館檔案是圖書館各種活動的原始記錄，記載了圖書館事業(yè)發(fā)展的史實，它具備重要的查考利用價值。圖書館作為圖書文獻中心和信息咨詢中心，承擔著向廣大公眾傳播科學(xué)文化知識、提供參考信息的職責，其存放的各類檔案資料是圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展的軌跡，因此建立檔案室，規(guī)范檔案的管理和利用工作，對圖書館各項業(yè)務(wù)工作的順利開展有著重要的作用。

東莞圖書館檔案室從2002年建立以來，經(jīng)過近幾年的發(fā)展，已經(jīng)形成了文書、基建、設(shè)備儀器、會計、聲像、專業(yè)、實物等門類齊全，結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化的檔案體系，擁有檔案資料1918卷、4405件，照片806張，圖書資料210冊，各種檢索目錄共計22本，各種編研匯編材料10冊。在2003年被評為省一級檔案綜合管理單位，在2006年又被晉升為省特級檔案綜合管理單位。

1 東莞圖書館檔案室成立前現(xiàn)狀

2002年以前，在檔案室成立之前，東莞圖書館檔案工作幾乎處于空白，全館上下對檔案管理工作普遍缺乏明確的認識，館內(nèi)保存的有價值的文件資料不僅數(shù)量較少，而且不成體系，質(zhì)量不高。檔案管理工作也存在種種問題，主要表現(xiàn)在：一是整理標準不明確，由于全館對檔案管理不夠重視，對檔案工作的相關(guān)標準了解不夠，使得圖書館檔案的整理工作一直缺乏系統(tǒng)和完善的標準；二是收集存放不科學(xué)，由于管理標準的缺乏，使得圖書館的檔案管理更偏重于個人的主觀經(jīng)驗，一直處于無序的狀態(tài)，經(jīng)常出現(xiàn)漏存、多存、錯存等現(xiàn)象；尤其是不同門類的檔案交叉存放、不同保存期限的檔案混合存放的現(xiàn)象比較嚴重；三是立卷歸檔零狀態(tài)，在檔案室成立之前，圖書館各門類混合存放，基本沒有專門的立卷、歸檔；四是數(shù)字化和管理自動化工作薄弱。檔案管理工作自動化是做好檔案工作的重要手段，是檔案利用和開發(fā)的前提，國家有關(guān)部門對檔案綜合管理的自動化有著專門的要求。然而在檔案室成立之前，整個圖書館檔案的數(shù)字化和管理自動化還極其薄弱。

2 東莞圖書館檔案室成立以來的體會

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視、加大投入 實踐證明，領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案工作的前提，東莞圖書館檔案室能取得省特級檔案綜合管理單位的稱號，首先歸功于領(lǐng)導(dǎo)的重視。2002年，東莞圖書新館被列入城市新區(qū)規(guī)劃并動工興建，圖書館面臨由舊館到新館，由小館到大館的過渡，為了使整個圖書館的檔案工作更能與圖書館整體發(fā)展相協(xié)調(diào)，與圖書館業(yè)務(wù)工作相配套，館里提出成立綜合檔案室的構(gòu)想。我館在新館建設(shè)資金較為吃緊的情況下，召開了專題會議，討論檔案室的規(guī)劃，并就檔案室的家具設(shè)備進行專項采購，按照市檔案局的有關(guān)要求，購置了專用的檔案柜；并在已經(jīng)購置了空調(diào)機、打印機、復(fù)印機和電腦等設(shè)備基礎(chǔ)上，擴大了檔案用房面積，新辟了120平方米的檔案室和館史陳列室，并對兩室的內(nèi)部規(guī)劃、結(jié)構(gòu)進行了改造，劃分出不同的區(qū)間，使檔案保管條件大為改善，檔案室面貌煥然一新，從而為我館檔案的歸檔整理、開發(fā)利用、保護管理和延長檔案使用壽命創(chuàng)造了良好的條件；其次，選擇政治合格、業(yè)務(wù)過硬的人員充實檔案管理人員隊伍，定期選派人員參加上級有關(guān)部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富現(xiàn)代檔案管理知識。檔案室設(shè)有專職檔案工作人員1名，各業(yè)務(wù)部門也設(shè)一名兼職檔案員。

2.2 健全管理制度、規(guī)范檔案管理工作 在認真學(xué)習國家及省關(guān)于檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的有關(guān)規(guī)定基礎(chǔ)上，我館還多次向市檔案局的同志請教檔案管理工作的經(jīng)驗，并結(jié)合我館實際制定出了《東莞圖書館檔案綜合管理制度匯編》，這使得圖書館檔案工作有據(jù)可依，有章可循，在制度上為我館檔案工作提供了保障。并在此基礎(chǔ)上，進一步完善檔案工作管理制度，形成包含收集、移交、整理、鑒定、保管、利用、開發(fā)等環(huán)節(jié)在內(nèi)的一整套科學(xué)規(guī)范的檔案管理運轉(zhuǎn)流程。對于檔案的收集，實行了層層負責制、使得全館上下形成了個個關(guān)心檔案、人人留意檔案的氛圍，強化了檔案的觀念。每年度末，由專職檔案管理人員進行督促，確保各部室準時上交部門檔案。由于檔案管理人員的高度的責任心和具有一定的專業(yè)知識，確保了檔案資料的收集和科學(xué)管理，避免了重復(fù)和缺漏。

2.3 狠抓檔案基礎(chǔ)建設(shè)，確保檔案工作的質(zhì)量 針對圖書館檔案的收集不系統(tǒng)，不齊全的特點，在檔案室成立之后，檔案室首先將原分散在各部門的文書、人事、財務(wù)、基建、照片、聲像等檔案收集起來，并做好登記與分類；然后，配合我館撰寫?zhàn)^史的機會對我館近40年的歷史變遷的多種珍貴材料進行了深入的搜集和整理，如歷任館長資料、名人題詞、大事回顧、珍貴相片等。經(jīng)過全館近一年多的艱苦努力，終于將我館1972～2002年的檔案資料補充齊全，并分門別類進行了立卷歸檔，建立了數(shù)字化目錄，整理文書檔案3359件、基建檔案4卷、設(shè)備儀器檔案10卷、會計檔案1094卷、聲像檔案（錄音、錄像、光盤共97盒）、照片685張、業(yè)務(wù)檔案63卷、實物檔案98件、圖書資料196冊、25卷，為檔案升級打下了堅實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

2.4 加強檔案的開發(fā)和利用，提高其利用效率 檔案管理工作的根本目的，就是提供綜合利用，為圖書館業(yè)務(wù)工作開展服務(wù)，同時也為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考。檔案室編制了室藏檔案資料存放地點索引表；利用萬維文書及檔案管理系統(tǒng)軟件，將歷年的文書、基建、設(shè)備儀器、會計、聲像、專業(yè)、實物檔案目錄全部輸入電腦，實現(xiàn)了自動化的檢索。由于檢索目錄編排合理，使用方便，工作人員態(tài)度熱情，自2003年以來，檔案室接待查檔人員265人次，使得檔案工作在圖書館業(yè)務(wù)工作發(fā)揮了重要的作用。此外，為使檔案資料發(fā)揮最大作用，在充分利用檔案室資料的基礎(chǔ)上，檔案室和其他業(yè)務(wù)部門共同編輯了《組織沿革》、《大事記》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《工作計劃》、《工作總結(jié)》等不同類型的參考資料，力圖從不同方面、不同角度反映我館發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，同時，我們編寫了《繼往開來——東莞圖書館七十五年》，全面介紹東莞圖書館的組織沿革、歷史變遷，集中記載了我館幾十年以來所走過的輝煌歷程以及所取得的一些成績，這些都為館內(nèi)各項工作提供重要的參考依據(jù)。

一份耕耘，一分收獲。經(jīng)過全館上下的共同努力，2003年，我館檔案工作順利通過省檔案局的檢查驗收，被評為“省一級檔案綜合管理單位”。在2006年，我館又被晉升為“省特級檔案綜合管理單位”

東莞圖書館自檔案室成立以來，實現(xiàn)了檔案文件電子化查詢，擴大了檔案利用空間、各部室都能夠按照自己的需求查詢、瀏覽和利用檔案為工作服務(wù)，提高了工作效率，得到了大家的一致好評。實踐證明，圖書館檔案室的建設(shè)只要遵循檔案工作的規(guī)律，有條不紊，就能在為圖書館事業(yè)的發(fā)展做出重大的貢獻。

參考文獻

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