【摘要】 檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。因此，檔案在人們的社會(huì)實(shí)踐中直接形成并被保存下來，目的在于滿足檔案利用者對(duì)豐富的檔案庫藏信息資源的利用需求，只有當(dāng)檔案被廣泛地需求者所利用，為社會(huì)創(chuàng)造出更多的物質(zhì)與精神文化財(cái)富，才實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】 電子檔案；利用；紙質(zhì)檔案

【中圖分類號(hào)】 G271【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A【文章編號(hào)】 1005-1074(2009)04-0052-01

利用檔案，使檔案直接為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)穩(wěn)定服務(wù)。隨著時(shí)代的進(jìn)步，電子網(wǎng)絡(luò)以電子檔案利用的需求與紙質(zhì)檔案利用的需求，全部發(fā)生了較大的變化。因此從兩者利用要求的差別上進(jìn)行系統(tǒng)地的比較，對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息共享有深遠(yuǎn)影響。

1 電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求一致性

檔案的本質(zhì)作比較，檔案利用者對(duì)檔案利用需求都是對(duì)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此，從檔案利用者的角度分析電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用兩者仍有共同的特征。隨著人們對(duì)檔案利用需求的增長，檔案的利用滲入到社會(huì)的各各方面。從檔案利用的內(nèi)容與形式來看，紙質(zhì)檔案利用與電子檔案利用的需求，體現(xiàn)檔案利用的一致性。一是檔案利用需求的社會(huì)性。體現(xiàn)在具有廣泛的社會(huì)作用和社會(huì)價(jià)值。檔案利用的社會(huì)作用，主要是實(shí)現(xiàn)信息資源社會(huì)共享和促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的過程，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用都發(fā)揮著各自作用。檔案利用的社會(huì)價(jià)值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來的工作所借鑒。二是檔案利用需求的層次性。檔案利用者所從事的職業(yè)不同，需求的檔案信息內(nèi)容也不相同，有的檔案利用者是一次檔案文獻(xiàn)信息，有的是二次檔案文獻(xiàn)信息或三次檔案文獻(xiàn)信息。如果說，需要解決某些問題而查找真憑實(shí)據(jù)的，對(duì)一次檔案文獻(xiàn)信息的需求；需要完成某些研究任務(wù)大致情況而查找參考依據(jù)的，對(duì)二次或者三次檔案文獻(xiàn)信息的需求。

2 電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的差別

隨著電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范、封裝技術(shù)的日趨成熟，電子文件能力逐步增強(qiáng)，極大地推進(jìn)了電子文件真實(shí)可靠、長久保存的可能。無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案目的就是要充分發(fā)揮檔案的利用，兩者都是為社會(huì)的利用者提供服務(wù)的。但從兩者對(duì)檔案利用者的需求影響上作比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求差別有。

2.1 檔案利用載體的差別 從檔案利用載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用有很大的差別。我國自形成文字以來，從甲骨、竹簡、石刻等紙質(zhì)，直到現(xiàn)在的文字、圖片、聲像等檔案，不論用什么樣的方法，把具有歷史保存價(jià)值的信息刻錄與載體后，形成檔案就是以脫離其技術(shù)和方法而獨(dú)立存在。不依賴任何技術(shù)而能識(shí)別檔案的內(nèi)容、載體、結(jié)構(gòu)形式，而且檔案的內(nèi)容一旦形成聯(lián)系后就永遠(yuǎn)無法分離。載體和結(jié)構(gòu)的形式已成為檔案不可分割的組成部分，這些載體的檔案只要遵循管理和保護(hù)的要求，就能達(dá)到長期保存，這就所謂紙質(zhì)檔案利用的載體。電子檔案當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將具有長期保存價(jià)值的信息記錄于存儲(chǔ)載體后，就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備了，也不能離開這種生存的特殊環(huán)境條件而單獨(dú)存在。

2.2 檔案利用需求方式的差別 紙質(zhì)檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案館檢索，然后需要通過人工去翻閱、查找，檔案檢索非常煩瑣，工作量比較大。紙質(zhì)檔案檢索工具的利用單一性，檔案利用檢索需要翻閱索引查找。電子檔案檢索，以計(jì)算機(jī)讀取為界面的利用需求方式，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)快速查找與檢索所需要利用的檔案，不用上檔案館（室）文檔室可查找和檢索到需要檔案資料，檢索界面操作快捷、方便。

2.3 檔案利用需求原始屬性的差異 檔案利用的價(jià)值，在檔案原始屬性的真實(shí)性。這種原始屬性表現(xiàn)在檔案的利用的需求內(nèi)容上和檔案利用的需求形式上。紙質(zhì)檔案利用需求的原始屬性，始終有草稿與印稿之分，有正本與副本的差異。紙質(zhì)檔案利用的需求體現(xiàn)檔案原始記錄性和憑證作用的內(nèi)容與形式特征的特點(diǎn)。而電子檔案利用的原始屬性，從電子文件起草、修改、印發(fā)到形成電子檔案都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，要體現(xiàn)檔案利用的原始記錄性特征已不復(fù)存在。由于電子檔案易于修改和改動(dòng)后可以不留任何痕跡的特點(diǎn)，電子檔案的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。由于電子檔案往往可在電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上拷貝保存或復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)送，可否具有法律憑證作用等，便成為檔案界的一個(gè)新內(nèi)容。

2.4 檔案利用途徑需求的差異 紙質(zhì)檔案利用的需求途徑有兩個(gè)方面：一是提供利用借閱檔案服務(wù)。滿足利用者的途徑特點(diǎn)途徑單一、傳播速度較慢。這種提供檔案借閱服務(wù)的途徑不利于檔案原始件的保護(hù)。同時(shí)紙質(zhì)檔案是直接提供利用，無形中擴(kuò)大了檔案利用者原始利用范圍，即是由于檔案成卷的裝訂，使得檔案利用者在查找閱覽其所需要利用的檔案材料的同時(shí)，也瀏覽了其他與利用范圍無關(guān)檔案的機(jī)會(huì)。二是檔案陳列與展覽服務(wù)。這種檔案提供利用途徑，包括檔案外借服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)等提供利用途徑。電子檔案利用途徑，是借助了電子計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，利用傳播信息的途徑。特點(diǎn)是突出信息傳播速度，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。檔案用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案利用管理活動(dòng)，形成電子化的檔案信息資源。滿足檔案利用者的深度要求；不必浪費(fèi)大量的人力、物力來進(jìn)行信息、文件的查找、索取和歸還。

檔案資源信息共享，是電子時(shí)代“檔案信息高速公路”的到來，也是建立和發(fā)展“檔案信息網(wǎng)絡(luò)”一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要我們檔案管理部門以現(xiàn)代信息化為依托，借鑒紙質(zhì)檔案利用的需求與電子檔案利用的需求優(yōu)勢互補(bǔ)，整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)電子檔案質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮惠玲.電子文件時(shí)代新思維[J].載檔案學(xué)通訊，1998，(6)