[摘要]探討了基層單位加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案管理工作中應(yīng)注意的幾個(gè)問題，旨在提高基層單位環(huán)境保護(hù)檔案的管理水平。

[關(guān)鍵詞]環(huán)境保護(hù)檔案管理

1前言

環(huán)境保護(hù)檔案是指各級環(huán)境保護(hù)行政管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境科研、環(huán)境宣傳、教育等機(jī)構(gòu)及個(gè)人在從事環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中直接形成的，對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。環(huán)保檔案是環(huán)境保護(hù)工作的真實(shí)記錄，是環(huán)保技術(shù)資源和信息資源的儲備形式，是環(huán)保信息交流的工具，也是環(huán)境管理、環(huán)境建設(shè)的科學(xué)依據(jù)。環(huán)保檔案工作是環(huán)境保護(hù)工作的重要組成部分，健全檔案工作管理制度，保證檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用對于環(huán)境保護(hù)事業(yè)具有十分重要的作用。

環(huán)境保護(hù)檔案工作是一項(xiàng)管理性很強(qiáng)的工作，在實(shí)踐中如何有效而科學(xué)地管好、用好環(huán)境保護(hù)檔案，筆者認(rèn)為要做好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

2歸檔階段

基層單位要把環(huán)保文件材料的形成、積累、立卷和歸檔視為本單位的一項(xiàng)重要管理業(yè)務(wù)，納入工作計(jì)劃，指定檔案人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，保證環(huán)保檔案的系統(tǒng)完整。

《中國檔案分類法-環(huán)境保護(hù)檔案分類表》(TJ/T7-94)中對環(huán)境保護(hù)檔案的類別屬性有做詳細(xì)的分類，檔案科(室)對接收的環(huán)保檔案應(yīng)按照該標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行整理，分類標(biāo)引，編寫總目錄和分類目錄。

歸檔階段應(yīng)注意:歸檔的文件材料應(yīng)為原件，如歸檔復(fù)制件必須有相應(yīng)的說明;歸檔的文件材料應(yīng)做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等標(biāo)識完整齊備;歸檔文件材料的書寫和裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求;歸檔的電子文件數(shù)據(jù)應(yīng)與相應(yīng)紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)保持一致;歸檔的照片、音像、實(shí)物要有相應(yīng)的文字說明。

各業(yè)務(wù)部門某項(xiàng)工作開始時(shí)，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人，在項(xiàng)目完成或告一段落后，按照國家環(huán)保局、檔案局(88)環(huán)辦字第415號文件規(guī)定的歸檔范圍、保管期限和密級劃分表，對形成的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理并歸檔。

歸檔的過程中應(yīng)注意以下細(xì)節(jié):

①歸檔的文件材料種類份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。

②卷內(nèi)文件材料區(qū)別不同情況進(jìn)行系統(tǒng)排列，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;文字材料在前，圖表在后。

③卷內(nèi)文件材料排列順序，依次編寫頁號，雙面有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號;圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

④案卷要逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，文件材料的題名不得隨意更改和簡化，卷內(nèi)文件目錄放在卷首;有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

⑤案卷封皮要逐項(xiàng)填寫清楚，案卷題名要簡明，確切反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，使用簡稱應(yīng)通用易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

⑥歸檔的環(huán)保文件材料要做到書寫材料優(yōu)良，禁止用復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆和紅墨水書寫;卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。

⑦檔案科(室)對歸檔的環(huán)保文件材料要仔細(xì)檢查，對殘缺不全、不符合歸檔要求的案卷，應(yīng)退回原立卷部門，整理合格后再接收。

3環(huán)保檔案的保管和統(tǒng)計(jì)階段

環(huán)保檔案具有歷史記錄的功能，為保管、整理好環(huán)保檔案，在環(huán)保檔案的保管和和統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)，應(yīng)做好以下工作:

3.1 基層單位環(huán)保檔案管理部門要根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和柜架。庫房要堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。

3.2 環(huán)保檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要，增置溫濕度計(jì)、復(fù)印機(jī)、照像機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器和電子計(jì)算機(jī)等。

3.3應(yīng)建立環(huán)保檔案的統(tǒng)計(jì)制度。環(huán)保檔案部門應(yīng)填寫檔案收進(jìn)和移出登記簿，對提供利用情況和效果，銷毀、庫存數(shù)、增減數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。

4環(huán)保檔案的利用階段

環(huán)保檔案管理的根本目的是為了查驗(yàn)和利用，因此，為高效、安全地利用環(huán)保檔案，在環(huán)保檔案的利用階段，應(yīng)做好以下工作:

4.1 環(huán)保檔案部門應(yīng)編制各種檢索工具，開展檔案史料的編研工作，積極配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編和專題文件匯集等。

4.2 有條件的單位要開展計(jì)算機(jī)檢索。

4.3 單位應(yīng)建立環(huán)保檔案查閱審批制度。利用環(huán)保檔案者應(yīng)按規(guī)定辦理檔案查閱審批手續(xù)，并填寫《環(huán)保檔案查閱登記表》。利用工作結(jié)束后，利用者要如實(shí)填寫《環(huán)保檔案利用歸還登記表》，及時(shí)交檔案部門存查。

4.4 作為環(huán)保檔案管理人員，要熟悉所藏檔案的情況，主動(dòng)了解環(huán)保各項(xiàng)工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。環(huán)境保護(hù)檔案的組成特點(diǎn)是由基層單位的性質(zhì)所決定的，認(rèn)識并掌握環(huán)境保護(hù)檔案的特性，有利于不斷改進(jìn)檔案管理方法、提高服務(wù)質(zhì)量，更大限度地發(fā)揮環(huán)境保護(hù)檔案的作用。

5結(jié)語

環(huán)境保護(hù)檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作?？茖W(xué)、完整、規(guī)范的檔案管理可以更好地為環(huán)境保護(hù)事業(yè)服務(wù)。環(huán)境保護(hù)檔案管理已不再僅限于環(huán)境保護(hù)管理部門的工作范疇，作為與環(huán)境保護(hù)相關(guān)的各基層單位，同樣也應(yīng)做好相關(guān)的環(huán)境保護(hù)檔案管理工作。基層單位的環(huán)境保護(hù)檔案管理工作，需要在實(shí)踐中不斷提高和完善。

參考文獻(xiàn):

[1] 國家檔案局令第5號，中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法，1999年6月7日頒布實(shí)施.

[2] 國家環(huán)境保護(hù)局、國家檔案局令第13號，環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法，1994年11月6日頒布實(shí)施.