【摘要】本文從應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、更新管理設(shè)施、加強(qiáng)檔案工作的管理等方面作了闡述。認(rèn)為高校檔案管理改革勢(shì)在必行。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；管理工作；隊(duì)伍建設(shè)；設(shè)施；領(lǐng)導(dǎo)

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1005-1074(2009)05-0081-01

高校檔案是學(xué)校歷史面貌的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分，是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的重要內(nèi)容，也是學(xué)校管理水平的標(biāo)志之一。科學(xué)、系統(tǒng)、全面地管理好學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案材料，對(duì)于積累經(jīng)驗(yàn)、開(kāi)創(chuàng)未來(lái)、正確貫徹執(zhí)行黨的教育方針和政策具有重要意義。因此，檔案工作歷來(lái)被各高校所重視。隨著國(guó)家檔案法規(guī)的不斷完善和依法治檔方略的實(shí)施，高校檔案管理工作逐步走上了制度化、科學(xué)化、規(guī)范化的道路，在教育事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，并取得了可喜成績(jī)。但是，隨著高校教育教學(xué)改革的不斷深化、科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展、電教資料種類(lèi)的增多和學(xué)科的互相滲透交叉，給高校檔案管理工作帶來(lái)了一些新的問(wèn)題。

1高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1檔案材料的載體出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢(shì)長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案材料的載體絕大多數(shù)是紙質(zhì)的，檔案的庫(kù)房、柜、架等都是基于紙張的特征而設(shè)置的，其它載體的檔案材料，如照片、磁盤(pán)、膠卷等都很少。但近年來(lái)，高校的檔案材料載體出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢(shì)，特別是計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和多媒體教室的出現(xiàn)，使教學(xué)手段發(fā)生了很大的變化，粉筆加黑板的教學(xué)模式基本上被淘汰，電教材料大量出現(xiàn)，目前已從膠片、錄音帶、錄像帶等載體發(fā)展到光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等，而且形狀各異，有帶型、片型、盤(pán)型、卷狀等。同時(shí)，規(guī)格也有多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。載體各異檔案材料的顯現(xiàn)，需要相應(yīng)的設(shè)備，這就給檔案材料立卷歸檔、登記、保管、目錄編排、查詢(xún)等帶來(lái)一些新的問(wèn)題。

1.2高校檔案材料的語(yǔ)種不斷增多首先，隨著我國(guó)改革開(kāi)放力度的加大和高校教育教學(xué)工作的需要，不少高校聘請(qǐng)了外籍教師，這樣就會(huì)隨著教育教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展，產(chǎn)生相關(guān)語(yǔ)種的檔案材料。其次，目前有不少高校與國(guó)外的高校建立起合作的關(guān)系，教師可以互相講學(xué)，定期開(kāi)展學(xué)術(shù)交流和聯(lián)誼活動(dòng)，這些也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)語(yǔ)種的檔案材料。最后，隨著外語(yǔ)原版教材的引進(jìn)和使用，也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)語(yǔ)種的檔案材料。高校檔案材料語(yǔ)種的增多，也會(huì)沖擊傳統(tǒng)的管理模式。

1.3加強(qiáng)高?？蒲泻蛯?duì)外技術(shù)合作高?？蒲泻蛯?duì)外技術(shù)合作的加強(qiáng)，使高校的檔案材料呈現(xiàn)出互相滲透、交叉的特征，給檔案材料的立卷歸檔、質(zhì)量鑒定、提供使用帶來(lái)一定的困難。目前，我國(guó)不少高校建立了自己的科研機(jī)構(gòu)，并且與一些企業(yè)建立起長(zhǎng)期的技術(shù)合作關(guān)系，使科學(xué)研究成為整個(gè)學(xué)校工作的重要組成部分。由于當(dāng)前科學(xué)技術(shù)呈現(xiàn)出綜合性越來(lái)越強(qiáng)、各學(xué)科互相滲透與交叉、科學(xué)研究的分工越來(lái)越細(xì)等特征，這就給檔案材料的歸類(lèi)、質(zhì)量鑒定、目錄提供等帶來(lái)一定的困難。

2高校檔案管理工作改革措施

2.1應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案材料進(jìn)行管理計(jì)算機(jī)在檔案管理中具有方便、迅速、靈活、準(zhǔn)確、快捷等特點(diǎn)是傳統(tǒng)的人工方法所不能達(dá)到的，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案材料管理時(shí)，應(yīng)將大模塊分成若干小模塊，主要應(yīng)建立以下幾個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)：主庫(kù)、利用庫(kù)、載體庫(kù)、語(yǔ)種庫(kù)、借還與調(diào)閱庫(kù)、質(zhì)量鑒定庫(kù)、類(lèi)型規(guī)格庫(kù)和使用統(tǒng)計(jì)庫(kù)等。整個(gè)管理系統(tǒng)應(yīng)具有人機(jī)對(duì)話(huà)功能、屏幕顯示功能和打印輸出功能等，還應(yīng)當(dāng)具有輸入、修改、查詢(xún)、插入和中西文提示等功能。在搞好檔案材料計(jì)算機(jī)管理的同時(shí)，不能忽視傳統(tǒng)人工檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。因?yàn)槿斯n案管理具有不易修改、不易刪除、安全保密等特點(diǎn)，也不受計(jì)算機(jī)病毒、停電等外部條件的限制。

2.2加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，不斷提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高管理水平隨著高校聯(lián)合辦學(xué)、合并和辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，也給檔案的管理帶來(lái)一些新的問(wèn)題。應(yīng)根據(jù)變化了的情況，在建設(shè)好學(xué)校中心檔案室的前提下，建設(shè)好各分校（學(xué)院）、新研機(jī)構(gòu)、系（科）的檔案室，要根據(jù)實(shí)際情況，配齊專(zhuān)兼職檔案管理人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，避免檔案材料的遺失。同時(shí)要組織專(zhuān)兼職檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《實(shí)施辦法》、檔案學(xué)的基本知識(shí)，用馬列主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法，去研究和解決檔案管理中遇到的實(shí)際問(wèn)題，從而不斷增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高管理水平。要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)、檔案分類(lèi)學(xué)、檔案目錄學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以便正確評(píng)價(jià)和判斷檔案的價(jià)值，開(kāi)發(fā)檔案的信息資源，為學(xué)校的教育教學(xué)和科學(xué)研究提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.3不斷更新和完善檔案管理設(shè)施，確保檔案材料完好無(wú)損由于檔案材料載體的多樣化，特別是磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)和膠卷（片）等形式檔案材料的出現(xiàn)，以及檔案管理現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，對(duì)檔案材料庫(kù)房提出了較高的要求，如膠卷的保存庫(kù)房需要保持19℃左右的室溫等。因此，檔案管理要根據(jù)實(shí)際情況不斷更新和完善相應(yīng)的設(shè)施。同時(shí)，檔案管理的現(xiàn)代化，需要配備計(jì)算機(jī)、VCD、光電閱讀器等設(shè)備。這樣，才能保證檔案材料完好無(wú)損，并提高工作效率。

2.4切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案工作的關(guān)鍵。檔案管理人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，以取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視，真正把檔案工作納入學(xué)校工作的整體計(jì)劃之中，提到領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，并作為評(píng)估學(xué)校工作的重要內(nèi)容，及時(shí)解決學(xué)校檔案管理中遇到的困難，不斷更新和完善檔案管理設(shè)施，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的制度化、科學(xué)化和規(guī)范化，為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。