【摘要】合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，當(dāng)前企業(yè)的合同管理普遍存在一些問題，可以從制定合同的管理制度、完備合同的信用調(diào)查體系、加強(qiáng)合同評(píng)審、建立建全合同的跟蹤監(jiān)督管理等方面入手完善。

【關(guān)鍵詞】合同管理；企業(yè)管理；地位；作用

【中圖分類號(hào)】F272.9【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1005-1074(2009)05-0057-02

企業(yè)合同管理，是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、

終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中，訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容，審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理工作，是一個(gè)系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的科學(xué)管理工作。

1合同管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要性

美國著名法學(xué)家龐德曾說過：“在商業(yè)時(shí)代，財(cái)富大部分由合同構(gòu)成”。合同是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律文件，同時(shí)也是產(chǎn)生爭議和糾紛的根源。合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)核心內(nèi)容，它不再是簡單的要約、承諾，而是一個(gè)全過程、全方位、科學(xué)的管理。對(duì)市場(chǎng)來說，合同管理的重要性在于：實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的承諾，承擔(dān)社會(huì)責(zé)任，體現(xiàn)企業(yè)的誠信，提升企業(yè)的品牌和形象，使企業(yè)更牢固的立足市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。對(duì)企業(yè)而言，合同管理的重要性在于：使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場(chǎng)接軌，滿足市場(chǎng)的需要，提高企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)和參與市場(chǎng)競(jìng)爭的能力；同時(shí)，使企業(yè)在履約過程中維護(hù)自身的合法權(quán)益，避免和減

少企業(yè)損失，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2合同管理普遍存在的問題

當(dāng)今的大型企業(yè)，一般都是由老國企改制而來，仍然帶有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的色彩，再加上中國幾千年來重刑輕民的法制理念，很多人都不重視契約，把合同簡單等同于一種形式。目前，我們的合同管理工作仍然存在諸多問題，可以概括歸納為：

2.1合同法制觀念淡薄，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差有些企業(yè)合同法制觀念淡薄，重大的經(jīng)濟(jì)行為，僅靠個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)或一紙“意向書”，不簽訂合同就開始履行，一旦發(fā)生糾紛，企業(yè)的合法權(quán)益很難得到保護(hù)。有些企業(yè)雖然簽訂了合同，但在合同簽訂前，未對(duì)合同相對(duì)方進(jìn)行必要的資信調(diào)查或資格審查，導(dǎo)致所簽訂的合同處于效力待定狀態(tài)，或無法實(shí)際履行。有的合同簽訂人員在談判合同的過程中錯(cuò)位的理解合同法意義上的“公平”，在做為賣方的時(shí)候，站在買方的角度理解“公平”，做為買方的時(shí)候，站在賣方的角度考慮“公平”，不知道利用“買方市場(chǎng)”的優(yōu)勢(shì)地位，合理的爭取利益最大化。最終，導(dǎo)致被動(dòng)，在參與市場(chǎng)競(jìng)爭的過程中總是處于受傷的一方。

2.2企業(yè)的合同管理制度不健全很多企業(yè)沒有建立系統(tǒng)的合同管理制度，從簽約前的合同談判到合同履行完畢，沒有一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)。有的企業(yè)雖然有合同管理制度，但由于合同管理制度不科學(xué)、不規(guī)范，缺乏可操作性而未能落到實(shí)處。有些企業(yè)授權(quán)不明，一個(gè)普通員工也對(duì)外簽訂標(biāo)的過百萬的經(jīng)濟(jì)合同，有些職能科室或管理部門經(jīng)常代表法人對(duì)外簽訂合同，更有一些企業(yè)的銷售人員動(dòng)轍代表企業(yè)簽訂大額合同，既無法人授權(quán)委托書，又無身份證明書；有些企業(yè)的合同專用章保管不嚴(yán)密，對(duì)加蓋了單位印鑒的空白合同也疏于管理，這不僅是合同管理的重大缺陷，也為企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范留下了巨大的隱患。

2.3合同文本制作不規(guī)范

2.3.1合同名稱不準(zhǔn)確有的合同張冠李戴。比如明明是承攬合同，做成買賣合同，就有可能導(dǎo)致承攬企業(yè)多承擔(dān)買賣合同項(xiàng)下的那些義務(wù)，或者放棄留置權(quán)的優(yōu)先適用。

2.3.2合同條款約定不具體一些合同的條款約定含糊不

清，執(zhí)行過程中容易產(chǎn)生分歧。比如：交貨時(shí)間：按需供貨；合同單價(jià)：隨行就市；違約責(zé)任：按《合同法》執(zhí)行，等等。雖然從理論上講，只要有主體和標(biāo)的合同就可以成立，但就標(biāo)的物數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、爭議解決方式、違約責(zé)任的承擔(dān)等合同主要條款，還是約定得越清楚越便于執(zhí)行。

3如何完善合同管理工作

3.1建立完善的合同管理制度要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先必須從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理；合同資信調(diào)查；合同的簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案；法人的授權(quán)委托辦法；合同示范文本管理；合同專用章管理；合同履行與糾紛處理；合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查；合同管理人員的培訓(xùn)；合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等內(nèi)容。建立建全企業(yè)的合同管理制度，必須以現(xiàn)行的《合同法》、相關(guān)的法律法規(guī)、司法解釋為依據(jù)，并充分考慮本企業(yè)的實(shí)際情況?！逗贤ā?，是我國改革開放以來，合同管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，對(duì)我們的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)行為具有非常強(qiáng)的指導(dǎo)性，可以直接納入我們的合同管理制度中。通過建立合同管理制度，做到管理層次清晰、職責(zé)明確、程序規(guī)范、從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理始終處于有效的控制之中。

3.2建立完備的的信用調(diào)查體系在洽談合同階段，對(duì)對(duì)方的資信情況進(jìn)行調(diào)查，是合同管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是防止合同欺詐的重要措施。首先，要求對(duì)方出示企業(yè)營業(yè)執(zhí)照，簽約人的授權(quán)委托書及身份證，并對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)資格進(jìn)行審查。比如：特種機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)的，要有特種機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)許可證；藥品經(jīng)營的，要有相應(yīng)的藥品生產(chǎn)經(jīng)營許可證，等等。否則，就會(huì)給企業(yè)留下不必要的隱患。其次，對(duì)于重大合同，應(yīng)該在簽訂前組建考察團(tuán)到對(duì)方進(jìn)行實(shí)地考察，對(duì)對(duì)方提供的各類證件、執(zhí)照、資格證明、許可證明、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營狀況進(jìn)行實(shí)地考證。根據(jù)合同的性質(zhì)和側(cè)重點(diǎn)不同，還可以到工商行政管理局調(diào)查企業(yè)的年檢情況及歷年獎(jiǎng)懲情況；到土地管理部門和房地產(chǎn)管理部門調(diào)查企業(yè)是否存在不動(dòng)產(chǎn)擔(dān)?；虿榉馇闆r；到法院調(diào)查企業(yè)是否存在訴訟案件，等等。盡可能通過企業(yè)的公開信息查明企業(yè)的資信狀況，把企業(yè)的合同風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

3.3完善合同的評(píng)審把關(guān)制度設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)（法律顧問機(jī)構(gòu)或法律事務(wù)機(jī)構(gòu)）進(jìn)行重點(diǎn)合同的審核把關(guān)，盡可能的降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。合同的評(píng)審把關(guān)，可以緊緊圍繞著這些必備條款展開。

3.3.1當(dāng)事人身份和資格審查這是合同審查中首先要確認(rèn)的問題，因?yàn)楹贤?dāng)事人的身份和主體資格直接關(guān)系到所簽訂的合同是否有效、也是合同否能真正履行的先決條件，當(dāng)然，有些合同在資信調(diào)查階段也做過了相應(yīng)的工作。

3.3.2標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量要求及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、單價(jià)總價(jià)要明確具體，不能含糊。這些條款一般合同都要具備，評(píng)審中重點(diǎn)關(guān)注合同的表述是否清晰、準(zhǔn)確，是否完整、具體。

3.3.3履行期限、地點(diǎn)和方式對(duì)這一項(xiàng)的合同評(píng)審就很有技巧了，不同的約定就會(huì)產(chǎn)生完全不同的后果。比如合同的履行地點(diǎn)，約定在對(duì)方，就意味著貨物毀損、滅失的風(fēng)險(xiǎn)，從對(duì)方交貨地，就開始轉(zhuǎn)移到己方，同時(shí)，還意味著一旦發(fā)生糾紛，就有可能要到對(duì)方法院去訴訟，異地訴訟，必然導(dǎo)致訴訟成本的增加和地方保護(hù)主義帶來的訴訟風(fēng)險(xiǎn)加劇。在這樣的情況下，不論作為買方還是賣方，都要爭取在己方交貨，從而最大可能的降低交易風(fēng)險(xiǎn)，有些交易對(duì)象法律意識(shí)不強(qiáng)，這樣的條款就很容易爭取。有些合同履行期限不明，造成合同另一方長期承擔(dān)合同義務(wù)。比如，買賣合同的履行期限不明，會(huì)使得賣方長期承擔(dān)倉儲(chǔ)、質(zhì)量保證等義務(wù)，也增加了合同期內(nèi)價(jià)格大幅波動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)。在負(fù)有質(zhì)量保證義務(wù)的合同中，作為賣方就一定要明確約定提出質(zhì)量異議的期限，以免自己長期承擔(dān)著質(zhì)量保證義務(wù)。在合同評(píng)審中，一定要充分利用自己在交易中所處的優(yōu)勢(shì)地位，靈活合理的運(yùn)用《合同法》的相關(guān)規(guī)定，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的利益最大化。

3.3.4違約責(zé)任的承擔(dān)很多合同的違約責(zé)任承擔(dān)方式，都是籠統(tǒng)的約定：“按合同法執(zhí)行”，這樣的約定形同虛設(shè)，毫無意義。雙方應(yīng)在合同中明確約定違約金或違約金的計(jì)算方法，一旦發(fā)生違約情形，直接援引該條款就可以索賠，不需要承擔(dān)太多的舉證責(zé)任。只要該違約金的約定不是過高，法院是很難找到理由不支持的。需要注意的是，這個(gè)條款的運(yùn)用，是一把雙刃劍，在制約對(duì)方的同時(shí)，也在約束自己，簽訂了高額違約金的合同以后，一定要信守承諾，不要輕易違約，否則，也會(huì)受到這把利劍的傷害。

3.3.5爭議的解決方式合同履行過程中，雙方一旦發(fā)生爭議，這個(gè)條款就顯得尤為重要。當(dāng)前解決爭議的主要方式，一是訴訟，二是仲裁，訴訟強(qiáng)調(diào)的是原告就被告原則。當(dāng)前，我國還普遍存在一定程度的地方保護(hù)，所以，不論是仲裁還是訴訟，寧可在其他條款作出讓步，都要把管轄地點(diǎn)爭取在本企業(yè)所在地。仲裁相對(duì)訴訟程序簡單，而且一裁終局，對(duì)于重大案件風(fēng)險(xiǎn)實(shí)在太大，一般都不建議使用。另外，涉外合同中經(jīng)常會(huì)碰到仲裁條款，在合同評(píng)審中要把握的原則就是，能爭取在中國國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易仲裁委員會(huì)仲裁的，就要盡量爭取，實(shí)在不行，就力爭在新加坡，盡量避免在瑞典的斯德哥爾摩，因?yàn)樾录悠氯A人聚居，各方面更能適應(yīng)，而且，各種費(fèi)用相對(duì)也要低一些。

3.4建立建全合同的跟蹤監(jiān)督管理機(jī)制

3.4.1建立合同檔案，保管好合同原件一份合同一個(gè)編號(hào)，不要重復(fù)或遺露。合同正本、副本、附件，以及雙方變更、修改合同的協(xié)議或往來傳真函件，都要妥善保管，一旦發(fā)生糾紛，這些都是最有力的原始證據(jù)。合同訂得再好，如果這些原始證據(jù)保管不善，也會(huì)陷企業(yè)于被動(dòng)的。

3.4.2建立合同管理臺(tái)帳根據(jù)合同標(biāo)的不同，分類建立臺(tái)帳和總臺(tái)帳。對(duì)合同號(hào)、對(duì)方名稱、標(biāo)的物、合同總標(biāo)的、價(jià)款或酬金、經(jīng)辦人員、合同履行情況等與合同有關(guān)的信息進(jìn)行登記匯總，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，一旦發(fā)生糾紛，能迅速便捷的查找到該份合同的基本信息，快速作出處理。

3.4.3關(guān)注重大合同的履行情況，及時(shí)應(yīng)對(duì)一是關(guān)注合同的履行是否順利，二是關(guān)注對(duì)方的經(jīng)營狀況及財(cái)務(wù)狀況，以便準(zhǔn)確判斷對(duì)方的履行能力，以避免或減少對(duì)方履行不能時(shí)給企業(yè)造成的損失。

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