季征宇 (上?，F(xiàn)代建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)有限公司技術(shù)發(fā)展部)

本文關(guān)鍵字 個(gè)人知識(shí)管理

第三種武器:組織

隨著媒體形式的不斷豐富，信息的表現(xiàn)手段也不斷改變，從KB級(jí)的文本到MB級(jí)的圖像再到GB級(jí)的視頻，個(gè)人收藏的光盤就很可能從幾十張磁盤爆炸性地增長到幾百張DVD，個(gè)人如何組織管理內(nèi)容和品種日益豐富的信息載體?

首先，明確要組織的電子文本有哪些類型?其次，用哪些工具去組織?然后確定一下能否準(zhǔn)確復(fù)原。

常用的數(shù)據(jù)資料分類形式五花八門，對(duì)于個(gè)人來說，通曉以下幾類差不多就夠了:

文本文件:用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。最常見的是TXT格式，WPS、RTF、DOC、PDF等也屬于此列。

圖像、圖形文件:用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件，屬于光柵型文件。常見的格式有BMP、JPG、TIF等。用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件如DWG、DGN等，屬于矢量文件。

音頻、視頻文件:指用儲(chǔ)存聲音和動(dòng)態(tài)圖像的文件，主要有格式有WAV、MIDI、AVI、MPEG等。

超文本文件:指用計(jì)算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，主要有HTM、HTML等。

程序文件:指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等。

數(shù)據(jù)文件:指進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。

各類文件之間的界限是模糊的，例如WORD字處理文件中，可能包含圖形、圖像、數(shù)據(jù)庫、音頻和視頻格式的數(shù)據(jù)，也可能帶有超鏈接文本，簡單地把它認(rèn)為文本文件已經(jīng)名不符實(shí)了。

盡可能地把自己的資料數(shù)碼化或數(shù)碼索引化，是進(jìn)行個(gè)人知識(shí)管理的前提。紙質(zhì)文件數(shù)碼化的一個(gè)途徑是掃描，掃描文件的優(yōu)點(diǎn)是方便，缺點(diǎn)是家用掃描儀速度太慢，高速掃描儀成本太高。另一種辦法是數(shù)碼翻拍，但這是個(gè)技術(shù)活，沒有受過指點(diǎn)很難達(dá)到良好效果。優(yōu)點(diǎn)是只需數(shù)碼相機(jī)，無需額外成本。磁帶、錄像帶等個(gè)人音像資料，找專業(yè)公司翻成數(shù)碼格式，成本不高。

如何來組織這些光盤以進(jìn)行管理?目前比較流行的軟件有Advanced Disk Catalog、CDBox、CDShelf、WhereIsIt等多種軟件，只要用軟件掃描光盤一次，就可以把整個(gè)光盤上的信息儲(chǔ)存在光盤庫里面，方便日后瀏覽和查找。光盤管理工具軟件，究其實(shí)就是一個(gè)能管理幾百個(gè)光驅(qū)的文件管理器，一個(gè)增強(qiáng)版的Windows Explore。評(píng)價(jià)光盤管理工具軟件的指標(biāo)很多，其中最基本的是必須具有光盤備注、光盤屬性、文件備注、文件屬性、文件搜索等基本功能和一些附加功能。

WhereIsIt?是這類軟件中最出色的一款。它可以同時(shí)打開多個(gè)光盤庫;用多種層次分析各類壓縮文件和鏡像文件;分別設(shè)置只讀和完全訪問密碼;分析網(wǎng)頁文件、壓縮文件、視頻文件、音頻文件等等多種類型的文件自動(dòng)生成描述;還可以為圖片文件生成縮略圖。WhereIsIt?可以在光盤庫中為每一張光盤添加封面圖片，這是音樂愛好者的福音。

文獻(xiàn)管理軟件通過將不同來源的文獻(xiàn)信息資料下載到本地，建立本地?cái)?shù)據(jù)庫，可以方便地管理和使用文獻(xiàn)信息。這類軟件通過整合不同來源的數(shù)據(jù)自動(dòng)剔除重復(fù)的信息，從而避免重復(fù)閱讀。同時(shí)可以非常方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)庫檢索，進(jìn)行一定的統(tǒng)計(jì)分析等。另一個(gè)重要的功能是，在撰寫論文、報(bào)告或書籍時(shí)，可以管理參考文獻(xiàn)格式，做筆記，以及對(duì)某一筆文獻(xiàn)資料的管理，如全文、網(wǎng)頁、圖片和表格等。EndNote是湯姆森公司推出的最受歡迎的一款產(chǎn)品，是文獻(xiàn)管理軟件中的佼佼者。

在某種意義上，Outlook是除了管理專業(yè)文檔以外，對(duì)人際資源、通訊管理、個(gè)人時(shí)間管理乃至個(gè)人職業(yè)生涯等都提供了一個(gè)以時(shí)間為坐標(biāo)的立體構(gòu)架。一般人都僅僅把它當(dāng)作收發(fā)電子郵件的工具，其實(shí)遠(yuǎn)不止此。

Outlook個(gè)人通訊錄的選項(xiàng)除了通常的電話、地址的常規(guī)字段，還有照片、喜好、特長，甚至相關(guān)人士上司、助理、配偶和子女的信息也預(yù)留了字段。這種屬性空間的設(shè)定本身就是一個(gè)豐富的知識(shí)體系，讓人懂得如何去打造人脈關(guān)系。通訊錄還把你和他相關(guān)的所有通信、約會(huì)、日記、任務(wù)均記錄在冊(cè)(當(dāng)然是由outlook管理的事件)。假如持之以恒，等要寫回憶錄和傳記的時(shí)候，材料肯定滿坑滿谷、信手拈來。

Outlook的日歷、日記、約會(huì)等都號(hào)稱個(gè)人時(shí)間管理工具。可以預(yù)約團(tuán)隊(duì)、到時(shí)提醒、也可接受別人的預(yù)約，記錄發(fā)生的時(shí)間，自動(dòng)記下在電腦中的各類工作和完整的流水賬，也可以傾訴心得。Outlook的任務(wù)規(guī)劃可以協(xié)助規(guī)劃繼續(xù)教育，打造個(gè)人職業(yè)生涯。Outlook可以在網(wǎng)絡(luò)上與團(tuán)隊(duì)進(jìn)行信息共享，和PDA、手機(jī)進(jìn)行信息同步，將各類事務(wù)隨時(shí)隨地管理得井井有條。

OneNote是Microsoft Office System中的新程序，它能夠捕獲、組織和重用便攜式計(jì)算機(jī)、臺(tái)式計(jì)算機(jī)或Tablet PC上的便箋。利用OneNote，可以方便地記錄要做的事情，以及標(biāo)記事情的輕重和狀態(tài)，有點(diǎn)“第四代”時(shí)間管理的味道，與Outlook結(jié)合使用，如虎添翼。據(jù)說比爾#8226;蓋茨曾經(jīng)做廣告似地宣稱，他就用這兩款軟件結(jié)合起來管理個(gè)人知識(shí)。

Mybase是一個(gè)功能強(qiáng)大的資料庫，資料的類型可以隨意定義，形成一個(gè)資料樹。這種樹形大綱很靈活，可以在單個(gè)數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)任何類型的信息，通過一個(gè)小的程序內(nèi)核和一定數(shù)量的插件和組件，可以擁有:個(gè)人知識(shí)庫、電子書、HTML生成器、日程表、客戶管理工具、Web收集器、記事本、相冊(cè)、日記本、收藏夾、文件管理器等。Mybase比Outlook更進(jìn)一步的是，善于管理“6W”中各類知識(shí)，它還集成了各類工具。是比較流行的號(hào)稱“個(gè)人知識(shí)管理工具”的軟件。