[摘 要] 隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展企業(yè)面臨著愈加激烈的競爭，銷售管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)提高核心競爭力的有效手段。本文以典型的工業(yè)制造企業(yè)為假想主體，提出了簡潔高效的銷售管理流程并設(shè)計(jì)了本銷售管理信息系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞] 銷售管理 管理信息系統(tǒng) 合同管理

隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和全球化進(jìn)程的加快，現(xiàn)代企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)愈來愈復(fù)雜，依靠傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)行銷售管理的現(xiàn)代企業(yè)會(huì)由于效率的低下而舉步維艱，所以管理信息化已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然之路。一般認(rèn)為銷售管理信息系統(tǒng)是集成了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、信息處理等相關(guān)技術(shù)，對(duì)信息進(jìn)行收集、傳遞、存儲(chǔ)及加工處理的一個(gè)人機(jī)交互的智能化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。銷售管理信息系統(tǒng)可以建立適合信息時(shí)代的銷售管理結(jié)構(gòu)和運(yùn)行方式，實(shí)現(xiàn)銷售管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、可視化、實(shí)時(shí)化，用科技手段推動(dòng)銷售管理工作由粗放走向精確，由模糊走向清晰，由靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)。

一、用戶需求分析

1.系統(tǒng)用戶分析

典型的工業(yè)制造企業(yè)直接涉及銷售業(yè)務(wù)部門有：(1)管理部門。負(fù)責(zé)公司的整體經(jīng)營運(yùn)作，對(duì)公司的整體業(yè)績負(fù)責(zé)，審批重要的銷售項(xiàng)目；(2)銷售部門。負(fù)責(zé)發(fā)展客戶，預(yù)測客戶的需求，跟蹤整個(gè)銷售過程，簽訂銷售合同，將訂貨情況通知生產(chǎn)部門，將收款信息通知財(cái)務(wù)部門，并維護(hù)客戶關(guān)系；(3)生產(chǎn)部門。負(fù)責(zé)根據(jù)計(jì)劃安排生產(chǎn)，負(fù)責(zé)組織生產(chǎn)公司經(jīng)營產(chǎn)品，給簽訂合同的客戶發(fā)貨，定期作發(fā)貨報(bào)表上交公司管理部門；(4)財(cái)務(wù)部門。負(fù)責(zé)管理客戶付款信息，在獲得了銷售部門的付款信息的基礎(chǔ)上，結(jié)合生產(chǎn)部門的出貨情況，按照合同的條款進(jìn)行收款活動(dòng)。

2.客戶信息管理需求

客戶信息管理的需求主要包括兩個(gè)方面：(1)新客戶建檔。當(dāng)成功發(fā)展了新客戶時(shí)，銷售人員通過銷售管理信息系統(tǒng)錄入并保存新客戶的相關(guān)信息；(2)老客戶信息完善。當(dāng)老客戶信息發(fā)生變化時(shí)，銷售人員可以通過該系統(tǒng)修改或刪除該用戶?？蛻粜畔⒐芾砩婕暗臄?shù)據(jù)主要是包括客戶名稱，電話和信用等級(jí)等重要內(nèi)容在內(nèi)的相關(guān)信息。

3.合同管理需求

合同管理主要包括以下6個(gè)方面的內(nèi)容：(1)預(yù)簽合同。銷售代表與客戶達(dá)成初步意向后將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，并保留修改的權(quán)限；(2)合同審批。用戶在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批限額，對(duì)于具有重要性的合同應(yīng)由公司董事長或其他同等機(jī)構(gòu)審批，一旦合同審批通過就不允許對(duì)價(jià)格等實(shí)質(zhì)性的條款做任何修改；(3)簽訂合同。銷售總監(jiān)有權(quán)根據(jù)合同審批的結(jié)果與外部主體簽訂銷售合同，而且一經(jīng)銷售總監(jiān)確認(rèn)該合同就成為可執(zhí)行合同，并作為向生產(chǎn)部門配產(chǎn)的主要依據(jù)；(4)發(fā)出貨物。在合同規(guī)定的時(shí)點(diǎn)生產(chǎn)部和銷售部共同組織發(fā)貨并將發(fā)貨情況詳細(xì)錄入系統(tǒng)；(5)開具發(fā)票并收款。財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售合同向客戶開具發(fā)票并責(zé)成銷售部門及時(shí)回收款項(xiàng)；(6)售后服務(wù)。銷售部門應(yīng)及時(shí)采集產(chǎn)品售后信息作為生產(chǎn)部門售后服務(wù)的依據(jù)，并將其提交給管理部門以作決策之需。

4.查詢統(tǒng)計(jì)需求

根據(jù)用戶的查詢條件輸出查詢信息是本系統(tǒng)的主要功能之一。查詢統(tǒng)計(jì)需求主要包括以下幾個(gè)方面：(1)合同信息查詢。對(duì)合同的交易額、交易客戶和標(biāo)的物等信息查詢；(2)客戶信息查詢。有權(quán)限的用戶可以對(duì)客戶信息進(jìn)行查詢；(3)發(fā)貨信息查詢。生產(chǎn)部門和銷售部門可以對(duì)發(fā)貨信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)；(4)發(fā)票信息查詢。財(cái)務(wù)部門和銷售部門可以對(duì)發(fā)票信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)；(5)收款信息查詢。財(cái)務(wù)部可以對(duì)收款信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)；(6)查詢/統(tǒng)計(jì)員工銷售業(yè)績。公司領(lǐng)導(dǎo)和銷售總監(jiān)可以對(duì)銷售人員的業(yè)績進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。

5.系統(tǒng)維護(hù)需求

系統(tǒng)維護(hù)的需求主要包括以下三個(gè)方面：

（1)用戶權(quán)限維護(hù):不同部門和職位的員工對(duì)系統(tǒng)有不同的操作權(quán)限，管理部負(fù)責(zé)對(duì)員工的權(quán)限進(jìn)行維護(hù)，具體人員權(quán)限的權(quán)限如下：①銷售人員。銷售人員有客戶查詢權(quán)限，客戶增、改、刪權(quán)限，合同查詢權(quán)限，合同增、改權(quán)限，訂單增、刪、改權(quán)限，產(chǎn)品查詢權(quán)限；②管理人員。管理人員有客戶查詢權(quán)限，合同查詢權(quán)限，合同信息的增、改權(quán)限，合同的刪除權(quán)限，產(chǎn)品查詢權(quán)限，員工查詢權(quán)限；③生產(chǎn)部。生產(chǎn)部門有客戶查詢權(quán)限，合同查詢權(quán)限，發(fā)貨的增、刪、改權(quán)限，產(chǎn)品信息查詢權(quán)限，產(chǎn)品信息增、刪、改權(quán)限；④財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部有合同查詢權(quán)限，發(fā)票的增、刪、改權(quán)限，收款的增刪、改權(quán)限；⑤人事部。人事部有員工信息的增、改、刪權(quán)限。

（2)維護(hù)產(chǎn)品信息：生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品信息進(jìn)行維護(hù)，可以增加新產(chǎn)品信息，修改或刪除已有產(chǎn)品信息。

（3)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存：系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)庫中的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)存以保證數(shù)據(jù)的安全和完整，需要轉(zhuǎn)存的數(shù)據(jù)包括：合同信息、訂單信息、發(fā)貨信息、發(fā)票信息和收款信息。

二、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1.系統(tǒng)模型選擇

本系統(tǒng)用于公司內(nèi)部銷售信息的管理，開發(fā)完成后在公司內(nèi)部運(yùn)行，因?yàn)橛脩糨^少，所以本系統(tǒng)采用三層Browser/Server體系結(jié)構(gòu)。考慮到數(shù)據(jù)的安全完整性，以及服務(wù)器的高性能特點(diǎn)，在一臺(tái)服務(wù)器上安裝Microsoft Windows NT Server，數(shù)據(jù)庫采用Microsoft SQL Server 2000。三層Browser/Server體系結(jié)構(gòu)分別是業(yè)務(wù)邏輯層、顯示層和數(shù)據(jù)層。業(yè)務(wù)邏輯層位于顯示層和數(shù)據(jù)層之間，封裝了與系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的應(yīng)用模型，并把用戶表示層和數(shù)據(jù)庫代碼分開，提供客戶應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)服務(wù)之間的聯(lián)系，主要功能是執(zhí)行應(yīng)用策略和封裝應(yīng)用模式，并將封裝的模式呈現(xiàn)給客戶應(yīng)用程序。根據(jù)實(shí)際情況，選擇ASP/ADO來實(shí)現(xiàn)WEB端的數(shù)據(jù)庫技術(shù)。在客戶端通過IE瀏覽器接入，使系統(tǒng)具有友好的界面，有助于用戶理解和高效的定位應(yīng)用服務(wù)。

2.系統(tǒng)保密模式選擇

在商業(yè)數(shù)據(jù)納入信息系統(tǒng)后，對(duì)系統(tǒng)的安全性有了更高的要求，因此系統(tǒng)對(duì)關(guān)鍵操作引入了硬件key認(rèn)證方式。

首先，我們看一下傳統(tǒng)的“密碼+用戶名”認(rèn)證的缺陷：(1)如密碼位數(shù)太長，難于記憶，而密碼太短，容易破解。實(shí)際應(yīng)用中密碼長度很難超過10位；(2)密碼易擴(kuò)散，易得到，例如偷窺或通過木馬程序記錄操作者輸入的數(shù)據(jù)，還可以攔截傳輸?shù)臄?shù)據(jù)，進(jìn)行分析查找到密碼；(3)密碼可以被多人使用，無法統(tǒng)計(jì)真實(shí)地使用情況。

為了解決以上問題，保證傳輸數(shù)據(jù)的保密性、一致性、完整性以及操作的不可否認(rèn)性，本系統(tǒng)拋棄古老的“密碼+用戶名”的認(rèn)證方式，改用數(shù)字證書的認(rèn)證方式；私鑰是存儲(chǔ)在一個(gè)Ekey上的，用PIN碼保護(hù)，在使用私鑰時(shí)，只要將Ekey插到計(jì)算機(jī)上即可。這也就是所謂雙因子身份認(rèn)證，它要求兩部分（軟的和硬的）同時(shí)正確的時(shí)候才能得到授權(quán)進(jìn)入系統(tǒng)，而這兩部分因?yàn)橐卉浺挥?，他人即使得到密碼，因沒有硬件不能使用；或者得到硬件，因?yàn)闆]有密碼還是無法使用硬件。這樣彌補(bǔ)了“密碼+用戶名”認(rèn)證中，都是純軟的，容易擴(kuò)散和容易被得到的缺點(diǎn)。

3.數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

為了保證系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中所包含的表的表名，字段分別如下，其中帶下劃線的為關(guān)系主碼。

（1)合同信息（合同編號(hào)，合同名稱，客戶編號(hào)，員工編號(hào)，合同狀態(tài)，合同預(yù)計(jì)簽訂日期，合同提交日期，合同審批日期，合同簽訂日期，合同金額，合同累計(jì)發(fā)貨金額，合同累計(jì)發(fā)票金額，合同累計(jì)收款金額）。

（2)客戶信息（客戶編號(hào)，客戶名稱，負(fù)責(zé)人，電話，地址，所屬銀行，銀行賬號(hào)，企業(yè)規(guī)模，員工編號(hào)）。

（3)訂單明細(xì)（訂單編號(hào)，合同編號(hào)，產(chǎn)品編號(hào)，數(shù)量）。

（4)發(fā)貨明細(xì)（發(fā)貨編號(hào)，發(fā)貨日期，合同編號(hào)，發(fā)貨批次，產(chǎn)品編號(hào)，數(shù)量）。

（5)員工信息（員工編號(hào)，員工姓名，員工所屬部門，職務(wù)，權(quán)限，口令）。

（6)產(chǎn)品信息（產(chǎn)品編號(hào)，產(chǎn)品名稱，產(chǎn)品價(jià)格，產(chǎn)品類型，產(chǎn)品庫存）。

（7)發(fā)票明細(xì)（發(fā)票編號(hào)，合同編號(hào)，合同發(fā)貨批次，金額，發(fā)票日期）。

（8)收款明細(xì)（收款編號(hào)，數(shù)量，收款日期，發(fā)票編號(hào)，合同編號(hào)）。

（9)權(quán)限信息（權(quán)限編碼，員工編號(hào)，部門，職務(wù)，客戶信息表權(quán)限，合同信息表權(quán)限，員工信息表權(quán)限，產(chǎn)品信息表權(quán)限，訂單信息表權(quán)限，發(fā)貨信息表權(quán)限，發(fā)票信息表權(quán)限，收款信息表權(quán)限，審批權(quán)）。

4.系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)前述的銷售信息管理需求的分析，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了用戶登錄、合同管理、客戶信息管理、查詢統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)等模塊，既便于實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能，又便于非程序開發(fā)人員對(duì)本系統(tǒng)的使用操作。

（1)用戶登錄模塊。該模塊的主要功能是用戶的身份驗(yàn)證，如果用戶名、口令和Ekey正確，則根據(jù)用戶名和口令檢索權(quán)限控制表，得到用戶的權(quán)限索引，否則，輸出“對(duì)不起，您無權(quán)訪問”。

（2)合同管理模塊。該模塊的主要功能是根據(jù)用戶的身份判斷用戶對(duì)系統(tǒng)的使用權(quán)限，并根據(jù)用戶的操作完成相應(yīng)的功能，該模塊包括七個(gè)子功能：權(quán)限控制、簽訂意向合同、審批合同、簽訂合同、發(fā)貨、開發(fā)票和收款。

（3)客戶信息管理模塊。客戶信息管理模塊的功能是對(duì)客戶信息進(jìn)行增加、刪除和修改操作，銷售人員可以根據(jù)情況增加新的客戶信息，但銷售人員只能修改和刪除自己添加的客戶信息。

（4)查詢統(tǒng)計(jì)模塊。查詢統(tǒng)計(jì)模塊的功能是對(duì)客戶信息進(jìn)行查詢，對(duì)合同信息、發(fā)貨信息、發(fā)票、收款信息，以及銷售人員的銷售業(yè)績進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。

（5)系統(tǒng)維護(hù)模塊。系統(tǒng)維護(hù)模塊的功能主要包括兩個(gè)方面：一是對(duì)系統(tǒng)中的基本信息（包括員工信息和產(chǎn)品信息）進(jìn)行增加和修改操作，該功能由相應(yīng)部門的員工進(jìn)行；二是對(duì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（客戶信息、合同信息、訂單信息、發(fā)票信息和收款信息）進(jìn)行轉(zhuǎn)存操作，該功能由系統(tǒng)管理人員來進(jìn)行。

（6)數(shù)據(jù)安全模塊。數(shù)據(jù)安全模塊設(shè)計(jì)從服務(wù)器用戶管理和數(shù)據(jù)庫用戶管理兩方面考慮：既可以使用SQL Server自身的安全體系對(duì)登錄用戶進(jìn)行認(rèn)證，又可以接收Windows NT認(rèn)證用戶的連接請(qǐng)求。如果認(rèn)證通過，則用戶可以被連接到SQL Server，否則服務(wù)器將拒絕用戶的連接請(qǐng)求。

三、結(jié)論

通過此銷售管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計(jì)可以得出，廣義MIS的開發(fā)過程大致可以分為以下幾個(gè)過程:(1)系統(tǒng)開發(fā)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)和相關(guān)的理論知識(shí)有比較全面的了解，為系統(tǒng)的開發(fā)做好準(zhǔn)備；(2)系統(tǒng)需求分析是MIS的重點(diǎn)和基礎(chǔ)，在這一階段應(yīng)明確系統(tǒng)的應(yīng)該具有哪些功能，為以后的具體設(shè)計(jì)指明方向。(3)數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用程序的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)需要嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)致。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)包括概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、物理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，以及數(shù)據(jù)庫的安全性措施設(shè)計(jì)等，數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)要科學(xué)合理，應(yīng)用程序設(shè)計(jì)應(yīng)盡量簡明實(shí)用?？梢灶A(yù)見，銷售管理信息系統(tǒng)必將在我國企業(yè)的得到更加廣泛的應(yīng)用，希望本系統(tǒng)對(duì)我國企業(yè)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)有所幫助。

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