[摘 要] 外貿(mào)函電是商務(wù)交際的重要手段之一,禮貌是其文體特征之一。本文基于合作原則和禮貌原則理論,以拒絕對方還盤的函電為例,從語篇構(gòu)成中合理使用禮貌策略的原則,分析語篇構(gòu)成策略。
[關(guān)鍵詞] 外貿(mào)函電 語篇構(gòu)成 禮貌策略原則 禮貌策略分析
英語外貿(mào)函電作為商務(wù)交際中最常見的一種應(yīng)用文,具有突出的格式化特征、語篇結(jié)構(gòu)特征和語言特征。外貿(mào)函電按照其所傳遞信息的性質(zhì)不同,語篇所體現(xiàn)的概念功能、人際功能和語篇功能也有所不同,所以語篇的構(gòu)成策略和特征也具有不同的表現(xiàn)形式。消極信息外貿(mào)函電的交際目的是傳遞不利于對方的消息,寫信者不但要盡力說服對方接受函電所傳遞的信息,而且要傳遞愿意繼續(xù)保持業(yè)務(wù)來往的信息。本文擬分析消極信息外貿(mào)函電的語篇構(gòu)建過程中所體現(xiàn)的合作原則和禮貌原則,選擇和使用科學(xué)的語篇構(gòu)成策略。
一、外貿(mào)函電語篇體現(xiàn)的禮貌策略原則
1.合作原則
美國哲學(xué)家Grice(1975)認(rèn)為,會(huì)話是受到一定條件制約的,人們進(jìn)行交談之所以不會(huì)說出一連串互不連貫的話,是因?yàn)闀?huì)話者互相合作,同遵循一個(gè)目的或一組目的。為了達(dá)到某一目的,會(huì)話雙方都必須共同遵守一些基本原則,他特別強(qiáng)調(diào)了“合作原則”。Grice指出,人們在談話中遵守的合作原則包括四個(gè)范疇,每個(gè)范疇又包括一條準(zhǔn)則和一些次準(zhǔn)則:(1)量的準(zhǔn)則(Quantity Maxim):①所說的話應(yīng)包括當(dāng)前交談所需要的信息;②所說的話不應(yīng)包括超出需要的信息;(2)質(zhì)的準(zhǔn)則(Quality Maxim):①不要說自知是不真實(shí)的話;②不要說自己缺乏足夠證據(jù)的話;③關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則(Relation Maxim):所說的話要貼切、相關(guān);④方式準(zhǔn)則(Manner Maxim):說話簡練;說話有條理。
如果會(huì)話者要直截了當(dāng)表示出自己的意思,就必須遵守上述這些規(guī)則。但在實(shí)際生活中,人們常常會(huì)在不同程度上有意不遵守這些規(guī)則,間接地表達(dá)自己的意見。英國語言學(xué)家Leech認(rèn)為,“合作原則”的主要作用體現(xiàn)在解釋系統(tǒng)意義(sense)和話語意義(force)之間關(guān)系的轉(zhuǎn)換上。但是合作原則有個(gè)明顯的缺陷,它無法解釋人們?yōu)槭裁唇?jīng)常要違反合作原則,間接地表達(dá)自己的意見。
2.禮貌原則
Leech在《語用學(xué)原則》中(1983) 把“禮貌原則”(politeness principle)作為“合作原則”的“援助”原則提出來,完善了“會(huì)話含義”學(xué)說。Leech把“禮貌原則”劃分為六類,每類包括一條準(zhǔn)則和兩條次準(zhǔn)則:(1)寬宏準(zhǔn)則(Generosity Maxim):①使他人受損最小;②使他人受惠最大;(2)策略準(zhǔn)則( Tact Maxim):①使自身受惠最??;②使自身受損最小;(3)贊揚(yáng)準(zhǔn)則(Approbation Maxim):①盡力縮小對他人的貶損;②盡力夸大對他人的贊揚(yáng);(4)謙虛準(zhǔn)則(Modesty Maxim):①盡力縮小對自身的贊揚(yáng);②盡力夸大對自身的貶損;(5)贊同準(zhǔn)則(Agreement Maxim):①盡力縮小自身和他人之間的分歧;②盡力夸大自身和他人之間的一致。(6)同情準(zhǔn)則(Sympathy Maxim):①盡力縮小自身對他人的厭惡;②盡力夸大自身對他人的同情。
成功商務(wù)信函要符合完整(completeness),簡潔(concise),清晰(clarity)和禮貌(courtesy)等原則。前三條符合合作原則,最后一條則符合禮貌原則。禮貌原則和合作原則互為益補(bǔ)??梢哉f,外貿(mào)函電中合作原則和禮貌原則的準(zhǔn)確把握是信函交際功能能否實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵,在很大程度上決定著與客戶業(yè)務(wù)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此,要使信息接收者心平氣和的接受消極信息,實(shí)現(xiàn)函電的交際目的,使雙方能夠繼續(xù)保持友好的業(yè)務(wù)關(guān)系,采用合適的禮貌策略是必不可少的。
二、消極外貿(mào)函電語篇構(gòu)成中禮貌策略分析
外貿(mào)函電按其所傳遞信息的性質(zhì)可分為消極信息函電、積極信息函電和勸服性函電。傳遞消極信息的函電可大致分為兩類:賣方拒絕買方的還盤、訂單、索賠類函電,買方向賣方的申訴、索賠以及催裝類函電。語篇的體裁不同,交際功能不同,不僅導(dǎo)致其語言風(fēng)格不同,而且導(dǎo)致其組句成篇的模式有異。本文以拒絕還盤信函為例分析傳遞消極信息函電語篇構(gòu)建過程中的禮貌策略。
Dear Sirs,
We learn from your letter of May 28 that our price for the Silicon Steel Sheet is found to be on the high side.
在信函的開頭部分,寫信者放棄方式準(zhǔn)則,遵循禮貌原則中的贊同準(zhǔn)則,以緩和、中立的語氣客氣的指出收到對方的來函和有關(guān)的價(jià)格信息,刻意地回避在信函的最開始部分直接拒絕對方的還盤,以最大限度地放大相互之間的一致之處,避免唐突地傳遞消極的信息,引起對方的不快,為下文的拒絕還盤做好了充分的準(zhǔn)備,使對方有了一定的心理準(zhǔn)備。另外,寫信者遵循關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則和質(zhì)量及數(shù)量準(zhǔn)則,以“our price for the Silicon Steel Sheet is found to be on the high side.”言簡意賅地表明該函電的目的是談?wù)摗癝ilicon Steel Sheet”的報(bào)價(jià)事宜。
在外貿(mào)函電寫作中,無論是傳遞積極的信息還是消極的信息,交易的一方在回復(fù)對方來函時(shí)總要體現(xiàn)商務(wù)信函所要求的禮貌原則。在函電的開頭部分,寫信人總是禮貌地提及對方的來函,以簡單明了的語言說明去函的目的。
While we appreciate your cooperation in giving us the information about the Japanese supply in your market, we regret to say that there is no possibility of cutting the price to the extent you indicate, i.e. 8%. For your information, we have received a crowed of inquires from buyers in other directions and expect to close business at something near our level. At present, we cannot see our way clear to entertain your counter-offer, as our price is quite realistic.
本信函的目的雖然是拒絕對方降價(jià)要求,但作者巧妙地運(yùn)用贊揚(yáng)準(zhǔn)則和贊同準(zhǔn)則,在第一部分以中立的語氣陳述對方認(rèn)為價(jià)格太高,暗示自己一方難以接受的基礎(chǔ)上,使用“we appreciate your cooperation”以感謝的口吻提到對方所提供的信息,創(chuàng)造友好的氛圍。然后略帶歉意地拒絕了對方降階要求。對于方式準(zhǔn)則的缺失,書信的作者采用了禮貌原則中策略準(zhǔn)則進(jìn)行彌補(bǔ),使用regret來表示作者對傳遞消極信息(拒絕還盤)的遺憾之情,為對方接受消極信息設(shè)置良好的語言環(huán)境,消除對方心中的不悅情緒。
表面看起來,使用“there is no possibility of cutting the price”拒絕對方的降價(jià)要求違背了方式準(zhǔn)則,但是寫信者運(yùn)用量的準(zhǔn)則和質(zhì)的準(zhǔn)則,使用“a crowed of inquires”來強(qiáng)調(diào)貨物的暢銷,清楚地說明了拒絕對方降價(jià)要求的具體、真實(shí)原因。雖然這樣的解釋方法在一定程度上違背了謙虛準(zhǔn)則,但避免了一味地表示禮貌而過分的使用謙卑的言辭降低自己的地位,并且使對方感覺到雙方的談判是建立在互相信任、平等互利的基礎(chǔ)上,使拒絕還盤顯得有禮有節(jié)。
If later on you see any chance to do better, please let us know. In the meantime, please keep us posted of developments at your end.
在前一段說明拒絕對方原因的基礎(chǔ)上,寫信者運(yùn)用贊同準(zhǔn)則表明對該筆業(yè)務(wù)走勢非常關(guān)注,期望知道對方的任何進(jìn)展,表達(dá)了雙方的利益息息相關(guān),盡力縮小自己與對方的分歧,對其曉之以理、動(dòng)之以情,側(cè)重以對方的利益來勸說其接受報(bào)盤。一方面進(jìn)一步解釋拒絕接受還盤的原因,更重要的是達(dá)到說服對方收回要求降價(jià)的要求。
一般的拒絕還盤信函都會(huì)提供反還盤供對方考慮,例如適當(dāng)降價(jià)、改變支付方式、交貨時(shí)間等等,該信函卻禮貌而又完全地拒絕了對方還盤。表面看起來雙方的談判告一段落,事實(shí)上寫信者運(yùn)用策略準(zhǔn)則,通過上一部分的“expect to close business at something near our level”和本部分的“If later on you see any chance to do better, please let us know”精心地使用語言技巧為以后的談判留下充分的空間,體現(xiàn)了寫信者對市場的把握程度和禮貌原則的熟練使用。
We assure you that all your inquiries will receive our prompt attention.
在結(jié)尾部分,寫信者運(yùn)用謙虛準(zhǔn)則和贊揚(yáng)準(zhǔn)則,在自己的利益不受到損害的情況下,從情感上給以對方有好的安慰,使得話語的回旋余地大大增加,表達(dá)保持業(yè)務(wù)關(guān)系的誠意。
三、 結(jié)語
由于消極信息函電主要傳遞的是拒絕、指責(zé)和威脅等等本質(zhì)上不禮貌的信息,這些信息會(huì)使貿(mào)易雙方陷入尷尬的境地,因此,在撰寫消極信息函電過程中,應(yīng)采用積極的禮貌策略,既要遵守合作原則又要出于禮貌的需要或其他原因而故意違反合作原則,從而體現(xiàn)語言的語篇功能和交際功能。在構(gòu)建消極信息外貿(mào)函電的語篇過程中,為了避免過于直率對對方造成傷害,寫信人在函電開始部分總是要從積極的角度著手,采用緩和的語氣陳述消極信息,給對方心理接受做好鋪墊;然后再傳遞消極信息并作出客觀的、令人信服的解釋,用事實(shí)說明不能滿足對方要求確系不得已而為之,博得對方對傳遞消極信息的理解,并提出切實(shí)可行的補(bǔ)救措施;最后用友好的態(tài)度和客氣的結(jié)束語進(jìn)一步降低消極信息對業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)關(guān)系帶來的的不良影響。
參考文獻(xiàn):
[1]Grice, H.P. Logic and Conversation. In Cole, P.and Morgan, J. (eds.) Syntax and Semantics. New York: Academic Press, 1975
[2]Leech, G. Principles of Pragmatics, London: Longman, 1983
[3]Talor, S. Communication for Business. London: Pitman Publishing. 1993
[4]陳冬純:商務(wù)英語信函的體裁分析與撰寫策略.國外外語教學(xué),2003, (2)
[5]何 偉 龐云玲:報(bào)憂類商務(wù)英語信函的人際功能研究.廣東外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)報(bào). 2008(1)
[6]閻善明:現(xiàn)代商業(yè)英語書信手冊.北京:對外經(jīng)貿(mào)大學(xué)出版社,1998
[7]張佐成 王燕希 丁崇文等:《外貿(mào)函電學(xué)習(xí)與應(yīng)試指導(dǎo)》. 中國人民大學(xué)出版社,1999
[8]諸葛霖:外貿(mào)英文書信. 對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社,2000