摘要： 高校辦公室是高校的綜合辦事機構，是保證學校各項工作正常運轉的中樞，它的職能除了“參與政務、管理事務、搞好服務”的傳統(tǒng)概念以外，現(xiàn)在幾乎涉及學校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、反饋等各個方面。只有從整體上提高辦公室工作人員的綜合能力，使其適應學校改革和發(fā)展的需要，才能確保學校工作的正常運轉。本文結合實際，分析了高校辦公室工作職能的新變化，認為應從政務能力和人力資源能力兩方面加強辦公室工作人員的能力建設，培養(yǎng)學習能力，增強適應能力，提高創(chuàng)新能力，強化競爭能力。

關鍵詞： 高校辦公室 職能轉變 政務能力 人力資源能力

高校辦公室是高校的綜合辦事機構，是保證學校各項工作正常運轉的中樞，它的職能除了“參與政務、管理事務、搞好服務”的傳統(tǒng)概念以外，現(xiàn)在幾乎涉及學校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、反饋等各個方面。只有從整體上提高辦公室工作人員的綜合能力，使其適應學校改革和發(fā)展的需要，才能確保學校工作的正常運轉。

一、辦公室工作職能的轉變

由于我國經(jīng)濟體制、經(jīng)濟增長方式的轉變和教育體制改革的深入開展，學校在管理方式和運行機制等方面都發(fā)生了深刻的變化。辦公室的工作職能也隨之發(fā)生了轉變，主要表現(xiàn)在三個方面:

一是從被動辦理事務到主動參與管理服務、強化政務服務、做好協(xié)調綜合工作。從以往局限于事務性辦文辦事、禮賓接待、協(xié)助保障等常規(guī)性工作，轉變?yōu)榧绒k文辦事又參與出謀獻策，發(fā)揮著重要的參謀助手作用。

二是從經(jīng)驗管理轉變?yōu)榭茖W化、程序化管理。將被動應付思維定式和思維習慣轉換成強化工作計劃性，基本實現(xiàn)了辦公自動化，由參與主導型向參謀主導型轉變。

三是從單純的收發(fā)、傳遞信息轉變?yōu)槎酱贆z查、綜合處理信息。由以往的應付思維定勢轉變?yōu)閺娬{超前預見，立足于盡可能地超前思考、超前預測和把握，以增強信息的實效性。同時加強督查，作出正確的判斷，以周密的組織和協(xié)調達到高效的管理目標。

二、辦公室工作人員的能力建設

辦公室職能的轉變給高校辦公室工作人員提出了新的要求:把握事物的發(fā)展趨勢，在處理事務的同時，必須充分發(fā)揮參謀助手的作用；必須想在先，謀在前，做到領導未謀有所思，領導未問有所行；緊緊圍繞學校各項工作和領導所思所想所求，深入調查研究，超前思考運籌，正確預測發(fā)展趨勢，及時反饋情況。因此，要全面加強辦公室人員的能力建設，實現(xiàn)新形勢下高校辦公室人員在政務服務和事務服務上的創(chuàng)新。

(一)政務能力

1.把握準確性和及時性的統(tǒng)一。要緊緊抓住領導的關注點，著力采集和提供與重大決策、重大部署關系密切的信息，并力求準確，強調時效，緊緊圍繞學校教學、科研中心，廣泛收集、綜合兄弟院校先進的工作思路和作法，并結合本校實際情況，作出合理的分析和歸納，提出針對性、前瞻性較強的建設性思路，及時提供給校領導參考。

2.把握靈活性和原則性的統(tǒng)一。在傳統(tǒng)管理思想下，辦公室工作人員忙于應付事務，疲于奔命，思維方式過于封閉保守。在新形勢下，辦公室工作要充分體現(xiàn)靈活性和原則性的統(tǒng)一。通過制訂健全完善、切實可行的規(guī)章制度和嚴格的辦事程序，強化各部門的工作職責，使各項工作管理規(guī)范化。

3.把握綜合協(xié)調與把握全局的統(tǒng)一。綜合協(xié)調作用貫穿于高校辦公室工作的各個方面，這就要求辦公室的工作人員必須具備全局意識，從學校事業(yè)發(fā)展的全局去思考、籌劃、安排和處理問題。只有站在學校事業(yè)發(fā)展的全局高度，通過協(xié)調，了解和溝通情況，聽取意見，交流看法，形成共識，明確職責，才能把各部門的積極性調動起來，形成強大的合力。因而，辦公室工作要著眼大局，正確處理好與校內機關各部門之間的關系，與學校的全局工作合拍，與學校每一階段的總體部署一致，這樣綜合協(xié)調工作才能縝密周到，減少矛盾，避免紕漏。

4.把握布置與督辦的統(tǒng)一。辦公室管理必須實現(xiàn)程序化，即明確規(guī)定辦事的先后次序，具體步驟及其要求，使各項規(guī)章制度進一步具體化、步驟化，并完善信訪接待、文件處理、工作例會等常規(guī)性制度，實現(xiàn)工作機制上的創(chuàng)新。辦公室的督查工作，主要體現(xiàn)在協(xié)助學校領導確保學校決策的貫徹執(zhí)行上，其出發(fā)點和落腳點都是為了推動決策的迅速落實。針對辦公室工作中出現(xiàn)的不同情況，迅速作出相應的反映、反饋。

(二)人力資源能力建設

人力資源能力建設，也稱人的能力建設，是指通過教育、培訓、激勵和使用等途徑，開發(fā)人的潛能，提高人的素質，調動人的積極性，發(fā)揮好人的作用，增強人們認識和改造自然的個體和群體效能，以促進經(jīng)濟社會的進步和人的全面發(fā)展。辦公室工作人員的能力建設主要體現(xiàn)在:

1.培養(yǎng)學習能力。學習型社會的來臨對每一個人來說都是一種挑戰(zhàn)。沒有學習能力就適應不了社會，它是一切能力的基礎。一個人，善于學習，知識水平高，看問題看得遠，看得深，善于創(chuàng)新，就能夠不斷取得新的發(fā)展優(yōu)勢。辦公室人員要樹立終身學習的思想，努力掌握新知識，使自己具有從事辦公室工作所必需的政策理論水平和分析解決問題的能力、調查研究能力、綜合協(xié)調能力，成為術業(yè)有專攻的“專家”和博聞強記的“雜家”，不斷提高單兵作戰(zhàn)能力和團隊合作能力。在學習內容上，要學習文書學、邏輯學、應用寫作、檔案管理、行政管理、保密等相關知識，同時，還要廣泛涉獵秘書專業(yè)知識以及歷史、哲學、法律、金融、財稅等方面知識，不斷拓寬知識領域，更新知識結構，增強分析解決問題的能力和綜合協(xié)調能力。

2.增強適應能力。辦公室人員要根據(jù)社會經(jīng)濟的發(fā)展和高等學校改革的實際，從自身素質和能力上主動適應學校發(fā)展的要求，面對知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)，增強主動性，從業(yè)務技能、工作環(huán)境、管理機制、分配體制等各方面增強自己的適應能力。

3.提高創(chuàng)新能力。創(chuàng)新能力就是要創(chuàng)新知識，這是能力建設的核心。辦公室工作貴在主動，貴在創(chuàng)新。人不僅要學會吸納知識，更要學會創(chuàng)造知識。學校辦公室工作創(chuàng)新，一是理念創(chuàng)新，要針對新情況、新問題，樹立以決策為中心，以人為本、弘揚傳統(tǒng)與開拓創(chuàng)新相結合的新型服務理念；二是辦公技術創(chuàng)新，打破基于紙質的傳統(tǒng)辦公手段，使用辦公自動化技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術等先進的辦公設備、辦公手段，盡快實現(xiàn)辦公室工作的信息化、數(shù)字化，提高效率和質量；三是思維創(chuàng)新，辦公室工作要始終關注經(jīng)濟和社會發(fā)展的趨勢，立足于對學校事業(yè)發(fā)展的超前把握，在決策的科學性上體現(xiàn)主動服務，做到計劃性和靈活性相結合。辦公室工作不能只為決策提供單項服務，更不能游離于決策之外，應該體現(xiàn)在決策前、中、后服務的全過程。

4.強化競爭能力。競爭的策略和方法，特別要強調樹立“和諧、共贏”的觀念。隨著“以人為本”的工作理念的引入，行政工作內容的日益豐富化，在一個工作崗位上長期從事某一項工作已不再適應個人發(fā)展的需要。人們不再滿足于在一個工作崗位上工作，而追求在具有挑戰(zhàn)性的崗位上工作，尋求在崗位輪換中更好地發(fā)揮個人的潛能。辦公室工作除了加強合作以外，還要鼓勵互相競爭，注重個人職業(yè)生涯設計與自己的專長、愛好、性格、氣質相符合，與組織需求相協(xié)調，使辦公室工作在動態(tài)的機制下運轉，實現(xiàn)組織發(fā)展與個人發(fā)展的“雙贏”。

總之，辦公室作為高校管理的綜合協(xié)調辦事機構，其工作質量和創(chuàng)新精神，體現(xiàn)了一所學校管理水平的高低，辦公室人員要善于在日常工作中對實際問題進行理性的思考，才能提高自己有效駕馭全局的能力，適應教育現(xiàn)代化的需要。

參考文獻：

［1］袁曉東.高校辦公室工作存在的問題及改進建議［J］.黑龍江高教研究，2003，(2).

［2］劉樹清.如何提高參謀服務的有效性［J］.秘書工作，2001，(9).