第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)，1996年9月在北京舉行。我們經(jīng)歷了這次會(huì)議，參與承辦了這次會(huì)議。 承辦這次會(huì)議，我們做了好些歷史上不曾做過的事情，會(huì)議也給我們留下了好些檔案理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及一些發(fā)人深省、令人感悟的理念。

一

歷屆國(guó)際檔案大會(huì)都在歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家召開，惟有第十三屆在亞洲在發(fā)展中國(guó)家召開。我國(guó)政府很重視，各級(jí)檔案部門、檔案工作者都為之努過力，做出過貢獻(xiàn)，在中國(guó)檔案史上寫下了新的一頁。

(一)規(guī)格高

這次會(huì)議是國(guó)際檔案理事會(huì)(簡(jiǎn)稱ICA)召開的四年一屆的會(huì)員代表大會(huì)。ICA主席瓦洛、全體執(zhí)行委員、下屬組織負(fù)責(zé)人以及ICA甲類會(huì)員(國(guó)家和地區(qū)的政府檔案機(jī)構(gòu))領(lǐng)導(dǎo)人都出席了會(huì)議。

按照ICA的慣例，這次會(huì)議有四項(xiàng)主要任務(wù)：1、研究決定國(guó)際檔案事務(wù)；2、改選ICA領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人；3、組織檔案學(xué)術(shù)討論與交流；4、分別舉行ICA各辦事機(jī)構(gòu)和專業(yè)組織會(huì)議，研究部署新一屆的工作。

為了籌辦這次會(huì)議，我國(guó)組成了以國(guó)務(wù)委員、國(guó)務(wù)院秘書長(zhǎng)羅干為主席，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳、北京市政府負(fù)責(zé)人為副主席，外交部、國(guó)家教委、財(cái)政部、文化部、新華社以及國(guó)家檔案局、北京市檔案局等有關(guān)部委局負(fù)責(zé)人為委員的中國(guó)組委會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)和組織會(huì)議籌辦工作。

國(guó)務(wù)院總理李鵬出席了大會(huì)開幕式并講話。大會(huì)組委會(huì)成員以及有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人出席了開幕式。

(二)規(guī)模大

參加這次會(huì)議的有130個(gè)國(guó)家和地區(qū)的代表2662名。其中我國(guó)代表847名。這是歷屆國(guó)際檔案大會(huì)所沒有的。

大會(huì)組委會(huì)的辦事機(jī)構(gòu)8個(gè)部室，30多個(gè)工作小組，工作人員達(dá)300多人。

大會(huì)雖然只開6天，9月2日開幕，9月7日閉幕，但召開了會(huì)前研討會(huì)、執(zhí)委會(huì)；會(huì)中6次自由論壇，80多次ICA下屬機(jī)構(gòu)和專委會(huì)，以及會(huì)后的新一屆執(zhí)委會(huì)等一系列的會(huì)議。大會(huì)快結(jié)束時(shí)，ICA同國(guó)際圖書聯(lián)合會(huì)在北京舉行了聯(lián)席會(huì)議，通過了《北京宣言》。

配合這次會(huì)議，舉辦了12個(gè)展覽，如“中國(guó)檔案事業(yè)成就展”(其中分綜合部分和各省、區(qū)、市部分)、“中國(guó)印章與檔案展”、“國(guó)際檔案圖書出版物展”、“國(guó)際檔案招貼畫展”、“ICA文學(xué)藝術(shù)檔案展”、“ICA防災(zāi)搶救展”等。

(三)動(dòng)員廣

為了迎接和開好這次會(huì)議，我國(guó)自上而下，有領(lǐng)導(dǎo)有組織地開展了全國(guó)性檔案宣傳、動(dòng)員活動(dòng)。除了國(guó)家檔案局、中央檔案館發(fā)文件，召開會(huì)議，編印宣傳小冊(cè)子進(jìn)行組織動(dòng)員工作外，大會(huì)組委會(huì)(政府行為)做了大量的宣傳動(dòng)員工作，發(fā)出了《迎接1996年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)宣傳口號(hào)》和《關(guān)于做好96國(guó)際檔案大會(huì)宣傳工作的通知》。全國(guó)上下各級(jí)檔案部門，以多種方式開展了有聲有色的檔案宣傳活動(dòng)。中央和地方的宣傳媒體，關(guān)于這次大會(huì)、國(guó)際檔案理事會(huì)以及中國(guó)檔案事業(yè)等進(jìn)行了前所未有的宣傳報(bào)道。從1994年3月調(diào)整組委會(huì)到1996年9月大會(huì)閉幕，全國(guó)電視臺(tái)267次、電臺(tái)150次、報(bào)紙300次、刊物548次作了這方面的報(bào)道或發(fā)表文章。一些縣以上政府所在地的大街上檔案標(biāo)語、口號(hào)到處可見。社會(huì)檔案觀念、檔案意識(shí)大為增強(qiáng)。

(四)多個(gè)第一次

承辦這樣的會(huì)議我們是第一次，在承辦過程中又有好些事情是第一次做，除了上面提到的，還有這樣一些：1，設(shè)計(jì)會(huì)徽、紀(jì)念幣、紀(jì)念郵票，攝制電視片；2，用中、英、法3種文字，出版《中國(guó)檔案事業(yè)體系叢書》九本小冊(cè)子，舉辦中國(guó)檔案事業(yè)成就展，向世界全面系統(tǒng)地介紹具有中國(guó)特色的國(guó)家檔案事業(yè)體系；3，為選調(diào)大會(huì)外語人員和改善檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)在全國(guó)檔案系統(tǒng)開展了外語人員普查；4，大會(huì)同聲傳譯除了規(guī)定的5種語言，增加了漢語；5，世界上惟一的一張檔案報(bào)——《中國(guó)檔案報(bào)》第一次出版英文版大會(huì)?？?；6，我國(guó)有關(guān)機(jī)構(gòu)同ICA有關(guān)組織聯(lián)合舉辦了一系列活動(dòng)；7，我國(guó)國(guó)家檔案局領(lǐng)導(dǎo)人出任ICA主席，ICA所屬的項(xiàng)目管理、城建、期刊、教育等多個(gè)組織有我國(guó)多個(gè)檔案學(xué)者任職，參與工作；8，我國(guó)三位學(xué)者——戴逸、王德俊、馮惠玲在大會(huì)上作學(xué)術(shù)報(bào)告；9，使用計(jì)算機(jī)為大會(huì)注冊(cè)；10會(huì)議全部文件、資料有一套完整的在我國(guó)存檔。我們編輯出版了《第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)文件報(bào)告集》。

總之，這次會(huì)議是成功的。第十二屆國(guó)際檔案理事會(huì)主席瓦洛說：“從各個(gè)方面講這屆大會(huì)都是最為成功的和積極有效的?！眹?guó)際檔案理事會(huì)前秘書長(zhǎng)凱斯凱姆蒂說：“我在國(guó)際檔案理事會(huì)工作40年，參加過十屆國(guó)際檔案大會(huì)，這一屆是最成功的?！?/p>

二

回顧過去了12年的大會(huì)，還有好些值得我們借鑒和思考的理論與實(shí)際問題。信息時(shí)代檔案工作如何面對(duì)就是其中之一。

(一)關(guān)于“總體檔案”

加拿大國(guó)家檔案館歷史資源司官員T·庫克在報(bào)告中說：早在20世紀(jì)70年代初。加拿大提出了“總體檔案”概念。將接收包括官方文件和私人文件的“總體檔案”作為其使命的一部分；把各種記錄載體的“總體文件”(包括膠片、影片、圖片、照片和錄像帶)接收進(jìn)館；重點(diǎn)放在通過建立一個(gè)國(guó)家檔案館網(wǎng)絡(luò)來反映“人類事業(yè)”和“總體”范圍；強(qiáng)調(diào)在文件從產(chǎn)生到銷毀或作為檔案永久保存的“整體”生命中檔案管理機(jī)構(gòu)的積極參與。這種“總體檔案”反應(yīng)了更廣泛的檔案觀，即讓社會(huì)認(rèn)可檔案，讓檔案充分反應(yīng)社會(huì)活動(dòng)，而不是根據(jù)用戶或形成者勢(shì)力集團(tuán)的利益來發(fā)展。檔案更多注意的應(yīng)是“管理文件”而不是“政府文件”。管理包括公民與國(guó)家的相互作用、國(guó)家對(duì)社會(huì)的影響、社會(huì)職能和社會(huì)管理機(jī)構(gòu)。檔案工作的任務(wù)是保管政府管理的記錄證據(jù)，而不僅是保管政府文件。

T·庫克說：國(guó)家檔案館采用的“新宏觀鑒定接收戰(zhàn)略”，是一種以職能為基點(diǎn)，以來源為基礎(chǔ)，適用于多載體文件的方法。它不是根據(jù)預(yù)期的研究用途來鑒定文件，而是盡可能在檔案文件中反映形成者的職能、計(jì)劃和活動(dòng)，反映社會(huì)上那些與文件形成者相互作用的機(jī)構(gòu)，并在“總體檔案”大傘下，把私人文件作為聯(lián)邦政府文件的補(bǔ)充進(jìn)行宏觀鑒定和收集。

這里提出的“總體檔案”概念以及鑒定和收集，其核心目的就是最大限度地保障一個(gè)全宗、一個(gè)專題乃至全社會(huì)檔案的完整、齊全?？傮w檔案就是完整、齊全的檔案，它不拘泥于文件檔案來源、載體甚至與資料的界限等。只有完整、齊全的檔案，才能全面、客觀、公正、公平地反映出事物的原委、曲直和本來面目。

這一條對(duì)于我們的收集、鑒定工作很有借鑒意義。我們的一些機(jī)關(guān)單位，在立卷、歸檔和接收檔案時(shí)，往往過多地看重外表，忽視內(nèi)容；注重檔案與資料的區(qū)分，忽視其完整齊全，缺乏“總體”觀念。這必將造成檔案的散失。

從歷史上看，還有一個(gè)沉痛的教訓(xùn)，就是“重撰述，輕記注”，或者叫“重編纂，輕原件”。歷史上改朝換代，當(dāng)政的統(tǒng)治者把被推翻的先朝檔案文獻(xiàn)收集起來，按照自己的觀點(diǎn)編修史志。編修搞完后，就把原來的檔案文獻(xiàn)銷毀了。加上其他一些原因，造成我國(guó)歷史檔案嚴(yán)重缺失，直到清代才有較為完整齊全的檔案。也就是說，五千年的歷史，不到四百年的檔案。

由于歷史檔案的散失，造成了一系列的歷史問題。以至一些外國(guó)人不承認(rèn)中國(guó)有5000年的歷史，因?yàn)槲覈?guó)過去年代標(biāo)識(shí)始于公元前841年。為此，我國(guó)不得不在“九五”期間重點(diǎn)立項(xiàng)“斷代工程”，歷時(shí)三、四年，組成以李學(xué)勤為首的200位專家學(xué)者重新考證夏、商、周的年代，使年代標(biāo)識(shí)提前1200年。這個(gè)教訓(xùn)太深刻了。我們千萬不-能重犯歷史上的錯(cuò)誤。

(二)關(guān)于“虛擬檔案”、“重新創(chuàng)造檔案”和“后保管”模式

這三個(gè)概念是美國(guó)D·比爾曼和加拿大T·庫克文章中提到的。

D·比爾曼說，由于電子文件的存放位置與對(duì)它們的使用幾乎毫無關(guān)系，我們無論在哪里都同樣容易地利用任何文件，因此，可以保存實(shí)態(tài)檔案為基礎(chǔ)的檔案庫，作為虛擬檔案的聯(lián)結(jié)點(diǎn)，把那些不存放在檔案館的文件控制起來，不再用收集、保管和提供現(xiàn)場(chǎng)檢索的辦法來管理，而是用控制有關(guān)文件信息及其利用的方法來確保它們的保存、處置和利用。這就是“虛擬檔案”。

T·庫克的文章指出，有一種自動(dòng)化辦公室，在這種辦公室，文本、數(shù)據(jù)、圖表和聲音都轉(zhuǎn)化成電子形式，結(jié)合成“合成型”或“靈巧型”文件。這種文件的形成過程就是“重新創(chuàng)造檔案”。由關(guān)系數(shù)據(jù)庫、軟件聯(lián)結(jié)復(fù)合體、辦公系統(tǒng)的技能跟蹤，超媒體文件和多層次的信息系統(tǒng)構(gòu)成的領(lǐng)域，就是一個(gè)相互聯(lián)系、相互結(jié)合和相互連接的世界。

T·庫克的文章最后談到“后保管時(shí)代的檔案范例”。所謂“后保管”，就是對(duì)傳統(tǒng)的實(shí)體保管對(duì)象——實(shí)體文件的關(guān)注，轉(zhuǎn)變成對(duì)文件、文件形成者及其形成過程的有機(jī)聯(lián)系、目的意圖、相互聯(lián)系、職能和可靠性的關(guān)注。所有這些都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了對(duì)文件檔案進(jìn)行的傳統(tǒng)保管。這種保管模式因此被套稱“后保管”模式。

這三種概念，“虛擬檔案”主要是檔案保存、管理方式的變革；“重新創(chuàng)造檔案”是檔案整理、整合方式的變革；“后保管模式”是檔案管理關(guān)注點(diǎn)的變革。三者都是關(guān)于檔案保護(hù)和管理的變革。

(三)關(guān)于“信息自由權(quán)”

聯(lián)合國(guó)教科文組織綜合情報(bào)處官員A·普拉瑟在文章中說：“檔案利用也是人權(quán)的基本表現(xiàn)之一：信息自由權(quán)”。“檔案開放利用的程度表明了政府準(zhǔn)備向公民讓與職權(quán)的范圍”。“在一個(gè)民主的社會(huì)，檔案屬于人民，由人民產(chǎn)生并為人民服務(wù)。公共文件確定了一個(gè)負(fù)有責(zé)任的政府與人民之間的聯(lián)系。檔案是國(guó)家的記憶，檔案必須受到保護(hù)并向社會(huì)提供利用，以支持社會(huì)的民主需求”。

荷蘭格羅寧根市檔案館館長(zhǎng)J·布魯克在談到人類全部檔案遺產(chǎn)一體化時(shí)指出：“任何一個(gè)國(guó)家重要文件的損失都是所有國(guó)家的損失”。“依靠某一個(gè)國(guó)家檔案資源取得的學(xué)術(shù)成就一定是片面的、民族主義的。惟一的矯正方法就是自由地利用任何一個(gè)國(guó)家的所有原始資料，自由地制作和交換照相副本?！?/p>

俄羅斯國(guó)家檔案局的塔拉索夫在文章中說：檔案文件，無論其來源、歸屬和保管地如何，都是屬于全世界的；每一個(gè)民族的檔案都是世界文明記憶的一個(gè)有機(jī)組成部分，都是與其他民族的檔案相互聯(lián)系在一起的。所有公民都能夠?yàn)榱耸澜绲倪M(jìn)步，平等地查閱檔案信息和利用回溯性信息。

歐美好些國(guó)家都有信息自由法。美國(guó)的信息自由法同國(guó)家憲法、獨(dú)立宣言一起作為他們的立國(guó)之本，還長(zhǎng)期展覽在大街上的展廳里，讓所有的公民看。無論是民主黨或共和黨執(zhí)政，無論是哪一屆總統(tǒng)當(dāng)權(quán)，都必須遵守這三個(gè)文件。

今年7月26日國(guó)際檔案理事會(huì)年度大會(huì)通過的《國(guó)際檔案理事會(huì)2008-2018年戰(zhàn)略方向》(中國(guó)檔案報(bào)2008年8月21日)中確立的“核心價(jià)值”亦是“平等、多元、信息自由利用、開放以及跨國(guó)和跨文化傳統(tǒng)間相互尊重等價(jià)值”。

我國(guó)是一個(gè)以人為本的國(guó)家，法律規(guī)定了開放檔案。開放檔案的工作早已進(jìn)行，而且收到了很好的成效。外交部?jī)纱伍_放檔案的反響充分說明了這一點(diǎn)。現(xiàn)在的問題是如何進(jìn)一步按照改革開放的方針和開放檔案的法律，制定出適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況的，便于操作的開放實(shí)施細(xì)則，扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案整理、鑒定等工作，把應(yīng)該開放的檔案真正地開放出去，為廣大公民所利用。

以上三點(diǎn)，關(guān)系到檔案的收集、保管和提供利用，是檔案工作最基本最重要的工作，也是信息時(shí)代我們面臨的必須解決的問題。一些發(fā)達(dá)國(guó)家早已這么做或正在這么做了，而我們呢，重溫這些論述和建樹無疑是必要的和有益的。

開展國(guó)際合作與交流，借鑒、吸納別國(guó)的強(qiáng)處和成功的經(jīng)驗(yàn)，是我們承辦這次大會(huì)的一個(gè)重要目的。與國(guó)際接軌是時(shí)代的需要，也是我們的一種責(zé)任。