[摘要]目前商務(wù)英文函電已成為一種重要的聯(lián)系方式，正確有效地掌握函電格式和寫作技巧必然能夠提高其使用效果。

[關(guān)鍵詞]商務(wù)英文函電 格式 技巧

隨著中國加入WTO，以及對外貿(mào)易體制的改革和外貿(mào)形勢的發(fā)展，貿(mào)易做法更加靈活，內(nèi)容更加豐富多樣，商務(wù)函電作為貿(mào)易鏈條里的一個環(huán)節(jié)起著非常重要的作用。同時隨著網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)及普遍使用，商務(wù)函電的形勢也發(fā)展成信函、傳真及電子郵件等多種既經(jīng)濟(jì)又快捷的方式，從而商務(wù)函電的使用頻率也大大提高。因此，我們更應(yīng)該認(rèn)真掌握此類商務(wù)函電的寫作格式及技巧，充分發(fā)揮其效果。筆者認(rèn)為“建立業(yè)務(wù)關(guān)系的商務(wù)函電”可以從狹義和廣義兩方面來理解：狹義指首次且僅僅為了建立某種業(yè)務(wù)合作關(guān)系而寫的商務(wù)函電；廣義指那些初次聯(lián)系、業(yè)務(wù)商洽、詢問答復(fù)以及合同執(zhí)行后的后續(xù)服務(wù)等等一系列的商務(wù)函電。本文所針對論述的關(guān)于建立業(yè)務(wù)關(guān)系的商務(wù)英文函電是從廣義角度出發(fā)的。

一、建立業(yè)務(wù)關(guān)系商務(wù)英文函電的格式

商務(wù)函電的式樣、排列方法不盡相同，就建立業(yè)務(wù)關(guān)系此類函電，其主要部分有：標(biāo)題、稱呼、開頭語、正文、結(jié)束語、結(jié)尾客套語、簽名及附件等。下面筆者將針對標(biāo)題、稱呼、開頭語、正文等相對重要的部分進(jìn)行說明。

1．標(biāo)題（Caption）

在信函、傳真、電子郵件中加入標(biāo)題便于醒目，使閱讀者一看就知道信的內(nèi)容是關(guān)于什么事情。例如：Re：Confirmation of the B/L——ABC Company。“Re：”意為“事由”；“Confirmation of the B/L”提單確認(rèn)是函電的主題，一目了然；“ABC Company”是函電的發(fā)送方，由于收件人可能每天都要收到大量的傳真、電子郵件，因此添加此項便于客戶準(zhǔn)確識別函電來源。

2．開頭語（Opening Sentence）

簡明扼要是此處的重點，無論是第一次主動聯(lián)系還是收到對方詢盤后進(jìn)行回復(fù)，開頭語僅是做自我介紹，并扼要說明寫信目的，或者標(biāo)明收到對方來函。

例如：Having had your company name and address from Alibaba， we now avail ourselves of this opportunity to write to you and see if we can establish business relation by a start of some practical transaction.

從阿里巴巴網(wǎng)站上獲悉貴公司名稱和地址，現(xiàn)借此機(jī)會與貴方通信，意在達(dá)成一些實際交易為開端，以建立業(yè)務(wù)關(guān)系。

3．正文（Body of the Letter）

正文是商務(wù)函電的主體，其內(nèi)容是由具體的業(yè)務(wù)及其發(fā)展階段而決定的，但在寫作過程中要遵循一定的原則，如7C原則：完整 Complete、正確 Correctness、清楚 Clearness、簡潔 Conciseness、具體 concreteness、禮貌 courtesy、體諒 consideration。

（1）完整：一封完整的函電，能準(zhǔn)確地表達(dá)發(fā)件人的意見，從而有更大的可能性帶來預(yù)期的效果。一封函電寫得是否完整可用五個“W”來檢驗，即誰 who、何時 when、何地 where、何事 what、何種原因 why。

（2）正確：函電的用詞用語及標(biāo)點符號應(yīng)正確無誤。因為商務(wù)函電的內(nèi)容大多涉及商業(yè)交往中雙方的權(quán)利、義務(wù)以及利害關(guān)系，如果出錯勢必會帶來不必要的麻煩或額外損失。

（3）清楚：所有的詞句都應(yīng)能夠非常準(zhǔn)確的表達(dá)真實的意圖，避免使用雙重意義或者模棱兩可的詞句，言簡意賅為好。如亞伯拉罕#8226;林肯在葛底斯堡（Gettsburg）發(fā)表的著名演說只有268個詞，他希望自己那天的演說盡量簡捷，讓那些在場的人記住他所說的一切。這篇簡練的演說，不論從文字還是演講角度講，都對人類具有極大的感召力，因此也被許多學(xué)者稱之為歷屆美國總統(tǒng)所發(fā)表的最雄辯的演說。

（4）簡潔：由于商務(wù)函電的目的是讓收信人明了你的想法。長句、復(fù)雜句會有礙實現(xiàn)此目的，因此在無損于禮貌的前提下，盡量在用詞清楚表達(dá)真實的意思。句號就像分布在登山道上的休息處，可讓收信人稍停片刻以理解信中內(nèi)容，繼而領(lǐng)會全信要點。正如著名的書信大師羅伯特R#8226;奧爾納所說：“句號就是思維交通管理中心的停車信號。要學(xué)會正確使用句號，就像你必須遵守交通信號一樣。”

（5）具體：函電的內(nèi)容要具體且明確，尤其是要求收信人答復(fù)或者對之后的交往產(chǎn)生影響的函電。比如商務(wù)函電中常包含一些重要的事實或數(shù)字，發(fā)件人希望收信人予以特別注意。這時可對這些需要強(qiáng)調(diào)的特殊內(nèi)容采用特殊的處理方式，如打成表格、更換字體大小及顏色等其他方法。

（6）禮貌：文字表達(dá)的語氣上應(yīng)表現(xiàn)出一個人的職業(yè)修養(yǎng)，客氣而且得體。更重要的禮貌是及時答復(fù)對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。商務(wù)交往中肯定會發(fā)生意見分歧，但禮貌和溝通可能巧妙地化解分歧而不影響雙方的良好關(guān)系。

（7）體諒：為對方著想，換位思考，這也是擬定商務(wù)函電是一直強(qiáng)調(diào)的原則。在起草商務(wù)函電時，應(yīng)以對方的觀點來剖析問題，根據(jù)對方的思維方式來表達(dá)自己的意思，只有這樣與對方溝通才會有成效。

二、寫作技巧

函電就像人一樣，給人的第一印象可能對最終的效果有益，也可能不會。因為構(gòu)成第一印象的諸多因素是可控的，而且憑借努力可以使之盡善盡美。我們可以貼切地將這些可控因素稱之為函電書寫的“技巧”。

1.函電的語言處理

一封商業(yè)函電所使用的語言在很大程度上決定著與收件人的人際交流能獲得多大的成功，業(yè)務(wù)關(guān)系是否能夠有效建立。因此認(rèn)真檢查函電，確保沒有任何有礙于這種交流成功的語言習(xí)慣是函電書寫的首要技巧。筆者認(rèn)為目前應(yīng)該重視下面幾種不良的語言習(xí)慣：

(1)“仙人球”式的詞語：在寫函電時如果造成選詞不當(dāng)，很可能一個詞就能毀掉一封信，如“should”—應(yīng)該，常出現(xiàn)在父母或教師教育子女、學(xué)生應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，也就意味著子女、學(xué)生不聽話，沒按他們的要求作。因此像“should”這樣的小詞在函電中如果使用不當(dāng)會令收信人不悅。此外還有一些常用詞語如：complaint， surprise， problem等，如果使用不當(dāng)都會成為“仙人球”式的詞語：“You complaint about the delay shipment will have our careful attention”這是說客戶在“抱怨”，對這種影射會引起客戶的反感。“Frankly， we are surprised to see you take this attitude after we have tried so hard to please you”表明寫信者為自己的一片好意被辜負(fù)了感到吃驚，有指責(zé)客戶“不近人情”之意。從上述的例句可看出，一兩個詞語使用不當(dāng)便可壞事，雖然用者無意，但很可能帶來理解上的誤會，甚至激怒客戶。因此在寫函電時絕不能使用可能侮辱或者貶低收信人的“仙人球”式的詞語。

(2)賣弄文字，追求華麗文風(fēng)：講究“禮儀”是我們的優(yōu)良傳統(tǒng)，因此很多業(yè)務(wù)員在與國外客戶聯(lián)系時，尤其是初次聯(lián)系時，都盡量使自己的函電彰顯“禮儀”，追求華麗文風(fēng)。但商業(yè)函電的目的是盡可能采用簡便的方式進(jìn)行人際交流。所謂賣弄文字是指在表達(dá)同樣或類似意思寧用大詞、長句而絕不用小詞、短句。信函中常出現(xiàn)三個“R”——重復(fù) Repetition、贅詞 Redundancy、舊詞翻新 Recapping。如“It is evident and apparent that our position is just and fair”，“We insist and demand that this bill be paid”。寫信者可能認(rèn)為兩個詞能起強(qiáng)調(diào)作用，然而事實并非如此，既讓人感到累贅，效果也不盡人意。

2.商務(wù)函電五步曲

正所謂“三思而后行”，盲目行動肯定難達(dá)到既定的目標(biāo)。商務(wù)函電在整個業(yè)務(wù)過程中起著非常重要的作用，因此在寫函電之前一定要有計劃，不要匆匆動筆。可能有些人會認(rèn)為這樣做很不切合實際，如果準(zhǔn)備寫的每封函電都要作計劃，那就干不了其他事了，嚴(yán)重影響了工作效率。其實這類人沒有認(rèn)真理解“計劃”的真正含義。這里所指的計劃可以進(jìn)一步理解為一種思路，方法或者模式等等。這樣我們在處理、回復(fù)大量的函電過程中就會發(fā)現(xiàn)，有些函電處理的情況類同，因此可以采用一種計劃進(jìn)行回復(fù)。同時我們也必須承認(rèn)，制定計劃尤其是好的計劃肯定要花費時間，這勢必會給一天繁忙的工作增添新的壓力。因此我們需要總結(jié)出一些好的方法，使“計劃”能夠高效的制定出來。筆者在此推薦一種方法——商務(wù)函電五步曲。

第一步：了解你的目的，即在計劃寫信時第一步要明確你想要達(dá)到什么目的。只有寫信人明了，手心人才會明白。當(dāng)你明白為什么要執(zhí)行某項任務(wù)時，你就一定會設(shè)法出色完成，不會盲目從事。同樣當(dāng)你十分清楚寫信時的目的，往往一蹴而就。因此，聰明的寫信人會在頭腦里先構(gòu)思好寫哪幾個方面的問題，如何措詞等。只有十分清楚寫信所要達(dá)到的目的，才能有的放矢，確保書信達(dá)到應(yīng)有的效果。

第二步：了解情況，做到心中有數(shù)，當(dāng)業(yè)務(wù)員胸有成竹地與客戶暢談時，這是基于他們了解所談的情況，說話有分量，有說服力。因此我們必須做到了解和尊重事實。當(dāng)一個人不顧事實或懶于了解情況而信口開河時，我們很快便會對他失去信任。事實贏得尊重，事實建立信心，因此在計劃寫一封成功商業(yè)函電時必須做到心中有數(shù)，掌握所有有關(guān)情況。

第三步：想象你的收信人是什么樣的人。許多商務(wù)函電是寫給不認(rèn)識的、未曾見過面的人，準(zhǔn)備一封通函發(fā)給全部的所要聯(lián)系的客戶是一項艱巨且不可能實現(xiàn)的任務(wù)。遇到這種情況，寫信人只需想象典型的收信人是什么樣子、然后為綜合性人群準(zhǔn)備信函內(nèi)容即可。比如按照性別、年齡、興趣愛好、宗教信仰等等。同時寫商務(wù)函電時同樣重要的是要揣摩收信人的敏感之處，尋求對方易受打動之點，要通過收信人的“眼睛”去觀察事物，了解他們的好惡，分享他們的感情。

第四步：選擇適當(dāng)?shù)膶嵤┦侄?。對每一位客戶或意向客戶，要找到他們“敏感點”的不同組合，即他們最為敏感的事情、利益或原因。了解說什么、對誰說、什么時候說，這是在計劃商務(wù)函電時要解決的問題。例如，為了獲得一筆訂單，我們可用“經(jīng)濟(jì)實惠的產(chǎn)品”對付“吝嗇”的潛在客戶；而對那些不計較成本的客戶可用“時尚產(chǎn)品”去刺激他們講“派頭”的欲望。但在尋找這些“敏感點”時，避免一切可能刺激對方的言詞?！俺圆粶?zhǔn)，不盲動”這一古老而又聰明的言語由此使用于此。比如在函電中提及政治、宗教、種族等問題是一件非常危險的事。

第五步：協(xié)調(diào)整個進(jìn)攻。所謂協(xié)調(diào)就是把所有的觀點按次序排列或組合起來，以盡可能獲得最佳效果。在寫函電時，為了引起其客戶的注意，可以把最重要的觀點放在開始；不過也有人認(rèn)為最有說服力和最能促使人行動的一點應(yīng)放在最后提出。因此如何將所有觀點有效展示，應(yīng)結(jié)合具體的函電內(nèi)容和客戶的理解力和接受力，盡可能達(dá)到最佳效果。

三、展現(xiàn)個性

收信人每天都會收到大量的商務(wù)函電，一般情況下不會也沒有時間將信件一一看完并回復(fù)。在這匆忙的閱讀中只有極少數(shù)會受到青睞，成為回復(fù)的對象并最終成為業(yè)務(wù)合作伙伴。究其原因就是這些函電更多地表現(xiàn)了作者、友好個性，而不是冰冷呆板的傳遞信息。商務(wù)函電中的個性是一個人的反應(yīng)——他的氣質(zhì)、心理狀態(tài)，是獨一無二的，因為生活中絕對沒有兩個完全相同的人。當(dāng)一封信讀起來讓人感到寫信人好像在與你交談時，這才是真正具有個性的函電。

如何在函電中展現(xiàn)自己的個性呢？筆者認(rèn)為應(yīng)重視下面十個要素：

1．首先明確寫信就是與別人談話，而不是為寫信而寫信，且自始至終貫穿個人交往的情感。

2．要使用日常語言，不要刻意追求或故作聰明。要輕松自然，體現(xiàn)自己的風(fēng)格。

3．避免使用枯燥的詞語，以免信函讀起來僵硬無趣。

4．體現(xiàn)禮貌、禮儀，不要只顧及公司的尊嚴(yán)。公司的信譽(yù)應(yīng)靠與客戶日常交往來樹立。

5．讓讀者體會到他們是被當(dāng)作同作者一樣的人來對待的。信中要有一到兩次稱呼讀者的名字。還因額外添加些有關(guān)讀者本人或其所在城市、先前的交往或任何他們共同感興趣的所謂“不必要”的話語。

6．以讀者為中心。句子開頭用“你”，避免用“我們”。信中闡述的事情都要從讀者利益出發(fā)，盡可能把自己和公司至于背景的地位。

7．必須令讀者愉快，要用讀者的眼光而不是你自己的來看問題。

8．要有幽默感，但不要故作幽默。

9．盡最大努力使信的語氣與讀者的個性相吻合。

10．千萬不要流露不滿或惱怒的情緒。為要友善，自己必須先友善。

總之，商務(wù)函電在現(xiàn)今的國際貿(mào)易中起著至關(guān)重要的作用，能夠直接決定一筆業(yè)務(wù)的成敗，而且商務(wù)函電也不似一朝一夕就能精通。這就要求我們在掌握一些簡單技巧的同時，仍需加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究。

參考文獻(xiàn)：

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[3]廖瑛等．實用外貿(mào)英語函電．武漢：化工科技大學(xué)出版社，2003，11．

(作者單位：天津濱海職業(yè)學(xué)院）