[摘要]21世紀(jì)是信息的時(shí)代，誰(shuí)掌握了信息，誰(shuí)就擁有了通向成功的鋪路石。學(xué)校檔案是學(xué)校重要的信息來(lái)源，它在教學(xué)過(guò)程中的重要性越來(lái)越突出。要從宣傳入手，采取加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、健全制度、提高素質(zhì)、豐富館藏、搭建平臺(tái)等強(qiáng)有力措施，進(jìn)一步夯實(shí)學(xué)校檔案管理工作基礎(chǔ)，拓寬各種渠道，充分發(fā)揮檔案信息的最大效益，為教育教學(xué)服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案 開發(fā)與利用 檔案開發(fā)

檔案是重要的信息資源，具有廣泛而重要的作用和價(jià)值。但在檔案的開發(fā)利用方面，仍然存在不少制約因素。特別是在學(xué)校，長(zhǎng)期以來(lái)在“收、管、用”的模式下造成“重藏輕用”的弊端。面對(duì)這種狀況，如何使學(xué)校檔案信息開發(fā)利用工作走出傳統(tǒng)的思維和工作模式，是我們檔案工作人員必須面對(duì)的新課題。因此，筆者認(rèn)為，搞好學(xué)校檔案信息的開發(fā)與利用，應(yīng)從以下三個(gè)方面下功夫。

一、加強(qiáng)宣傳，營(yíng)造檔案信息開發(fā)利用的良好氛圍

美國(guó)前總統(tǒng)卡特1979年在《明亮道路》的演說(shuō)中指出，美國(guó)取得的經(jīng)濟(jì)成就中，有三分之二來(lái)自有關(guān)信息的活動(dòng)，可見信息在現(xiàn)代生活中具有舉足輕重的作用。但是，人們對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)不夠，重視不夠，利用不夠。因此，必須加大宣傳力度。一是高度重視“窗口”效應(yīng)，積極完善“窗口”接待工作。檔案閱覽室的“窗口”接待是檔案利用的基本陣地，也是宣傳的重要“窗口”。“窗口”接待人員應(yīng)該笑迎每一位利用者，尤其是遠(yuǎn)道而來(lái)的利用者，主動(dòng)為他們介紹本館館藏結(jié)構(gòu)，開發(fā)利用情況，提供周到、細(xì)致、全面的服務(wù)。天長(zhǎng)日久，便會(huì)在利用者口中形成較好的口碑，使利用者產(chǎn)生一種自愿宣傳的行為。同時(shí)，創(chuàng)建“精神文明窗口”和推行“承諾”服務(wù)，即是檔案館完善“窗口”接待工作的有效方式，也是做好宣傳本館形象工作的有效手段。二是不斷進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，拓寬檔案業(yè)務(wù)宣傳新領(lǐng)域。進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，開展學(xué)術(shù)交流，創(chuàng)辦學(xué)術(shù)刊物，以館藏資源優(yōu)勢(shì)培養(yǎng)一些學(xué)術(shù)帶頭人，逐步形成某些領(lǐng)域的學(xué)術(shù)優(yōu)勢(shì)。三是開展檔案信息咨詢服務(wù)，適時(shí)舉辦檔案信息開發(fā)新聞發(fā)布會(huì)。檔案館可以與學(xué)校及校外的報(bào)刊、廣播、電視臺(tái)結(jié)合，開辟檔案信息咨詢服務(wù)專欄，將檔案利用的方法、方式、效果、典型例子等與廣大師生及社會(huì)公眾進(jìn)行直接交流。編寫檔案方面的歌曲、小品、相聲等文藝節(jié)目或創(chuàng)作小說(shuō)、散文、詩(shī)歌等文學(xué)作品在專欄中播出。建立檔案信息咨詢服務(wù)網(wǎng)站，在網(wǎng)上大量宣傳檔案方面的內(nèi)容，從宣傳范圍、宣傳廣度、宣傳深度上進(jìn)一步開發(fā)。設(shè)立一部專門的咨詢電話與外界交流，以咨詢宣傳促進(jìn)外界對(duì)檔案的進(jìn)一步了解，促進(jìn)檔案信息的開發(fā)利用。

二、強(qiáng)化措施，夯實(shí)檔案開發(fā)利用工作基礎(chǔ)

1．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度。檔案室要開發(fā)利用好檔案信息資料，除配備專管人員外，還要有分管的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，做到機(jī)構(gòu)健全，人員落實(shí)。每年檔案工作有目標(biāo)、有計(jì)劃的列入學(xué)校工作的議事日程。分管領(lǐng)導(dǎo)要抓緊抓好，把檔案工作任務(wù)分解到個(gè)人，做到職責(zé)明確。要建立規(guī)范化的制度，歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)。

2.要熟悉業(yè)務(wù)，掌握方法。專管人員要盡心盡責(zé)，認(rèn)真學(xué)好《檔案法》，熟悉本職業(yè)務(wù)，熟練規(guī)范管理。熟記歸檔資料信息的來(lái)龍去脈、目錄索引，從開發(fā)利用的每個(gè)細(xì)節(jié)上下功夫，以保證檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。

3.要積極主動(dòng)，熱情服務(wù)。檔案工作是服務(wù)性的工作，檔案管理員的工作就是服務(wù)。既要堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，又要注意改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工或?qū)W員到檔案室查閱資料，要做到有求必應(yīng)，不厭其煩，要盡最大努力讓他們懷著希望而來(lái)，滿意而歸。

三、拓寬渠道，發(fā)揮檔案信息的最大效益

學(xué)校的檔案信息是教書育人的科學(xué)記錄，進(jìn)一步開發(fā)學(xué)校檔案，對(duì)于總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，摸索辦學(xué)規(guī)律，開展教學(xué)研究，以及對(duì)師生進(jìn)行思想教育，全面貫徹教育方針，促進(jìn)教育質(zhì)量的提高都有著十分重要的作用。首先，必須大力豐富館藏，改善館藏結(jié)構(gòu)，建立檔案信息資源的保障體系。單一、貧乏的檔案館藏，即使有其現(xiàn)代化的開發(fā)手段，也難以開發(fā)出能夠滿足社會(huì)各方面利用需求的檔案信息。因此，必須加大力度，走豐富館藏之路，要突破傳統(tǒng)的收集工作定勢(shì)。一是接收檔案的時(shí)間要提前。對(duì)具有利用價(jià)值的檔案，可以打破接收年限，提前接收進(jìn)館。二是接收、征集的范圍要擴(kuò)大。對(duì)重點(diǎn)工程、重大活動(dòng)、重要人物的各種檔案都要及時(shí)收集進(jìn)館，必要時(shí)可以提前介入做好歸檔指導(dǎo)工作，確保歸檔文件材料齊全、完整。只有這樣才能真正建立起館藏豐富、結(jié)構(gòu)合理、富有特色的檔案信息資源保障體系，從而為檔案信息資源的有效開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。其次，必須大力更新利用方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，建立多元化的開發(fā)利用平臺(tái)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息的開發(fā)利用方式和手段越來(lái)越多。因此，必須拓寬思路，設(shè)計(jì)載體，積極探索檔案利用向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展的途徑，認(rèn)真研究檔案信息如何上網(wǎng)、哪些信息可以上網(wǎng)、怎樣確保上網(wǎng)信息安全等問題，盡快建立起檔案信息高速公路和各具特色的檔案網(wǎng)站，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上發(fā)布檔案信息，網(wǎng)上開放檔案目錄、網(wǎng)上查詢檔案內(nèi)容的一條龍服務(wù)。再次，逐步改善檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高管理人員的素質(zhì)。目前，大多數(shù)學(xué)校的教學(xué)檔案管理人員要么是兼有教學(xué)、文書、打字、圖書管理等工作，要么是年老體弱，不能勝任教學(xué)工作的教職員擔(dān)任，他們雖然有一定的教學(xué)知識(shí)，但是缺乏檔案管理知識(shí)，只能做一些具體的諸如保管、調(diào)卷等工作，無(wú)法使學(xué)校檔案立卷規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，更談不上規(guī)范化管理和編研了。因此，必須改變檔案管理人員結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)和造就一批既有檔案管理知識(shí)，又有教學(xué)專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，以建立一支學(xué)校檔案管理的骨干隊(duì)伍。第四，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，逐步實(shí)行信息化管理，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理學(xué)校檔案是當(dāng)務(wù)之急。將檔案中的學(xué)生檔案各項(xiàng)內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)，并配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理檔案的軟件，就可以發(fā)揮學(xué)生檔案檢索、統(tǒng)計(jì)、打印等多方面功能。將教師的每一堂公開課、觀摩課的教案輸入計(jì)算機(jī)，按姓名、學(xué)課、級(jí)別等分類，建立專題，以滿足教學(xué)、教研等多方面的需求。有條件的學(xué)?？梢越⒂?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，促使資源共享。第五，以教學(xué)編研為重點(diǎn)，提升檔案利用價(jià)值。學(xué)校檔案中的原始材料是教師在教學(xué)活動(dòng)、學(xué)生在學(xué)習(xí)生活和教學(xué)管理活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，是開展學(xué)校檔案利用的基礎(chǔ)，但這只是資源礦藏，尚未提練成原料，更沒有加工為成品。由于第一手材料的原始性、信息分散，給利用工作帶來(lái)不便。只有經(jīng)過(guò)歸納、綜合、篩選、濃縮、匯編后的檔案編研成果，信息有序，才能使利用者迅速獲得所需的有效信息。選編一些本校畢業(yè)的、在社會(huì)上有一定知名度的優(yōu)秀學(xué)生或曾在本校教學(xué)的優(yōu)秀教師簡(jiǎn)介，對(duì)師生進(jìn)行傳統(tǒng)教育和提高社會(huì)知名度。組織力量將本校歷年來(lái)的公開課或觀摩課教案匯編成專題匯集，對(duì)提高教學(xué)質(zhì)量、發(fā)揮教學(xué)檔案的作用將更大。根據(jù)教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)方法，還可編輯《語(yǔ)文教學(xué)法》、《數(shù)學(xué)教學(xué)法》等編研材料，交流教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，使學(xué)生得到最佳的教育。

(作者單位：湖南湘南學(xué)院）