檔案是人們用以記錄、保存和供查閱的文秘載體，是人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄。不同的范疇和門類有著不同內(nèi)容和要求。群眾文化藝術(shù)檔案是文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、社會(huì)文化等工作和活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化信息資源。它是從事群眾文化藝術(shù)檔案是從事群眾文化藝術(shù)工作辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，是一個(gè)地方群眾文化活動(dòng)的真是記錄，屬檔案的一個(gè)門類，既有檔案的共性，又有文化藝術(shù)的特殊性。

藝術(shù)檔案管理工作是文化藝術(shù)事業(yè)管理工作的重要組成部分，是文化藝術(shù)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，具有一定的實(shí)踐意義。用科學(xué)的原則和方法管理文化藝術(shù)檔案，其最終目的就是為文化藝術(shù)工作提供利用。文化藝術(shù)檔案工作在有效管理本單位文化藝術(shù)檔案的基礎(chǔ)上，通過管理服務(wù)，可以充分發(fā)揮文化藝術(shù)檔案的作用。筆者通過幾年來對檔案管理工作的實(shí)踐，談一談自己對文化館藝術(shù)檔案管理的粗淺認(rèn)識(shí)。

一、群眾文化藝術(shù)檔案的特征

文化館藝術(shù)檔案，不同于文書檔案，又不同于科技等其他檔案。

它與專業(yè)藝術(shù)團(tuán)體相比，有舞臺(tái)演出、精品創(chuàng)作等相同之處，但更多的組織、策劃、輔導(dǎo)、培訓(xùn)、收集整理優(yōu)秀民族民間文化等工作是文化館獨(dú)有的工作性質(zhì)，這決定了群文藝術(shù)檔案的收集、整理、保管和利用都有其自身的特點(diǎn)。

（一）文化館群文藝術(shù)檔案的多類別。這是由文化館工作性質(zhì)和職責(zé)所決定的。文化館是社會(huì)文化的龍頭單位，它的工作范疇具有社會(huì)性和群眾性。從面的角度來說，有社區(qū)文化、農(nóng)村文化、企業(yè)文化、校園文化等，從專業(yè)角度來說，它包括：文學(xué)、美術(shù)、攝影創(chuàng)作與音樂、舞蹈、曲藝、戲劇表演等。各類藝術(shù)表演形式，都存在于社會(huì)和群眾之中，文化館責(zé)無旁貸地有組織、輔導(dǎo)、培訓(xùn)職能，并需提供展演舞臺(tái)。在這些各類業(yè)余文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的文化藝術(shù)資料都有自己的表現(xiàn)形式，如果不根據(jù)它們特有的表現(xiàn)形式進(jìn)行收集整理，就不可能全面、真實(shí)地體現(xiàn)群眾文化藝術(shù)活動(dòng)的本來面貌，也就不能真正發(fā)揮藝術(shù)檔案的作用。

（二）文化館群文藝術(shù)檔案的多樣化。文化館群文藝術(shù)檔案分三類：第一類是事業(yè)管理方面檔案，包括文化館工作計(jì)劃和總結(jié)、工資晉升、大事記等文字材料。第二類是文化活動(dòng)檔案，包括培訓(xùn)、理論研討、各類演出和展覽等材料。第三類是群文工作者的個(gè)人藝術(shù)資料檔案，包括其簡歷，創(chuàng)作、研究的作品和成果，獲獎(jiǎng)證書等材料。

（三）文化館群文藝術(shù)檔案的多型體。群文藝術(shù)檔案有劇本創(chuàng)作、群文信息等文字型；有舞蹈、書法、美術(shù)、攝影等形象型；有光盤、磁帶等聲像型；有獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物型。由于型體不同，載體多樣，來源多方，這就給收集、整理、保管帶來了新的課題，也給群文藝術(shù)檔案工作者提供了更多的空間。我們應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，更進(jìn)一步掌握藝術(shù)檔案的規(guī)律，在整理中更好地保持人和事、物的歷史聯(lián)系，保證藝術(shù)活動(dòng)的真實(shí)面貌，真正使藝術(shù)檔案更好地為藝術(shù)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

二、群文藝術(shù)檔案的整理

文化館的群文藝術(shù)檔案，是群眾文化事業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，不僅是文化館的一筆十分寶貴的財(cái)富，也是我們黨和政府全心全意為人民服務(wù)的歷史證明。整理和保管好這部分檔案，有著十分重要的意義，對今后進(jìn)一步發(fā)展群文事業(yè)有借鑒和參考的益處。

（一）藝術(shù)檔案材料內(nèi)容要準(zhǔn)確詳實(shí)。檔案材料是歷史的見證，它的每一個(gè)細(xì)節(jié)問題都必須做到準(zhǔn)確無誤，不能有半點(diǎn)疏漏。檔案人員要明確藝術(shù)檔案的歸檔范圍，對在各種活動(dòng)中形成的藝術(shù)材料原件及手稿，每張圖片、照片（底片）必須做到完整保存，都要盡全力搜集整理，使其經(jīng)得起考證。對一般事件材料和連續(xù)性活動(dòng)記載，不能弄得支離破碎，應(yīng)保持其完整、詳盡，使其更具有回顧性的使用價(jià)值。

（二）藝術(shù)檔案材料整理、分類、填寫要規(guī)范化。藝術(shù)檔案材料在整理過程中，要按不同的內(nèi)容和種類進(jìn)行組卷，對錄音、錄像、照片等特殊載體也應(yīng)單獨(dú)編號(hào)保管。根據(jù)藝術(shù)檔案材料在今后工作中的不同利用價(jià)值進(jìn)行分期限保管。對日后藝術(shù)創(chuàng)作、研究有重要參考價(jià)值的藝術(shù)檔案材料作永久保存，對本單位組織或參與的重大藝術(shù)活動(dòng)作長期保存。檔案材料在填寫時(shí)，要注意字跡清晰、工整，目錄排列合理。裝訂須按檔案部門的統(tǒng)一要求，達(dá)到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

（三）藝術(shù)檔案借閱、保管要符合標(biāo)準(zhǔn)。要認(rèn)真履行藝術(shù)檔案借閱登記制度，在接收、移交檔案時(shí)必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對。定期檢查檔案的保管狀況，增加設(shè)備，控制好溫濕度，注意防盜、防火、防蛀、防水和防霉等，對破損的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修改、恢復(fù)，使檔案材料處于安全狀態(tài)。

三、群文藝術(shù)檔案材料的利用

藝術(shù)檔案的利用是整個(gè)檔案工作的核心，檔案材料只有得到了利用，才能體現(xiàn)其存在的價(jià)值。

群文藝術(shù)檔案是信息，是藝術(shù)生產(chǎn)力。群文藝術(shù)檔案的材料有著重要的使用價(jià)值，如何利用這些檔案材料是發(fā)展群眾文化事業(yè)的重要手段。文化館群文藝術(shù)檔案是否有活力，很大因素就是要發(fā)揮檔案工作者的主觀能動(dòng)性，切實(shí)做到面向基層，面向社會(huì)各行各業(yè)。群文藝術(shù)檔案工作是一項(xiàng)艱苦細(xì)致而且技術(shù)性很強(qiáng)的工作，如果檔案工作者沒有樹立正確的檔案思想意識(shí)和觀念，缺乏踏踏實(shí)實(shí)的工作態(tài)度，就會(huì)使具有寶貴價(jià)值的群眾藝術(shù)檔案資料失去作用。多年積累的各類資料一旦被查尋和利用，那就是“養(yǎng)兵千日，用兵一時(shí)”，能發(fā)揮非常重要的作用，因此，我們要為“用兵一時(shí)”而付出“養(yǎng)兵千日”的艱辛勞動(dòng)。

近年來，我館在藝術(shù)檔案工作方面做了很多工作，建立了較規(guī)范的檔案室，制訂了藝術(shù)檔案管理辦法和規(guī)定，對各種檔案管理有一個(gè)整體的要求，現(xiàn)有各種資料保存比較完善，在一定程度上發(fā)揮了不小的作用，例如：為編撰中國十部集成之一《中國曲藝志·青海卷》，我館收集整理的群文藝術(shù)檔案，提供了大量較準(zhǔn)確完整的文化活動(dòng)資料，發(fā)揮了其重要的參考作用。

2007年我館在評估定級(jí)達(dá)標(biāo)工作中，藝術(shù)檔案也發(fā)揮了充分的作用，為各項(xiàng)達(dá)標(biāo)項(xiàng)目提供了完整詳實(shí)的數(shù)字和文字依據(jù)。

多年來，對廣場周末文藝演出、調(diào)演的圖片資料和節(jié)目單的完整收集，使我館群眾文化活動(dòng)的開展情況更顯直觀。特別是對群文工作者個(gè)人藝術(shù)檔案的收集和整理，為他們在個(gè)人工作總結(jié)、職稱評定、工資晉升等方面提供了方便。

四、對當(dāng)前文化館藝術(shù)檔案管理的幾點(diǎn)思考

通過對文化館的考核定級(jí)工作，文化藝術(shù)檔案的重要作用引起了文化館領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。目前，全國各地的文化館對群文藝術(shù)檔案的管理雖然比以前重視多了，但至今上級(jí)文化部門直到文化部，都還沒有法規(guī)性的文件來規(guī)范群文藝術(shù)檔案，這不能不說是一個(gè)亟待解決的問題。筆者認(rèn)為，今后文化館的檔案管理要從以下幾個(gè)方面予以加強(qiáng)和提高：

（一）提高群文工作者對群文藝術(shù)檔案的認(rèn)識(shí)。文化部、國家檔案局已發(fā)“藝術(shù)檔案管理辦法”，但貫徹落實(shí)不夠，尚未形成制度，直接影響收集和定期上繳有關(guān)藝術(shù)材料的進(jìn)度。目前，文化館藝術(shù)檔案，有大量的藝術(shù)資料作為私人財(cái)產(chǎn)散存在個(gè)人手中，單位要集中，有的人不愿拿出來。例如：文藝創(chuàng)作獲獎(jiǎng)作品原稿、舞臺(tái)文學(xué)臺(tái)本、音樂創(chuàng)作原稿、展覽后的一些攝影、書法、美術(shù)作品等原件，這種現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙了集中統(tǒng)一管理的原則。筆者認(rèn)為，首先要提高群文工作者對群文藝術(shù)檔案的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，建立、健全藝術(shù)檔案工作，達(dá)到完整、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。這個(gè)問題需要在單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下不斷深化改革、完善各項(xiàng)規(guī)章制度中逐漸解決。

（二）加強(qiáng)群文藝術(shù)檔案統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。管理好檔案的首要環(huán)節(jié)在于收集檔案。哪些該收，哪些可以不收，都該有個(gè)明確的要求。該收的，就一定要及時(shí)收進(jìn)來，資料一定要準(zhǔn)確完整。資料收集完整后，建立哪些檔案管理科目，如何整理歸檔等等，也應(yīng)規(guī)范。

（三）強(qiáng)化檔案室的軟硬件建設(shè)。做好檔案工作離不開人和物這些基本條件，即軟件和硬件。軟件就是人的素質(zhì)。人是一切工作的主要因素，檔案管理員的政治、文化、業(yè)務(wù)素質(zhì)很重要，一方面要求檔案工作者要不斷地學(xué)習(xí)、提高自身素質(zhì)，另一方面，上級(jí)檔案業(yè)務(wù)主管部門要經(jīng)常性地組織培訓(xùn)、交流、考察、指導(dǎo)。硬件就是檔案室、設(shè)備、用品等，這是基礎(chǔ)性的工作。檔案室無論從面積上、設(shè)備上，都要加強(qiáng)。發(fā)達(dá)國家對檔案的管理是相當(dāng)重視的，投入大量的資金，不僅面積較大，而且在防火、防潮、防蟲以及破舊檔案修復(fù)方面都采取了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，各種檔案分類既科學(xué)又規(guī)范，保存得相當(dāng)好，很值得我們借鑒。

（四）建立健全網(wǎng)絡(luò)信息。因特網(wǎng)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，使全世界的信息交流、資源共享成為現(xiàn)實(shí)，從而拓展了人類的信息空間。省、市和各基層文化館建立網(wǎng)站以后，形成各種檔案資料信息的保管基地，也是這些資料信息的開發(fā)利用中心。在文化館的藝術(shù)檔案室里，也應(yīng)該把各種資料信息在電腦里編程并和檔案館聯(lián)網(wǎng)。作為一個(gè)檔案管理人員，不僅要有豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代化通訊設(shè)備來進(jìn)行文件管理和檔案管理。否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子文件管理、檢查系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)。因此，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，開展現(xiàn)代信息培訓(xùn)，造就具有現(xiàn)代檔案管理意識(shí)和現(xiàn)代檔案管理技能的工作人員，是推進(jìn)文化館藝術(shù)檔案管理的一項(xiàng)關(guān)鍵性工作。

總之，文化館群文藝術(shù)檔案工作，是黨和國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是文化館工作的基本內(nèi)容之一，文化館群文藝術(shù)檔案是開展群眾文化藝術(shù)活動(dòng)，驗(yàn)收文化工作成果，積累文化工作經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)文化事業(yè)發(fā)展的良師益友。由于社會(huì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，促使我們的檔案工作必須全面改革，群文藝術(shù)檔案要想在這一歷史發(fā)展階段融入現(xiàn)代化管理之中，既需要社會(huì)的關(guān)注、領(lǐng)導(dǎo)的重視、上級(jí)業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)，又需要我們具體的檔案工作人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，以高度的敬業(yè)精神和腳踏實(shí)地的工作作風(fēng)做好本職工作，對時(shí)代、對社會(huì)負(fù)責(zé)。我們應(yīng)有效利用文化藝術(shù)檔案，推動(dòng)文化藝術(shù)事業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：青海省文化館調(diào)研部）