機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要基礎(chǔ)，機(jī)關(guān)是黨和國家各部門、各單位及各種社會(huì)組織的樞紐，各級(jí)機(jī)關(guān)的工作內(nèi)容是依法在黨和國家規(guī)定的范圍內(nèi)，建立機(jī)構(gòu)，使用干部，決定政策，組織實(shí)行，管理指導(dǎo)，監(jiān)督協(xié)調(diào)。這些活動(dòng)體現(xiàn)了國家在某一方面的意志，因此而產(chǎn)生的機(jī)關(guān)檔案，其內(nèi)容不僅如實(shí)地記錄了一個(gè)單位的歷史面貌，而且反映出黨和國家某一方面的方針政策，不僅具備一般檔案共有的憑證作用和參考作用，同時(shí)還特別表現(xiàn)出宏觀指導(dǎo)方面的意義。因此，系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案信息對(duì)于確保機(jī)關(guān)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的暢通，減少無效和重復(fù)勞動(dòng)，提高機(jī)關(guān)工作效率至關(guān)重要，對(duì)于維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌，維護(hù)機(jī)關(guān)及廣大干部職工的合法權(quán)益至關(guān)重要。

一、機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)地位決定了強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案工作的重要性

１、機(jī)關(guān)檔案是國家檔案形成和管理的基礎(chǔ)。一是國家全部檔案是由各級(jí)各類機(jī)關(guān)、單位等形成的檔案匯集而成的。檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作產(chǎn)生的文件在檔案室指導(dǎo)下，按照規(guī)定的格式、標(biāo)準(zhǔn)，立卷歸檔而形成檔案，首先在本機(jī)關(guān)檔案室集中統(tǒng)一管理，一定年限后即向檔案館移交。因此國家檔案全宗是依靠機(jī)關(guān)單位檔案室積累起來的，機(jī)關(guān)檔案是使國家檔案全宗不斷得到補(bǔ)充的源泉。二是國家檔案的管理起始于機(jī)關(guān)檔案室。機(jī)關(guān)檔案室在檔案管理中所做的一切工作，為國家檔案館檔案的管理創(chuàng)造了條件。比如，檔案室編定的檔號(hào)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)以及分類方案等，為國家檔案館的實(shí)體管理體系打下了基礎(chǔ)；檔案室編寫的全宗介紹，立檔單位組織沿革，編制的案卷目錄、專題目錄等，為檔案館編寫檔案館指南、建立檢索工具體系打下了基礎(chǔ)；檔案室建立的全宗卷，為檔案館檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)等工作提供了原始材料，為檔案進(jìn)館后繼續(xù)進(jìn)行管理打下了基礎(chǔ)。

２、機(jī)關(guān)檔案是向社會(huì)提供檔案利用的基礎(chǔ)。檔案潛在的價(jià)值只有通過向社會(huì)提供利用，才能實(shí)現(xiàn)。從檔案實(shí)現(xiàn)價(jià)值來看，檔案的第一價(jià)值是在檔案進(jìn)館之前一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)，為其形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，這一價(jià)值是通過機(jī)關(guān)檔案室的提供利用來實(shí)現(xiàn)的。機(jī)關(guān)檔案在完成這一階段使命的基礎(chǔ)上，才能進(jìn)入檔案館，為社會(huì)各方面廣泛提供利用，實(shí)現(xiàn)其第二價(jià)值。在實(shí)現(xiàn)第二階段價(jià)值中，檔案館要向各機(jī)關(guān)檔案室征詢提供利用的效果情況，通過對(duì)機(jī)關(guān)檔案室反饋信息的分析處理，不斷提高檔案館工作的效率和質(zhì)量，從而更好地為社會(huì)提供檔案利用。

由此可見，機(jī)關(guān)檔案工作好壞，應(yīng)歸檔文件收集的是否齊全，整理編目是否科學(xué)，檢索體系是否完善，現(xiàn)代化管理是否實(shí)現(xiàn)，將直接關(guān)系到國家檔案館的檔案資源建設(shè)，關(guān)系到館室工作的有力銜接，關(guān)系到國家檔案館的服務(wù)水平。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視是強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

對(duì)任何一個(gè)部門來講，檔案工作都不是其中心工作，但是它是為中心工作服務(wù)的一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)工作。機(jī)關(guān)檔案工作的特點(diǎn)既決定了它的重要性，不可或缺性，但也容易被部門領(lǐng)導(dǎo)所忽視，邊緣化，“說起來重要，忙起來不要”，“排不上隊(duì)，擺不上位”的現(xiàn)象并不是個(gè)別現(xiàn)象。有的領(lǐng)導(dǎo)任職多年，沒進(jìn)過檔案室，沒研究過檔案工作，不知道檔案人員每天干點(diǎn)啥。因此，搞好機(jī)關(guān)檔案工作關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)重視，大力支持，機(jī)關(guān)檔案工作就會(huì)不斷出現(xiàn)新的氣象。領(lǐng)導(dǎo)重視應(yīng)在解決以下問題上下功夫：

1、列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。檔案工作列入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，有目標(biāo)、有要求、有檢查，借以引起機(jī)關(guān)的重視，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理，是時(shí)代發(fā)展的需要，是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。實(shí)踐證明也是行之有效的重要措施。以省直機(jī)關(guān)為例，近幾年，絕大部分單位都將檔案工作列入了領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和單位工作計(jì)劃中，每年根據(jù)單位檔案工作情況，提出不同的任務(wù)和目標(biāo)，并努力提供實(shí)現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)的條件和保障，機(jī)關(guān)檔案工作每年都有新的變化，新的發(fā)展。如省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳自2001年以來，每年都將檔案工作作為一項(xiàng)重要工作列入廳機(jī)關(guān)年度工作目標(biāo)和計(jì)劃中，至少召開一次黨組會(huì)，專門聽取檔案工作匯報(bào)，研究解決工作的困難和問題，并明確一名副廳長具體分管檔案工作。檔案工作始終保持上升的勢(shì)頭，一年一個(gè)臺(tái)階，檔案數(shù)量也大幅度增多，由原來的每年歸檔70卷左右，到現(xiàn)在每年歸檔135盒（1267件）。充分顯示了領(lǐng)導(dǎo)的重視對(duì)檔案工作的督促力度。再如，省教育廳在1993前后一個(gè)階段，檔案工作沒有擺到應(yīng)有的位置，較長時(shí)間沒有配備專人管理，庫房鑰匙由辦公室主任保管，各處室形成的文件有交的，有沒有交的，文件材料收集不全，每年產(chǎn)生的檔案不足40卷。在省檔案局業(yè)務(wù)人員的督促檢查下，1995年以后列入了領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，制定了年度和長期規(guī)劃，配備專職檔案員，并明確一名辦公室副主任主抓檔案工作，工作很快上去了，文件材料收集逐步齊全，檔案數(shù)量逐年增多，1996年以來每年產(chǎn)生的檔案數(shù)量平均178卷，為過去的4倍多。

2、設(shè)置相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，或配備與工作相適應(yīng)的檔案人員。機(jī)關(guān)檔案工作很繁煩，任務(wù)也比較重，隨著形勢(shì)的發(fā)展，檔案行政管理部門對(duì)其要求也越來越高，因此領(lǐng)導(dǎo)重視就是要解決好與單位檔案工作相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T。在省直機(jī)關(guān)開展的檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)中，達(dá)標(biāo)的239個(gè)（包括其所屬的直屬單位）單位，都設(shè)置了相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)或配備了稱職的檔案人員，大的單位成立了檔案處或科，小的單位也成立了綜合檔案室，并有分管的單位領(lǐng)導(dǎo)和專門的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。從分管領(lǐng)導(dǎo)到主抓部門的領(lǐng)導(dǎo)，到檔案室工作人員再到各處室的兼職檔案員，形成了檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)。如：省科技檔案館、省城建檔案館、省氣象檔案館、省地名檔案館等，為處級(jí)直屬機(jī)構(gòu)，獨(dú)立編制，獨(dú)立辦公。還有省政府辦公廳，省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳、省公安廳、省安全廳、省高法等單位設(shè)立了檔案科，人員數(shù)量不等，即使只配備了專職人員的單位，也都較好地解決了有專人負(fù)責(zé)。使部門檔案管理規(guī)范條理，服務(wù)水平不斷提高

3、實(shí)實(shí)在在幫助解決工作中的困難和問題。機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展離不開所必要的條件，如適應(yīng)安全保管檔案的庫房、檔案裝具、“七防”設(shè)施以及檔案的現(xiàn)代化設(shè)備等等。近些年隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，多數(shù)單位在檔案工作加大了投資力度，工作條件和檔案保管條件有了很大改善，象省交通廳、省法院、省科技廳等單位，這兩年每個(gè)單位用以改造庫房、改善裝具、添置設(shè)備等方面投資數(shù)十萬，甚至上百萬，無論是軟件方面還是硬件方面解決的都比較好。但也有些單位舍不得為檔案工作花錢，庫房擁擠，設(shè)施簡(jiǎn)陋，與經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)不相協(xié)調(diào)，影響了檔案工作整體水平的提高和服務(wù)質(zhì)量。因此，領(lǐng)導(dǎo)重視的一個(gè)重要方面，就是力所能及地幫助單位檔案工作解決好發(fā)展過程中所必要的條件，確保檔案的安全，不斷改善管理手段，使檔案工作更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作。

三、檔案人員的素質(zhì)是強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案工作的重要因素

機(jī)關(guān)檔案人員的素質(zhì)和水平直接影響著檔案工作的質(zhì)量。有人說“檔案工作是個(gè)良心活”?！昂脻h不愿干，懶漢干不了”；還有人說“檔案工作科技含量高，沒有金鋼鉆，別攬這個(gè)‘瓷器活’”，這些話從一個(gè)方面說明了一個(gè)道理，作為一個(gè)合格的檔案人員必須要具備較好的政治素質(zhì)和較高的文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。

1、機(jī)關(guān)檔案人員首先要具有較強(qiáng)的政治素質(zhì)。機(jī)關(guān)檔案工作是黨和國家各級(jí)機(jī)關(guān)工作的組成部分，不僅其內(nèi)容包含大量的機(jī)密，需要有較高政治覺悟和較強(qiáng)責(zé)任心的人來擔(dān)任；而且是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的服務(wù)性的工作，只有道德水平較高，甘當(dāng)配角的人才能勝任。因此對(duì)機(jī)關(guān)檔案人員的政治素質(zhì)總的要求是：有堅(jiān)定正確的政治方向，能自覺貫徹執(zhí)行黨的基本路線；有廉潔奉公、全心全意為人民服務(wù)的思想，立志將個(gè)人畢生的精力和智慧獻(xiàn)給社會(huì)主義的檔案事業(yè)；有社會(huì)主義的道德修養(yǎng)，既要遵守社會(huì)主義公共道德，又要恪守體現(xiàn)檔案工作職業(yè)特點(diǎn)的職業(yè)道德。

2、要具備一定的適應(yīng)專業(yè)工作需要的文化知識(shí)。機(jī)關(guān)檔案工作涉及機(jī)關(guān)工作的方方面面，檔案人員要適應(yīng)各方面需要的特點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合自己的工作實(shí)際，不僅學(xué)好檔案專業(yè)知識(shí)，而且還要有選擇地廣泛地學(xué)習(xí)、豐富自己的知識(shí)，包括與所管檔案內(nèi)容相關(guān)的科技知識(shí)和與檔案管理業(yè)務(wù)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，如會(huì)計(jì)知識(shí)、科技知識(shí)、外語知識(shí)以及目錄學(xué)、情報(bào)學(xué)、文學(xué)知識(shí)、歷史知識(shí)等，以便熟悉和掌握檔案內(nèi)容，借鑒相關(guān)專業(yè)的先進(jìn)技術(shù)，提高自己的應(yīng)變能力，更有效地做好機(jī)關(guān)檔案工作。如編制文件匯編、編寫大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、年鑒、全宗介紹、檢索工具、專題文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等等，沒有一定的語言文字、寫作知識(shí)，是很難完成這些材料的編寫的，就連書法水平也不能忽視，因?yàn)闄n案管理人員總要書寫一些東西給前人和后人使用。如目錄、著錄標(biāo)引等，如果所寫的這些文字使他人難以辨認(rèn)，其效果就必然受到影響。所以一個(gè)優(yōu)秀的檔案工作者只有掌握了扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和其他與檔案工作相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，才能更好地勝任檔案工作的需要。

3、機(jī)關(guān)檔案人員還要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這是做好機(jī)關(guān)檔案工作最直接的保證。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案學(xué)理論經(jīng)歷了半個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展和創(chuàng)新，國家出臺(tái)了一系列檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、辦法、規(guī)范等，是多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和提練，不熟悉檔案學(xué)理論，不掌握各門類、各載體檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，提高機(jī)關(guān)檔案工作水平只是一句空話，就象人們常說的僅憑熱情是干不好這項(xiàng)工作的。專業(yè)素質(zhì)的提高，一方面來自工作實(shí)踐，一方面來自于學(xué)習(xí)。熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，通過對(duì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的不斷總結(jié)、認(rèn)識(shí)，對(duì)專業(yè)理論、專業(yè)知識(shí)的不斷學(xué)習(xí)和充實(shí)，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

4、機(jī)關(guān)檔案人員要有效地、創(chuàng)造性地做好本職工作，還應(yīng)積極提高公關(guān)、社交能力和自主創(chuàng)新能力。機(jī)關(guān)檔案工作不是一項(xiàng)孤立的專業(yè)工作，而是與機(jī)關(guān)其他各項(xiàng)工作緊密相聯(lián)，社會(huì)交往甚多的工作。機(jī)關(guān)檔案人員要突破長期封閉、半封閉工作方式所造成的思想樊籬，在甘做無名英雄的同時(shí)，要善于進(jìn)行廣泛的社會(huì)交往，使機(jī)關(guān)工作與整個(gè)機(jī)關(guān)工作融合在一起。這樣才能使機(jī)關(guān)檔案工作擴(kuò)大影響，取得各方面的理解和支持，充滿生機(jī)，健康發(fā)展。所說的創(chuàng)新能力，根據(jù)檔案工作發(fā)展形勢(shì)和機(jī)關(guān)檔案人員現(xiàn)狀，主要是在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”等舊觀念，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和手段。如：主動(dòng)定期發(fā)布一些近期檔案工作情況、信息等等，這樣即方便了領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的進(jìn)展情況，也達(dá)到了檔案間接、多角度的開發(fā)利用的目的。主動(dòng)圍繞本機(jī)關(guān)中心工作、各階段工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)等，去挖掘、開發(fā)現(xiàn)有的檔案資源提供給領(lǐng)導(dǎo)及各部門，這樣才達(dá)到了實(shí)質(zhì)意義上的服務(wù)。

四、加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，解決機(jī)關(guān)檔案工作中的實(shí)際問題

一是把住收集關(guān)。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要經(jīng)常深入到機(jī)關(guān)單位指導(dǎo)，服務(wù)上門，隨時(shí)解答檔案人員的業(yè)務(wù)咨詢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正基層檔案工作中的各類問題，特別是文件材料歸檔方面的問題，通過建章立制，完善目標(biāo)崗位責(zé)任制以及宣傳教育等手段，規(guī)范收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整。

二是突出特點(diǎn)，對(duì)癥下藥。機(jī)關(guān)單位多，職能任務(wù)不同，重視程度不一，問題千變?nèi)f化，對(duì)單位業(yè)務(wù)指導(dǎo)要熟悉被指導(dǎo)單位情況，對(duì)癥下藥。如：有的單位新調(diào)換檔案人員，業(yè)務(wù)不熟；有的單位檔案硬件不足，有的是檔案軟件有差距。眉毛胡子一把抓不行，必須根據(jù)不同單位，不同情況有針對(duì)性的指導(dǎo)，使基層單位盡快找到本單位檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，迅速扭轉(zhuǎn)檔案工作局面。

三是樹立樣板，發(fā)揮榜樣的示范效應(yīng)。近幾年主要是以檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)活動(dòng)為契機(jī)，樹立了一批典型單位，以這些單位為樣板，供其他已建檔但未達(dá)標(biāo)的單位學(xué)習(xí)。很多單位的檔案人員學(xué)習(xí)后結(jié)合本單位的實(shí)際情況進(jìn)行操作，在很多項(xiàng)目上又有了新意，新的達(dá)標(biāo)單位又成為新的典型。同時(shí)在樹典型上應(yīng)廣開思路，可以樹全面先進(jìn)的典型，也可以樹某一方面先進(jìn)的典型，如信息化建設(shè)的典型，開發(fā)服務(wù)的典型，抓下屬單位成績突出的典型等等。

四是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。立足實(shí)際，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)教育。讓檔案管理人員參加檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的教育和培訓(xùn)，熟悉檔案收集、整理、上架、安全保管等方面的專業(yè)知識(shí)，及時(shí)掌握最新的檔案管理規(guī)范，使單位的檔案管理工作跟得上時(shí)代節(jié)拍，確保檔案管理工作質(zhì)量，增強(qiáng)了檔案人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力水平，為做好基層檔案工作奠定了基礎(chǔ)。