擬引進圖書在出版社選題會議討論通過、列入選題計劃后，社內(nèi)負責版權(quán)聯(lián)系的人員就要開始與國外出版社洽談版權(quán)，并最終簽訂授權(quán)出版合同。

在正式洽談授權(quán)的具體合作條件前，我們一般要先詢問國外出版社，我們希望得到的某種授權(quán)形式在某個區(qū)域是否存在，亦即詢問對方在特定區(qū)域——如整個中國，或中國大陸(不含我國港澳臺地區(qū))——能否授予該圖書某種形式(包括影印、翻譯、注釋等)的出版發(fā)行權(quán)。確認這個大前提并得到肯定答復(fù)后，我們接下來就該報給對方具體的合作條件，這其中主要包括：授權(quán)形式、授權(quán)地域、首印數(shù)、預(yù)估定價、版稅率、預(yù)付款額、出版時間、合同期限、推廣樣書等等。

相對而言，圖書首印數(shù)、預(yù)估定價、版稅率和預(yù)付款等在授權(quán)合同中的重要性更大。國外出版社更為看重，同時往往也是合作雙方需要更多溝通的地方。報圖書第一次印數(shù)前，版權(quán)人員宜先與策劃編輯和營銷部門溝通，事實求是地向國外出版社報一個切實可行的、可以達到的首印數(shù)。圖書品種不同，首印數(shù)的要求也有差異。高端學術(shù)著作三千、五千的首印數(shù)國外出版社可以接受甚至非常滿意，但對教材等市場前景較大的出版物，國外合作方會期望上萬冊的首印數(shù)。在首印數(shù)外，有些國外出版社還要求呈報合同期限內(nèi)(如五年)前幾年(如三年)的銷售預(yù)估，并把這個銷售預(yù)估作為要求國內(nèi)合作方必須達到的保證印數(shù)。有的甚至在合同期限內(nèi)每年都要求最低印數(shù)保證，而且這個保證印數(shù)還是逐年增高。保證印數(shù)的提出顯然對被授權(quán)方有失公允，但現(xiàn)實操作中由于同行競爭等各種原因，有時明知是苦果子也還往肚里咽，合作條件雖然苛刻甚至不公平，但最終還是簽了合同。事雖如此，不過報首印數(shù)總的原則還是要從本社實際出發(fā)，不虛高，也不刻意求低。

報預(yù)估定價，首先我們要明白，我國由于經(jīng)濟發(fā)展水平、居民購買力等國情因素影響，我們現(xiàn)行圖書定價大致為歐美圖書定價的1/8到1/10。這一現(xiàn)狀我們不但要自己心里有數(shù)，遇到不了解我國圖書市場的外國同行還要向他們耐心解釋。其次，我們估價要切合實際，甚至宜適當保守。圖書估價與預(yù)付款金額直接掛鉤，所以估算圖書定價時要切合實際，不可盲目求高，否則只會給自己增加支付更多預(yù)付款的壓力。預(yù)估圖書定價傳統(tǒng)多采用成本計價法：由圖書總面數(shù)算出印張數(shù)，再根據(jù)每印張平均印制成本得出圖書大致定價。除成本外，定價還須考慮圖書市場以及出版物內(nèi)容等因素，所以圖書出版時的最終定價可能會與預(yù)估價格有出入，這一點我們也要向國外出版社說明。尤其是近來，隨著紙張等出版要素價格的上漲：圖書定價有不斷走高的趨勢，圖書出版后價格與預(yù)估定價會有差異。在此我們采用“預(yù)估價格”或“估計價格”，而不是“圖書定價”或“定價”也是出于這個考慮。

對版稅率，出版行內(nèi)有個大致指導(dǎo)參數(shù)：影印圖書版稅率在10％左右，翻譯圖書在8％左右；小語種圖書版稅率略低于英語圖書版稅率。顯然，這只是個指導(dǎo)，而且這個指導(dǎo)近年來也在不斷被打破。最近幾年，影印版圖書版稅率超過10％的不在少數(shù)，小語種圖書版稅率也與英文圖書趨向一致。有這個大致版稅率在心里后，有經(jīng)驗的版權(quán)經(jīng)理在報給國外出版社的合作條件中會故意不報版稅率，不主動提及版稅率多少，而由國外出版社首先報價，然后再還價。這樣做的好處是如果國外出版社報高了，我們可以根據(jù)行規(guī)與對方協(xié)商。眾所周知，版稅率可分為兩種，即非遞進式版稅率(flat royalty rate，筆者自譯)和遞進式版稅率(progressive royalty rate)。前者是指版稅率不隨圖書印數(shù)或銷售數(shù)量的變化而變化；后者是指版稅率隨圖書印數(shù)或銷量增多而遞增，圖書印數(shù)或銷售冊數(shù)增多版稅率逐漸提高。

有了首印數(shù)、預(yù)估定價和版稅率，預(yù)付款額就水到渠成昭然若揭了。先算出第一印次的應(yīng)付版稅(首印數(shù)×圖書估價×版稅率)。預(yù)付款多為第一印次應(yīng)付版稅的1/3、一半，或全額，或者遠遠高出首印版稅，具體金額由合作雙方商定。對于外方不切實際的高額預(yù)付款要求我們要據(jù)理力爭，畢竟我們都不希望碰到合同到期后，圖書的應(yīng)付版稅還少于預(yù)付款、預(yù)付款尚未被抵扣完畢的情況。若如此，我們不僅輸了預(yù)付款(因為按合同規(guī)定，無論發(fā)生何種情況，預(yù)付款不予退回)，也讓對方多賺了利息。預(yù)付款的支付時間有簽約后一半加圖書出版后一半，還有分三次支付每次各付1/3，當然也有外方要求簽約后一次性付清的。

除以上談到的主要版權(quán)合作條件外，熟悉對方出版社的格式合同對我們報版權(quán)合作條件也非常重要。此外，版權(quán)洽談和合同審閱中還有一些細微之處須注意并在合同中明確約定，如版稅是按圖書印數(shù)還是按銷售冊數(shù)計算；計算版稅率的定價是指圖書的出版價、零售價，還是批發(fā)價等。我們認為支付給授權(quán)方的版稅應(yīng)該以批發(fā)價而不以定價為計算基礎(chǔ)，這是因為我們銷售給批發(fā)商的圖書是按圖書折扣價即實洋而不是碼洋結(jié)算的。但實際版稅支付中，國內(nèi)出版社現(xiàn)多按圖書定價與國外出版社結(jié)算版稅。