ＡＭＴ研究院

沿著企業(yè)運行的軌跡，AMT咨詢在研究中逐步發(fā)現(xiàn)，會議是高層時間支出的核心部分，是高層掌控企業(yè)、傳達(dá)戰(zhàn)略思想的一種基本方式。時間足稀缺的、不可替代的，而今天所講到的重點正是：如何幫助企業(yè)高層在時間總量相對固定的前提下“管的更寬”，這將大大提高企業(yè)高層對戰(zhàn)略的控制力!

時間總量與時機的管理

我們經(jīng)?？吹揭恍┌l(fā)展得非常快的企業(yè)，高層一天16個小時都在工作，感覺時間用得非常飽滿，處理的事情非常多，但時間仍然過得非常快，企業(yè)仍存在大量他們認(rèn)為只要自己有時間就能解決的問題。

然而時間是固定的，一天就是24個小時。時間管理總量不可能增加，不會因為企業(yè)規(guī)模從10個億增長到100個億而改變，也不會因為其他因素的改變而改變。

這就引出了高層會議管理的一個重點，即在時間總量相對固定的條件下如何有效工作。也就是說，在有限的時間里，管哪些才能管得住；當(dāng)企業(yè)發(fā)展起來，少管哪些還能管得住。

時間管理的另一個重點在于對時機的管理。

在企業(yè)的實際應(yīng)用中，時間有別于其他資本，它與企業(yè)中的固定資產(chǎn)、原輔材料相比，后者只要買來東西，可用也可不用，可以存著。但花在一個人工上的成本，當(dāng)我們把這個人招聘來的時候，就開始支付工資了。也就是說，對高層時間的管理，其實就是對成本的管理。前者通過數(shù)量來控制成本，后者通過工作的有效性來控制成本。

同時，時間管理與其他資源相比，有著另一個顯著的特征，即時機的把握。這就是我們中國人常常講講的“合適的時間做合適的事情”，“合適的時間”與“合適的事情”的匹配，即是時機。時機這個概念，我們可以進一步解釋為：資源是一樣的，但時機的把握決定了做這件事情能否成功。

高層以會議為解決問題的常態(tài)。在快速發(fā)展的企業(yè)中，經(jīng)?？梢钥吹?，高層常常召開臨時會議，以求問題的快速解決與推進，就是對時機的把握。時機分為二種：一種是重復(fù)的時機，一種是不重復(fù)的時機。我們以兩個實際案例來進一步闡述時機管理在企業(yè)管理中的重要意義。

重復(fù)時機

每年學(xué)生即將畢業(yè)的時候，是公司招聘的時機；每年的十一長假，商場可以做促銷，這就是我們講的重復(fù)時機。把握這個時機的根源在于，利用這個時間點可以用少的成本做這件事情，錯過了就需要付出更高的成本。在高層會議管理體系中我們用會議的節(jié)拍來安排這些會議議題，以穩(wěn)定這類時機。重復(fù)性的時機管理對企業(yè)來說是核心的經(jīng)營內(nèi)容。

不重復(fù)時機

不重復(fù)的時機是什么呢?好比司機開車走在路上，不出事故是因為他在不斷監(jiān)控周圍的環(huán)境。對企業(yè)來說，也一定要把“監(jiān)控環(huán)境”的時間拿出來，尤其是一些關(guān)鍵的環(huán)境變化。比如政府高層和競爭對手的情況、KA的管理等，每隔一段時間要去關(guān)注一下，保證我們一直睜著眼睛，能夠關(guān)注到關(guān)鍵點的變化。在高層會議管理體系中，這也是會議節(jié)拍與會議議題設(shè)計的核心。

以上，我們闡述了AMT為何提出高層會議管理的概念，并對其內(nèi)涵進行了深層的剖析，接下來我們來看一看如何構(gòu)建高層會議體系。基于會議的戰(zhàn)略執(zhí)行推動體系

有一句話叫做“看上去很美，做下去卻很難”，為什么這么說呢?因為高層會議管理是管控的核心，在業(yè)務(wù)、流程等各個環(huán)節(jié)沒有梳理清楚的時候，希望直接建立起一個會議體系是不可能的。首先，只有業(yè)務(wù)運作的各個環(huán)節(jié)是清楚的，才能知道管控點在哪里；其次，一個公司里面A部門開A部門的會，B部門開B部門的會，大家都要開會，就容易發(fā)生沖突，而如果中間沒有一個人員、部門協(xié)調(diào)的話，就很容易造成混亂。

優(yōu)化會議議題

會議議題的優(yōu)化是提高企業(yè)決策效率的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。企業(yè)通過會議到底要討論什么事情，首先要把議題定下來，這是會議本身正確的基礎(chǔ)。議題的緊迫性和重要性是確定會議優(yōu)先級的核心標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)運作和管理的節(jié)拍決定了需要高層解決的議題。

確定會議參與人

一個企業(yè)每年要開成千上萬個會議，哪個會議由誰來參加，不能把一些無關(guān)緊要的人都請來參加會議。所以，事先確定會議的參與人員可以保證所有人及時參加正確的會議；保證知情權(quán)和決策權(quán)；不參與無關(guān)的會議；保證時間的有效性等等。

優(yōu)化會議時間

會議的時間安排也是會議執(zhí)行體系一個非常重要的內(nèi)容。通過優(yōu)化會議時間，可以降低各層會議之間的沖突，使高層80％的時間能夠合理安排，從而提高工作效率。

每年根據(jù)業(yè)務(wù)重點、節(jié)假日等的變化調(diào)整會議，并且每年還要根據(jù)高層的時間安排等對會議的時間進行相應(yīng)的調(diào)整。

建立行政、助理體系

行政、助理體系，是企業(yè)級會議體系運行和優(yōu)化的核心。會議結(jié)束之后，一定要有相應(yīng)的行政和助理體系去跟蹤，從而支撐運營體系不斷的調(diào)整、優(yōu)化，推動會議管理機制的落實。

形成標(biāo)準(zhǔn)化的報告

標(biāo)準(zhǔn)化的報告，為討論和決策提供支持。在會議中有相關(guān)的匯報人員對工作內(nèi)容進行總結(jié)和匯報，而匯報的結(jié)果也是需要輸出和梳理的。一份標(biāo)準(zhǔn)化的報告具有邏輯穩(wěn)定性，數(shù)據(jù)同一性：多份報告使用同一份報表或數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)源共享和優(yōu)化等特點。

IT工具的支撐

會議的內(nèi)容需要一個IT體系的支撐，從而進行不斷的調(diào)整和優(yōu)化。通過IT工具，企業(yè)可以建立多個維度的會議視圖：從總裁的視角，提供全年會議地圖；從時間視角，每月每天的會議清單；從會議組織者的視角，每個會議的職責(zé)分工；從單個會議視角，每個會議的要素。

總之，高層會議體系是整個企業(yè)管控點的一個體現(xiàn)，也是企業(yè)業(yè)務(wù)運作節(jié)奏、節(jié)拍的體現(xiàn)，又是企業(yè)從一種管理模式向另一種管理模式轉(zhuǎn)變的重要手段。希望通過會議體系的建立，支撐企業(yè)在規(guī)模不斷擴大條件下的穩(wěn)定運營。